Lições aprendidas durante a realização de um grande projeto com final feliz na Wilson, Sons

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1 Lições aprendidas durante a realização de um grande projeto com final feliz na Wilson, Sons

2 A Wilson Sons Quem Somos? Um dos maiores operadores de serviços portuários, marítimos e logísticos terrestres do Brasil. Está entre as 5 empresas mais antigas em atividade no Brasil. São 175 anos de história. Wilson em Números Mais de funcionários

3 Wilson Sons Terminais Tecon Rio Grande e Salvador Tecon Rio Grande Responde por mais de 95% da carga conteinerizada que passa pelo porto de Rio Grande. Tecon Salvador Atracação de navios que operam as principais rotas do comércio internacional, como Estados Unidos, Europa e Oriente Médio.

4 Wilson Sons Terminais Brasco Especializada na gestão de soluções logísticas integradas para a exploração e desenvolvimento da indústria de óleo e gás.

5 Wilson Sons Rebocadores Líder no Brasil em serviços de rebocagem naval, possui 70 embarcações modernas.

6 Wilson Sons Ultratug Offshore Uma Joint Venture entre o grupo Wilson Sons e o grupo chileno Ultramar. Com uma das maiores e mais modernas frotas com bandeira brasiliero, 14 embarcações.

7 Wilson Sons Estaleiros Manutenção e construção simultânea de embarcações de pequeno e médio porte principalmente para apoio offshore e portuário; Guarujá 1 Área ocupada: m² Capacidade anual: ton/ano Guarujá 2 Área ocupada: m² Capacidade anual:5.500 ton/ano

8 Wilson Sons Logística Operador logístico reconhecido no mercado pela forte atuação no desenvolvimento de soluções logísticas inovadoras, flexíveis e adequadas às necessidades de cada cliente. Sua plataforma logística está dividida em quatro unidades de negócio: Terminais e Transporte Suape (PE), São Paulo (SP) Terminal Arará (RJ) Terminais Alfandegados Eadi Santo André (SP), maior porto seco do pais

9 Wilson Sons Agência Marítima Maior e mais antiga agência marítima do Brasil. Serve 45 dos principais portos na costa brasileira e possui escritório em Xangai, na China.

10 O que motivou o estudo de um Sistema de gestão Integrada? Crescimento Expressivo da Cia (230% nos últimos 6 anos) e expansão significativa dos seus negócios. Abertura de capital em 2007 e necessidade de sistema de gestão robusto. Necessidade de prestar informações com mais velocidade, confiança e transparência ao mercado.

11 Posso evitar os problemas na Implantação de ERP? Como concilio este projeto em paralelo com os outros grandes projetos da Cia? Como legitimizar processos standard em um grupo com tantos segmentos? Vou ter apagão de informação ou prejudicar o desempenho de meu negócio? Decidimos investir fortemente em : Planejamento, Formação de Time, Gestão de Mudança e Metodologia Como mudar e respeitar a cultura da organização? Como não exceder prazo e custo?

12 Metodologia do Projeto Preparação Interna Realização Go Live Blue Print Preparação Final Suporte e Estabilização O projeto foi dividido em 6 fases padrão de Implementação SAP, com uma fase de preparação Interna mais extensa e composta de 3 sub fases : Análise dos impactos da implantação do ERP na Cia Escolha do Implementador Pré Blue Print

13 Análise dos impactos da implantação do ERP na Cia Levantamentos minuciosos dos processos e seus gaps. Viabilidade financeira e operacional com previsão de alocação de pessoal interno, custos de consultoria, licenciamento e hardware. Comparativo das principais soluções de mercado (SAP, Oracle e Microsiga) e escolha do SAP. Avaliação de riscos e ganhos envolvidos.

14 Escopo do Projeto Criamos RFP com : 274 requisitos, 142 Desenvolvimentos e 100 Interfaces. Decidimos implantar os módulos financeiros, suprimentos, manutenção e controle de investimento para toda Cia. Inovamos ao escolher o Estaleiro Guarujá para fazer um piloto e implantar os módulos de produção. Os projetos de construção de embarcações foram 100% concebidos dentro do SAP Em torno de 900 usuários. Implantação Big Bang.

15 Escolha do Implementador Avaliamos 10 consultorias reconhecidas em implementações SAP : Comparativo da quantidade e senioridade da equipe de: PMO, Change Management, Gestão e Consultores. Entrevista com a equipe de gestão e líderes de frente. Proposta para : gestão do projeto, documentação, qualidade, suporte pós go-live. Critério para tarifação de atividades não previstas na RFP. Benchmark com clientes. Processo longo e criterioso. Além dos aspectos comerciais e operacionais, avaliamos a flexibilidade das consultorias

16 Os parceiros escolhidos Qualidade - Maxattention

17 Pré BluePrint Endereçamos 10 questões técnicas/processo de alta complexidade. Reunimos um time com especialistas seniores da Neoris e da Wilson Sons na busca destas soluções. Esta fase foi inovadora e evitou atrasos no projeto.

18 A escolha do Time O time foi composto por pessoas de vários negócios e localidades. Onde Inovamos? Selecionamos funcionários com alto desempenho Contratamos pessoas de mercado, com conhecimento em SAP Houve união de equipe de processos, consultoria e TI que formaram um time coeso Time de projeto alocado em dois sites (RJ e Guarujá)

19 Como preparamos o time Não realizamos a fase de As Is, partindo para o desenho do To-Be. Lideres fizeram uma rápida imersão em todos os negócios para entender suas especificidades. Realizamos 257 hs de treinamento da equipe em overviews do SAP a fim de garantir a excelência nas discussões entre o time e consultores. Realizamos eventos de integração do time.

20 Acertamos em fazer um planejamento mais longo, detalhado que norteou todo o projeto e evitou retrabalho. Nesta fase tivemos um custo menor, devido a quantidade de profissionais envolvidos. Investimento em cada fase

21 Nosso Diferencial Apoio Total da Alta Direção Clareza do escopo e do papel da consultoria e da Wilson, Sons Controle Orçamentário rígido. Tivemos menos de 5% de variação do escopo/custo Realização do pré blueprint direcionou várias questões técnicas complexas não virando gargalo para o projeto Acertamos ao correr o risco de trabalhar com duas consultorias

22 Entrada das consultorias Comunicação com a Empresa Criamos nosso logo, com as cores dos negócios da Cia simbolizando a integração. Em março de 2011 iniciamos o kick off do projeto na WS Criamos uma identidade para o nosso projeto Fizemos um concurso interno para a escolha do nome O vencedor... Novos Mares... Ideia de futuro, novas tendências. Concebemos o nosso mascote, o Wilsinho... E depois a Soninha sua interlocutora

23 Blue Print Inovamos na criação dos Comitês de validação das soluções e garantimos a aderência dos processos às necessidades do negócio. Realizamos 4 Comitês com representantes de todos os Negócios e do Corporativo 237 processos definidos ao longo de 4 meses.

24 Realização Plano de teste integrado voltado para o core de cada negócio e não por módulo do SAP. Foram realizados testes O que fizemos para evitar gargalos? Criamos uma sala de guerra, com o conceito de linha de produção, para solucionar assuntos críticos O que fizemos de diferente? Apesar da intensidade e seriedade dos testes, conseguimos ser leves e comemorar. Com liderança encorajadora e atuante.

25 Preparação Final Construímos material de treinamento, capacitamos multiplicadores e ministramos os treinamentos. Os treinamentos foram realizados pela equipe interna da Cia. Realizamos mais de 430 turmas em 4 localidades diferentes, horas de treinamento em 1 mês e meio. Criamos um time multifuncional para cuidar do Cut Over.

26 Go-Live Em 09 de abril de 2012 implantamos o SAP na Wilson, Sons. Cumprimos o desafio e honramos o nosso compromisso com a empresa e o mercado Aderência ao prazo e ao orçamento previsto. Mantivemos nossas operações estáveis. Implantamos estratégia de suporte e sistema de help desk. Nas localidades mais criticas alocamos equipes do projeto por um período.

27 Suporte e Estabilização Primeiro fechamento Contábil e Gerencial da Cia realizado com sucesso. Criação de comitê de processos, com reuniões semanais de acompanhamento, que existem até hoje, para identificar oportunidades de melhorias e acompanhamento das ações corretivas Monitoramento constante dos chamados de incidentes e melhorias. Através de pesquisa realizada com os usuários finais, tivemos mais de 80% com percepção de que a implantação atendeu às suas expectativas

28 Nossas dificuldades? Muitas!! O time era grande, fisicamente dividido em dois sites e muito heterogêneo. Questionar o status quo e propor uma nova forma de pensar e agir frente aos processos da Cia, foi uma grande mudança. Atender às necessidades de cada negócio sem perder a proposta de padronização do SAP. Cumprir o cronograma e conciliar a entrega do projeto com as demais entregas da empresa exigiu muito esforço e dedicação de todos.

29 Lições Aprendidas O projeto é do cliente e não da consultoria. Para ter sucesso na implantação é preciso alto planejamento, liderança forte e encorajadora. A importância do respeito à cultura da empresa, do envolvimento dos negócios, a escolha bem feita do time e um bom ambiente de trabalho. Manter o espirito de equipe, o alto astral e o compromisso é fundamental. Acreditamos no projeto, confiamos na equipe O alto nível de desempenho e preparo dos colaboradores fez a diferença

30 Nossas conquistas Novos amigos Novos conhecimentos Maior preparo para enfrentar problemas Sensação de vitória Momentos inesquecíveis Novos lideres para projetos futuros Experiência e muito aprendizado

31 Ivanir Gabriel Gerente de sistemas Obrigado Iara Reis Gerente de processos