Case Study Galp Energia

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3 PRIMAVERA acompanha a Galp Energia na internacionalização para o mercado africano Presente em toda a cadeia de valor do petróleo e do gás natural e cada vez mais ativa no setor das energias renováveis, a Galp Energia atravessa uma fase de grande expansão do seu negócio de distribuição de combustíveis. O processo de internacionalização para o mercado africano, nomeadamente para Angola, Cabo Verde, Gâmbia, Guiné-Bissau, Moçambique e Suazilândia contou com o suporte do ERP PRIMAVERA, um software de gestão que responde não só às particularidades do negócio em causa, como às especificidades legais e culturais dos vários países onde a marca está presente. Posto de Abastecimento na cidade de Tete, Moçambique Smart Means PRIMAVERA Consulting

4 As necessidades Cada negócio contém um conjunto de regras muito próprias, procedentes não só da área de atuação, como da sua localização, cultura e estratégia organizacional. Em cada um dos países africanos onde a Galp Energia atua existem estruturas distintas com necessidades muito próprias. A procura de uma solução de gestão abrangente, que se adequasse aos diversos negócios dispersos pelo continente africano, assim como a uniformização dos processos e regras do negócio e respetiva adaptação à realidade fiscal e cultural, afiguravam-se como os principais requisitos da multinacional. Com o objetivo de consolidar e incrementar a distribuição de combustíveis no mercado africano, a Galp Energia pretendia implementar um sistema de gestão empresarial (ERP) robusto, capaz de suportar todos os seus processos logísticos e financeiros, mas simultaneamente extensível e dotado de elevada capacidade de parametrização, permitindo a máxima automatização de tarefas, bem como um controlo operacional, logístico e financeiro rigoroso. A agilização do processo de reporting mensal era outra necessidade sentida pela organização, que procurava mecanismos de automatização do report à casa mãe. Escolha do fornecedor Sendo o software de gestão PRIMAVERA líder de mercado em países como Angola, Cabo Verde e Moçambique, e usado diariamente por milhares de utilizadores das maiores empresas a atuar naqueles países, a escolha recaiu sobre as soluções da PRIMAVERA. Esta opção deveu-se igualmente ao facto de se tratar de um ERP com provas dadas no mercado, aliado ao reduzido custo total de propriedade (TCO), à sua capacidade de resposta às questões legais e fiscais vigentes em cada um dos mercados onde a Galp Energia está presente, bem como à sua característica multimoeda. De acordo com Victor Fonseca, responsável pelos Sistemas de Informação da Petrogal a facilidade de utilização do sistema por parte dos utilizadores é um dos fatores que tomámos em consideração, tendo em conta o mercado em que operamos e os recursos existentes. O responsável acrescenta ainda como motivação para a escolha do PRIMAVERA a grande versatilidade do sistema, na medida em que permite gerir automaticamente e de forma integrada toda a informação financeira, comercial e operacional gerada nas várias localizações onde operamos (Maputo, Matola, Beira e Nacala). O projeto Galp Energia Seguindo um padrão de implementação assente nas melhores práticas internacionais, o trabalho da Consulting foi realizado à luz da Metodologia de Implementação PRIMAVERA (MIP). Esta metodologia apresenta um conjunto de fases distintas, cobrindo todo o ciclo de vida de um projeto, com início no levantamento de requisitos e necessidades de customização, passando pela análise, seguindo-se a construção, validação, estabilização e suporte. O profundo conhecimento do mercado africano nas suas várias dimensões, bem como o Know-how acerca das potencialidades de parametrização das soluções da PRIMAVERA e a experiência adquirida nesta área de negócio, permitiram a definição de um projeto de customização à medida das necessidades do mercado do retalho e distribuição de combustíveis e sua adaptação para os vários países africanos onde a Galp Energia atua. O trabalho da Consulting permitiu uniformizar alguns processos transversais às várias empresas do grupo e simultaneamente adaptar o sistema de informação às diversas vertentes do negócio e à realidade cultural e fiscal das várias dependências da multinacional em África. A principal necessidade transversal passava pelo desenvolvimento de mecanismos de elevado controlo operacional. Nesse sentido, a equipa de consultores da PRIMAVERA parametrizou ao máximo os processos, procurando automatizar o maior número possível de tarefas, de forma a aumentar o controlo global do negócio Case Study Galp Energia

5 Desenvolvimentos à medida das necessidades de cada mercado Edifício Sede da Galp Energia, Suazilândia O retalho e distribuição de combustíveis é uma área de negócio que carece de um elevado controlo operacional, no sentido de incutir rigor e transparência a todo o processo comercial, desde o registo de uma encomenda até à sua entrega, passando por um controlo minucioso de quantidades e gestão de stocks. Depois de um trabalho exaustivo de levantamento de necessidades, a equipa de consultores da PRIMAVERA focou-se no desenvolvimento de novos processos muito específicos desta área de negócio, que culminaram na criação de mecanismos de resposta às necessidades sentidas pelas várias empresas. Smart Means PRIMAVERA Consulting

6 Angola Enfoque na gestão da frota Na SonanGalp os principais desenvolvimentos tiveram como objetivo criar processos logísticos de controlo de abastecimento. Para além do retalho, a organização detém uma forte presença no mercado B2B (Business to Business), dispondo de uma extensa frota para distribuição de combustíveis. Toda a frota é afeta ao planeamento feito diariamente, o que permite a emissão automática da documentação necessária para cada abastecimento, possibilitando um controlo muito apertado deste processo logístico. Foram igualmente desenvolvidos novos processos na área de logística do ERP, permitindo um rigoroso controlo operacional. Cabo Verde As particularidades das Bancas Marítimas Dada a geografia deste país e a dispersão das diversas estruturas da empresa (postos de distribuição da Enacol, Armazenamento e BackOffice), foi necessário implementar uma solução que em tempo real permitisse gerir uma organização descentralizada, mantendo os mesmos mecanismos de controlo logístico, gestão de armazéns, gestão de recursos humanos e controlo administrativo/financeiro, respondendo às principais vertentes de negócio da empresa: retalho e bancas marítimas. O abastecimento de navios em alto mar (bancas marítimas) é uma operação da Enacol que corresponde a cerca de 50% do seu volume de faturação. Face à importância deste mecanismo, foram desenvolvidas ferramentas que possibilitam a realização de um vasto conjunto de análises de gestão, como por exemplo, o apuramento de custos. Este indicador permite perceber a rentabilidade do parque de combustíveis e se os custos de manutenção são superiores ou inferiores à capacidade de resposta das bancas e do retalho. A incorporação de mecanismos de controlo logístico, operacional e financeiro foi determinante para responder a um conjunto de práticas culturais enraizadas neste mercado, de forma a evitar a sistemática introdução de acertos a nível logístico e contabilístico. Gâmbia e Suazilândia A influência da tradição inglesa O ERP PRIMAVERA é uma solução de gestão adaptada è realidade fiscal e legal da grande maioria dos Países Africanos de Língua Oficial Portuguesa (PALOP), no entanto, nos casos da Gâmbia e da Suazilândia, a equipa de consultores da PRIMAVERA necessitou de fazer alterações ao software, de forma a dar resposta aos modelos contabilísticos e financeiros vigentes nestes países com tradição inglesa. A complexidade de processos na Galp Gâmbia determinou ainda a necessidade de parametrização de vários tipos de impostos e previsão de custos não utilizados pelo sistema contabilístico POC. Assim, em resposta às normativas do governo local, e de acordo com a estratégia de marketing da Galp Energia, a equipa da PRIMAVERA Consulting automatizou o processo de introdução de novos métodos de abastecimento por senhas de combustível. Graças ao desenvolvimento de um mecanismo específico, foi otimizada a emissão, recolha e abatimento de senhas utilizadas, permitindo a gestão do número de senhas emitidas, o seu número de série, a quantidade impressa para cada cliente, as que foram utilizadas e validadas, etc. Este mecanismo foi desenvolvido de forma a permitir que no momento do encontro de contas o valor adiantado pelo cliente seja exatamente aquele que foi gasto com as respetivas senhas Case Study Galp Energia

7 Face a um conjunto de normas fiscais impostas pela Autoridade de Aviação, na Galp Energia Gâmbia foi também criado um mecanismo que permite gerir todos os processos relacionados com os armazéns localizados no aeroporto, que calcula o valor da sobretaxa a pagar por cada companhia de aviação cliente, bem como toda a gestão logística associada. No que respeita ao projeto da Gâmbia, a PRIMAVERA Consulting desenvolveu também um Add-on que permite uma gestão integrada do processo do gás, facilitando o acompanhamento de todo o processo comercial, desde a compra, passando pela gestão de vasilhame e venda. Este mecanismo dotou as várias empresas de uma capacidade de controlo rigoroso de uma atividade complexa, que envolve adiantamentos (caução referente à garrafa), devoluções, serviço de enchimento, gestão da movimentação de stocks, etc. Integrado com a logística e a área de tesouraria, este processo permitiu ao grupo uniformizar o procedimento de venda de gás, promovendo a sua gestão eficaz e fiscalização minuciosa. Nestes países todo o fornecimento de combustível é efetuado por camião e/ou comboio, elevando as exigências do controlo logístico (controlo de quantidades). Além disso, existem grandes fornecimentos que são feitos diretamente ao cliente. Para facilitar a gestão deste processo, na Galp Gâmbia e Suazilândia foi criado o Direct Bridging, um desenvolvimento específico que permite controlar as entregas. Foi igualmente criado um mecanismo de controlo que valida as quantidades entregues ao cliente: o mecanismo de Prove of Delivery, que permite a correspondência entre a quantidade transportada e a recebida. Desta forma, sempre que há desvios, é aberto um processo de justificação desses desvios, cujas variáveis já estão prédefinidas no sistema, dando origem a movimentações de stocks (de forma a manter os valores acertados), bem como a um rastreio sobre as causas dos desvios. Este mecanismo permite um controlo rigoroso das entregas diretas, um processo anteriormente difícil de controlar devido a problemas relacionados com extorsão, medições mal efetuadas, entre outros. Guiné-Bissau Automatização de Processos Na Petromar foi desenvolvida uma solução de raiz, com especial enfoque na automatização dos processos logísticos e administrativos, de forma a dar resposta à complexidade das diversas vertentes do negócio na Guiné-Bissau: exploração de rede própria e de terceiros, gestão do parque de combustível, distribuição de gás, armazém de lubrificantes e aviação. A solução implementada procurou minimizar a intervenção humana, de tal forma que todos os documentos logísticos são integrados automaticamente na contabilidade sem intervenção/aprovação do contabilista. Esta mais-valia permitiu diminuir os erros e acelerar os processos de fecho contabilístico. Foram desenvolvidos também pela PRIMAVERA Consulting processos de reconciliação de vendas diárias dos postos de abastecimento da rede própria, assim como para os revendedores autorizados. Com um volume de negócios que apresenta um crescimento exponencial, foi necessário informatizar o processo de controlo de senhas, um desenvolvimento que promoveu a fidelização de clientes, concretizando-se assim com sucesso um dos grandes objetivos da Petromar. Moçambique Enfoque nos mecanismos de controlo financeiro Na Petrogal, em Moçambique, para além da solução base, que já contempla uma série de mecanismos de controlo logístico, financeiro, de imobilizado, recursos humanos, bem como outras ferramentas transversais a todos os projetos da Galp Energia, foram desenvolvidos processos de controlo financeiro que permitem à organização acompanhar com rigor todas as suas transações. Para além da implementação do XLS Financial, uma ferramenta de reporting com elevado valor acrescentado para a gestão de topo, foram criados novos conceitos como a Gestão de Transportes e Taxas ou os Circuitos de Aprovação de Crédito, de forma a adaptar os processos às regras do negócio. Nesse sentido, foi incorporado um desenvolvimento específico que gere todos os custos de transporte associados a uma entrega. Esse cálculo e processamento são efetuados automaticamente pelo sistema, mediante um conjunto de regras previamente definidas, interligadas nos circuitos da Logística e da Contabilidade. Esta revelou-se uma ferramenta de elevada fiabilidade, reduzindo significativamente o erro humano. Tendo por base o controlo de crédito standard do ERP, foi reforçada a componente de controlo financeiro com um específico de aprovação para as encomendas que são registadas em clientes que não possuem plafond disponível. Desta forma, o sistema apenas considera uma encomenda apta para entrega após aprovação superior, possibilitando a gestão dos estados das diversas encomendas. Smart Means PRIMAVERA Consulting

8 A utilização do sistema de gestão da PRIMAVERA reduziu em grande medida o tempo despendido na introdução de documentos, o que originou um aumento significativo da fiabilidade da informação obtida para efeitos de análise de gestão e tomada de decisões. Posto de abastecimento na cidade de Churchils Town, Gâmbia Victor Fonseca Diretor de Sistemas de Informação da Petrogal Case Study Galp Energia

9 Desenvolvimentos transversais para todos os mercados A existência de condições de pagamento distintas consoante o produto obrigou à total automatização de tarefas de forma a reduzir erros e aumentar a fiabilidade da informação. Nesse sentido, foi criado um sistema que automaticamente determina as condições de pagamento por cliente em função da família de artigo/tipo de cliente. Nos casos onde a Galp Energia possui postos próprios foram desenvolvidos componentes de gestão contratual que calculam, para cada posto, a margem do revendedor, o custo de transporte, o valor da renda (que corresponde a um valor por cada litro vendido), bem como a taxa de imposto. Na gestão dos postos foi ainda introduzido o conceito de Master/Retail Customer. Usando o princípio das entidades associadas, um cliente é definido como Master e nas entidades associadas são definidos todos os seus dependentes. Desta forma, o controlo de plafond é feito pela soma de responsabilidades de todos os clientes, confrontando com o plafond do Master. Graças a este mecanismo, cada posto é tratado como uma entidade única, permitindo que, por um lado, exista um conhecimento muito aproximado das suas necessidades individuais, e, por outro, uma gestão superior que coordena todas as questões relacionadas com a faturação. Gestão integrada das lojas Tangerina A gestão da cadeia de lojas Tangerina existente na Gambia é efetuada pelo ERP, através do módulo de gestão de filiais, que oferece um acompanhamento próximo do negócio, sendo possível consultar informação sobre a atividade de cada caixa, movimentos executados, vendas, rentabilidade, etc. Vantagens e expectativas Depois de vários anos de uma parceria que começou na Petrogal, em Moçambique, e se estendeu a todas as subsidiárias da multinacional portuguesa, o responsável pelos Sistemas de Informação desta subsidiária da Galp Energia, Victor Fonseca, salienta com a introdução do ERP PRIMAVERA automatizámos quase a 100% o processo de integração da informação financeira mensal requerida pelo Grupo para efeitos de consolidação de contas na casa mãe, o que nos garante o cumprimento adequado dos prazos de reporte fixados. A utilização do sistema de gestão da PRIMAVERA reduziu em grande medida o tempo despendido na introdução de documentos, o que originou um aumento significativo da fiabilidade da informação obtida para efeitos de análise de gestão e tomada de decisões, conclui. A aposta da PRIMAVERA no apoio à internacionalização das empresas, disponibilizando-lhes ferramentas de gestão que permitem consolidar projetos em consonância com a realidade de cada mercado, tem-se revelado uma aposta ganha. O mesmo responsável reforça a confiança na marca, perspetivando um crescimento conjunto. Nesse sentido, Victor Fonseca remata no futuro esperamos que a PRIMAVERA possa desenvolver connosco novas soluções de sistemas de informação, que contribuam para a melhoria dos processos que temos implementados e para o crescimento das atividades da Petrogal em Moçambique. Smart Means PRIMAVERA Consulting

10 A Galp Energia no mercado africano A Galp Energia atua no mercado de distribuição de produtos petrolíferos em África a partir de três pólos de desenvolvimento: África Ocidental, que inclui Cabo Verde, Gâmbia e Guiné- Bissau, África Austral-Índico, que inclui Moçambique e Suazilândia, e África Austral-Atlântico, que abrange Angola. Com quotas de mercado que variam entre os 10% e os 40% está presente no negócio do retalho, com 105 estações de serviço, na venda por grosso, nomeadamente na aviação, marinha e indústria, e na venda de GPL. Em 2008 a Galp Energia adquiriu as participações da Shell em Moçambique, na Suazilândia e na Gâmbia, o que lhe permitiu reforçar a sua presença na região. Loja de Lubrificantes do Posto de Abastecimento de Brá, Guiné-Bissau Case Study Galp Energia

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12 Angola Rua Engº Armindo de Andrade, Nº 63, 1º Dto Miramar, Luanda T (+244) F (+244) M (+244) Moçambique Av. Ahmed Sekou Touré Nº 713, Maputo T (+258) F (+258) Portugal Braga Edifício Olympus II Rua Cidade do Porto, Braga Lisboa Edifício Arquiparque II Av. Cáceres Monteiro, Nº 10, 6º Algés T (+351) F (+351) España Parque Europa Empresarial Edifício París, Calle Rozabella, Nº 6 Planta Baja, Oficina Las Rozas, Madrid T (+34) F (+34)