SPEKX Platform Service Process Engineering and Knowledge exchange. Visão Inicial. Release 01

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2 ÍNDICE ANALITÍCO 1. O que é? Que tipo de aplicações WEB podem ser geradas pelo SPEKX Platform? Que funcionalidades podem ser embutidas nas aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Quais os principais benefícios obtidos junto as aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Qual a infra-estrutura de software e hardware para executar aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Conclusão...11

3 1. O que é? O SPEKX Platform é uma ferramenta WEB, que permite gerar aplicações voltadas à gestão integrada de processos e gestão de conhecimento. As aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform, permitem construir redes colaborativas tendo como base workflow inteligentes a fim de interligar clientes, funcionários e fornecedores, ao longo de diferentes tipos de cadeias de suprimentos de serviços e projetos. O SPEKX Platform permite que engenheiros de processos criem aplicações WEB direcionadas ao crescente mercado de serviços. O SPEKX Platform, em resumo, pode gerar aplicações de compras, gerenciamento e venda de serviços. Toda aplicação WEB gerada pelo SPEKX Platform,tem como principais objetivos: controlar gastos, custos, prazos, recursos humanos, conhecimentos aplicáveis, infra-estrutura, produtos resultados, critérios de qualidade, contratos, indicadores gerenciais e níveis de serviços. As aplicações 100% WEB geradas pelo SPEKX Platform podem integrar milhares de usuários em redes colaborativas, com as quais ineficiências operacionais geradas por pagamentos acima de taxas padrões estabelecidas, e demais falta de controle de custos, podem ser substancialmente reduzidas e, na grande maioria das vezes, totalmente eliminadas. Aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform podem ser vistas como uma solução corporativa, eliminando silos de informações departamentais. As aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform, substituem aplicações departamentais e decorrentes ineficiências advindas de: Desembolso de valores diferentes pelos mesmos serviços; Melhores negociações baseadas em economias de escala; Ausência de transparência operacional; Estouro de prazos e custos Inexistências de formas de trabalho padronizadas ; Ausência de parâmetros de medição de qualidade; Entre outras dezenas de ineficiências, que rapidamente proliferam como resultado de interrelacionamentos não sustentados por mecanismos estruturados e automatizados de processo, controle e gestão.

4 2. Que tipo de aplicações WEB podem ser geradas pelo SPEKX Platform? O SPEKX Platform pode gerar uma série de diferentes tipos de aplicações baseadas em fluxos de processo e gestão de conhecimento associado. Aplicações podem ser geradas para atender as necessidades transacionais e gerenciais de diferentes tipos de serviços e respectivos processos. Aplicações de licitação, ciclos de vendas, gerenciamento de projetos, operação, atendimento e auditoria, podem ser facilmente geradas para fornecedores de serviços profissionais, e áreas de negócios de organizações tais como: Tecnologia da informação, vendas, recursos humanos, compras, controladoria, finanças, jurídico e demais áreas existentes. Aplicações podem ser criadas para integrar aplicações já existentes, através de fluxos integrados de processos e construção de painéis gerenciais corporativos. As aplicações SPEKX Platform, podem ser utilizadas em todos os segmentos de negócios, atendendo necessidades de processos de instituições financeiras, indústrias, telecomunicações, varejo, governo e demais organizações onde formas de trabalho colaborativo entre clientes, funcionários e fornecedores de serviços, gerem valor adicionado ao negócio.

5 3. Que funcionalidades podem ser embutidas nas aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Studio Núcleo da ferramenta SPEKX Platform que permite a criação ou cópia de aplicações como estratégia de reuso de conhecimento para rapidamente gerar, fundir ou separar aplicações.de gestão integrada de processos. Workflow - Flexibilidade de construção de um número ilimitado de etapas de processo, durante as quais podem ser inseridas toda e qualquer funcionalidade SPEKX Platform. Fluxos de processos podem ser encadeados com outros fluxos de processo. A configuração de workflow permite definir relacionamentos entre atividades associados à obrigatoriedade, precedência, bloqueio, tempo limite de execução, perfis, alçadas, envio de notificações, além de níveis de complexidade operacional e árvores de decisão dinâmicas de execução, com base em parâmetros estabelecidos. Formulário Eletrônicos - Flexibilidade de construção de templates padrões, utilizando todos os tipos de componentes WINDOWS (Combo, Checkbox, Radio Button, Text, Text Areas, etc). Flexibilidade adicionais de especificação de conteúdo (Read only, Write / Update), controle de versões, incorporação de qualquer informação da base de dados SPEKX Platform, e demais aplicações existentes além de transferência de informações entre formulários, concatenação de templates específicos ao longo de fluxos de processo do tipo: Diário de bordo, Sign-offs, Assinatura eletrônica, Painéis gerenciais entre outras inúmeras flexibilidades. Documentos (Produtos) - Flexibilidade de especificar os produtos-resultado em qualquer formato (ex: WORD), que deverão ser gerados ao longo das diferentes etapas de processo definidas na configuração do workflow. Flexibilidades adicionais de instruções operacionais, associações a templates padrões para agilizar a confecção de produtos-resultado, bem como estabelecimento de condições de obrigatoriedade de geração e incorporação na base de dados SPEKX Platform, como pré-requisito de conclusão de etapa / atividade do fluxo de processo definido. Documentos ou produtos resultados anexados, podem demandar atributos referenciais para posterior pesquisa de um determinado tipo de trabalho já elaborado, a fim de promover um ambiente de reutilização de repositórios de conhecimentos, e conseqüente integração com o módulo de gestão de conhecimento existente. Planejamento de esforço - Flexibilidade de criar estimativas de esforço por perfil operacional, e calibragem posteriores utilizando profissionais e suas respectivas taxas horas. Estimativas de esforço levam em consideração, disponibilidade de horas existentes de perfis operacionais, e respectivos profissionais, podendo ser estendida com verificações de competências exigidas para perfis operacionais sendo estimados. Flexibilidade adicional de criação de estimativas de esforço padrões, para agilizar o processo de planejamento com possibilidade de ajustes com base

6 em dados históricos além de consolidações com estimativas de esforço de processos filhos e integração com MS-PROJECT. Planejamento contábil - Flexibilidade de gerar orçamentos contábeis financeiros, com base em estruturas de contas e centros de absorção configuráveis. Flexibilidade adicionais de gerar orçamentos por tipos diferenciados de períodos (semanal, quinzenal, mensal, etc. ), com visões multi-empresas e localidades. Possibilidade de estabelecer percentuais de alertas para fins de emissão de s, de notificação de estouro orçamentário no processo, localidade e empresa. Qualidade - Flexibilidade de configuração de diferentes tipos de questionários, como parte integrante de qualquer etapa do fluxo de processo como instrumento condicional de continuidade operacional, através de ranking de avaliação GO or NO GO tendo como base, respostas baseadas em pesos e formatos diferenciados, via principais componentes de interface WINDOWS (Combos, radio button, checkbox, Text Areas, etc.). Flexibilidade adicionais de configuração de checklists matriciais, com possibilidade de controle de responsáveis e prazos, além de configuração e acompanhamento de estruturas de defeitos com níveis de severidade, responsabilidade e controle de datas de remoção Eventos - Flexibilidade de configuração de tipos de eventos (Mudanças, Problemas, Riscos, etc), a fim de serem registrados ao longo do fluxo de processo. Para cada evento definido, é permitido associar um fluxo de processo específico de resolução, o que caracteriza como um subprocesso do fluxo de processo mestre em execução. Flexibilidade adicional de detalhamento textual e incorporação de anexos, como alternativa de sustentação do registro do evento em questão. Apropriação de esforço - Flexibilidade de registrar apontamentos de horas (timesheet), levando em consideração as bases de perfis operacionais, profissionais, fases, etapas e atividades definidas nas estimativas de esforço. Flexibilidade adicionais de registro de tipos de horas extras, e produtos resultados gerados, além de integração automática com o módulo de apropriação contábil através de lançamentos realizados de mão de obra direta. Atualizações de históricos profissionais. Restrições de registros de apontamento, com base em hierarquia de equipes, e limitações quanto a tipo de horas e visualização de valores. Apropriação contábil - Flexibilidade de registrar lançamentos contábeis realizados, tendo como base o planejamento elaborado. Apropriações contábeis podem ser efetuadas manualmente, com apoio de lançamento padrões utilizando contas, centros de absorções e percentuais de rateio. Facilidade de estabelecer bases automáticas de lançamentos e consolidação de processos filhos. Flexibilidade adicionais de integração com a gestão contábil consolidada de processos, permitindo a geração de alertas em decorrência de desvios de percentuais calculados entre valores realizados e previstos. Conhecimento - Flexibilidade de configuração de grupos de conhecimentos, compatíveis com os fluxos de processos existentes, com o objetivo de definir perfis de competências e medir a aplicabilidade de um ou mais profissionais, como recurso gestor e/ou executor em diferentes

7 atividades e tarefas. Flexibilidade adicionais de pesquisa de profissionais, com similaridade de competências para fins de complementação, substituição ou mesmo elaboração de planos de treinamento, além de fornecer bases de maior certeza para fins de elaboração de estimativas exeqüíveis. Contratos - Flexibilidade de configuração de qualquer tipo de contrato incorporando conteúdos dinâmicos, como por exemplo, resumo contratual, clausulas, notas de renovação, termos adicionais e anexos em qualquer formato de arquivo. Flexibilidade adicionais de acompanhamento de datas críticas (inicio, término, renovações, etc.) integralmente customizáveis bem como associações dinâmicas, do tipo: Painéis de níveis de serviços previstos e atualizados, com alertas em decorrência da movimentação de fluxos de processos existentes vinculados a clientes, fornecedores, agentes, funcionários, parceiros entre outros. Controle operacional - Visualização de todos os registros efetuados, em cada uma das etapas de fluxos de processos definido, associadas a formulários eletrônicos, estimativas e apontamentos, orçamentos e registros contábeis, documentos anexados, registros de qualidade, checklists, defeitos além de acompanhamento de eventos de mudanças, problemas e riscos em andamento e encerrados. Visualização adicional detalhada de cronogramas, com flexibilidade de detalhamento por níveis ilimitados de sub-processos, status report operacional e financeiro consolidado e detalhado, além de consultas de capacidade disponível de esforço e histórico de profissionais. Gestão integrada - Flexibilidade de criação de diferentes visões operacionais e gerenciais, envolvendo toda e qualquer informação da base de dados SPEKX Platform, e informações provenientes de outras aplicações. Conseqüente flexibilidade de criação de um número ilimitado de cockpits de gestão, através da incorporação de indicadores configuráveis, além de relatórios e gráficos de apoio, bem como vinculação de regras para envio de notificações. Integração com demais aplicações - Flexibilidade de configuração de export / import de arquivos de intercâmbio de informações entre diferentes aplicações, através de geradores de formatos configuráveis de textos via CSV, tabular, largura fixa e XML. Interfaces próprias de integração diretas em ferramentas OFFICE e MS-PROJECT. WEB Publishing - Flexibilidade de extensão de helps on-line padrões, além de visualização de procedimentos operacionais, definidos ao longo de fluxos de processos existentes. Publicação de guias de processo, metodologia, qualidade, gestão, recursos humanos e demais guias pertinentes, além de toda e qualquer documentação de apoio, do tipo manuais de usuários e referência técnica Segurança de Ambiente - Flexibilidade de configuração de restrições de acesso, através de 10 regras obrigatórias de trocas de senha e regras de validação de login, com base em tempos de uso e erros de digitação de senhas. Flexibilidade adicional de restrição de uso de funcionalidades, com base em perfis e usuários, além de restrições transacionais entre entidades(empresas), para

8 qual o usuário possa ter privilégio de relacionamento, com possibilidade de limitações de horários e formas de acesso. (Ex: Só permitir acesso via INTRANET). Segurança de Aplicações - Flexibilidade de configuração de restrições de acesso por processo, levando em consideração privilégios atribuídos a perfis receptores (equipe), e perfis de workflow (profissionais com ou sem vinculação a equipes). Flexibilidade de configuração adicional, a fim de restringir acesso a manipulação de objetos foco de processos, como por exemplo, um determinado sistema, cliente, fornecedor, além de restringir o acesso integral ou parcial para tipos de movimentos de processo, consultas, grupos de relatórios, gráficos e indicadores com seus respectivos painéis.

9 4. Quais os principais benefícios obtidos junto as aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Melhoria de desempenho e gestão de custos; Melhoria de retorno nos principais investimentos; Aumento substancial de probabilidade de sucesso em relações de outsourcing; Melhor Mix de fornecedores; Redução de overhead gerencial por parte dos fornecedores; Facilidade de retomar integralmente o modelo operacional através de insourcing; Registro e acesso a Informações em qualquer lugar e hora; Melhoria no Time-to-Market ; Aumento de qualidade, inovação e gestão de riscos; Processos integrados e padronizados; Aumento do atendimento de expectativas de requisitos e orçamentos; Transparência na tomada de riscos e aderência, com o perfil de riscos acordados na organização; Benchmarking de comparativos de maturidade de processos, entre organizações do mesmo setor.

10 5. Qual a infra-estrutura de software e hardware para executar aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform? Pré-requisitos de Software SPEKX Platform; ORACLE 9i ou superior; ORACLE INTERNET APPLICATION SERVER 9i ou superior MICROSOFT IIS 5.0 ou superior; MICROSOFT EXCEL 2000 ou superior; MICROSOFT PROJECT 2000 ou superior; MICROSOFT INTERNET EXPLORER 6.0 ou superior; Pré-requisitos de Hardware SPEKX Platform; 2 Servidores INTEL e/ou RISC com 512 MB de memória ou acima; 1 Servidor de aplicação para ORACLE IAS e MICROSOFT IIS 1 Servidor de banco de dados ORACLE 9i ou superior Estações INTEL / CELERON com 64 MB de memória ou superior e MICROSOFT WINDOWS 2000 ou superior;

11 6. Conclusão As aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform, consistem em soluções integradas de gestão de processos e conhecimentos aplicáveis, direcionadas às mais variadas necessidades de negócios, de organizações e fornecedores de serviços. O SPEKX Platform abrange toda a cadeia de suprimentos de serviços, atendendo aos requisitos transacionais e gerenciais das fases de pré-entrega, entrega, e pós-entrega. As aplicações WEB geradas pelo SPEKX Platform, são uma abordagem compreensiva voltada ao gerenciamento de todos os processos e recursos integrando clientes, funcionários e fornecedores em uma única cadeia de suprimento de serviço. O SPEKX Platform é direcionado para empresas onde serviços são processos de centrais do negócio ou processos de apoio. Para ambos tipos de empresas, o SPEKX Platform reduz custos, sem prejudicar níveis de serviços, além de criar valor e gerar vantagem competitiva.

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