O Básico do SPED Contábil

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1 O Básico do SPED Contábil O SPED, Sistema Público de Escrituração Digital é composto por três elementos básicos: Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que substitui as notas fiscais mercantis (modelos 1 e 1A); Escrituração Contábil Digital (ECD), que é a entrega de livros contábeis em meio eletrônico; e a Escrituração Fiscal Digital (EFD), que é a entrega de livros fiscais em meio eletrônico. 1. O que é o SPED Contábil.? Escrituração Contábil Digital, ECD ou SPED Contábil são termos sinônimos que representam o registro de livros contábeis nas juntas comerciais em formato digital. Ou seja, ao invés de imprimir diários, balanços, DRE s e outros demonstrativos, a empresa gera um arquivo digital no formato padrão. Esse arquivo é assinado com o certificado digital do contabilista e dos representantes da empresa perante a Junta Comercial e, após validá-los utilizando um software disponibilizado pela Receita Federal do Brasil (o PVA), é transmitido para o sistema do SPED e para a Junta Comercial. 2. Qual é a legislação que regulamenta o SPED Contábil? Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007 Institui o Sistema Público de Escrituração Digital Sped. O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e considerando o disposto no art. 37, inciso XXII, da Constituição, nos arts. 10 e 11 da Medida Provisória nº , de 24 de agosto de 2001, e nos arts. 219, e da Lei nº , de 10 de janeiro de 2002, D E C R E T A : Art. 1o Fica instituído o Sistema Público de Escrituração Digital Sped. Art. 2o O Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. 1o Os livros e documentos de que trata o caput serão emitidos em forma eletrônica, observado o disposto na Medida Provisória no , de 24 de agosto de o O disposto no caput não dispensa o empresário e a sociedade empresária de manter sob sua guarda e responsabilidade os livros e documentos na forma e prazos previstos na legislação aplicável. ( ) Departamento Nacional do Registro de Comércio Instrução Normativa Nº 107, de 23 de maio de 2008 Dispõe sobre a autenticação de instrumentos de escrituração dos empresários, sociedades empresárias, leiloeiros e tradutores públicos e intérpretes comerciais. Conselho Federal de Contabilidade Resolução N 1.020/05 Aprova a NBC T 2.8 Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

2 Receita Federal Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de novembro de Institui a Escrituração Contábil Digital (para fins fiscais e previdenciários) Leiaute do arquivo. Instrução Normativa RFB nº 825, de 21 de fevereiro de 2008 Altera o art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 787, de 19 de dezembro de 2007, que institui a Escrituração Contábil Digital (prorroga para o último dia útil de junho de 2009 o prazo para apresentação da ECD, nos casos de cisão, cisão parcial, fusão ou incorporação ocorridos em 2008). Ato Declaratório Executivo Cofis nº 36, de 18 de dezembro de 2007 Dispoe sobre as regras de validação e as tabelas de códigos aplicáveis à Escrituração Contábil Digital. Anexo I Regras de validação Anexo II Tabelas de Código 3. Quem está obrigado a participar do SPED Contábil? A obrigatoriedade de participação no SPED Contábil é definida pela IN787 de 19/11/07. Art. 3º Ficam obrigadas a adotar a ECD, nos termos do art. 2º do Decreto nº 6.022, de 2007: I em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as pessoas jurídicas sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do imposto de renda com base no lucro real; II em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. ( ) 4. Situação atual da ECD Até o momento somente as Juntas Comerciais de Minas Gerais e Rio Grande do Sul estão autenticando a ECD (Escrituração Contábil Digital) das empresas. Somente a Usiminas, Sadia e Gerdau autenticaram os livros contábeis digitais. As demais UFs utilização inicialmente o sistema JUNTA CONTINGÊNCIA, desenvolvido pela RFB/SERPRO. A próxima UF que iniciará o processo de autenticação da ECD é o RJ. Até junho de 2009 as demais juntas estarão aptas a receber os livros digitais das empresas que são obrigadas a entregar os livros contábeis de Quais os livros abrangidos? Podem ser incluídos todos os livros da escrituração contábil, em suas diversas formas. O diário e o razão são, para o Sped Contábil, um livro digital único. Cabe ao PVA mostrá-los no formato escolhido pelo usuário. São previstas as seguintes formas de escrituração: Diário Geral; Diário com Escrituração Resumida (vinculado a livro auxiliar); Diário Auxiliar;

3 Razão Auxiliar; Livro de Balancetes Diários e Balanços. Estas formas de escrituração decorrem de disposições do Código Civil: Art Além dos demais livros exigidos por lei, é indispensável o Diário, que pode ser substituído por fichas no caso de escrituração mecanizada ou eletrônica. Art A escrituração será feita em idioma e moeda corrente nacionais e em forma contábil, por ordem cronológica de dia, mês e ano, sem intervalos em branco, nem entrelinhas, borrões, rasuras, emendas ou transportes para as margens. Assim, todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Este livro é classificado, no Sped, como G Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar). É o livro Diário que independe de qualquer outro. Ele não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com quaisquer dos outros livros (R, A, Z ou B). O Código Civil traz, também, duas as exceções. A primeira delas diz respeito à utilização de lançamentos, no Diário, por totais: Art No Diário serão lançadas, com individuação, clareza e caracterização do documento respectivo, dia a dia, por escrita direta ou reprodução, todas as operações relativas ao exercício da empresa. 1o Admite-se a escrituração resumida do Diário, com totais que não excedam o período de trinta dias, relativamente a contas cujas operações sejam numerosas ou realizadas fora da sede do estabelecimento, desde que utilizados livros auxiliares regularmente autenticados, para registro individualizado, e conservados os documentos que permitam a sua perfeita verificação. Temos, assim, mais três tipos de livro: R Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar) É o livro Diário que contêm escrituração resumida, nos termos do 1º do art acima transcrito. Ele obriga à existência de livros auxiliares (A ou Z) e não pode coexistir, em relação a um mesmo período, com os livros G e B. A Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida É o livro auxiliar previsto no nos termos do 1º do art acima mencionado, contendo os lançamentos individualizados das operações lançadas no Diário com Escrituração Resumida Z Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar conforme leiaute definido pelo titular da escrituração) O art determina que a escrituração será feita em forma contábil. As formas contábeis são: razão e diário. Este é um livro auxiliar a ser utilizado quando o leiaute do livro Diário Auxiliar não se mostrar adequado. É uma tabela onde o titular da escrituração define cada coluna e seu conteúdo. O Art dispõe: O empresário ou sociedade empresária que adotar o sistema de fichas de lançamentos poderá substituir o livro Diário pelo livro Balancetes Diários e Balanços, observadas as mesmas formalidades extrínsecas exigidas para aquele. Tem-se, assim, a segunda exceção: B Livro Balancetes Diários e Balanços Somente o Banco Central regulamentou a utilização deste livro e, via de regra, só é encontrado em instituições financeiras. O Sped não obsta a utilização concomitante do livro Balancetes Diários e Balanços e de livros auxiliares. Para maiores esclarecimentos, consulte o leiaute:

4 6. Quem deve assinar a escrituração? São, no mínimo, dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos arquivados na Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o contabilista. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os contabilistas devem assinar por último O Leiaute da ECD O Anexo 1 do Ato Declaratório Executivo Cofis 36, de 18 de dezembro de 2007 define que: O Leiaute do Arquivo Escrituração Contábil Digital está organizado em blocos de informações referindo-se cada um deles a um agrupamento de documentos, livros ou guias. Estes blocos por sua vez estão organizados em registros que contém os dados. Tal anexo define ainda: Blocos e registros do arquivo: Estrutura do Arquivo Contábil Digital Bloco 0 Identificação e referências Registro 0000 Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária Registro 0001 Abertura do Bloco 0 Registro 0007 Outras Inscrições Cadastrais do Empresário ou Sociedade empresária Registro 0020 Escrituração Contábil Descentralizada Registro 0150 Tabela de Cadastro do Participante Registro 0180 Identificação do Relacionamento com o Participante Registro 0990 encerramento do Bloco 0 Bloco I Lançamentos Contábeis Registro I001 Abertura do Bloco I Registro I010 Identificação da Escrituração Contábil Registro I012 Livros Auxiliares ao Diário Registro I015 Identificação das contas da escrituração resumida a que se refere a escrituração auxiliar Registro I020 Campos Adicionais Registro I030 Termo de Abertura Registro I050 Plano de Contas Registro I051 Plano de Contas Referencial Registro I052 Indicação dos Códigos de Aglutinação Registro I075 Tabela de Histórico Padronizado Registro I100 Centro de Custos Registro I150 Saldos Periódicos Identificação do Período Registro I155 Detalhes dos Saldos Periódicos Registro I200 Lançamento Contábil Registro I250 Partidas do Lançamento contábil Registro I300 Balancetes Diários Identificação da Data Registro I310 Detalhes do Balancete Diário Registro I350 Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento Identificação da Data Registro I355 Detalhes dos saldos das contas de resultado antes do encerramento Registro I500 Parâmetros de Impressão/Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I510 Definição dos Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável

5 Registro I550 Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I555 Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro I990 Encerramento do Bloco I Bloco J Demonstrações Contábeis Registro J001 Abertura do Bloco J Registro J005 Demonstrações Contábeis Registro J100 Balanço Patrimonial Registro J150 Demonstração do Resultado do Exercício Registro J800 Outras Informações Registro J900 termo de encerramento do livro Registro J930 Identificação dos signatários da escrituração Registro J990 Encerramento do Bloco J Bloco 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital Registro 9001 Abertura do Bloco 9 Registro 9900 Registros do arquivo Registro 9990 Encerramento do Bloco 9 Registro 9999 Encerramento do arquivo digital 8. O Plano de Contas Referencial A definição do Plano de Contas Referencial está no site da RFB ( O que se entende por plano de contas referencial e qual sua finalidade? Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis 36/07), o registro I051 não é obrigatório. É um plano de contas, elaborado com base na DIPJ. As empresas em geral devem usar O plano Publicado pela Receita Federal pelo Ato Declaratório Cofis 36/07. As financeiras utilizam o Cosif e as seguradoras não precisam informar o registro I051. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e um padrão, possibilitando a eliminação de fichas da DIPJ. O e-lalur (Livro Eletrônico de Apuração do Lucro Real, um dos projetos do Sped) importará dados da escrituração contábil digital e montará um rascunho correspondente a várias das fichas hoje existentes na DIPJ Assim, quanto mais precisa for sua indicação dos códigos das contas referenciais no registro I051, menor o trabalho no preenchimento do e-lalur. Quaisquer equívocos na sua indicação do plano de contas referencial poderão ser corrigidos no e-lalur. Em outras, palavras, o Plano de Contas Referencial é opcional e tem o objetivo principal de facilitar o preenchimento do e-lalur (quando ele estiver disponível). Assim, a empresa pode entregar a ECD sem estabelecer a relação DE-PARA, do plano de contas original da empresa para o Plano de Contas Referencial. Não há problema algum. Pelo menos por enquanto. No exemplo abaixo, a conta bancos, de código , no plano de contas da empresa exemplo referencia a conta do plano de contas referencial da RFB. I S A ATIVO I S A DISPONIVEL I A BANCOS

6 I I S CUSTO DOS BENS E SERVICOS VENDIDOS I A COMPRAS DE INSUMOS I I S RECEITAS OPERACIONAIS I A JUROS RECEBIDOS I Contas do Plano de Contas Referencial Bancos Compras de Insumos a Prazo Outras Receitas Financeiras Note que o registro I050 define o plano de contas da empresa e o I051, a relação entre ele e o referencial. 9. Lançamentos Contábeis Os registros I200 e I250 definem os lançamentos contábeis e as partidas do lançamento, conforme ilustrado abaixo: I ,00 N I ,00 D COMPRA DE INSUMOS NF. No OS2328-PFJ004 I ,00 C COMPRA DE INSUMOS NF. No OS2328-PFJ Saldos e Balancetes Diários Os registros I150 e I155 definem os Saldos Periódicos (Identificação da Data) e Detalhes dos Saldos Periódicos, conforme ilustrado abaixo: I I ,00 D , , ,99 D I ,00 D 10000, ,00 0,00 D I ,00 C 5000, ,00 0,00 D I ,00 C 50,00 50,00 0,00 D I CC ,00 C 999,99 999,99 0,00 D I CC ,00 C 1000, ,00 0,00 D I CC ,00 C 10,00 10,00 0,00 D Os registros I300 e I310 definem os Balancetes Diários (Identificação da Data) e Detalhes do Balancete Diário, conforme ilustrado abaixo: I I , ,00 I , ,00 I , ,00 I ,00 50,00 I CC ,99 999,99 I CC , ,00 I CC ,00 10,00

7 I ,00 100,00 I CC CC ,00 100,00 I CC CC , ,00 I ,00 15,00 Os registros I350 e I355 definem os Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento (Identificação da Data) e Detalhes dos saldos das contas de resultado antes do encerramento, conforme ilustrado abaixo: I I ,00 D I ,00 C I ,00 C I CC ,99 C I CC ,00 C I CC ,00 C 11. Demonstrações Contábeis Conforme as regras de validação (anexo ao Ato Declaratório Cofis nº 36/07), o registro I052 não é obrigatório, podendo ser livremente estabelecido pela empresa. Na grande maioria dos casos, a empresa utiliza contas sintéticas do próprio plano de contas como código de aglutinação. Tem por finalidade estabelecer uma relação (um DE-PARA) entre as contas analíticas do plano de contas da empresa e as linhas de maior detalhamento das demonstrações contábeis (bloco J). O Programa Validador e Assinador PVA do Sped Contábil totaliza os registros de saldos periódicos, na data do balanço, com base no código de aglutinação. O valor assim obtido é confrontado com as informações constantes do balanço (bloco J). O mesmo procedimento é adotado para conferência dos valores lançados na Demonstração do Resultado do Exercício. A diferença é que os valores totalizados são obtidos dos registros de saldo das contas de resultado antes do encerramento. Havendo divergência, é emitida uma advertência. Cabe ao titular da escrituração verificar se a advertência corresponde a um erro e se deve fazer alguma correção na ECD. Ou seja, ao definir um código de aglutinação (Registro I052) para contas analiticas do plano de contas, podemos relacioná-las com o registro J100 (Balanço Patrimonial) e J150 (Demonstração do Resultado do Exercício). Veja nos exemplos abaixo: I S A REALIZAVEL I A CLIENTES NACIONAIS I I I A CLIENTES EXTERIOR I I As contas Clientes Nacionais e Clientes Exterior fazem referência ao código de aglutinação 1.3 que correspondem ao Ativo Realizável Longo Prazo do Balanço Patrimonial.

8 J ATIVO ,99 D J ATIVO DISPONÍVEL ,99 D J ATIVO ESTOQUES 5000,00 D J ESTOQUES MATÉRIA-PRIMA 2500,00 D J ESTOQUES MATERIAIS INTERMEDIÁRIOS 2500,00 D J ATIVO REALIZÁVEL LONGO PRAZO ,00 D J ATIVO IMOBILIZADO ,00 D J PASSIVO ,99 C J PASSIVO CIRCULANTE 50000,00 C J100 P 2 2 PATRIMONIO LÍQUIDO ,99 C J P. LÍQUIDO CAPITAL REALIZADO ,00 C J P. LÍQUIDO OUTRAS CONTAS ,99 C Da mesma forma, a conta RECEITA DE VENDAS PRODUCAO PROPRIA corresponde ao código de aglutinação REC.001, que na DRE representa RECEITA DE VENDAS INTERNAS. I S T RECEITA DE VENDAS I A RECEITA DE VENDAS PRODUCAO PROPRIA I I052 REC.001 I A RECEITA DE EXPORTACAO I I052 REC.002 J150 REC.VEND 1 RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA ,00 P J150 IMP 2 IMPOSTOS 10000,00 D J150 REC.SUB 2 RECEITA DE VENDAS ,00 P J150 REC RECEITA DE VENDAS INTERNAS ,00 R J150 REC RECEITA DE EXPORTAÇÃO 75000,00 R J150 CUSTO 1 CUSTO DOS BENS E SERVIÇOS VENDIDOS 5000,00 N J150 COM COMPRAS DE INSUMOS 10000,00 D J150 EST.FIN 2 ESTOQUE NO FINAL DO PERÍODO DE APURAÇÃO 5000,00 R J150 REC.OPER 1 RECEITAS OPERACIONAIS 2059,99 P J150 REC JUROS RECEBIDOS 50,00 R J150 REC OUTRAS RECEITAS OPERACIONAIS 2009,99 R J150 DESP.TOT 1 DESPESAS OPERACIONAIS ,00 N J150 DESP JUROS PAGOS A FORNECEDORES 100,00 D J150 DESP OUTRAS DESPESAS OPERACIONAIS ,00 D J150 DESP MULTAS 15,00 D J150 RESULT 1 LUCRO ANTES DOS IMPOSTOS ,99 P 12. O Programa Validador da RFB PVA O PVA tem as seguintes funcionalidades básicas: Validar a Escrituração Contábil Assinar a Escrituração Contábil Gerar o Requirimento para Autenticação na Junta Comercial Transmitir a Escrituração Contábil Consultar a Escrituração Contábil Visualizar a Escrituração Contábil

9 Para realizar dowload do PVA, consulte o link: O que o PVA valida? Além das validações referentes a formato de campos, o PVA verifica a estrutura do arquivo e regras contábeis, como por exemplo: Conta de nível superior deverá ter a mesma natureza da subconta. O valor informado nas contas de maior detalhamento do registro do Balanço Patrimonial não corresponde à soma dos valores informados nos registros de Saldos Periódicos na mesma data. No Balanço Patrimonial, o valor informado para o Ativo deverá ser igual à soma dos valores informados para o Passivo e Patrimônio Líquido. 14. O grande desafio empresarial Muita gente acredita que o problema da ECD é resolvido pela área de tecnologia ou pelo fornecedor de software. De fato, a missão desses profissionais é prover funcionalidades para que os livros contábeis sejam transformados em arquivos no formato padrão do SPED. Contudo, ter seus arquivos validados pelo PVA Programa Validador não é garantia de sucesso no projeto. Poucos perceberam que o mais importante é a contabilidade e não a tecnologia. A escrituração contábil deve refletir as operações reais da empresa: faturamento, movimentação de estoques, finanças, entre outras. O desafio é ter a contabilidade coerente, real e íntegra. Auditável eletronicamente pela empresa e pelo Fisco. Portanto, mais que cobrar das áreas tecnológicas a geração do arquivo, as empresas precisam repensar seus processos gerenciais. Obrigatoriedade: SPED Contábil SPED Contábil ou Escrituração Contábil Digital ECD A Receita Federal estabeleceu, para fins fiscais e previdenciários, a obrigatoriedade pelo art. 3º da Instrução Normativa nº 787/07 ( I em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº , de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real;.(Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009)

10 II em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real. (Redação dada pela Instrução Normativa RFB nº 926, de 11 de março de 2009). Com esta nova redação, a obrigatoriedade da apresentação da ECD não atinge as pessoas jurídicas não sujeitas a registro em juntas comerciais. Esta matéria será tratada em ato normativo próprio. Assim, estão obrigados a apresentar, em 2009, as pessoas jurídicas que, cumulativamente: sejam sociedades empresárias (+) façam a apuração do IRPJ (ano-calendário de 2008) pelo lucro real (+) estiveram, em 2008, sujeitas a acompanhamento diferenciado. As duas condições são de pleno conhecimento da empresa. Quanto à última, em caso de dúvida, representante da empresa deve se dirigir à unidade da RFB que jurisdiciona o contribuinte para obter a informação. Ela é protegida por sigilo fiscal e não pode ser fornecida por . Para evitar ser encaminhado para o fale conosco do sítio do Sped, diga apenas que quer saber se a empresa estava, em 2008, sujeita a acompanhamento diferenciado (não mencione o Sped). Cooperativas Pela Instrução Normativa RFB nº 787/07 (com a redação dada pela IN RFB nº 926/09), a utilização facultativa da ECD ficou restrita às sociedades empresárias. Entretanto, como o DNRC admite a utilização de livros digitais também pelas cooperativas, o Sped está preparado e vai receber normalmente as escriturações contábeis digitais das cooperativas, adotando o fluxo normal de procedimentos. fonte: