Leiaute ECD x Sistema Office

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1 Leiaute ECD x Sistema Office

2 Índice 1. BLOCO 0: ABERTURA DO ARQUIVO DIGITAL E IDENTIFICAÇÃO DO EMPRESÁRIO OU DA SOCIEDADE EMPRESÁRIA... 1 Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária... 1 Registro 0001: Abertura do Bloco Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica... 2 Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada... 2 Registro 0035: Identificação das SCP... 3 Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante... 3 Registro 0990: Encerramento do Bloco BLOCO I: LANÇAMENTOS CONTÁBEIS... 6 Registro I001: Abertura do Bloco I... 6 Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil... 6 Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal... 6 Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar... 7 Registro I020: Campos Adicionais... 7 Registro I030: Termo de Abertura do Livro... 8 Registro I050: Plano de Contas... 9 Registro I051: Plano de Contas Referencial...10 Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação...11 Registro I053: Subcontas Correlatas...12 Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado...12 Registro I100: Centro de Custos...12

3 Registro I150: Saldos Periódicos Identificação do Período...13 Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento Utilizadas no Período...14 Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos...14 Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior...15 Registro I200: Lançamento Contábil...15 Registro I250: Partidas do Lançamento...17 Registro I300: Balancetes Diários Identificação da Data...17 Registro I310: Detalhes do Balancete Diário...17 Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento Identificação da Data...18 Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento...18 Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável...19 Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável...19 Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável 19 Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável...20 Registro I990: Encerramento do Bloco I BLOCO J: DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS Registro J001: Abertura do Bloco J...21 Registro J005: Demonstrações Contábeis...21 Registro J100: Balanço Patrimonial...21 Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício...22 Registro J200: Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido22 Registro J210: DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido...23

4 Registro J215: Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido...24 Registro J800: Outras Informações...24 Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da ECD...25 Registro J900: Termo de Encerramento...27 Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração...29 Assinatura do(s) sócio(s) Assinatura do Contabilista Registro J935: Identificação dos Auditores Independentes...30 Registro J990: Encerramento do Bloco J BLOCO 9: CONTROLE E ENCERRAMENTO DO ARQUIVO DIGITAL... 32

5 1. Bloco 0: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária Registro 0000: Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 Geração do Arquivo: Menu Arquivos/ Empresas/ Aba Básico: 1

6 Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Abertura do Arquivo: Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais: ECD. Registro 0001: Abertura do Bloco 0 Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando se existe movimento no arquivo da Registro 0007: Outras Inscrições Cadastrais da Pessoa Jurídica Registro não gerado pelo sistema. Não há tratamento para informar outras inscrições cadastrais da Pessoa Jurídica no sistema Office Contábil. Registro 0020: Escrituração Contábil Descentralizada Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Específicas: 2

7 Importante: Orienta-se utilizar a escrituração Centralizada, gerando dados da Matriz e Filiais no mesmo arquivo. Desta forma, o sistema gera o arquivo completo pela empresa Consolidada (Matriz e Filiais). Ao utilizar a opção Descentralizada, o usuário deverá preencher informações manualmente no validador. O suporte técnico Sage não auxilia no preenchimento manual no PVA. Registro 0035: Identificação das SCP Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Abertura do Arquivo: Registro 0150: Tabela de Cadastro do Participante Menu Arquivos/ Cadastro de Participante: 3

8 Importante: Este registro será gerado na ECD somente para empresas que possuírem relacionamento com entidades de acordo com as seguintes situações: Matriz no exterior Filial, inclusive agência ou dependência, no exterior Coligada, inclusive equiparada Controladora Controlada (exceto subsidiária integral) Subsidiária integral Controlada em conjunto Entidade de Propósito Específico (conforme definição da CVM) Participante do conglomerado, conforme norma específica do órgão regulador, exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes Vinculadas (Art. 23 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes Localizada em país com tributação favorecida (Art. 24 da Lei 9.430/96), exceto as que se enquadrem nos tipos precedentes O código do Participante deverá ser informado nos fatos contábeis onde há este relacionamento, no Campo Participante das telas de Digitação ou Múltiplas Partidas. 4

9 Registro 0180: Identificação do Relacionamento com o Participante. Menu Arquivos/ Cadastro de Participante: Registro 0990: Encerramento do Bloco 0 Registro gerado automaticamente pelo sistema. 5

10 2. Bloco I: Lançamentos Contábeis Registro I001: Abertura do Bloco I Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando movimentação de lançamentos contábeis no arquivo. Registro I010: Identificação da Escrituração Contábil Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Geração do Arquivo: Registro I012: Livros Auxiliares ao Diário ou Livro Principal Registro gerado automaticamente pelo sistema quando o indicador da forma de escrituração contábil (campo 02) do registro I010 for igual a A (livro diário auxiliar ao diário com escrituração resumida) ou Z (razão auxiliar). Deverá ser informado neste registro o livro principal R (Livro diário com escrituração resumida) ou B (Livro balancetes diários e balanços, se houver livros auxiliares). 6

11 Registro I015: Identificação das Contas da Escrituração Resumida a que se Refere a Escrituração Auxiliar Menu Arquivos/ Plano de Contas, aba 1 Contas Contábeis, quando selecionada a opção Conta de Lançamento Global. Importante: Registro gerado apenas no arquivo da Escrituração Auxiliar (Livros A (livro diário auxiliar ao diário com escrituração resumida) ou Z (razão auxiliar). Registro I020: Campos Adicionais Registro não gerado pelo sistema. 7

12 Registro I030: Termo de Abertura do Livro Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Geração do Arquivo: Menu Arquivos/ Empresas, aba Básico: Menu Arquivos/ Empresas/ Aba Contábil, sub-aba Configurações Diversas, campo Informações Cadastrais: 8

13 Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais: Registro I050: Plano de Contas Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 Contas Contábeis: 9

14 Registro I051: Plano de Contas Referencial Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais, campo Código da Instituição Responsável pela manutenção do Plano de Contas Referencial : Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 Contas Contábeis: 10

15 Importante: Este registro será gerado na sequência do Registro I050 para cada conta analítica referenciada. Como para a ECD o vínculo do Plano de Contas com o Plano Referencial é facultativo, somente será gerado se o usuário efetuar esta operação. A orientação é que faça, pois, este vínculo é obrigatório para a ECF e a ECD será recuperada no PVA da Escrituração Contábil Fiscal. Registro I052: Indicação dos Códigos de Aglutinação Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 1 - Contas Contábeis: Importante: Registro obrigatório, gerando o código das Contas Analíticas marcadas como Conta de Aglutinação (ECD). 11

16 Registro I053: Subcontas Correlatas Este registro não é gerado pelo sistema Office Contábil. Registro I075: Tabela de Histórico Padronizado Menu Arquivos/ Históricos: Registro I100: Centro de Custos Registro facultativo para a geração da ECD. Será gerado apenas quando na tela de geração do arquivo, menu Diversos/ SPED/ ECD, aba Situações Especiais, estiver marcada a opção Gerar Centro de Custos. 12

17 Menu Arquivos/ Centro de Custos: Registro I150: Saldos Periódicos Identificação do Período Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 Geração do Arquivo: 13

18 Importante: Este registro identificará a data início e fim de períodos com movimentação contábil de forma mensal, para o período correspondido na tela acima. Por exemplo, se existirem lançamentos em janeiro de 2016, será gerado I , se houver em fevereiro, será gerado I e assim de forma ordinária. Registro I151: Assinatura Digital dos Arquivos que Contêm as Fichas de Lançamento Utilizadas no Período Registro facultativo, não gerado pelo sistema Folhamatic Contábil. Registro I155: Detalhe dos Saldos Periódicos Menu Arquivos/ Plano Contábil, aba 2 Saldos: 14

19 Importante: Serão gerados os saldos por período (mensal) para as contas analíticas que possuem movimentação. Exemplo na geração: I ,00 D 20000, , ,00 D Registro I157: Transferência de Saldos de Plano de Contas Anterior Registro facultativo, não gerado pelo sistema Office Contábil. Registro I200: Lançamento Contábil Menu Movimentos/ Digitação ou menu Movimentos/ Digitação de Múltiplas Partidas: 15

20 Importante: Campo 05 Indicador do Lançamento. Todo lançamento que no campo Tipo estiver diferente de Encerramento será gerado como Normal. Quando o Tipo for igual a Encerramento, será gerado Encerramento de Contas de Resultado. 16

21 Registro I250: Partidas do Lançamento Menu Movimentos/ Digitação ou menu Movimentos/ Digitação de Múltiplas Partidas: Importante: Quando a Digitação é de Múltiplas Partidas, será gerado uma linha do registro I250 para cada partida do lançamento. Exemplo: I ,00 D RECEBIMENTO DE DUPLICATA 1. I ,00 D RECEBIMENTO DE DUPLICATA 2. I ,00 D RECEBIMENTO DE DUPLICATA 3. Registro I300: Balancetes Diários Identificação da Data Registro gerado automaticamente pelo sistema conforme datas em que existem lançamentos e quando o tipo de Escrituração selecionado no menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 Geração do Arquivo for igual a B Livros Balancetes Diários e Balanços. Registro I310: Detalhes do Balancete Diário Gerado somente quando o tipo de Escrituração selecionado no menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 Geração do Arquivo for igual a B Livros Balancetes Diários e Balanços. Menu Relatórios/ Balancete/ Diário: (O sistema buscará os saldos das contas analíticas que possuem movimentação diariamente, conforme ordem cronológica dos lançamentos). 17

22 Registro I350: Saldo das Contas de Resultado Antes do Encerramento Identificação da Data Gerado automaticamente pelo sistema, com a data final do(s) período(s) encerrado(s). Registro I355: Detalhes dos Saldos das Contas de Resultado Antes do Encerramento Conforme o período encerrado (Por exemplo, se é anual, ative a empresa em dezembro), acesse menu Relatórios/ Demonstração de Resultado do Exercício. 18

23 Registro I500: Parâmetros de Impressão e Visualização do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro gerado automaticamente pelo sistema quando selecionado a Forma de Escrituração igual a Livro Z- Razão Auxiliar. Registro I510: Definição de Campos do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro gerado automaticamente pelo sistema quando selecionado a Forma de Escrituração igual a Livro Z- Razão Auxiliar. I510 NUM_LCTO Número/Código de identif. única do lanç. contábil C I510 DT_LCTO Data do lançamento N I510 VL_LCTO Valor do lançamento N I510 IND_LCTO Indica o tipo de lanç.: N-normal ou E-encerramento C I510 COD_CTA Código da conta analítica debitada/creditada C I510 COD_CCUS Código do centro de custos C I510 VL_DC Valor da partida N I510 IND_LCTO Indica a natureza da partida: D-Débito / C-Crédito C I510 COD_HIST_PAD Código do histórico C I510 HIST Descrição do histórico C Registro I550: Detalhes do Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Menu Relatórios/ Escrituração Auxiliar/ Razão Auxiliar (desde que efetuada a escrituração auxiliar para as contas de lançamento global através do menu Movimentos/ Digitação Auxiliar): 19

24 Registro I555: Totais no Livro Razão Auxiliar com Leiaute Parametrizável Registro facultativo, não gerado pelo sistema Office Contábil. Registro I990: Encerramento do Bloco I Gerado automaticamente pelo sistema. Registro de Encerramento do Bloco. 20

25 3. Bloco J: Demonstrações Contábeis Registro J001: Abertura do Bloco J Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando movimentação de lançamentos contábeis no arquivo. Registro J005: Demonstrações Contábeis Registro gerado automaticamente pelo sistema, indicando as demonstrações contábeis (Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultado do Exercício) de acordo com os períodos em que existe encerramento. conferência: Registro J100: Balanço Patrimonial Menu Relatórios/ Balanço Patrimonial, selecione a opção 3- Imprime Saldos Sintéticos para Importante: Serão gerados os saldos das contas do Ativo e Passivo para o(s) período(s) encerrado(s). Os campos 08 e 09 do Registro J100 serão gerados com os valores fixos: ,00 D para as contas do grupo do Ativo e ,00 C para as contas do grupo do Passivo, exceto para as contas de Resultados Acumulados e Patrimônio Líquido. 21

26 Registro J150: Demonstração do Resultado do Exercício Menu Relatórios/ Demonstração de Resultado do Exercício (selecione Sim para efetuar a Atualização do Plano de Contas Sem Encerramento ): Registro J200: Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 4 Situações Especiais esteja habilitado o check Gerar DMPL/ DLPA : Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 5 DMPL/ DLPA: 22

27 Registro J210: DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido Menu Diversos/ SPED/ ECD, desde que na aba 4 Situações Especiais esteja habilitado o check Gerar DMPL/ DLPA : Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 5 DMPL/ DLPA: 23

28 Registro J215: Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 5 DMPL/ DLPA: Registro J800: Outras Informações O registro J800 permite que seja anexado um arquivo em formato texto RTF (Rich Text Format) na escrituração, que se destina a receber informações que devam constar do livro, tais como notas explicativas, outras demonstrações contábeis, pareceres, relatórios, etc. Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 6 Outros Relatórios RTF: 24

29 ECD Registro J801: Termo de Verificação para Fins de Substituição da Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 6 Outros Relatórios RTF: Gerado somente quando o Indicador de Finalidade de Escrituração, selecionado no menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 3 Abertura do Arquivo for: Substituta. 25

30 Este registro deve ser utilizado, no caso de substituição de um arquivo da ECD, conforme previsão da Instrução Normativa RFB n o 1.420/2013. Observações: - As alterações realizadas no sistema para a geração da ECD substitutiva, devem ser explicadas em um documento, criado pelo usuário, no Word (não existe um modelo padrão), salvo em formato texto RTF (Rich Text Format); 26

31 Registro J900: Termo de Encerramento Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 1 Geração do Arquivo: 27

32 Menu Arquivos/ Empresas, aba Básico: 28

33 Registro J930: Identificação dos Signatários da Escrituração Assinatura do(s) sócio(s) Menu Arquivos/ Dados dos Sócios: Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 2 Responsáveis: 29

34 Assinatura do Contabilista Menu Arquivos/ Dados do Contador: Registro J935: Identificação dos Auditores Independentes Menu Diversos/ SPED/ ECD, aba 3 Abertura do Arquivo: Importante: O registro J935 que identifica os auditores independentes e deve ser preenchido quando o campo 17 do registro 0000 (IND_GRANDE_PORTE) igual a 1 (Empresa é entidade sujeita a auditoria independente Ativo Total superior a R$ ,00 ou Receita Bruta Anual superior R$ ,00). 30

35 Registro J990: Encerramento do Bloco J Registro gerado automaticamente pelo sistema. 31

36 4. Bloco 9: Controle e Encerramento do Arquivo Digital Todos os registros do Bloco 9 serão gerados automaticamente pelo sistema, indicando a quantidade de linhas por registros nos demais blocos da escrituração. Dúvidas sobre treinamentos: treinamentosage@sage.com 32