Arquivo Nacional. Manual de Gerenciamento do Banco de Dados

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1 1 MINISTÉRIO DA JUSTIÇA Arquivo Nacional Cadastro Nacional dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA Manual de Gerenciamento do Banco de Dados Dá instruções, campo por campo, sobre o gerenciamento da base dados do cadastro digital de integrantes do SIGA. Este Manual tem por objetivo orientar o correto gerenciamento do banco de dados referente ao Cadastro de Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal, pelos Presidentes/Coordenadores das Subcomissões de Coordenação do SIGA. Por meio de login e senha fornecidos pelo Arquivo Nacional, cada Presidente/Coordenador de Subcomissão terá acesso à base de dados dos Integrantes do SIGA referente ao Ministério ou órgão equivalente a que está encarregado, ficando com a incumbência de verificar o andamento dos registros realizados pelos demais servidores que atuam na área de gestão de documentos. Também caberá aos Presidentes/Coordenadores da Subcomissão realizar eventuais alterações de cadastros já realizados. No caso de perda do login ou da senha, favor entrar em contato com o Arquivo Nacional, solicitando novos códigos de acesso, os quais serão enviados por correio eletrônico. O Arquivo Nacional está a disposição para prestar quaisquer esclarecimentos não obtidos com a leitura deste Manual. Arquivo Nacional Órgão Central do SIGA Praça da República 173, Rio de Janeiro, RJ, Brasil CEP Telefone: (55) (21) Correio eletrônico: Sítio eletrônico do SIGA:

2 2 O ACESSO AO BANCO DE DADOS Para acessar o banco de dados, o servidor deverá digitar login e senha que recebeu do Arquivo Nacional. Por fim, clique no botão de confirmação. No primeiro acesso, surgirá automaticamente uma solicitação para que o servidor altere sua senha, registrando uma nova. Por fim, clique no botão de confirmação. A PÁGINA INICIAL Ao acessar o banco de dados, surgirá a página inicial com a seguinte aparência:

3 3 O servidor poderá alterar a senha quantas vezes julgar conveniente, bastando clicar na opção Alterar Senha no canto esquerdo da página. Entretanto, se a qualquer tempo vier a esquecê-la, será preciso solicitar ao Arquivo Nacional o cancelamento da senha e o recebimento de uma nova, por meio do correio eletrônico Para acessar os registros deve-se clicar na pasta Cadastro e depois na opção Registros no canto esquerdo da página. Então, surgirá na tela a frase Não há registros a exibir, salvo se a Subcomissão já tenha participado de fases anteriores do Cadastro Nacional de Integrantes do SIGA. Nesse caso, a tela mostrará as informações já enviadas ao Arquivo Nacional. Iniciar um registro

4 Após a inclusão de registros, é possível configurar a apresentação das informações disponíveis. Segue abaixo a identificação de cada botão de função do banco de dados: Pesquisar Registros; 2 Iniciar um Novo Registro; 3 Retornar ao Início; 4 Retornar ao Anterior; 5 Avançar ao Próximo; 6 Avançar ao Final; 7 Altera a Quantidade definida no campo 8; 8 Campo para inserir Quantidade de Registros Aparentes por Página; 9 Selecionar Colunas para a Consulta; 10 Configurar Ordenação dos Campos da Consulta; 11 Gerar Relatório em formato PDF (Portable Document Format); 12 Imprimir Consulta; 13 Exibir Resumo do Cadastro. A função Pesquisar Registros serve para realizar consultas e obter relatórios de registros conforme a necessidade do momento. A figura abaixo mostra a página com todas as possibilidades de busca:

5 5 É possível fazer uma consulta ou pequisa a partir de qualquer tipo de informação. Por exemplo, listar todos os registros que contenham, e apenas os que contenham, o nome Maria ou ainda todas as Universidades Federais, ou todos os registros realizados a partir de uma data específica. Para listar todos os registros relativo ao Ministério, basta não fazer qualquer especificação e clicar no botão Pesquisar. Já a função Selecionar Colunas permite melhor visualização das informações em tela, mediante a seleção dos itens que devem aparecer no relatório, ocultando aqueles de menor relevância no momento da consulta, de acordo com a conveniência do usuário. A janela apresenta dois quadros: um a esquerda que mostra todos os campos de informações possíveis para a configuração de consultas. O da direita, mostra os campos já selecionados para compor a consulta. No primeiro acesso, o quadro da direita aparecerá cheio. Para fazer a mudança de configuração, deve-se clicar sobre os campos e clicar na seta correspondente que aparece entre os quadros.

6 6 Clique sobre os itens e depois clique na seta simples para seleciona-los. As setas duplas movem todos os itens de uma só vez, em bloco. Esses botões permitem a mudança da ordem em que cada item será mostrado no relatório. Para isso, basta clicar no item e alterar sua posição. A função Configurar Ordenação serve para escolher em que ordem os campos devem aparecer nas consultas e relatórios, bem como definir se os registros dos campos selecionados devem aparecer em ordem alfabética crescente ou decrescente, conforme a conveniência. Neste exemplo, os registros aparecerão no relatório em ordem alfabética crescente (ASC) dos nomes dos 'Órgão ou Entidades' e, em cada um, em ordem alfabética crescente dos 'Nomes' dos servidores. ASC: Ascendente, do menor para o maior se for número, de A a Z se for palavra. DESC: Descendente, do maior para o menor se número, e de Z a A se palavra.

7 7 A função Gerar PDF serve para criar relatórios, com ou sem gráficos, dos registros realizados. Ao clicar no botão aparecerá a seguinte caixa de diálogo: Após definir a configuração do relatório, clique o botão de confirmação. Aparecerá uma tela que mostrará o processo de geração do PDF em termos percentuais, conforme a figura abaixo: Findo o processo, surgirá um caminho (link) que deve ser clicado para que apareça o relatório em formato PDF, conforme o exemplo mostrado abaixo: A função Exibir Resumo gera um relatório com o número total de registros realizados até o momento, inclusive em forma de gráficos que podem ser configurados conforme a conveniência. Ao clicar no botão, surgirá a seguinte tela: Configure o gráfico antes de gerá-lo Gera relatório e gráfico em formato PDF Gera gráfico do Resumo dos Registros realizados

8 8 O FORMULÁRIO DIGITAL DE CADASTRAMENTO A Página do Formulário de Cadastramento está subdividida em três abas, intituladas como: Identificação da Unidade de Exercício, Identificação do Servidor, Identificação de Atividades. Acima das abas, encontram-se dois botões: o que adiciona o registro ao banco de dados e o que faz retornar à lista de registros que já constam no banco de dados, conforme mostrado na figura abaixo: Este botão adiciona o registro ao banco de dados Volta para a lista de registros I - Identificação da Unidade de Exercício: Ministério ou Órgão Equivalente Clique no botão no canto direito do campo e selecione o Ministério ou órgão equivalente, no qual o seu órgão ou entidade de lotação está subordinado ou vinculado, conforme ilustrações abaixo:

9 9 Órgão ou Entidade: Registre o nome do órgão ou entidade em que esteja lotado no momento. Exemplos: Secretaria de Relações do Trabalho; Fundação Oswaldo Cruz; Agência Nacional de Águas. Registre a sigla oficial do órgão ou entidade no campo correspondente. Unidade de Exercício: Registre a denominação da unidade administrativa em que atua. Exemplos: Coordenação-Geral de Gestão de Documentos; Arquivo Central; Seção de Arquivo e Microfilmagem. Registre a sigla oficial da unidade de exercício no campo correspondente. CEP da Unidade: O CEP Código de Endereçamento Postal da Unidade de Exercício do servidor deve ser registrado clicando-se no ícone em forma de envelope ao lado do campo. Aparecerá uma nova janela pedindo o endereço da sua Unidade de Exercício. Assim, o CEP será encontrado e inserido automaticamente no formulário, bem como o restante do endereço, devendo o servidor verificar se não há dados faltantes, como o número e o complemento, se houver.

10 10 Correio Eletrônico Institucional: Digitar o endereço de correio eletrônico [ ] do servidor fornecido pelo órgão ou entidade em que esteja lotado. Por exemplo: Para facilitar o envio de mensagens a servidores registrados, basta clicar no ícone ao lado do campo de correio eletrônico, em forma de globo, que acionará o gerenciador de s do seu computador. Correio Eletrônico Alternativo: Registre, caso possua, um outro endereço de correio eletrônico [ ], possibilitando mais um meio de contato. Por exemplo: II Identificação do Servidor Nome Completo: Registre seu nome completo sem abreviaturas. CPF: O número do Cadastro de Pessoa Física CPF, registrado na Página Inicial, aparecerá automaticamente no campo correspondente, na Página de Preenchimento do Formulário.

11 11 Matrícula: Registre o número da matrícula SIAPE ou da matrícula que o identifique no órgão ou entidade. Situação funcional: Clique no botão da caixa para abrir a lista de opções e selecione a situação na Administração Pública Federal, conforme mostrado nas ilustrações abaixo. Cargo em Comissão: Clicar em 'Sim' ou em 'Não' para indicar se ocupa ou não cargo em comissão. Cargo: Registrar o Cargo conforme consta no contracheque. Função: Caso exerça uma função comissionada, registrar conforme conste no contracheque. Classe: Registrar a letra da Classe conforme consta no contracheque do servidor. Padrão: Clicar na seta e selecione o Padrão, conforme consta no contracheque do servidor. Nível: Clicar na seta e selecionar o Nível do cargo, ou seja, se é Superior, Intermediário ou Auxiliar. Atenção: essa informação independe da escolaridade do servidor. Ingresso no Serviço Público Federal: Registrar mês e ano de ingresso na Administração Pública Federal, no formato mm/aaaa. Por exemplo, registre 03/1980 se a data foi março de 1980.

12 12 Início de atuação na área de gestão de documentos: Registrar mês e ano em que começou a trabalhar na área de gestão de documentos. Por exemplo, registre 09/2000 se foi em setembro do ano Escolaridade: Escolher a opção de maior grau que possuir. Essa informação independe do Cargo. Especifique: Registrar nome do curso em andamento ou concluído referente ao campo Escolaridade. III - Identificação de Atividades Atividades atualmente desenvolvidas na área de gestão de documentos de arquivo: Selecionar somente as atividades na área de gestão de documentos de arquivo que vem sendo exercidas pelo servidor, conforme a legislação vigente. Por exemplo: classificação, registro e controle de tramitação.

13 13 Outras: Não devem ser descritas neste campo outras atividades exercidas que não sejam da área de gestão de documentos de arquivo, nem enumere as atribuições legais do seu cargo. Observação: "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." (Conforme parágrafo 2º, do artigo 1º do Decreto nº de 12 de dezembro de 2003). Situação do servidor em relação ao SIGA: Assinalar a situação do servidor em relação ao SIGA: Membro de Comissão de Coordenação; Presidente/Coordenador, Suplente do Coordenador/Presidente ou Membro de Subcomissão de Coordenação; ou Presidente ou Membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; e se atua no Protocolo, Arquivo Geral/Central, Arquivo Setorial. As opções podem ser cumulativas, permitem mais de escolha. Caso não se enquadre em nenhuma das opções nomeadas, marque Outros e indique a unidade em que exerça atividades de gestão de documentos no campo Especifique. Ato de Nomeação: Caso o servidor seja Membro da Comissão de Coordenação do SIGA, Presidente/Coordenador de Subcomissão de Coordenação do SIGA, Membro de Subcomissão de Coordenação do SIGA, Presidente/Coordenador ou Membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos registrar o Ato Legal [Decreto ou Portaria] e a data do mesmo em formato dd/mm/aaaa, bem como as informações relativas à publicação do mesmo no Diário Oficial da União DOU ou Boletim da Instituição. Exemplo: Portaria ME/GB nº 40, de 27/01/2004 DOU nº 34, Seção 2, de 28/01/2004. Data do Preenchimento: Em formato dd/mm/aaaa, digitar apenas números para registrar dia, mês e ano em que está realizando o cadastro no SIGA. As barras ( / ) que separam o dia do mês, e o mês do ano, não devem ser digitadas, pois aparecerão automaticamente ao final do registro. Exemplo: se o cadastro foi feito em 7 de abril de 2009, registre 07/04/2009. Última atualização deste Manual: 30 de março de 2011.

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