EXTRANETS DE PROJETO: LIMITAÇÕES E NECESSIDADES DE AVANÇO

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1 IV WBGPPCE 2004 Workshop Brasileiro de Gestão do Processo de Projeto na Construção de Edifícios EXTRANETS DE PROJETO: LIMITAÇÕES E NECESSIDADES DE AVANÇO MANZIONE, Leonardo, Eng. Civil, Mestrando Escola Politécnica da USP, depto. de Construção Civil, Avenida Prof. Almeida Prado, trav. 2, n o 83 - CEP São Paulo SP, MELHADO, Silvio, Prof. Dr. Professor Associado, Escola Politécnica da USP, depto. de Construção Civil, Avenida Prof. Almeida Prado, trav. 2, n o 83 - CEP São Paulo SP, RESUMO A Construção Civil vem adotando nos últimos anos de forma crescente, o uso de Extranets de projeto. A complexidade dos projetos tem exigido o concurso de equipes com cada vez mais especialistas além da necessidade de uma Coordenação de Projetos. Cada projeto envolve por um curto período de tempo, muitas disciplinas colaborando entre si. O fluxo de informações é crescente e surge a necessidade de tecnologias que permitam a integração e a organização destas informações que muitas vezes são incompletas, fragmentadas ou inconsistentes. As Extranets vem tendo uso crescente nos últimos anos nos ambientes de projeto e se estima que terão seu uso cada vez mais ampliado para as outras etapas da vida de um empreendimento e irão envolver cada vez mais profissionais diferentes dentro ou fora das empresas. O objetivo deste artigo é mostrar, a partir de um estudo de caso, alguns problemas que vem sendo encontrados na implementação de Extranets em empreendimentos residenciais com equipes interdisciplinares. São detectados problemas com origem na limitação da ferramenta ou na inadequação de práticas de trabalho por equipes de projeto. Ao final, são propostas algumas diretrizes para a superação destas barreiras. PALAVRAS-CHAVES Extranets, projeto, coordenação. 1. INTRODUÇÃO O crescimento do uso das Extranets de projeto vem sendo acompanhado por problemas relacionados ao gerenciamento do fluxo das informações cada vez mais complexas nos projetos. O estudo procura pesquisar causas de problemas originadas em: limitações dos modelos adotados no projeto das ferramentas eletrônicas; dificuldades das empresas em lidar com a Tecnologia de Informação; barreiras nas empresas para o trabalho cooperativo. É feita uma revisão de conceitos sobre o tema procurando estabelecer um referencial teórico e é apresentado um estudo de caso envolvendo a implementação de uma Extranet em um projeto residencial de alto padrão. Ao final serão tabulados resultados do estudo sob a ótica dos usuários projetistas e da coordenação do projeto se buscando estabelecer algumas diretrizes para a superação dos limites atuais. 2. CONCEITO DE EXTRANET Segundo SOIBELMAN (2000), uma Extranet (ou extended Internet) pode ser definida como uma rede de computadores que usa a tecnologia da Internet para conectar empresas com seus fornecedores, clientes e outras empresas que compartilham objetivos comuns. A comunicação no projeto se desenvolve na Extranet através de e_mails ou transferência de arquivos e as possibilidades de acesso para cada membro são individualizadas e controladas.

2 Ainda segundo este autor, a Extranet fica conectada a um sistema gerenciador de banco de dados com a função de gerenciar toda a informação a ser processada na execução do empreendimento. A complexidade da implementação de Extranets vem pelo que fato que além de suprir as necessidades técnicas de arquivamento e gestão de documentos eletrônicos elas são também suporte para processos interorganizacionais. 3. NATUREZA DAS DEMANDAS REQUERIDAS E A ADEQUAÇÃO DAS FERRAMENTAS DE COLABORAÇÃO As ferramentas de Extranet precisam atender simultaneamente a requisitos de COMUNICAÇÃO, E GESTÃO DE PROCESSOS. ISATTO (2004) comenta que elas devem reunir tanto características que favoreçam ao trabalho cooperativo, como também apoiem a gestão de tais processos, proporcionando a coordenação das ações de seus membros. As aplicações de apoio à gestão de processos podem ser analisadas pelo grau de estruturação do processo envolvido e pela ênfase, se na informação ou no processo. (ISATTO, 2004). As ferramentas atuais se caracterizam como repositórios de documentos eletrônicos, isto é, são centradas no armazenamento da informação e possuem poucos atributos que facilitem a gestão de processos não repetitivos e semi-estruturados como o de Projeto. A bibliografia consultada aponta para uma demanda de sistemas com características para atender a um workflow adaptativo, isto é, tenham flexibilidade para lidar com processos semi-estruturados e permitam também o controle da informação. SOIBELMAN (2000) faz sérias críticas à forma como estas aplicações foram concebidas, baseadas na automação de processos manuais já existentes para a troca de informações entre membros de um empreendimento, com o auxílio da Internet. Este autor afirma que o potencial de utilização destas aplicações está extremamente limitado e constata que a maioria dos problemas ocorridos está relacionados com os seguintes fatores: a. falta de adequação da ferramenta ao caráter interorganizacional na troca de informação; b. ausência de tecnologias eficientes para indexação e busca de informações; c. não utilização de modelos eficientes para armazenamento e distribuição da informação. 3.1 Interfaces na Comunicação As interfaces nas comunicações dentro de um ambiente de projeto, podem segundo ANUMBA et al. (1997) ser classificadas em três modos distintos: a. pessoa para pessoa b. pessoa para computador c. computador para - computador Estes autores relacionam também as naturezas destas interfaces de comunicação: a. intra ou interdisciplinares entre ferramentas eletrônicas; b. entre cada membro do projeto e sua própria ferramenta de projeto; c. entre os membros da equipe do projeto; d. entre cada disciplina e o modelo comum de projeto; e. através dos diferentes estágios do ciclo de vida do produto; f. entre a equipe de projeto e terceiros. 4. ESTUDO DE CASO O caso estudado é o de um empreendimento residencial, com m² de área construída, caracterizado como um condomínio horizontal com quatro casas de alto luxo, em bairro nobre da cidade de São Paulo. 2

3 Neste empreendimento atuam duas empresas em sociedade. Empresa A A empresa A é Incorporadora e Construtora, de fundação recente e desenvolve empreendimentos para diferentes nichos de mercado: desde alto padrão (o caso estudado), empreendimentos habitacionais em alvenaria estrutural até obras comerciais de terceiros como restaurantes e agências de veículos. A empresa não possui setores técnicos específicos para cuidar de projetos, e adota uma estrutura tradicional, bastante hierarquizada, concentrando todas as atribuições tanto de natureza operacional como de natureza técnica na figura do Coordenador de Obras. Este agente acaba assumindo responsabilidades sem o devido preparo técnico e sem suporte de estrutura organizacional, tendo uma atuação bastante reativa e cheia de improvisos, mais conhecida na prática como apagador de incêndios. A percepção da importância do Projeto é recente para a empresa A e foi motivada por sérios problemas de falta de compatibilidade de projetos ocorridos em empreendimento similar, que motivaram a contratação de uma coordenação terceirizada. A empresa desconhecia também a figura do Coordenador de Projetos. Portanto a cultura quanto ao processo de projeto é bastante recente e ainda está em formação dentro da empresa. O empreendimento possui também um sócio, uma outra empresa de Incorporações. Empresa B A empresa B é bastante experiente como Incorporadora no mercado de São Paulo. Ela tem uma atuação focada exclusivamente nos aspectos de aparência do produto o que dificulta o desenvolvimento dos aspectos construtivos do projeto. Esta empresa já tinha experiência com o desenvolvimento e coordenação de projeto. Porém a cultura quanto ao uso da tecnologia de informação é muito pequena, o que dificultou o uso da comunicação eletrônica com este agente, mais acostumado às formas tradicionais como telefone e fax. As características e a sofisticação do produto aliadas às necessidades técnicas requereram o concurso de treze empresas além de um coordenador do projeto. A pesquisa para este estudo de caso, foi feita a partir de um questionário distribuído entre os integrantes da equipe de projeto. Além disto, existem observações da vivência do autor, que participou do empreendimento como Coordenador do Projeto. A tabela 1 abaixo relaciona os agentes envolvidos, o uso de terceirização e tempo de uso de Extranets. Tabela 1 Caracterização dos Agentes Especialidade Atua com terceirizados: Sim (S), Não (N) Tempo de uso do sistema: Primeiro uso (P), < 1 ano ou < 1 ano Arquitetura criação 1 S P Arquitetura desenvolvimento 2 S P Estrutura N >1 Fundações S >1 Hidráulica N <1 1 O arquiteto deste projeto somente cuidou da criação e se envolvia pouco com os problemas originados na concepção, que eram delegados à equipe de desenvolvimento. 2 A equipe de desenvolvimento cuidou da produção dos desenhos, porém tinha baixa qualificação técnica para dar solução aos problemas originados na concepção. 3

4 Elétrica N <1 Ar condicionado S P Aspiração N <1 Automação N P Segurança N <1 Impermeabilização N >1 Telhado N P Caixilhos N >1 Coordenação do Projeto N >1 Construtor n.a. P Incorporador n.a. P Considerações quanto à ferramenta sob o ponto de vista dos USUÁRIOS Os seguintes aspectos foram abordados no questionário e abaixo se relaciona as principais conclusões sob o ponto de vista dos usuários: Tabela 2: Considerações de aspecto geral CONSIDERAÇÕES DE ASPECTO GERAL Dificuldades na implantação Etapas do projeto onde a ferramenta é utilizada A maioria das empresas apontou como dificuldade principal a cultura organizacional existente e em segundo lugar dificuldade com a interface da ferramenta. A ferramenta é utilizada em todas as etapas do processo com exceção das etapas de criação e desenhos de vendas. O ponto negativo é a falta de conhecimento prévio da equipe do material de vendas o que pode ser causa potencial de problemas futuros com os clientes finais. Modalidade de acesso a Internet Operação do sistema Com exceção da empresa de ar condicionado que utiliza acesso discado, todas as empresas se utilizam de acesso por banda larga. Na maioria dos casos a operação do sistema é feita por pessoa não especializada (secretárias) ou sem responsabilidade no projeto (estagiários). O modelo predominante é centralizado, embora a maioria dos escritórios trabalhe em rede, uma só pessoa fica encarregada de baixar e enviar arquivos e receber ou 4

5 enviar mensagens. Uso do sistema pelo titular do escritório de projeto Terceirização Tráfego e armazenagem O titular do escritório de projetos na maioria dos casos não utiliza o sistema e em alguns casos não utiliza o computador para as atividades de projeto sendo necessária a intermediação de cadistas (profissionais que surgiram em substituição aos antigos desenhistas de prancheta numa alusão que o CAD em muitos casos é utilizado apenas como prancheta eletrônica ). No caso das empresas que terceirizam serviços de desenho, os terceirizados não possuem senhas para acesso ao sistema o que deve gerar comunicações paralelas para envio de arquivos por e mail e sem o controle de versões e revisões proporcionado pelo sistema. Sem exceções, a confiabilidade no tráfego e na armazenagem das informações é bastante elevada. Tabela 3: aspectos positivos ASPECTOS POSITIVOS RELATADOS Agilidade Tempo de desenvolvimento do projeto Diminuição de erros Integração com a Coordenação Rastreabilidade dos arquivos Controle de gastos com cópias Em todos os casos pesquisados, houve reconhecimento de aumento parcial na agilidade do processo. Na maioria dos casos houve reconhecimento de pequena melhora no tempo total de desenvolvimento do projeto. Houve percepção de redução de erros de projeto em função de um melhor controle de versões dos arquivos. A integração entre a coordenação e a equipe teve aumento com o uso da ferramenta. Melhora grande neste item. O sistema permite a identificação dos solicitantes, em todos os casos foi informada redução da quantidade de cópias. Tabela 4: aspectos negativos ASPECTOS NEGATIVOS RELATADOS Volume de informação gerada no processo Muitas empresas reclamaram do volume excessivo de informações causadas pela notificação do cadastro de arquivos de terceiros. 5

6 Percepção da ferramenta: armazenagem de arquivos e/ou gestão do processo. Suporte técnico e treinamento A maioria das empresas reconheceu a competência e a segurança da ferramenta como repositório de arquivos, o uso da ferramenta para apoio a gestão não foi percebida. A maioria das empresas achou o suporte técnico satisfatório, algumas reclamaram da interface e da ausência de mecanismos de help mais fáceis. 4.2 Considerações quanto à ferramenta sob o ponto de vista da COORDENAÇÃO Tabela 5: aspectos negativos, ponto de vista da coordenação ASPECTOS NEGATIVOS RELATADOS Comunicações paralelas Cadastro de trabalhos em andamento Uso de programas anti spam Dificuldade de comunicação com os titulares dos escritórios Ausência de mecanismos de busca e indexação na ferramenta Ausência de mecanismos para verificação da integridade dos arquivos Deficiências no controle de revisões A coordenação detectou durante o trabalho a existência de dois canais de comunicação: o oficial e formal via sistema e o não oficial e informal via telefone, fax, e_mail. Este aspecto se extende também ao cliente. Mesmo com a possibilidade de bloqueio dos arquivos para uso de terceiros, houve grande resistência em cadastrar arquivos de trabalhos em andamento para evitar o acesso da coordenação a estes trabalhos. Uma das empresas utiliza anti spam e relatou dificuldades em configurá-lo para permitir acesso das mensagens do sistema, como conseqüência houve necessidade de intervenção da coordenação via telefone para orientações. Como os mesmo acessam o sistema indiretamente, via secretária, as comunicações entre a coordenação e projetistas quando necessitavam de respostas rápidas, precisaram ser feitas por telefone. A ferramenta de busca existente permite apenas listar arquivos, no máximo é possível se pesquisar por palavra chave. O refinamento da pesquisa para aspectos relativos a conteúdos, comentários é comprometido. Existiram algumas queixas de arquivos cadastrados corrompidos e que precisaram ser substituídos. Caso a ferramenta fizesse esta verificação estes problemas seriam evitados. O sistema permite que o mesmo arquivo seja cadastrado com o mesmo nome e número de revisão por mais de uma vez pelo autor. Embora o sistema alerte a coordenação disto, o que exigirá ações diretas, o autor do projeto poderá cadastrar um arquivo e posteriormente efetuar revisões cadastrando-o 6

7 novamente com o mesmo número de revisão. Dificuldade em estabelecer com a equipe o uso da pasta de Markup Embora a ferramenta contemple uma pasta específica para a armazenagem de arquivos de Markup, a totalidade das empresas não conhecia o uso desta ferramenta do CAD o que dificultou bastante o registro de comentários sobre os arquivos. A ferramenta não tem mecanismos para detectar o conteúdo dos arquivos. Mecanismos de auditoria fracos Ausência de visualizadores Desta maneira a detecção da revisões de arquivos se torna manual e dependente da informação vir do projetista. O nome original do arquivo pode ser alterado no cadastro: desta maneira podem ocorrer múltiplos cadastros de um mesmo arquivo além de cadastros de arquivos com o conteúdo trocado. O sistema não permite auditoria de conteúdos nem da natureza das revisões. A ferramenta em estudo não possuem visualizadores do conteúdo ( viewers ), o motivo alegado pelo proprietário do sistema está na lentidão destas ferramentas no ambiente da Web. A ferramenta não auxilia no controle do prazo do projeto A ferramenta não auxilia na estruturação do processo do projeto Interface Por ser um processo semi-estruturado, o projeto irá requerer caso por caso um estudo dos problemas técnicos e um planejamento prévio do fluxo das atividades. A ferramenta não auxilia na estruturação e estudo deste fluxo, sendo necessárias outras ferramentas auxiliares. A interface é memorizada após o uso freqüente, embora seja não seja amigável e tenha muitas funções escondidas. A elaboração de relatórios customizados é difícil exige o uso de linguagem codificada. A visualização da estrutura dos diretórios de arquivos não tem analogia com a utilizada no Windows o que dificulta bastante o conhecimento geral do conteúdo. Tabela 6: aspectos positivos: ponto de vista da coordenação ASPECTOS POSITIVOS RELATADOS É possível se controlar a conclusão das etapas sob a responsabilidade de cada projetista a partir da data de registro do cadastramento dos arquivos 7

8 Regras para nomenclatura de arquivos Datas de inserção de documentos não podem ser alteradas Os arquivos cadastrados não podem ser deletados Liberação de cópias com versões controladas É diminuída a necessidade de armazenagem de arquivos em disco É possível a criação de máscaras com regras para o nome dos arquivos o que auxilia na identificação do conteúdo. Embora o conteúdo possa sofrer modificação e mesmo assim o nome do arquivo possa ser mantido, as datas de inserção não podem ser alteradas o que facilita o controle das ações. Somente a coordenação tem essa permissão, o que possibilita a rastreabilidade e o histórico das versões dos arquivos. O sistema é bastante eficaz e permite o controle de cópias enviadas para a obra ou fornecedores. Como os arquivos ficam armazenados no servidor Web, não existe necessidade de espaço em disco para armazenagem de arquivos durante a fase de projeto nem a necessidade de backups periódicos. Garantia de acesso ao arquivo na mais recente versão A coordenação consegue acompanhar quando as mudanças ocorrem e assim monitora a evolução do projeto 5. CONCLUSÕES O estudo procurou pesquisar as principais limitações e necessidades de avanço no uso de Extranets. O presente artigo está limitado a apenas um estudo de caso e a uma única ferramenta, porém as evidências apontam para a necessidade de mais estudos, abrangendo outros casos, outras estruturas organizacionais envolvidas e explorando outros segmentos de mercado. Além disso, as ferramentas estão em constante evolução, além do surgimento de novas, o que indica a necessidade de estudos comparativos entre ferramentas. Estudos interessantes também podem ser feitos com equipes atuando em lugares geograficamente distantes. Nestes casos também se recomendariam estudos sobre a utilização de softwares de comunicação em tempo real como o Microsoft Messenger ou o uso de Vídeo Conferências. A utilização de Extranets é relativamente recente na construção civil e o seu desenvolvimento e superação de barreiras está diretamente associado com o amadurecimento do setor, o reconhecimento cada vez mais crescente da necessidade da Coordenação de Projetos e a evolução da cultura do uso da tecnologia da informação. Estas evidências detectadas no presente artigo podem se constituir em algumas diretrizes para os seguintes agentes: FERRAMENTA (desenvolvedores de softwares) Mudança de paradigma, a ferramenta deve deixar de apenas automatizar processos manuais e passar a gerenciar o conteúdo e a estruturar o processo do projeto. Desta forma, estas ferramentas deixarão gradativamente a condição de repositórios de arquivos para transformarem-se em sistemas inteligentes, de workflow adaptativo mais adequadas às características de processos semi-estruturados como o de projeto. Procurar browsers e plug-ins mais amigáveis para o usuário e possibilitar o trabalho off-line. 8

9 Implementação de maiores recursos na ferramenta que permitam o reconhecimento do conteúdo e consequentemente auxiliem no processo de revisões e na criação de um verdadeiro banco de dados do projeto. USUÁRIOS Necessidade da superação de barreiras e busca por um trabalho menos hierarquizado e mais colaborativo. As empresas de projeto deverão investir mais no treinamento de seus funcionários visando a superação das barreiras de conhecimento que impedem a plena utilização das ferramentas e da tecnologia da informação. Necessidade do desenvolvimento de trabalhos mais integrados e coordenados. Modelagem cada vez mais eficiente dos processos de projeto por parte dos coordenadores e gerentes do processo de projeto possibilitando identificar com maior precisão as parcelas de trabalho de cada projetista e o timing correto de sua inserção no projeto. Aproximação dos titulares dos escritórios às ferramentas computacionais e ao uso da comunicação eletrônica, buscando formas de comunicação mais eficientes além das tradicionais como reuniões e telefone. Os agentes que patrocinam o processo devem procurar incentivar o uso das Extranets pois a utilização crescente trará como conseqüência a maior conscientização dos usuários, o aumento de seu nível de exigência e a conseqüente busca de melhorias por parte dos desenvolvedores. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANUMBA, C. J.; BARON, G.; EVBUOMWAN, N.F.O. Communications issues in concurrent life-cycle design and construction. B.T. Technology Journal. Vol.15, No. 1, Janeiro ISATTO, Eduardo L.; FORMOSO, Carlos T.. A implementação e administração de extranets em empreendimentos complexos de construção.in: ENTAC, 10 o, São Paulo, SP, Anais. Artigo técnico. SOIBELMAN, Lucio; CALDAS, Carlos H.S.. O uso de extranets no gerenciamento de projetos : o exemplo norte americano. In: ENTAC, 8º, Salvador, Anais. Artigo técnico. 9

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