Manual de configuração e Geração Escrituração Contábil Fiscal - ECF

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1 Manual de configuração e Geração Escrituração Contábil Fiscal - ECF 1

2 Configurações para ECF Atualização do sistema Office Antes de iniciar as configurações e gerar o arquivo é obrigatória a atualização do sistema Office para ultima versão disponível em nosso site. Para saber se sua versão esta atualizada clique em PROCURAR POR ATUALIZAÇÕES na tela inicial do sistema. Caso informado que há versão nova, realize o download e a instalação. Configurações para ECF Revisão dos cadastros básicos Para geração e validação do arquivo é importante que os dados cadastrais sejam revisados, confira quais cadastros e aonde conferir: Cadastro da empresa Aonde: Módulo Empresa, no menu CADASTRO / EMPRESA Campos: Todos os campos são importante, principalmente documentações. Cadastro dos sócios Aonde: Módulo Empresa, no menu CADASTRO / EMPRESA / ABA SOCIOS Campos: Documentação, Assina pela empresa, Qualificação do sócio, Inclusão na empresa. Atenção a aba Representante / Procurador. Cadastro do Contador Aonde? Módulo Administrativo, no menu CADASTRO / CONTABILISTA Campos: Alem dos documentos (CPF, RG, CRC), a partir do ano base 2013 os campos Validade CRC e Sequencial CRC passaram a ser exigidos e devem ser preenchidos no cadastro do contador. Caso exista cadastro de vários contadores, recomendamos a revisão do vinculo contador com a empresa, no cadastro da empresa. 2

3 Configurações para ECF Preenchimento dos registros 0010 e 0020 O arquivo gerado pelo sistema Office contem vários registros e blocos conforme o layout, porem todos esses registros são gerados e organizados conforme as informações geradas no cabeçalho do arquivo, nos registros 0010 e Esses registros contem várias configurações da empresa e informações econômicas. Siga os passos abaixo para preenchimento: - Acesse o módulo CONTABIL - Clique no menu UTILITÁRIOS / CONFIGURAÇÕES DA ECF - Preencha cada campo conforme as orientações do botão disponível a frente de cada campo. - Conforme o preenchimento dos primeiros campos, outros podem ser desativados por não haver necessidade de preenchimento. - Atenção aos campos FORMA DE TRIBUTAÇÃO DO LUCRO e FORMA DE TRIBUTAÇÃO DO PERIODO. - Para geração correta do arquivo, atenção as três aba ( REGISTRO 0010, REGISTRO 0020-I e REGISTROS 0020-II) - Concluído o preenchimento clique no botão para salvar o arquivo. A imagem abaixo é apenas ilustrativa. Não deve ser usada como modelo 3

4 Configurações para ECF Estrutura do Plano de Contas Antes da geração do arquivo também é recomendada a revisão da estrutura do plano de contas, para isso: - Acesse o menu MANUTENÇÕES / CONSISTENCIA DO PLANO DE CONTAS - Confirme o inicio e aguarde a resposta. - Caso sejam apresentadas inconsistências recomendamos a correção antes da geração do arquivo. Configurações para ECF Plano Referencial da receita Para geração do arquivo ECF é necessário o preenchimento da conta referencial para todas as contas analíticas do plano de contas, esta é uma obrigatoriedade do validador da ECF e as contas não preenchidas estarão entre as pendências na validação. Confira os passos para preenchimento do plano referencial Preenchimento do plano Passo 1: Seleção do plano a ser utilizado O manual da ECF disponibiliza vários modelos de planos referenciais, que se enquadram aos diversos tipos de empresa obrigadas a geração da ECF, Sendo assim: - Selecione o exercício que será utilizado para geração. (EX: 2014) - Acesse o menu UTILITARIO / CONFIGURAÇÕES PARA ECF - No campo MODELO DE PLANO DE CONTAS REFERENCIAL informe o código do plano desejado conforme a lista disponível no botão de Interrogação (?) a frente. - Salve a configuração. 4

5 Opções disponíveis de plano referencial: Preenchimento do plano referencial Passo 2: Seleção das contas - Acesse o menu UTILITARIOS / CONFIGURAR PLANO REFERENCIAL - Ao lado esquerdo da tela serão apresentadas todas as contas do plano de contas da empresa - Ao lado direito todas as contas do plano referencial escolhido - Para apresentar na lista apenas as contas analíticas, clique em no rodapé da tela. - Dentro desta tela, clique sobre a conta de seu plano de contas e para selecionar a conta referencial de dois cliques sobre ela do lado direito da tela. - Após o preenchimento das contas, clique no botão para salvar as configurações. 5

6 Geração do arquivo ECF - Acesse o módulo Empresa - Selecione o menu UTILITARIOS / ECF ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL FISCAL - Informe o período desejado (EX: 01/01/2014 a 31/12/2014) - Para empresas que apuram a contabilidade em empresas separadas, informe no campo AGRUPAR FILIAIS. - No campo Indicador do inicio do período selecione a opção de acordo com a empresa. Opção recomendada: Regular (Inicio no primeiro dia do ano) - No campo Indicador de Situação especial selecione a opção de acordo com a empresa. Opção recomendada: Normal - No campo Indicador do Tipo de ECF selecione a opção de acordo com a empresa na participação em SCP (Sociedade em Conta de Participação) - Não é recomendada a alteração dos campos Contador e Sócio. - Confira o nome do arquivo a ser gerado (ECF0195_ txt) - Selecione o caminho desejado para geração do arquivo. Não existe caminho obrigatório para esta geração. - Confirme a geração do arquivo clicando no botão Importação do arquivo ECF no PVA (Validador) - Acesse o sistema PVA da ECF disponibilizado para validação do arquivo Link para download no final deste manual. - Clique no menu Arquivo / Importar ou clique no botão - Localize o arquivo gerado pelo Office e confirme a importação - Normalmente o sistema faz algumas perguntas de atualização, confira a mensagem e realize o solicitado. - Caso seja apresentadas mensagens de erro, leia atentamente e caso tenha a opção de clicar sobre a mensagem clique e confira o que esta faltando. 6

7 Informações Importantes - Prazo de entrega ano base 2014: 30 de Setembro de As contas referenciais ECF são novas, sendo assim, não é recomendado o preenchimento do campo ECF no cadastro da conta com o mesmo código preenchido no campo da ECD. Vale lembrar que para entrega da ECD 2014 já foi utilizado o mesmo plano que agora será utilizado para ECF. - As informações do Bloco C podem ser recuperadas automaticamente da ECD já transmitida, porem é necessário gerar o arquivo básico pelo sistema Office, importar na ECF para posteriormente recuperar informações da ECD. - Os registros L100 - Balanço Patrimonial e L300 - DRE são gerados automaticamente pelo validador da ECF com base nos valores gerados pelo sistema nos registros K155 e C Atenção ao preenchimento do campo TIPO DE FECHAMENTO nos parâmetros da empresa no contábil (Anual, Trimestral ou mensal) pois os registros K155 e K355 serão gerados conforme o preenchimento deste campo. Detalhamento dos Blocos A ECF é um arquivo que visa substituir a DIPJ e como já informado anteriormente, o sistema Office não contem informações para geração da DIPJ e sendo assim, agora na ECF existem informações que não serão geradas pelo sistema. Confira abaixo a lista de todos os registros da ECF e quais o sistema gera. Registros não gerados pelo sistema Office poderão ser preenchidos manualmente na ECF, porem a liberação destes depende do preenchimento correto dos registros 0010 e 0020 do menu UTILITARIOS / CONFIGURAÇÕES PARA ECF no sistema Office Contabil Bloco Nome do Bloco Gerado pelo Sistema Office (Status em 20/07/2015) Bloco 0 Abertura do arquivo Digital 0001 Abertura do Bloco 0 - Informações do cadastro da empresa 0010 Parâmetros de Tributação Conforme preenchimento do menu UTILITARIOS / CONFIGURAÇÕES DA ECF 0020 Parâmetros complementares Conforme preenchimento do menu UTILITARIOS / CONFIGURAÇÕES DA ECF 0030 Dados Cadastrais Informações do cadastro da empresa 0035 Identificação da SCP 0930 Identificação dos Signatários Informações dos Sócios e Contadores 0990 Encerramento do Bloco 0 Bloco C Informações recuperadas da ECD NÃO Recuperado da ECD Bloco E Informações recuperadas da ECF anterior Não Recuperado da ECF ano anterior Bloco J Plano de contas e Mapeamento J001 Abertura do Bloco J J050 Plano de contas J051 Plano Referencial J100 Centro de Custos 7

8 J053 Contas corelatadas NÃO Em analise para geração J990 Encerramento do bloco J Bloco K Saldo das contas contábeis K001 Abertura do Bloco K K030 Identificação do Período K155 Detalhes dos saldos contábeis K156 Mapeamento Referencial do saldo Final K355 Saldo Final das contas de Resultado K356 Mapeamento Referencial do Resultado K990 Encerramento Bloco K Bloco L Lucro Liquido Lucro real L001 Abertura do Bloco L Gerado automaticamente pela ECF L030 Identificação do Período Gerado automaticamente pela ECF L100 Balanço Patrimonial Gerado automaticamente pela ECF L200 Método de Avaliação Patrimonial NÃO EM ANALISE L210 Informativo da composição dos custos NÃO EM ANALISE L300 Demonstrativo de Resultado Gerado automaticamente pela ECF L990 Fechamento do bloco L Bloco M LALUR NÃO EM ANALISE Bloco N Calculo do IRPJ e da CSLL NÃO Não contem as informações para geração Bloco P Lucro Presumido P030 Identificação dos período Gerado automaticamente pela ECF P001 Abertura do Bloco P Gerado automaticamente pela ECF P100 Balanço Patrimonial Gerado automaticamente pela ECF conforme informações do K155 P130 Demonstração das receitas incentivadas NÃO do Lucro presumido P150 Demonstrativo de Resultado Gerado automaticamente pela ECF conforme informações do K355 P200 Apuração da base de calculo de Lucro NÃO Em Analise P230 Calculo da Isenção e Redução NÃO Em Analise P300 Calculo do IRPJ NÃO Em Analise P400 Apuração da Base de calculo da CSLL NÃO Em Analise P500 Calculo da CSLL NÃO Em Analise P990 Encerramento do Bloco P Bloco T Lucro Arbitrado NÃO Não contem as informações para geração Bloco U Imunes e Isentas U001 Abertura do Bloco U Gerado automaticamente pela ECF U030 Identificação dos Períodos Gerado automaticamente pela ECF U100 Balanço Patrimonial Gerado automaticamente pela ECF 8

9 U150 Demonstração de Resultado Gerado automaticamente pela ECF U180 Calculo do IRPJ das empresas Imunes ou Isentas U182 Calculo da CSLL das empresas Imunes ou Isentas Bloco X Informações Econômicas Bloco Y Informações gerais NÃO NÃO Y001 Abertura do bloco Y Y520 Pagamentos e recebimentos no exterior Y540 Discriminação da receita de vendas dos estabelecimentos por atividade econômica Y550 Vendas a comercial exportadora com Fim especifico de exportação Y560 Y570 Detalhamento das exportações da comercial exportadora Demonstrativo do imposto de renda e CSLL retidos na fonte Y580 Doações a campanhas eleitoras Y590 Ativos no exterior Y600 Identificação do Sócio Y611 Rendimentos de dirigentes, conselheiros, sócios ou titular Y612 Rendimentos de dirigentes, conselheiros Imunes e Isentas Y620 Participações Avaliadas Pelo Método de Equivalência Patrimonial Y630 Fundos/Clubes de Investimento Y640 Participações em Consórcios de Empresas Y650 Participantes do Consórcio Y660 Detalhamento das Exportações da Comercial Exportadora. Y665 Demonstrativo das Diferenças na adoção inicial Y671 Outras Informações (Lucro Real) Y672 Outras Informações (Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado) Y680 Mês das informações de optantes Y681 Informações de optantes pelo REFIS (Lucro Real, Lucro presumido ou Arbitrado) Y682 Informações de optantes pelo REFIS (Imunes e Isentas) 9

10 Y690 Informações de optantes pelo PAES Y800 Outras Informações Y990 Encerramento do bloco Y Y650 Participantes do Consórcio Y660 Dados de Sucessoras Y665 Demonstrativo das Diferenças na Adoção Inicial Y671 Outras Informações (Lucro Real) Y672 Outras Informações (Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado) Y680 Mês das Informações de Optantes pelo Refis (Lucros Real, Presumido e Arbitrado) Y681 Y682 Informações de Optantes pelo Refis (Lucros Real, Presumido e Arbitrado) Informações de Optantes pelo Refis Imunes ou Isentas Y690 Informações de Optantes pelo PAES Y800 Outras Informações Y990 Encerramento do Bloco Y Links Segue abaixo links importantes que podem auxiliar na geração e entrega da Escrituração Contábil Fiscal Download do Sistema PVA da ECF Informações Manual de orientação ECF (Layout) 10