SPEKX DATA SHEET. Visão Serviços. Release 4.5

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1 SPEKX DATA SHEET Visão Serviços Release 4.5 Versão 2.0

2 ÍNDICE ANALÍTICO 1. Introdução Solução Única 3 2. Visão Resumida Diagrama de Etapas de Projetos / Serviços Resumo Descritivo Etapas 5 3. Visão Detalhada Solução Flexível Planejamento de projetos / serviços Execução de projetos / serviços Controle de Execução de Serviços Gestão de Execução de Serviços 11

3 1. Introdução 1.1. Solução Única SPEKX Platform A solução única para resolver os desafios de orçamento, atendimento de prazos e utilização de melhores práticas e competências para projetos e serviços em geral. O SPEKX Platform é uma aplicação integrada WEB, com o objetivo de promover a automação de cadeias de projetos / serviços envolvendo áreas de negócio, tecnologia e fornecedores através da estruturação e automação de modelos operacionais, baseados em processos e conseqüente práticas de gestão de prazos, investimentos, custos, despesas, qualidade, mudanças e demais práticas gerenciais integralmente sustentadas por estratégias de utilização das melhores competências existentes. O SPEKX Platform permite a sedimentação de uma única plataforma de colaboração e otimização de recursos internos e externos, o que possibilita estabelecer padrões operacionais e de gestão de todos os serviços, sejam eles relacionados a projetos de tecnologia, pesquisa e desenvolvimento, identificação de oportunidades, entre outros serviços que podem ser administrados dentro de um mesmo HUB OPERACIONAL, passível de crescentes níveis de reutilização de recursos, melhores práticas e, conseqüente obtenção de redução de prazos e custos envolvidos. Utilizando o SPEKX Platform, clientes podem usufruir rapidamente de redução de prazos, custos e aumentos significativos de produtividade e qualidade, em decorrência de times virtuais e implementação das seguintes práticas de controle e gestão: Gestão centralizada de todos os tipos de demanda de serviços; Unificação e gestão de conteúdo de formulários eletrônicos; Gestão de requisitos; Gestão de capacidade produtiva de profissionais internos e/ou externos; Gestão de competências internas e/ou disponíveis; Gestão de projetos e demais serviços com base em posições estimadas e realizadas de prazos, custos e demais alocações contábeis financeiras; Gestão de produtos gerados e incorporação como elementos de repositórios reutilizáveis; Gestão de qualidade com base registro de defeitos e demais avaliações de qualidade estabelecidos por checkpoints; Gestão de mudanças, problemas e riscos; Gestão com base em alertas condicionais e/ou temporais em decorrência de configurações definidas como parte de encadeamentos operacionais de atividades; Gestão por painéis de indicadores e relatórios associados que possibilitam apresentar informações em dimensões sintéticas e analíticas de contratos, fornecedores, solicitações de serviços, produtos gerados, recursos humanos, solicitantes, áreas de negócio entre outros;

4 Gestão por notificações em decorrência de regras disparadas mediante valores atingidos em indicadores estabelecidos; 2. Visão Resumida 2.1 Diagrama de Etapas de Projetos / Serviços Negócio / TI TI / Negócio TI / Fornecedores Negócio / TI GESTÃO CONTROLE EXECUÇÃO Status Report PLANEJAMENTO Painéis Gerenciais Disponibilidade Prioridade Indicadores consolidados (Período / Até a data) Detalhamento Gerencial / Operacional - Gerador de Relatórios / Gráficos - Consultas Direcionadas (Problemas) Notificações com base em regras gerenciais Visualização de solicitação de serviços Visão sintética / detalhada de cronogramas - Perfis / Recursos - Tipo de Horas (Normais, Retrabalho,...) - Produtos / Componentes (Especificações, Manuais Posições consolidadas / Detalhadas de Solicitações (Apontamentos, Despesas, Defeitos,...) Dashboard com histórico profissional Integração com MS-PROJECT Encadeamento de atividades (Predecessoras / Bloqueadas) Complementação de solicitações de serviços (versões) Registro de eventos (Mudanças, Problemas, Riscos...) To-do lists (Micro- cronogramas) Notificações temporais / condicionais Acesso a repositórios de produtos Incorporação de produtos resultado Avaliações / checkpoints de qualidade (Sign-offs) Registro de defeitos (Origem / Responsável) Apontamento de esforço (Integração com KM) Alocação de despesas Estornos de apontamento / alocações financeiras Contabilização s manual de orçamentos Dimensionamento de esforço / custos / prazos (Plano de capacidade / Perfis de conhecimento) Replanejamentos de esforços / custos / prazos (Versões) Orçamento de despesas (Financeiro / Contábil) Aprovação de esforço / valores / prazos Contabilização manual de apontamento Contratos Contratos Fornecedores Fornecedores Processos Processos Solicitações Solicitações Categoria Categoria Objetos Objetos Atividades Atividades Produtos Produtos Componentes Componentes RH RH Infra-estrutura Infra-estrutura Clientes Clientes Prazos Prazos Receitas Receitas (*) (*) Custos Custos Despesas Despesas Investimentos Investimentos Requisitos Requisitos Mudança Mudança Problemas Problemas Configurações Configurações Riscos Riscos Qualidade Qualidade Inventário Inventário Negócio Negócio Negócio DEMANDA Criação / atualização de solicitações de serviços (Versões) - Formulários configuráveis Incorporação / avaliação de requisitos Aprovação de requisitos

5 2.2. Resumo Descritivo Etapas Etapa Resumo Descritivo Demanda Compreende atividades de preenchimento e complementação de formulários eletrônicos, do tipo solicitação de serviços para fins de explicitação da demanda, além de incorporação de documentos, contendo requisitos funcionais detalhados, com o objetivo de sustentar atividades de aprovação e posterior encaminhamento à etapa de planejamento. Planejamento Compreende atividades de dimensionamento de esforços, prazos e custos, através de elaboração de estimativas e orçamentos contáveis de despesas,e demais valores pertinentes, como por exemplo investimentos em infra-estrutura. Execução Compreende inúmeros tipos de atividades, tais como: Geração de documentos (produtos), avaliações de qualidade, registro de defeitos, abertura e fechamentos de eventos de mudanças, apontamentos de horas e custos, e registros contábeis de despesas Controle Compreende a condução de atividades de controle de desvios, de posições planejadas versus realizadas no tocante a prazos, custos, despesas, qualidade, mudanças e demais atividades de controle, do tipo: Avaliações de profissionais, quanto às competências exigidas; Gestão Compreende atividades de gestão de processos, através de avaliações de indicadores incorporados a cockpits gerenciais, com flexibilidade de análise detalhadas, via relatórios e gráficos integralmente configuráveis, além de recebimento de notificações / alertas em decorrência de regras de inferência definidas, com base em encadeamentos de indicadores;

6 3. Visão Detalhada 3.1. Solução Flexível SPEKX Platform - Uma solução flexível para uma economia de serviços igualmente flexível. O SPEKX Platform é constituído por uma série de funcionalidades que podem ser incorporadas ao longo de processos ou workflows, que constituem um ou mais serviços. Estas funcionalidades podem ser configuradas a fim de atender as necessidades operacionais e gerenciais de qualquer processo / serviço. Para tal, o SPEKX Platform é modularizado como base nas principais etapas que caracterizam uma cadeia de serviços / projetos, conforme apresentados abaixo: Registro de demanda de projetos / serviços : Criação e atualização de solicitação de serviços O SPEKX Platform permite que sejam criados os mais variados tipos de formulários eletrônicos, a fim que sejam registradas demandas iniciais. Durante o decorrer do processo, fragmentos adicionais do tipo complementos informativos, diários de bordo de execução e aprovações, podem ser adicionados - o que permite obter um histórico de todo processo / serviço, mediante uma simples consulta de solicitações de serviços, ou de qualquer outro formulário eletrônico configurado. Alterações em formulários eletrônicos, são passíveis de controles de versões, para fins de gestão de configuração e rastreabilidade. Incorporação de requisitos - O SPEKX Platform permite que qualquer formato de documento seja atribuído como parte integrante da solicitação de serviço, a fim de fornecer maiores detalhes de requisitos. Estes anexos podem ser definidos como mandatários, de acordo com o modelo de gestão de requisitos definido. Todo e qualquer anexo pode ser gerado através de padrões, o que permite a adoção de melhores práticas além de uma base de sustentação de gestão de escopo, ao longo do projeto / serviço; Avaliação de requisitos - O SPEKX Platform permite que sejam conduzidas avaliações sistemáticas de conformidade de requisitos, através de registro de respostas em questionários específicos, cujos resultados estabelecem níveis de conformidade apropriados para fins de continuidade do projeto / serviço. Adicionalmente, o SPEKX Platform permite que defeitos sejam registrados, como resultado de avaliação de requisitos o que fornece maiores insumos, quanto à decisões de reformulação, ou encaminhamento para aprovação;

7 Aprovação de requisitos - O SPEKX Platform permite que atividades de aprovações de requisitos, sejam registradas em fragmentos específicos de formulários eletrônicos, juntamente com assinaturas digitais dos respectivos aprovadores Planejamento de projetos / serviços Dimensionamento de esforços, custos e prazos - O SPEKX Platform permite o cadastramento de estimativas por perfil operacional ou profissional especifico. Em ambas as modalidades, o SPEKX leva em consideração a capacidade de horas disponíveis, e perfis de conhecimentos ou competências apropriadas, para fins de execução das atividades que estão sendo planejadas. Estimativas anteriores ou padrões previamente catalogados, podem servir de base para elaboração de planejamentos através de recuperação de históricos de sucesso, e/ou calibragens efetuadas. Adicionalmente, valores calculados de mão de obra, podem ser automaticamente base de lançamentos contábeis financeiros, em contas de orçamento de custos de mão de obra do projeto / serviço; Replanejamento de esforços, custos e prazos - O SPEKX Platform permite quantas vezes necessárias, sejam feitas revisões de estimativas, inclusive permitindo que sejam alteradas a modalidade base, ou seja, de perfil operacional para recurso humano ou vice-versa. Mesmo quando apontamentos já tiverem sido efetuados, estimativas podem ser revistas, ainda que não sejam permitidas excluir atividades com alocações de horas já realizadas. O SPEKX Platform mantém todas as versões de estimativas para fins de gestão de configuração e rastreabilidade. Orçamentos de despesas (Financeiro / Contábil) - O SPEKX Platform permite o orçamento de despesas, e demais categorias contábeis financeiras em um determinado projeto / serviço. Saldos em contas de orçamentos globais, podem servir de limitadores financeiros de orçamentos operacionais, envolvendo um ou mais projetos / serviços; Aprovação de estimativas e orçamentos - O SPEKX Platform permite que atividades de aprovações de estimativas e orçamentos, sejam registradas em fragmentos específicos de formulários eletrônicos, juntamente com assinaturas digitais dos respectivos aprovadores; Contabilização manual de estimativas - O SPEKX Platform permite que lançamentos contábeis de e em contas de orçamentos advindos de estimativas de esforço, sejam postergados e lançados através de uma interface visual de conferência e autorização

8 Execução de projetos / serviços Encadeamento de atividades (Predecessoras / Bloqueadas) - O SPEKX Platform permite que sejam estabelecidas inter-relacionamentos de atividades durante etapas do projeto / serviço. Atividades podem ser definidas como predecessoras, de uma ou mais atividade, devem ser concluídas de forma que atividades dependentes possam ser habilitadas e conseqüentemente passíveis de execução. Atividades bloqueadas consistem em atividades que são desabilitadas, após o encerramento de uma atividade em específico; Complementação de solicitações de serviços - O SPEKX Platform permite que novos fragmentos de formulários eletrônicos, sejam incorporados ao longo de etapas do projeto / serviço. Desta forma é possível registrar diários de bordos de execução, e qualquer outro tipo de informação que transpareça o máximo possível o desenrolar de atividades de execução e de outras etapas; Registro de eventos - O SPEKX Platform permite que sejam abertos os mais diferenciados registros de eventos, e acompanhados por diferente status desde da abertura até o fechamento. Desta forma, o SPEKX Platform permite que registrar eventos de mudanças, problemas, riscos e demais eventos pertinentes de controle. Esta flexibilidade possibilita que sejam desempenhadas inúmeras práticas de gestão, aplicáveis a projetos / serviços Checklists - O SPEKX Platform permite que sejam abertos através de checklists uma relação de to-do lists, que basicamente compreendem listas de verificações, e até mesmo mini-cronogramas de trabalho, que constituem detalhamentos de uma ou mais atividades de estimativas; Notificações temporais / condicionais - O SPEKX Platform permite que sejam estabelecidos faixas de tempo de alerta / notificações, via para fins de encerramento de uma determinada atividade. Desta forma, são estabelecidos tempos pré-limites (tempo anterior ao tempo limite de envio de alerta), tempo-limite (tempo para envio de alerta de conclusão da atividade, antes que caracterize em atraso), e tempo pós-limite (tempo de envio de alertas subseqüente caracterizando atraso). Acesso a repositórios de conhecimentos - O SPEKX Platform permite que documentos ou qualquer outro tipo de fonte de informação sejam acessados com base em atributos de pesquisa ou como parte de templates padrões, definidos para os produtos resultados a serem gerados;

9 Incorporação de produtos resultados - O SPEKX Platform permite que qualquer formato de documento seja anexado como parte integrante da solicitação de serviços, durante principalmente a etapa de execução de serviços. Estes anexos podem ser definidos como mandatários, de acordo com o modelo de gestão de produtos estabelecidos. Todo e qualquer anexo pode ser gerado, através de padrões o que permitirá a adoção de melhores práticas, além de uma base de sustentação de gestão de entregáveis, ao longo do projeto / serviço; Avaliações / Checkpoints de qualidade - O SPEKX Platform permite que ao longo de etapas de execução de serviços sejam registrados avaliações de qualidade, com base em questionários específicos, cujo resultado pode ser considerado como um fator impeditivo de continuidade do fluxo operacional. Estas avaliações caracterizam em situações de peer reviews, checkpoints ou qualquer outra prática de certificação de conformidade de serviços estabelecidos; Registro de defeitos - O SPEKX Platform permite que ao longo de etapas de execução de serviços, sejam registrados defeitos procedentes de testes e/ou qualquer outro tipo de avaliação de produtos gerados. Para cada defeito registrado, são registrados graus de severidade, área que detectou o defeito, e o recurso responsável pelo defeito, quando aplicável. Todos os defeitos registrados são incorporados ao histórico de profissional de recursos. Adicionalmente, o SPEKX permite registros de remoção de defeitos; Apontamento de esforço - O SPEKX Platform permite o registro de dois tipos de apontamento de horas e custos de mão de obra. O primeiro, denominado de apontamento vinculado, caracteriza-se por lançamentos associados a última versão de estimativa existente. Apontamentos desta natureza podem ser realizados, por perfil operacional e na grande maioria das vezes, são realizados através de alocações de recursos humanos que desempenharam atividades previstas ou mesmo, não previstas. Situações de apontamento vinculado, também podem ser configurados a fim de validarem os perfis de conhecimentos, ou competências exigidas. Automaticamente são atualizados as horas de capacidade disponível como também são gerados lançamentos contábeis de custo de mão de obra, os quais por sua vez atualizam orçamentos gerados durante ações de elaboração, e replanejamento de estimativas. Apontamento vinculados também permitem informar o tipo de hora. Restrições de apontamento, podem ser estabelecidas pelo tipo de hora, de forma que somente níveis de supervisão e gerência possam, por exemplo, apontar horas de retrabalho; Além de alocação de atividades e tarefas, o SPEKX Platform permite que sejam informados produtos resultado, como parâmetro adicional de apontamento. Isto permite análise posteriores de horas, e custos alocados em produtos. Todas as informações registradas como base de apontamento são incorporadas ao histórico profissional de recursos, para posterior análises com base em curvas de aprendizado;

10 O segundo tipo de apontamento, caracteriza-se por apontamentos não vinculados, ou seja, registram-se esforço e custo de mão de obra, sem qualquer vinculação com a estimativa existente; Alocação de despesas - O SPEKX Platform permite o registro de dois tipos de despesas associadas a projetos / serviços. A primeira denominada de despesa vinculada, caracterizase por lançamentos associados a orçamentos contábeis existentes. O registro de despesa não só atualiza as contas de orçamento do projeto / serviço, como também atualiza orçamentos globais e, por conseguinte, saldos contábeis ainda disponíveis para fins de orçamento de outros projetos / serviços. Percentuais de atingimento, de valores realizados versus estimados são base de geração de alertas. O segundo tipo de alocação contábil / financeira, caracteriza-se por registros de despesas não vinculados a qualquer tipo de orçamento. Estes tipos de despesas são objetos de controles acirrados e geração de alertas. Estornos de apontamento / registros contábeis - O SPEKX Platform permite o estorno de todo e qualquer apontamento de esforço e registros contábeis. Todos os lançamentos de estorno são registrados para fins de rastreabilidade. O SPEKX Platform não permite a exclusão pura e simplesmente de apontamentos, ou qualquer outro registro transacional; Contabilização manuais de apontamentos - O SPEKX Platform permite que lançamentos contábeis de apontamento de esforço, sejam postergados e lançados através de uma interface visual de conferência e autorização; **** As atividades acima descritas como parte integrante da execução de serviços podem ser utilizadas também como atividades de homologação, implantação e encerramento de projetos / serviços Controle de Execução de Serviços Geração de status report de projetos / serviços - O SPEKX Platform permite gerações de posições detalhadas de projetos / serviços com nas seguintes funcionalidades: Visualização de todos os registros efetuados em solicitações de serviços ao longo de cada uma das etapas do fluxo operacional definido. O SPEKX Platform permite que fragmentos de formulários eletrônicos, sejam configurados com células de informações proveniente de toda a base de dados existente. Desta forma, podem ser criados fragmentos de formulários eletrônicos, voltados a fornecer posições de custos, prazos, qualidade entre outras inúmeras informações de controle; Posições previstas e realizadas com base em escolhas de períodos operacionais ou acumulados até a data. Dentre as inúmeras posições existentes, podemos citar, como exemplo: o Prazos o Horas o Custos

11 o Despesas Posições detalhadas de cronogramas o Tipo de hora (Normais, Extras, Administrativas, Retrabalho, etc) o Produtos gerados o Recursos humanos Posições detalhadas de projetos / serviços o Acompanhamento de versões de solicitação de serviços (Formulários); o Apontamentos registrados com ou sem estimativas; o Alocação de despesas com ou sem orçamentos; o Visualização de anexos (documentos de apoio) incorporados junto às solicitações de serviços. o Visualização de defeitos registrados por origem e responsabilidade bem como respectivas datas de remoção; o Visualização de questionários que serviram como instrumentos de avaliação ao longo de diferentes etapas do fluxo operacional; o Acompanhamento de to-do lists, utilizados como instrumentos de qualidade ou minicronogramas de apoio, no decorrer de uma etapa do fluxo operacional; Histórico profissional de recursos (Dashboard) o Posição por período operacional ou acumulado até a data, de tipos de horas trabalhadas (Ex: Acumulados de horas normais, extras, retrabalho, etc); o Histórico de produtos gerados, como base de avaliação de escolha de profissionais por curva de aprendizado. (Ex: Profissional com maior volume de horas em um determinado programa de software, de alta relevância para o negócio); o Histórico de defeitos estabelecidos como responsabilidade do profissional, com o objetivo de promover realinhamentos profissionais, via treinamentos e conseqüente aumento de conhecimento aplicável; o Histórico de evolução de conhecimento profissional, com base em medições por período operacional, como também acumulados até a data; Gestão de Execução de Serviços Painéis gerenciais - O SPEKX Platform permite a criação de um número ilimitado de cockpits de gestão, através da incorporação de indicadores configuráveis, além de relatórios e gráficos para fins de detalhamentos (drill down), como resultado de ferramentas de geração de relatórios e respectivos gráficos de apoio; Notificações e alertas O SPEKX Platform permite que todo e qualquer indicador criado, possa ser vinculado como parte de um encadeamento de uma ou mais regras de notificação. A título de exemplo, poderíamos criar uma simples regra, onde o custo total realizado até a data ao chegar a 70% do orçamento global anual disparasse uma notificação específica, para a diretoria financeira; Visões de CUBO O SPEKX Platform permite a criação de diferentes visões gerenciais, envolvendo toda e qualquer informação da base de dados SPEKX Platform, e

12 informações provenientes de outras aplicações. Desta forma informações podem ser estruturadas em inúmeras dimensões, que permitem uma análise combinatória tendendo ao infinito. A título de exemplo poderíamos configurar o CUBO SPEKX Platform com as seguintes dimensões, e posteriormente extrairmos uma gama extraordinária l de posições, indicadores, relatórios e gráficos: Contratos Fornecedores Processos Solicitações Categorias Objetos manipulados (Ex: Sistemas) Atividades / Tarefas Produtos Componentes Recursos Humanos Infra-estrutura Clientes Contas Centros de absorção Prazos Receitas Investimentos; Requisitos Mudanças Problemas Configurações Riscos Qualidade Inventário Informações de Negócio Integrações com demais aplicações O SPEKX Platform permite a integração com demais aplicações através de facilidades de export / import integralmente configuráveis, e integrações diretas via API em ferramentas OFFICE, como por exemplo MS PROJECT, EXCEL, etc...