Manual Escrituração Contábil Digital (ECD)

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1 Manual Escrituração Contábil Digital (ECD) JUNHO/2013

2 Sumário 1. Introdução Acesso ao Sistema ECD Gerar Arquivo Anexar Arquivo RTF Gerando Arquivo Signatários Incluir Signatários Editar Signatários Visualizar Signatários Excluir Signatários Considerações Importantes Glossário

3 1. Introdução A Escrituração Contábil Digital (ECD) foi constituída para fins fiscais e previdenciários e deverá ser transmitida pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema público de escrituração digital (Sped), e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro. Estão compreendidos nesta versão digital os seguintes livros: DIÁRIO, RAZÃO, BALANCETES DIÁRIOS, BALANÇOS, FICHAS DE LANÇAMENTO e AUXILIARES, quando existirem, que deverão ser assinados digitalmente utilizando-se do e-cnpj emitido por uma entidade credenciada à ICP-Brasil. A solução da TotalBanco para a ECD, contempla a geração do arquivo a ser enviado à RFB, nas formas de escrituração Livro diário (sem escrituração auxiliar) e Livro Balancetes Diários e Balanços. Não estão contempladas as formas com escrituração auxiliar, ou seja, todas as demais. A opção por uma ou outra forma de escrituração será realizada pelo usuário, conforme decisão da própria instituição. A ECD será transmitida anualmente ao SPED até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano calendário a que se refira a escrituração com a utilização do PVA, especialmente desenvolvido para tal fim e que esta disponivel na página da RFB na internet. Manual ECD 2. Acessando o sistema ECD Para acessar o Sistema Escrituração Contábil Digital, realizar o procedimento abaixo descrito: Acesse o sistema, informe o usuário e senha logo após acione o botão Confirmar. Manual ECD Selecionar a abrangência e acionar botão Confirmar. Manual ECD Figura 1 Autenticação do usuário 3

4 6 Figura 2 Definição de abrangência O próximo passo é acessar o módulo ECD Manual ECD Figura 3 Seleção de Módulo 5 G 4

5 3. Gerar Arquivo No menu selecione Escrituração>> Gerar Arquivo. Figura 4 - Seleção de Módulo Serão apresentados vários atributos a serem preenchidos. Estes dados serão utilizados, em sua maioria, na composição dos termos Abertura e Encerramento (registros I030 e J900). Manual ECD Os campos preenchidos nesta tela serão necessários para a geração da ECD. Figura 5 Gerar Relatório 5

6 Segue a descrição dos campos: Empresa: Código e nome da empresa responsável pelas informações, conforme cadastrado no sistema Parâmetros, ícone Organização, aba Empresa. Unidade: Unidade CENTRALIZADA Informações consolidadas e não discriminadas de todas as filiais em um único arquivo. Unidade Específica (descentralizada) O arquivo conterá informações específicas daquela unidade. Esta deverá ser informada apenas se a instituição pretende gerar um arquivo em separado para cada filial. Forma de escrituração: Livro Diário - Sem escrituração auxiliar Todas as empresas devem utilizar o livro Diário contemplando todos os fatos contábeis. Livro Balancetes Diários e Balanços Apenas deve ser gerado por instituições financeiras, demais empresas apenas o livro G, livro diário. Situação Especial: Indicar se os arquivos serão de situação especial, ou não. A situação especial pode ser: 0-Abertura, 1-Cisão, 2-Fusão, 3-Incorporação ou 4-Extinção. Nos casos de Cisão, Fusão, e Incorporação a empresa deverá apresentar os seguintes arquivos: Sociedades novas: Arquivos que contemplem as operações a partir da data de ocorrência do evento. Sociedades que extinguirem: Arquivos que contemplem as operações até a data de ocorrência do evento. Sociedades que continuarem a existir: Arquivos que contemplem as operações da data de ocorrência do evento e outros períodos posteriores. Quando for preenchido o campo Situação Especial, a escrituração tem que ser entregue até o último dia útil do mês subseqüente ao do evento. Entidade de Referência: Código da instituição responsável pela administração do cadastro. Inscrição no Banco Central: Código cadastral do empresário ou sociedade empresária na instituição responsável pela administração do cadastro. O código da empresa no Banco Central corresponde ao ID_Bacen, conforme registrado no Unicad, composto por 8 dígitos e iniciados com a letra z. No caso de secretarias estaduais de fazenda, informe a Inscrição Estadual do ICMS. Número de Ordem: Número de ordem do instrumento de escrituração. Natureza do livro: Finalidade a que se destina o instrumento. NIRE: Número de Identificação do Registro da Empresa na Junta Comercial. Data de Arquivamento: Data que a instituição foi registrada na Junta Comercial, ou seja, é a data do NIRE. Data de Conversão: Data de arquivamento do ato de conversão de sociedade simples em sociedade empresária. 6

7 Período Inicial: Data inicial da escrituração (no arquivo gerado, constarão as informações contábeis registradas a partir desta data, inclusive). Período Final: Data de encerramento da escrituração (no arquivo gerado, constarão as informações contábeis registradas entre a data inicial e esta data, inclusive). Outras Informações (Anexos RTF): Documentos adicionais, salvos na extensão RTF, contendo quaisquer anexos que se desejam incluir na ECD. Estes documentos são opcionais. Manual ECD Signatários Vinculados Pessoas físicas autorizadas a assinar pela Entidade - Esta configuração deve ser realizada antes da geração do arquivo, pois se o usuário não o fizer dá erro na geração. (no item 4 será explicado sobre signatários). 3.1 Anexar Arquivo RTF 5.1 Anexar Arquivo RTF Antes de iniciar a geração da escrituração contábil é importante verificar se não é necessário anexar um arquivo. Havendo esta necessidade, o primeiro procedimento é verificar se o arquivo que será anexado na escrituração está na extensão RTF. Para anexar um arquivo: Figura 6 Adicionar Anexo O arquivo não pode ultrapassar 1GB. 7

8 1. Clicar no campo <Adicionar Anexos>; 2. Será exibida a tela Upload de Arquivo ; 3. Acionar o botão Adicionar; 4. Será exibida uma tela para a seleção do diretório onde encontra-se o arquivo que será anexado na Escrituração Contábil; 5. Localize o arquivo de extensão rtf, clique no nome do mesmo e depois no botão Abrir, podendo ser importado mais de um arquivo; 6. O arquivo está pronto para ser incluído na Escrituração Contábil; 7. Por fim, acionar o botão OK. IMPORTANTE: Antes da geração da escrituração, o usuário deve certificar-se que o campo Signatário foi preenchido, conforme descrito no item 6 deste manual. Concluídos todos os procedimentos, já será possível efetuar a geração da Escrituração Contábil. Manual ECD Gerando Arquivo 5.1 N Acionar o botão Gerar Arquivo, o sistema exibe uma caixa de diálogo para que sejam salvas as configurações atuais. Acionando botão Sim, o sistema salva os dados da tela para a empresa e unidade que estão selecionados e direciona o usuário para a tela onde será gerado o arquivo (próxima página). Figura 7 Gerar Relatório RTF Gerando Arquivo Enquanto o arquivo está sendo gerado, o sistema exibe a mensagem Arquivo está sendo gerado. O sistema exibe também, o processo de geração do arquivo, onde no campo Etapa são exibidas todas as etapas de geração do arquivo. No campo status, conforme o sistema vai exibindo o do arquivo está finalizada., significa que esta etapa de geração 8

9 Figura 8 Gerar Relatório Após a conclusão de todas as etapas, o sistema exibe uma mensagem informando que o arquivo foi gerado com sucesso. Acionando o botão Baixar Arquivo (Vale lembrar que se sair da tela sem salvar o arquivo, ele será perdido), o sistema exibe uma caixa de diálogo onde deve-se informar o diretório em que o arquivo será salvo. 9

10 Figura 9 Gerar Relatório Posteriormente, o arquivo gerado deverá ser importado no aplicativo Sped da RFB, disponibilizado gratuitamente. Este aplicativo realiza uma série de consistências contábeis, além de disponibilizar consultas e relatórios que permitem realizar as conferências. 4. Signatários No menu selecione Escrituração>> Signatário. 10

11 Figura 10 Signatários Nesta seção, é necessária a inclusão de no mínimo dois signatários: a pessoa física que, segundo os documentos da Junta Comercial, tiver poderes para a prática de tal ato e o Contador. Assim, devem ser utilizados somente certificados digitais e-pf ou e-cpf, com segurança mínima tipo A3. Não existe limite para a quantidade de signatários e os Contadores devem assinar por último. O livro pode ser assinado por procuração, desde que ela seja arquivada na Junta Comercial. A procuração eletrônica da Receita Federal não pode ser utilizada Incluir Signatários Para incluir um signatário, acione botão Incluir. Manual D 11

12 Figura 11 Signatários Preencher os campos da tela. Figura 12 Incluir signatário OBS: Na próxima página será descrita a utilização do campo Vincular Signatário. Manual ECD O campo Vincular Signatário permite que se vincule um signatário a uma empresa. A vinculação do signatário é para identificar para qual empresa ele pertence, sendo que um contador pode ser de uma ou mais empresas. Para vincular um signatário, deve-se clicar no símbolo + que se encontra ao lado do nome da empresa. No nosso exemplo, o signatário TESTE DIRETOR foi vinculado à empresa 1 - Banco. Deve-se marcar o checkbox referente às unidades pelas quais o signatário é responsável. No nosso exemplo, o signatário é responsável apenas pela escrituração Matriz. Cabe salientar que a unidade dita CENTRALIZADA não é uma unidade, e sim uma forma de gerar escrituração, sendo assim, o signatário vinculado à unidade dita CENTRALIZADA é um dos signatários responsáveis pela escrituração contábil digital. 12

13 Após o preenchimento dos campos, clicar no botão <Salvar> Alterar Signatários Havendo a necessidade de alterar algum dado de um determinado signatário, pode-se utilizar o filtro de busca da seguinte maneira: Acionar o botão Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatários cadastrados. Pode-se pesquisar signatários a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ. Após a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatário a ser alterada. Após clicar no botão alterar abrirá a tela abaixo. Figura 13 Alterar Signatário Figura 14 - Signatários 13

14 4.3. Visualizar Signatários Havendo a necessidade de visualizar algum dado de um determinado signatário, pode-se utilizar o filtro de busca da seguinte maneira: Acionar o botão Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatários cadastrados. Pode-se pesquisar signatários a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ. Após a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatário a ser Visualizado. Após clicar no botão visualizar abrirá a tela abaixo. Figura 15 - Visualizar Signatários Figura 16 - Visualizar Signatários 14

15 4.4. Excluir Signatários Havendo a necessidade de excluir algum dado de um determinado signatário, pode-se utilizar o filtro de busca da seguinte maneira: Acionar o botão Pesquisar sem preenchimento dos campos CPF/CNPJ e Nome, o sistema exibe todos os signatários cadastrados. Pode-se pesquisar signatários a partir preenchimento do Nome e/ou CFP/CNPJ. Após a pesquisa do filtro, deve-se clicar na linha do signatário a ser excluído. Após clicar no botão excluir abrirá a tela abaixo. Figura 17 - Excluir Signatários Figura 18 - Excluir Signatários 15

16 5. Considerações Importantes A empresa deverá gerar o arquivo da ECD. O arquivo será obrigatoriamente submetido ao programa disponibilizado pelo Sped para a validação do conteúdo, assinatura digital, transmissão e visualização. O arquivo deverá conter a escrituração referente a, no mínimo, 1 (um) mês. O arquivo não poderá conter fração de mês exceto nos casos de abertura, extinção, fusão ou incorporação. 8 Conclusão 6. Glossário n ECD - Escrituração Contábil Digital Pode ser definida como a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais. ICP Brasil Infra-estrutura de Chaves Públicas. NIRE - Numero de Identificação do Registro da Empresa. PVA - Programa Validador e Assinador Possibilitará ao contribuinte a execução das seguintes funções, dentre outras, em relação ao livro digital: Validação e escrituração; Visualização do livro digital; Geração do requerimento próprio para o caso, dirigido a Junta Comercial; Assinatura digital do livro e requerimento pertinente; Transmissão para Sped; Consulta para fins de acompanhamento do processo e autentificação, inclusive conhecimento de exigências em decorrência de deficiências identificadas no instrumento; Download do termo de autentificação do livro. RFB - Receita Federal Brasileira. Signatários Pessoas autorizadas a assinar pela entidade. Sped -Sistema Público de Escrituração Digital O objetivo do Sped é centralizar as informações das empresas, de maneira segura e confiável, substituindo as versões impressas de livros como diário e o balancetes diários e balanços. 16