Ourofino: gestão integrada de treinamentos e atendimento de auditorias com SuccessFactors

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1 SAP Business Transformation Study Saúde animal Ourofino Saúde Animal Ourofino: gestão integrada de treinamentos e atendimento de auditorias com SuccessFactors A Ourofino prevê o crescimento dos seus negócios no Brasil e na América Latina. Para atender às exigências cada vez mais rigorosas do mercado de Saúde Animal, impostas por órgãos reguladores e empresas clientes, no caso de serviços terceirizados, e para conseguir atender as suas diretrizes de qualidade, a empresa implementou o SuccessFactors como sistema de gestão integrada de treinamentos.

2 Nome da empresa Ourofino Saúde Animal Localização Cravinhos, São Paulo, Brasil Indústria Saúde animal Produtos e serviços Fabricação e comercialização de produtos para veterinários Colaboradores Web Site Partner 4Success SOU Objetivos Implementar um sistema integrada de gestão de treinamentos Adequar-se às exigências de auditorias Otimizar o controle de treinamentos e capacitações de seus colaboradores Ampliar a interação e troca de conhecimento entre colaboradores Implementação do SuccessFactors Ativação do JAM Integração com módulo de Recursos Humanos do SAP ERP Adoção do padrão Ourofino também na área de treinamentos e capacitações Benefícios Gestão integrada dos processos de treinamento Padrão Ourofino de treinamento e gestão Aumento das competências coletivas Maior conhecimento da hierarquia nos departamentos Acesso dos colaboradores a informações sobre treinamentos A atualização dos currículos dos funcionários ficava defasada e o acesso às informações sobre cursos realizados era demorado. Hoje os colaboradores conseguem acessar as informações de forma clara e transparente. Maísa Guesso, analista de sistemas da Ourofino. 100% De trilhas disponibilizadas no SuccessFactors Alto Índice de atualização de currículos 95% Descrições de cargos disponíveis para consulta Mais Velocidade e eficiência no acesso a informações Adequação Ao padrão Ourofino e exigências das auditorias 2 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

3 Gestão integrada de treinamentos e adequação Maior empresa nacional no mercado brasileiro de saúde animal, a Ourofino passa por um momento de expansão de seus negócios com a abertura de capital. Para seguir crescendo de acordo com as diretrizes de qualidade previstas no padrão Ourofino de operações e para atender às exigências das auditorias, a companhia precisava implementar um sistema de gestão integrada de cursos e treinamentos. A solução SuccessFactors foi escolhida como plataforma para essa gestão. As auditorias exigem um sistema confiável e validável, que permita uma visibilidade completa sobre os treinamentos e capacitações realizados na companhia, afirma Maísa Guesso, analista de sistemas da Ourofino. Além disso, para adotar um padrão de qualidade Ourofino, a empresa precisava otimizar e organizar a gestão dos treinamentos oferecidos aos colaboradores, bem como a visibilidade das informações tanto para gestores como para os próprios colaboradores. Os treinamentos ministrados internamente eram difíceis de ser compilados e os treinamentos externos muitas vezes não eram registrados. A lista de presença, depois de preenchida, deveria ser entregue à área de garantia de qualidade e em alguns casos o controle era através de planilhas, detalha Maísa. O levantamento de dados sobre treinamentos realizados, número de participantes e outras informações era demorado e complexo. Maísa Guesso, analista de sistemas da Ourofino 3 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

4 SuccessFactors: treinamento e troca de conhecimento Em 2014, a Ourofino definiu que implementaria a solução SuccessFactors para integrar e otimizar a gestão de seus treinamentos. Inicialmente, oito pessoas das áreas de Recursos Humanos, Garantia de Qualidade e Tecnologia da Informação das empresas do grupo foram envolvidas no desenho do projeto. A Ourofino contratou duas consultorias distintas. A 4Success cuidou do trabalho de integração entre o SAP e o SuccessFactors. Utilizamos add-ons (Standard da SAP). Toda a comunicação entre os dados do módulo de RH para o novo sistema e o PI foram feitos de forma nativa, explica Maísa. Depois, a consultoria SOU cuidou da configuração do sistema propriamente dita. Quatro meses após o início do projeto, em janeiro de 2015, a solução entrou em operação. Foram ativados os módulos LMS (Learning Management System), o JAM (portal corporativo) e o Employee Profile (EP). E já o treinamento para uso do SuccessFactors foi disponibilizado diretamente no próprio sistema. Nessa fase, envolvemos de um a três profissionais de cada área, que ficaram responsáveis por levar a informação sobre o projeto para todos os colaboradores, explica Maísa. Hoje, todos os mais de colaboradores da Ourofino têm acesso aos treinamentos e informações do SuccessFactors e do JAM a partir de um único log-in, realizado diretamente na intranet da empresa. Todos conseguem visualizar seus próprios mini currículos, além de conhecer em detalhes a estrutura hierárquica da companhia e compartilhar e trocar conhecimento pelo JAM, diz Maísa. Também os procedimentos operacionais padrão Ourofino, que são treinamentos para cada área e função, estão disponíveis online. O colaborador pode ler em detalhes tudo o que está sendo treinado e aí, no próprio sistema, dar o ok confirmando que já tem conhecimento sobre aquelas informações. 4 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

5 Acesso simplificado à informação e aumento de competências Com a adoção do SuccessFactors, a Ourofino passou a contar com uma gestão integrada de processos de treinamento, que pode ser facilmente acompanhada por colaboradores e gestores da organização. Como resultado da maior facilidade de acesso aos treinamentos, que agora podem ser facilmente acessados online, do acesso a informações sobre a companhia, disponibilizadas no EP (Perfil do Colaborador), e da troca de informações entre colaboradores realizada através do JAM, a companhia teve, em menos de seis meses, um aumento sensível das competências coletivas. Maísa afirma que a SAP ajudou a Ourofino trazendo mais clareza e transparência de informações e processos para os colaboradores. Com isso, simplificou a maneira das pessoas encontrarem as informações, diz a analista. Conseguimos facilitar o acesso dos colaboradores aos treinamentos e, tão importante quanto isso, gerenciar de maneira integrada e eficiente toda a evolução de cada um dos mais de funcionários do grupo, afirma Maísa. Qualidade Da informação disponibilizada para auditorias 95% Descrições de cargos disponíveis para consulta 100% De trilhas disponibilizadas no SuccessFactors Mais Velocidade e eficiência no acesso a informações Alto Índice de atualização de currículos Adequação Ao padrão Ourofino e exigências das auditorias 5 / SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved.

6 Metas e avaliação de desempenho A Ourofino contratou o pacote completo de SuccessFactors. No entanto, por uma questão de planejamento orçamentário, decidiu implementar somente os três módulos atualmente em uso. Os planos são de, ativar os recursos de gestão de metas e avaliação de desempenho em breve SAP SE or an SAP affiliate company. All rights reserved. 6 / 6