Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA Manual de Preenchimento

Transcrição

1 1 Ministério da Justiça Arquivo Nacional Cadastro Nacional dos Integrantes do SIGA Manual de Preenchimento Dá instruções, campo por campo, sobre o preenchimento do formulário digital acessível pelo sítio eletrônico do SIGA. Este Manual tem por objetivo orientar o correto preenchimento do formulário digital de cadastramento dos integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA, da Administração Pública Federal, bem como esclarecer eventuais dúvidas referentes a cada um de seus campos. Para fazer o cadastro, convém que o servidor tenha em mãos o número de seu CPF, seu contracheque e, caso possua, o número e a data do Ato de Nomeação de Membro de Subcomissão de Coordenação do SIGA e/ou de Membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos, para que sejam registrados, correta e cuidadosamente, todos os dados requeridos pelo formulário. Alguns campos do formulário são de preenchimento obrigatório, sem os quais não será possível efetivar o cadastro. Tais campos estão sinalizados com um asterisco. A efetivação do cadastro se dá no momento em que se clica no botão Salvar, no alto do formulário. Recomenda-se clicar no botão Salvar apenas quando o servidor terminar de preencher o formulário com seus dados. Caso cometa algum equívoco e queira alterar dados já salvos, o servidor deverá entrar em contato com a Subcomissão de Coordenação do SIGA de seu Ministério ou Órgão equivalente, solicitando a devida correção. Seguem as instruções para preenchimento de cada item. Arquivo Nacional Órgão Central do SIGA Praça da República 173, Rio de Janeiro, RJ, Brasil CEP Tel.: (55) (21) Correio eletrônico: siga@arquivonacional.gov.br Sítio eletrônico do SIGA:

2 2 O Acesso ao Formulário Digital de Cadastramento Na Página de Acesso, o servidor deverá registrar o seu número do CPF, o Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda. Digite somente algarismos, inclusive zeros a esquerda caso hajam. Por fim, clique no botão 'OK' para acessar o Formulário. O Formulário de Cadastramento está subdividido em três abas para melhor visualização. São elas: Identificação da Unidade de Exercício, Identificação do Servidor e Identificação de Atividades. Apresenta-se, abaixo, cada um dos campos de informação. I - Identificação da Unidade de Exercício: exercício. Nesta primeira parte, registre os dados referentes a sua lotação, isto é, a sua unidade de

3 3 Ministério ou Órgão Equivalente: Clique no botão no canto direito do campo e selecione o Ministério ou órgão equivalente, no qual o seu órgão ou entidade de lotação está subordinado ou vinculado, conforme ilustrações abaixo: Órgão ou Entidade: Registre o nome do órgão ou entidade em que esteja lotado no momento. Exemplos: Secretaria de Relações do Trabalho; Fundação Oswaldo Cruz; Agência Nacional de Águas. Registre a sigla oficial do órgão ou entidade no campo correspondente. Unidade de Exercício: Registre a denominação da unidade administrativa em que atua. Exemplos: Coordenação-Geral de Gestão de Documentos; Arquivo Central; Seção de Arquivo e Microfilmagem. Registre a sigla oficial da unidade de exercício no campo correspondente.

4 4 CEP da Unidade: O CEP Código de Endereçamento Postal deve ser registrado clicando-se no ícone em forma de envelope ao lado do campo. Aparecerá uma nova janela pedindo o endereço da sua Unidade de Exercício. Assim, o CEP será encontrado e inserido automaticamente no formulário, bem como o restante do endereço, devendo o servidor verificar se não há dados faltantes, como o número e o complemento, se houver. Atenção: O número de CEP a ser registrado é o do prédio onde funciona a Unidade de Exercício do servidor e não o da residência do mesmo. Correio Eletrônico Institucional: Digite o seu endereço de correio eletrônico [ ] fornecido pelo órgão ou entidade em que esteja lotado. Por exemplo: <nome_do_servidor@saude.gov.br> Correio Eletrônico Alternativo: Registre, caso possua, um outro endereço de correio eletrônico [ ], possibilitando mais um meio de contato. Por exemplo: <nome@web.com.br>

5 5 II Identificação do Servidor Nesta segunda parte, registre os dados referentes a sua identificação pessoal. Nome Completo: Registre seu nome completo sem abreviaturas. CPF: O número do Cadastro de Pessoa Física CPF, registrado na Página Inicial, aparecerá automaticamente no campo correspondente, na Página de Preenchimento do Formulário. Matrícula: entidade. Registre o número da matrícula SIAPE ou da matrícula que o identifique no órgão ou Situação funcional: Clique no botão da caixa para abrir a lista de opções e selecione a sua situação na Administração Pública Federal, conforme mostrado nas ilustrações abaixo.

6 6 Cargo em Comissão: Clique em uma das opções 'Sim' ou 'Não' para indicar se é ou não ocupante de um cargo em comissão. Cargo: Registre o seu cargo conforme consta em seu contracheque. Função: Caso exerça uma função comissionada, registre conforme conste em seu contracheque. Classe: Registre a letra da Classe conforme conste em seu contracheque. Padrão: Clique na seta e selecione o Padrão, conforme consta em seu contracheque. Nível: Clique no botão da caixa e selecione o nível de seu cargo, se é Superior, Intermediário ou Auxiliar, conforme mostrado nas ilustrações abaixo. Ingresso no Serviço Público Federal: Registre o mês e o ano de seu ingresso na Administração Pública, no formato mm/aaaa. Por exemplo, registre 03/1980 se a data foi março de 1980.

7 7 Início de atuação na área de gestão de documentos: Registre o mês e o ano em que começou a trabalhar na área de gestão de documentos. Por exemplo, registre 09/2000 se foi em setembro do ano Escolaridade: Escolha a opção de maior grau que possuir. Especifique: Complemente a informação sobre sua escolaridade registrando o nome do curso em andamento ou concluído. Essa informação independe do cargo que ocupa. III - IDENTIFICAÇÃO DE ATIVIDADES Atividades atualmente desenvolvidas na área de gestão de documentos de arquivo: Selecione e registre as atividades na área de gestão de documentos de arquivo que vêm sendo exercidas por você. Caso seja necessário indicar uma atividade que não conste na lista, registre-a abaixo no campo Outras. Contudo, não devem ser descritas atividades exercidas que não sejam da área de gestão de documentos de arquivo, nem as atribuições legais do seu cargo.

8 8 Observação: "Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fase corrente e intermediária, independente do suporte, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente." (Conforme 2º, do art. 1º, do Decreto nº de 12 de dezembro de 2003). Situação em relação ao SIGA: Assinale sua situação em relação ao SIGA: Membro de Comissão de Coordenação; Presidente/Coordenador, Suplente do Coordenador/Presidente ou Membro de Subcomissão de Coordenação; ou Presidente ou Membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos; e se atua no Protocolo, Arquivo Geral/Central, Arquivo Setorial. As opções podem ser cumulativas, isto é, marque uma ou mais alternativas conforme sua situação. Caso exerça atividades de gestão de documentos em outra unidade administrativa ou participe de comissão diferente das indicadas acima, especifique no campo correspondente. Ato de Nomeação: Caso o servidor seja Membro da Comissão de Coordenação do SIGA, Presidente/Coordenador de Subcomissão de Coordenação do SIGA, Membro de Subcomissão de Coordenação do SIGA, Presidente/Coordenador ou Membro de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos registre o número do Ato Legal [Decreto ou Portaria] e a data do mesmo em formato dd/mm/aaaa. Registre também as informações relativas à publicação do Ato no Diário Oficial da União DOU ou Boletim da Instituição. Exemplo: Portaria nº 40, de 27/01/2004 DOU nº 34, Seção 2, de 28/01/2004. Data do Preenchimento: Em formato dd/mm/aaaa, Digite apenas números para registrar o dia, o mês e o ano em que está realizando o cadastro no SIGA. As barras que separam o dia do mês, e o mês do ano, não precisam ser digitadas, pois aparecerão automaticamente ao final do registro. Exemplo: se o cadastro foi feito em 7 de abril de 2009, registre 07/04/2009.