Manual das Secretárias. Manual do usuário. Módulo Secretárias

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1 Manual do usuário Módulo Secretárias

2 1. Login O login é único e permite o acesso exclusivo ao consultório médico. Será informado por às secretária que enviaram os dados para cadastro. Obs: A senha 123 é padrão para todos os logins. Portanto, logo após conectar-se ao sistema lembre-se de alterar esta senha e informar os demais usuários do consultório. Selecione o local de atendimento O médico cooperado terá seu sistema separado para cada local de atendimento cadastrado no MKSaúde. Assim a secretária deverá selecionar o consultório (quando tiver mais de um local de atendimento) para poder ter acesso a sua agenda específica.

3 2. Acesso à tela principal As mensagens de aviso deverão ser visualizadas (quando houver), pois poderão ser tanto de conteúdo obrigatório, quanto novidades que facilitarão o dia a dia. Pressione na linha de Título do aviso para visualizar a mensagem enviada da Unimed para as secretárias.

4 3. Profissionais O acesso ao cadastro de profissionais é necessário para informar o horário de trabalho e os dias de atendimento do médico no sistema, para que, a partir desses horários, sejam criadas as agendas de marcação. É possível criar uma agenda para cada especialidade do médico e/ou uma única agenda. Na tela de acesso ao sistema, clicar na opção PROFISSIONAIS, e na linha de pesquisa informar o nome do médico (sem DR) ou o sinal de % (para listar todos os médicos do consultório) Selecione o médico e para entrar no modo de alteração do cadastro, clicar na coluna Alt Aba Horários É possível definir o horário por tipo de agendamento Na aba Horários, informar: Consultório; Especialidade; Dia (da semana); Tipo Agendamento; Hr. Inicial; Hr. Final e Tempo de Atendimento Duplo Clique na coluna Obs abre um campo texto para digitar algo que seja necessário constar na agenda de marcação, exemplo: Retorno / não encaixar Após adicionados todos os horários de atendimento do médico, clique em

5 Obs I Adicione aqui, o horário padrão de seus atendimentos. Quanto às exceções, deverão ser colocadas diretamente na agenda. Obs II Para o médico que não tem horário fixo de atendimento, não lançar seus horários e criá-los diretamente no agenda, da seguinte forma: 1- Selecione médico na inferior esquerda da tela 2- Se este for o primeiro atendimento, clique sobre o botão: 3- Para os demais, clique sobre o botão e selecione a opção:

6 4. Criar Agenda Utilize esta opção para criar a agenda do médico sempre que necessário. Também é possível criar horários em que não estão no cadastro do médico, horários avulsos, ou seja, os horários de exceção do médico. Informar: Médico Especialidade Dt. Inicial Dt. Final Uso do Horário avulso: Tem a finalidade de criar novos horários de atendimento do médico quando precisar atender em agendas que não estão criadas por não conter o horário ou o dia da semana em seu cadastro. Necessário que a data informada em horário avulso esteja dentro do período informado na data inicial e data final. Exemplo: Data do Horário avulso = 27/09/2011 Dt Inicial 26/09/2011 e Dt Final 28/09/2011 atenção: Neste caso não Carregar Datas, apenas Adicionar e por fim, Criar Não se esqueça de selecionar também o tipo de agendamento do horário avulso.

7 5. Agenda B C A D A) Quadro de horários (disponíveis e/ou ocupados) do dia B) Calendário C) Especialidades - Use para localizar o horário livre mais próximo da especialidade D) Médicos - Use para localizar o horário livre mais próximo do médico E F G E) Menu de opções Encaixe Múltiplos Agendamentos Atualizar Localizar [pacientes] na agenda (Todos os agendamentos do paciente). Localizar [situações] do horário Imprimir Fechar a tela de Agenda F) Localizar paciente na agenda do dia selecionado. G) Marque a caixa, para mostrar na agenda do dia, apenas os horários livres.

8 5.1 Funcionalidades da Agenda Padrões disponíveis: Agendado horário está reservado para um determinado paciente Atrasado de uso opcional (caso paciente avise que está atrasado) Cancelou paciente cancela a consulta Confirmado paciente confirma a presença na consulta Faltou paciente falta à consulta sem comunicar o consultório Livre horário livre para agendamento Pré-Atendimento paciente vai passar por pré-atendimento antes da consulta Presente paciente chegou no consultório. Verificar autorização de consulta para ser atendido Próximo próximo paciente presente a ser atendido Remarcado paciente foi avisado sobre nova data de consulta Remarcar médico pede para remarcar a agenda. Pacientes marcados não foram avisados. Atendendo Paciente na sala com o medico Atendido Paciente sai da sala e o sistema fecha horário. ( ) Marcar Paciente Presente: Integrado com Autorizador de Consultas da Operadora. Falta de Pacientes: Não deixe de marcar o paciente ausente, o paciente que falta às consultas para que possam (o consultório e a Unimed) rastreá-los e com isso poder usar essas informações para conscientização Situação do Paciente Atendido. Para a versão MKMed SEM Prontuário Eletrônico do Paciente. Alterando o status do paciente para atendido, a tela dos dados TISS (dados complementares) é aberta para que as informações sejam preenchidas. Para finalizar a consulta, clique em

9 5.1.2 Menu de Opções Encaixe Agenda pacientes em horários de encaixe. Pode no momento da criação do novo horário informar o paciente ou simplesmente criar um novo horário em branco. Na tela de agenda, selecione a opção encaixe e informe na Hr Inicial qual o horário desejado para criação do novo item da agenda. A partir daí o horário é gerenciado como uma linha de horário normal Mult Agenda Agenda pacientes em multiplos dias/horários. Selecione o paciente uma única vez e agende-o em vários dias e horários. Útil para quando o paciente tem uma programação em escala para retorno ao consultório.

10 Atualizar Atualiza situação dos horários da agenda. A cada 30 segundos o MKMed, de forma automática, faz uma leitura do banco de dados para atualização da tela de Agendamento. Caso haja alguma modificação realizada pela secretária, poderá forçar esta atualização para não esperar o tempo de 30 segundos Loc. Agend. Localiza o paciente em todas as agendas em que houver horário ocupado por ele. Utilize esse recurso para localizar um paciente específico na agenda médica Loc. Horários Em um determinado intervalo de datas, o sistema localiza todos os horários, independentemente do paciente, conforme a situação escolhida pela secretária. Utilize para identificar se há horários disponíveis dentro de um período.

11 6. Agendar Pacientes A principal função da agenda eletrônica disponibilizada para os consultórios dos cooperados da Unimed é a automatização e agilidade de agendamento de seus pacientes. Selecione a especialidade e o médico, e selecione o botão consulta. Poderá também, para auxiliar nessa tarefa, usar o botão dentro de um determinado período todos os horários livres. o horário disponível para a marcação da para que o sistema traga Escolhido o horário, dê um duplo clique sobre ele para abrir a tela de agendamento do paciente: 6.1 Agendamento Rápido Digite o nome do paciente, e clique na lupa para exibir o resultado da pesquisa. Obs. A busca do paciente segue as regras do item 7.2 (próxima página).

12 Selecione o paciente e clique sobre o botão (OK). O Paciente é Agendado. 6.2 Regras para Selecionar Pacientes A pesquisa à pacientes é feita no banco de dados do MKSaúde, portanto os pacientes da Unimed devem estar cadastrados. Com os pacientes de outros planos ou particulares do consultório, a pesquisa é feita na base de dados do próprio consultório. Isso signifca que, a quantidade de pacientes cadastrados é enorme e a busca se não for de forma bem feita poderá resultar em lentidão. A pesquisa quanto mais específica (maior parte do nome) for, menor será o tempo de resposta do banco de dados com o consultório. Portanto, tome cuidade ao usar coringas como o % sem complementar com o sobrenome, para pesquisa: Maria% Pesquisa muito aberta, virá todas as Marias Maria %Sousa Pesquisa Fechada, trará só Marias que tem sousa no nome. João Carlos %Martins Pesquisa Fechada, apenas joão carlos com Martins.

13 Selecionar o Paciente Abrir o cadastro do Paciente. Para pacientes de INTERCÂMBIO cadastrar o nome, telefone, convênio e cartão. Importante: Quanto mais informações cadastrar do paciente, mais dados terão para futuras pesquisas sobre ele. Duplo click no nome do paciente ou pressione OK para leva-lo ao horário agendado.. Detalhamento do cadastro do Paciente - Telefone do Paciente Informe o telefone do paciente caso venha em branco ou atualize o seu número, caso esteja errado; - Cadastro do Paciente (Endereço, Telefones, Documentos...) Acesse pra atualizar demais dados cadastrais do paciente (Pacientes da Carteira 165 não permitirão alterações). - Informar Tipo de Agendamento, Convênio, Retorno ou Recém Nascido - Informar Observações do agendamento. - Ao final

14 7. Alteração da Situação do Horário Livre 7.1 Coluna de Opções A primeira coluna da grid de horário, contém a ferramenta com opções para gerenciamento dos horários livres. Criar Encaixe: Cria um novo horário abaixo do selecionado. Alterar: Duplo click na linha em branco para abrir a tela para selecionar e agendar os pacientes. Excluir: Utilize para excluir um horário livre. 8. Alteração da Situação do Paciente Agendado 8.1 Coluna de Opções A primeira coluna da grid de horário, contém a ferramenta com opções para gerenciamento dos horários agendados. Criar Encaixe: Cria um novo horário abaixo do selecionado. Alterar: Duplo click na linha em branco abre a tela para selecionar e agendar os pacientes. Limpar: Utilize para quando houver a necessidade de remover apenas o paciente do horário marcado. Atrasado: Indica que o paciente está atrasado para a consulta. Cancelou: Indica que o agendamendo do paciente foi cancelado. Confirmado: O paciente confirmou a presença na consulta. Faltou:Indica que o paciente faltou sem avisar. Remarcar: Indica que este paciente tem que ser reagendado.

15 8.2. Reagendar Clique na opção Reagendar Após clicar sobre a opção Reagendar, a seguinte tela para reagendar o paciente é exibida: Após escolher a nova data para a consulta do paciente, os horários livres são mostrados na grid. Para adicionar na grid abaixo chamada Agendamentos Adicionados clique em: Para confrmar o reagendamento, clique

16 8.3. Presente/Pré Atendimento O paciente chega na recepção para confirmar a presença. Clique na opção Presente, quando o atendimento é realizado diretamente com o médico. Em seguida é aberta uma tela para validar a consulta. Deve-se passar o cartão da Unimed na leitora e em seguida solicitar a biometria do paciente para confirmar a execução do procedimento. Obs. No momento da autorização (Presente), não será permitido a digitação do Numero de Cartão. Após validar o cartão, a biometria é solicitada: Após a validação do paciente, o sistema MKMed solicita autorização à Unimed, que em seguida retornará uma mensagem de Autorizado, Negado ou Estudo.

17 No caso de não ter as digitais do paciente cadastradas, o sistema solicita o cadastro. Abre-se a tela para cadastrar a digital do paciente. Será feito uma única vez. Para cada dedo, pede-se para repetir 4 vezes. O cadastro é feito para apenas um dedo (Padrão: Indicador da mão direita). Procure utilizar sempre o dedo padrão para que, caso o paciente venha a esquecer o dedo cadastrado, teremos um guia de qual dedo foi cadastrado. Para cadastrar, selecione com o mouse, o dedo correspondente ao cadastro.

18 8.4. Status das Solicitações Autorizado Negado Motivo da Negativa Em Auditoria