SPED Sistema Público de Escrituração Digital

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1 SPED Sistema Público de Escrituração Digital O que é SPED? Sistema Público de Escrituração Digital É um projeto de âmbito NACIONAL sendo gerenciado pela RECEITA FEDERAL, tem como objetivo a uniformização das informações apresentadas ao fisco, com a entrega única de arquivo que deverá conter os dados da movimentação empresarial, no sentido de substituir várias obrigações acessórias existentes atualmente, atendendo assim, as diferentes esferas do poder e seus órgãos fiscalizadores. O Decreto de 22 de Janeiro de 2007 instituiu o SPED, apresentando no seu Art. 2º, o objetivo de sua aplicação: Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Vale destacar que o SPED compreende três subprojetos, sendo: _ SPED Contábil _ SPED Fiscal _ NF-e _ SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital (ECD) O sistema de escrituração contábil continua o mesmo, apenas ao invés de imprimir os livros Diário e Razão em papéis, os mesmos serão exportados via arquivo eletrônico, conforme leiaute definido pela regulamentação e validados pelo programa designado. Benefícios - Melhora do controle tributário, pelo cruzamento de dados contábeis e fiscais com a auditoria eletrônica, eliminando informações redundantes dos contribuintes às autoridades tributárias; Regulamentação Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de estabelece a sua obrigatoriedade e aprova o Manual de Orientação do Leiaute para a geração de arquivos. 1. Quem está obrigado a partir de 2008? Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as pessoas jurídicas sujeitas ao "Acompanhamento Econômico-Tributário Diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº /2007, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas ao regime de tributação do imposto de renda com base no LUCRO REAL. 2. Quem está obrigado a partir de 2009? Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas ao regime de tributação do imposto de renda com base no LUCRO REAL. 3. Quem está obrigado a partir de 2010? Em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2010, as demais pessoas jurídicas sujeitas ao regime de tributação do imposto de renda com base no LUCRO PRESUMIDO.

2 4. Sobre o Programa Validador e Assinador (PVA) Foi disponibilizado na página do SPED contendo além das funcionalidades de validação, envio e consulta dos dados entregues, a visualização da escrituração na tela. 5. Referente à entrega do arquivo A entrega do arquivo magnético será feita anualmente, sempre até o último dia útil do mês de Junho do ano subseqüente ao período que se referem os dados. Ex. Os livros contábeis referentes ao ano de 2008 serão entregues até o dia 30/06/ Multa pela não apresentação A multa pela não entrega do arquivo no prazo é de R$ por mês de atraso. A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros: G= Livro Diário (Completo, sem escrituração auxiliar) Livro que deve ser enviado pelas usinas, pois abrange o tipo de contabilização utilizada. Exemplo de forma de contabilização: Contas de Escrituração Resumida compõem os livros abaixo R= Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxilia) A= Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida Z= Razão Auxiliar Ex. de contas de escrituração resumidas são aquelas em que as contabilizações não são individuais, em outras palavras, não ocorrem por operação. Por exemplo, você faz 4 compras a prazo no valor de R$1.000,00 cada uma:. Na escrituração resumida, você contabilizaria em fornecedores x estoques.. Na escrituração completa, você contabilizaria cada operação separadamente, ou seja, 4 lançamentos de cada um em fornecedores x estoques. Como por exemplo de escrituração resumida: Faturamento de 10/12/ ,00 Faturamento de 11/12/ ,32 ou Recebimentos de 25/12/ , B= Livro Balancetes Diários e Balanços Deve ser enviado apenas pelos bancos e financeiras ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA), especificamente desenvolvido para tal fim, a ser disponibilizado na página da RFB na Internet, no endereço contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades: validação do arquivo digital da escrituração; assinatura digital; visualização da escrituração; transmissão para o SPED; consulta à situação da escrituração.

3 Como será feito o registro dos livros? Através de um link dedicado ou aplicativo Web entre o SPED e as Juntas Comerciais. Depois de assinado pelas partes, o arquivo será enviado juntamente com o requerimento de registro na Junta Comercial ao Ambiente Nacional do SPED, gerenciado pela RFB. Paralelamente, a empresa recolhe os emolumentos para registro da ECD nas Juntas Comerciais. As Juntas Comerciais acessam os dados da ECD e o seu conteúdo para constatar se as formalidades legais foram cumpridas, são elas: Termo de Abertura, Termo de Encerramento, Assinatura do representante legal e do contabilista. Depois de validado pela Junta Comercial, será atribuído o número de registro do Livro, que será acessado via web pelo empresário interessado. Pronto! O Livro Diário Eletrônico ou ECD está registrado e armazenado no Ambiente Nacional SPED para que as autoridades tributárias, como a Receita Federal, Previdência Social, Secretarias da Fazenda, Secretarias Municipais de Finanças, Ministério do Trabalho, Banco Central do Brasil acessem, a partir de um procedimento fiscal determinado na legislação. Não será mais necessária a entrega de arquivos magnéticos para efeito de fiscalização? Acredita-se que ao invés da fiscalização emitir a intimação para a empresa apresentar os Livros Diários em papel, a intimação será apenas para informar que o livro diário ou a ECD daquele ano calendário, será acessado junto ao Ambiente Nacional SPED, dentro do previsto na legislação, respeitando o sigilo fiscal.

4 Parametrizações e Pontos Importantes: 1 Gestão Contabilidade Fiscal Modulo Contabilidade Manutenção Parâmetros Natureza Conta - Tela 8754 Nessa tela deverá ser associado ao plano de contas a Natureza da Conta de acordo com a tabela do SPED 1 Contas de Ativo 2 Contas de Passivo 3 Patrimônio Liquido 4 Contas de Resultado 5 Contas de Compensação 6 Outras

5 2 Gestão Tributaria Modulo Sped Manutenção Parâmetros Plano de Contas Referencial tela Nessa tela é relacionado o plano de contas referencia (plano de contas do governo) ao plano de contas da empresa. Essa parametrização poderá ser feita conta do plano de contas da empresa + conta do plano de contas referencia, ou (conta do plano de contas da empresa + objeto de custo ) + conta do plano de contas referencial. Quanto a obrigatoriedade do Plano de contas Referencial - no site da receita pergunta numero O que se entende por Plano de Contas Referencial e qual sua finalidade? Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I051 não é obrigatório. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. As empresas em geral devem usar O plano Publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Cofis nº 36/07. As financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras não precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-lalur (Livro Eletrônico de

6 Apuração do Lucro Real, um dos projetos do Sped) importará dados da escrituração contábil digital e montará um rascunho correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-lalur. Quaisquer equívocos na indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-lalur. 3- Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal tela 8017 Cadastrar a qualificação de DOIS responsáveis pelo Livro Diário/Razão, conforme tabela abaixo descrita, em Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal Código Descrição da função 203 Diretor 204 Conselheiro de Administração 205 Administrador 206 Administrador de Grupo 207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial Pessoa Física 222 Administrador Judicial Pessoa Jurídica Prof. Responsável 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contador 999 Outros Cadastrar o CRC do contador.

7 5- Gestão Contabilidade -> modulo Contabilidade Fiscal Manutenção Parametross tela 1011 Informar a data do Arquivamento dos Atos Constitutivos.

8 6- Informações sobre o Balanço Patrimonial e o Demonstrativo de Resultados do Exercício. Gestão Contabilidade -> modulo Contabilidade Fiscal Manutenção Parametrização de Aglutinação de Contas Contábeis tela 8849 Nessa tela deverá ser montada as estruturas do Balanço Patrimonial e do Demonstrativo de Resultados do Exercício, que serão gerados para o SPED. Execução da parametrização: 1. Definir para qual grupo empresa/empresa/filial este layout de aglutinção será utilizado. 2. Deve-se parametrizar o histórico da aglutinação, definindo a mascára e sua descrição. Exemplificação: Mascára Descrição 0.00 Balancete Com esta mascará estamos determinando que teremos um layout chamado Balancete com uma classificação de 2 níveis. 3. Definicação das linhas do layout de aglutinação. No nosso exemplo - Balancete. 1. Ativo

9 1.01 Caixa 1.02 Duplicatas a receber 1.03 Estoque 2. Passivo 2.01 Contas a Pagar 2.02 Emprestimos e Financiamentos 2.03 Salários a Pagar 4. Após a definição das linhas do layout de aglutinação, devem-se associar as contas contábeis do plano de contas da empresa no nível mais baixo da mascára, definindo ainda a opção Valor Operação e Operação. Exemplificando: Caixa Conta Contábil Valor Operação Operação Saldo Conta ADIÇÃO Saldo Conta ADIÇÃO Com esta parametrização teremos o seguinte resultado para a linha CAIXA = saldo da conta ( ) + saldo da conta ( ) Contas a Receber Conta Contábil Valor Operação Operação Saldo Mensal ADIÇÃO Saldo Mensal SUBTRAÇÃO Com esta parametrização teremos o seguinte resultado para a linha Contas a Receber = saldo mensal ( ) - saldo mensal ( ). 7. Caso a conta contábil seja por objeto de custo, o usuário também poderá filtrar quais objetos desejam para montagem da parametrização do processo de aglutinação na grade Objeto Custo na conta selecionada. Essa será a estrutura de Balanço e DRE que irá para o SPED. 8. Em especifico para o DRE a parametrização não pode ter o tipo de lançamento (F) Enc. Anual marcado, e o valor tem que ser o saldo Antes do Encerramento. Como mostra a figura abaixo.

10 9. Especificamente para Balanço, o sped só aceitas contas de natureza Ativo, Passivo e Patrimônio liquido. 10. Há na Gestão Contabilidade Fiscal, Modulo Contabilidade Relatório - > balancete Aglutinação de Contas Contábeis Anual form 8858 Após ser feita essa parametrização os códigos referente ao Balanço e DRE, que se encontram no Grid Histórico Aglutinação, deverão ser informados na tela de parâmetros tela 8584 do modulo Sped os Campos Cod. Balanço e Cod. DRE, Como mostra a Figura abaixo. Com relação a Obrigatoriedade de se informar o Balanço e as Demonstrações contábeis no SPED CONTABIL, vejam o que diz a receita, essa informação esta no link:

11 19. As Demonstrações Contábeis são facultativas (registros J100 e J150)? Quando devem ser apresentadas? Segundo o Código Civil, o Balanço e a Demonstração do Resultado Econômico devem elaborados no encerramento do exercício social ser transcritos no Diário. O Banco Central estabelece que as demonstrações são semestrais. Como a escrituração contábil digital pode ser mensal, pode ocorrer de a empresa não ter elaborado as demonstrações naquele mês. Além disso, o Sped não tem como saber a data do encerramento doe exercício social. Estes aspectos impossibilitam estabelecer, no Programa Validador e Assinador, a obrigatoriedade de tais registros. TEXTO DA IN 9269 (PARTE ) III - a obrigatoriedade de transcrever no Livro Diário o Balancete ou Balanço de Suspensão ou Redução do Imposto de que trata o art. 35 da Lei nº 8.981, de 1991 (Instrução Normativa SRF nº 93, de 1997, art. 12, inciso 5, alínea b). E também há o Art 4º da IN DNRC 107 de 23/05/2008 Art. 4º No Diário serão lançados o balanço patrimonial e o de resultados, devendo: I - no caso de livro em papel, ambos serem assinados por contabilista legalmente habilitado e pelo empresário ou sociedade empresária (art CC/2002); II - em se tratando de livro digital, as assinaturas digitais das pessoas acima citadas, nele lançadas, serão efetuadas utilizando-se de certificado digital, de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICPBrasil) e suprem as exigências do inciso anterior. 1º A adoção de fichas de escrituração não dispensa o uso de livro diário para o lançamento do balanço patrimonial e do de resultado econômico (Parágrafo único, art CC/2002), ao qual deve ser atribuído o número subseqüente ao do livro diário escriturado em fichas. 2º O livro não poderá ser dividido em volumes, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e seqüenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com as necessidades do empresário ou da sociedade empresária. 3º A numeração das folhas ou páginas de cada livro em papel ou microficha observará ordem seqüencial única, iniciando-se pelo numeral um, incluído na seqüência da escrituração o balanço patrimonial e o de resultado econômico, quando for o caso.

12 5- Informações sobre Notas Explicativas, Pareceres, ou outras informações, deverão constar no modulo Contabilidade Fiscal- > Manutenção Notas do Balanço tela 8862.

13 Advertências mais comuns SPED CONTABIL. 1 Contas de nível superior deverá ter a mesma natureza da subconta O Sped sugere que a parametrização da natureza da conta deve ser a mesma para o nível superior da conta, o que não é obrigatório. 2 Não foi informado nenhum registro I051 Não foi feito o relacionamento do plano de contas da empresa para o plano de contas referencial. 3- Na DRE, a soma das parcelas deverá ser igual aos Totais e subtotais. Verificar se a soma dos valores na DRE,(tela de aglutinação das contas) considerando o indicador da situação do saldo Subtotal ou Total Positivo Subtotal ou Total Negativo Receita Despesa das contas de mesmo nível consecutivas ou intercaladas por contas de nível inferior é igual ao valor do da conta de nível superior imediatamente anterior. Exemplo com Indicação Errada: (vejam que o saldo é Positivo) 4. Lucros Brutos Subtotal ou total Negativo -- Valor , Vendas Produção Própria Subtotal ou total Negativo -- Valor , Vendas Mercado Interno Despesa -- Valor , Vendas Mercado Externo - Receita --Valor ,00 Exemplo com Indicação Correta: 4. Lucros Brutos Subtotal ou total Positivo -- Valor , Vendas Produção Própria Subtotal ou total Positivo -- Valor , Vendas Mercado Interno Receita -- Valor , Vendas Mercado Externo - Receita --Valor ,00

14 4- O valor informado nas contas de maior detalhamento no registro da DRE não corresponde à soma dos valores informados nos registros de Saldos das Contas de Resultado antes da Apuração na mesma data. Verifica se o valor informado na DRE registro J150 (Tela de Aglutinação de Contas) onde o Indicador de Valor = D Despesa, ou R = Receita é igual a soma dos valores do Registro I355 que é o registro de Saldos das contas para a mesma data, considerando o indicador da situação do saldo ( onde receita = credor e despesa = devedor ) 5-O valor informado nas contas de maior detalhamento do registro do Balanço Patrimonial não corresponde a soma dos valores informados nos registros de Saldos Periódicos na mesma data Figura A Verifica se o valor informado no Balanço registro J100 (Na tela de Aglutinação de Contas form 8849 do modulo contabilidade) onde é feita a aglutinação das contas contábeis, se o saldo das mesmas corresponde ao saldo da conta no final do exercício, para tanto será necessário utilizar o relatório no modulo Contabilidade Relatórios Balancete -> Aglutinação de Contas Contábeis Anual tela 8858, comparanto com o relatório Balancete -> Balancete Padrão form Um exemplo abaixo descrito, na FIGURA A vimos que na linha é mencionado que o saldo da conta Lavouras de Cana, veja na FIGURA B (relatório 8849) que o valor da conta é de ,47 (positivo), e se tirarmos um balancete padrão veremos que essa conta tem um valor de ,47 (negativo) FIGURA C, esse valor deveria ser negativo também na aglutinação de contas contábeis, e o motivo pelo qual não esta é que ao aglutinar a conta contábil, a operação escolhida foi subtração, ou seja, matematicamente falando (menos com menos = mais) e quando

15 na verdade essa conta deveria ser Adicionada ao Saldo, como ela esta com um saldo negativa ela irá subtrair do valor, assim compondo o saldo correto, como mostra a FIGURA D Relatórios Balancete -> Aglutinação de Contas Contábeis anual form 8849 Figura B E em relatórios Balancete -> Balancete Padrão form 1016 Figura C Figura D

16 Erros/Advertencias mais comuns SPED CONTABIL. 1 DT_ARQ- > Registro I030 - Campo Obrigatório não Preenchido Solução: -> Gestão Contabilidade Fiscal Modulo Contabilidade Manutenção Parâmetro Contábil aba Dados de Parâmetro campo Data do Cadastro 2 NIRE > Registro I030 - Tamanho do Campo inválido Solução: -> Gestão Contabilidade Fiscal Modulo Contabilidade Manutenção Parâmetro Contábil aba Dados de Parâmetro campo Nr. Registro esse campo deverá ter 11 caracteres.

17 3 COD_VER_LC > Registro I010 - Versão do laiaute da contabilidade informada não é valida Solução: -> Gestão Tributaria Modulo SPED Manutenção Parâmetros - alterar o código da Versão para 100 do Ato Cotepe - Sped Contábil. 4 VL_LCTO > Registro I200 - Soma das partidas do lançamento, a credito, diferente do valor informado no registro de lançamento contábil. Solução: -> A chave para lançamentos no SPED é Data e Numero Documento, portanto não poderão existir lançamentos que compõem o mesmo documento com números diferentes, nem o mesmo número de documento em datas diferentes. Para consultar quais documentos estão com diferença favor consulta a em -> Gestão Tributaria Modulo SPED Consulta Diferença Documento Contábil tela 8776 e acertar os lançamentos com diferenças.

18 5 Não se aplica> Registro I150 - Soma dos Saldos finais credores é diferente da soma dos saldos finais devedores no período informado nos registros de saldos periódicos. Solução: -> A Soma dos valores a Debito não batem com os valores a Credito no período mencionado. Para consultar quais documentos estão com diferença favor consulta a em -> Gestão Tributaria Modulo SPED Consulta Diferença Documento Contábil tela 8776 e acertar os lançamentos com diferenças. 6 Campo Obrigatório não preenchido> Registro I150 - Campo 3 Cod_Nat Solução: -> Falta informar o código da Natureza de Operação Gestão Contabilidade Fiscal Modulo Contabilidade Manutenção Parâmetros Natureza Conta - Tela Registro encontrado é diferente do registro esperado ou o tipo de registro é desconhecido. Registro I930 - Campo 3 Não se aplica Solução: -> Falta Cadastro dos signatários, esse cadastro deve feito em Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal tela 8017 Cadastrar a qualificação de DOIS responsáveis pelo Livro Diário/Razão sendo um deles o Contador, conforme tabela abaixo descrita, em Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal Código Descrição da função 203 Diretor 204 Conselheiro de Administração 205 Administrador 206 Administrador de Grupo 207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial Pessoa Física 222 Administrador Judicial Pessoa Jurídica Prof. Responsável 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contador 999 Outros

19 8 Campo Obrigatório não Preenchido. Registro I030 - Campo 4 Nat_livr Solução: -> Falta Informar a Natureza do Livro Contábil, essa natureza é preenchida na tela de geração do Sped Contábil. 9 É obrigatória a assinatura de, no mínimo, um contador e um representante legal como signatários da escrituração contábil. Registro J930 - Campo Não se Aplica. Solução: -> Falta Cadastro dos signatários, esse cadastro deve feito em Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal tela 8017 Cadastrar a qualificação de DOIS responsáveis pelo Livro Diário/Razão sendo um deles o Contador, conforme tabela abaixo descrita, em Gestão Tributaria -> modulo Icms/Ipi Manutenção Parâmetro Fiscal Código Descrição da função 203 Diretor 204 Conselheiro de Administração 205 Administrador 206 Administrador de Grupo 207 Administrador de Sociedade Filiada 220 Administrador Judicial Pessoa Física 222 Administrador Judicial Pessoa Jurídica Prof. Responsável 223 Administrador Judicial/Gestor 226 Gestor Judicial 309 Procurador 312 Inventariante 313 Liquidante 315 Interventor 801 Empresário 900 Contador 999 Outros

20 10 A validade da conta Informada não esta dentro do período de escrituração. Solução: -> As contas contábeis relacionadas no plano de contas referencial não podem estar com a data de validade menor que a do ano correspondente, verique em Gestão Tributaria -> modulo Sped Manutenção Plano de Contas Referencial tela 8687, se a conta contábil mostrada na tela de erro, não esta com a data encerrada no período informado, caso esteja encerrado, favor retirar o relacionamento para esta conta em Gestão Tributaria -> Sped Manutenção Parâmetro Plano de Contas Referencial tela Conta Informada deve existir no plano de contas e ser Analitica Solução: -> Todas as contas que possuam saldo/movimentação, deverão ter o relacionamento do plano de contas referencial caso esteja utilizando o relacionamento por objeto de custo. Verifique em Gestão Tributaria -> Sped Manutenção Parâmetro Plano de Contas Referencial tela 8730 se a conta mencionada acima tem o relacionamento com o plano de contas referencial. 12 No Balanço Patrimonial, o valor informado para o Ativo deverá ser igual a soma dos valores informados para o Passivo e Patrimônio Liquido. Solução: -> Se verificarmos no modulo Contabilidade Relatórios Balancete -> Aglutinação de Contas Contábeis Anual tela 8858 o Saldo do ATIVO tem que ser o mesmo Saldo do Passivo, as figuras E e F mostram saldos errados no qual resulta no erro acima mencionado.

21 Figura E Figura F

22 13 Não foi encontrado o registro de Identificação do código da aglutinação (I052) para a conta informada. Solução: -> Se verificarmos a aglutinação de contas, é possível verificar que foi aglutinada uma conta sintética para esse item IR e CSL Diferidos, e o Sped exige que sejam contas analíticas para o ultimo nível de aglutinação, conforme demonstra a imagem abaixo. Qualquer duvida entrem em contato com o atendimento online da Compusoft Simone R. Câmara Chaves. simone.chaves@compusoft-info.com.br