Gestão Comercial BPM. artsoft.pt 3. Controlo de Crédito

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1 ARTSOFT Serviços

2 Os Serviços ARTSOFT permitem ter toda a informação pertinente ao seu dispor a qualquer altura e de uma forma automatizada. Estas funcionalidades trabalham de forma integrada com vista a automatizar os processos das empresas, aumentando a eficiência e ajudando a alcançar melhores resultados. Os serviços contemplam um sistema de notificações que mantém o utilizador sempre informado sobre as rotinas efetuadas no ERP alterações nos estados da conta de um cliente, geração de relatórios, etc. que são enviadas para os contatos previamente definidos, por e/ou SMS. A conjugação dos serviços com o ARTSOFT aumenta significativamente a fiabilidade dos dados, pois passam a ser atualizados automaticamente pelo software, reduzindo consideravelmente os custos associados ao tempo de trabalho despendido nesta tarefa e evitando bases de dados com informação obsoleta. Os serviços são de extrema utilidade para empresas que necessitem automatizar processos e realizar tarefas de integração com sistemas externos, mantendo a base de dados atualizada, e assim, melhorar a qualidade da tomada de decisão. 2

3 Gestão Comercial Controlo de Crédito Este serviço efetua um controlo automático do crédito de cada cliente em função dos documentos lançados e dos valores da conta corrente. É bastante útil em qualquer empresa que necessite gerir condições de crédito de clientes, com limites de plafond, evitando que sejam ultrapassados ou desrespeitados os limites definidos. Com este serviço, a alteração da situação de crédito do cliente deixa de ser feita de uma forma manual, evitando o tempo despendido nesta tarefa e os erros que daí poderiam ocorrer. Sincronização de Documentos A Sincronização de Documentos permite a exportação/importação dos documentos entre vários computadores (postos, lojas, filiais, etc.) para um servidor/computador central (sede, por exemplo). Este serviço efetua de forma automática o processo de comunicação de documentos entre postos de trabalho, conjugando todos numa base de dados única. É um serviço de grande utilidade para empresas que precisam agregar informação centralmente, por exemplo, para análises, comunicação de SAF-T, relatórios, entre outros. BPM Cálculo da prioridade de Eventos O serviço de Cálculo de prioridade de Eventos faz a gestão da importância dos eventos efetuados no ARTSOFT, controlando os prazos de finalização e enviando notificações aos intervenientes no processo. Este serviço pode notificar os utilizadores quando, por exemplo, um pedido de assistência ultrapassou o prazo de resposta exigido, quando uma tarefa é concluída, ou quando um evento muda de estado no circuito definido. Desta forma, a gestão dos eventos e o controlo dos processos da empresa é mais eficiente, melhorando o tempo de resposta ao cliente, evitando falhas, aumentando a qualidade do serviço prestado. 3

4 Análises Emissão automática de Relatórios Este serviço permite definir a criação, o envio e/ou arquivamento de relatórios, em sequência a horas específicas (diariamente, semanalmente, mensalmente, etc.). Com esta funcionalidade poderá definir, por exemplo, o envio do extrato de vendas diárias para os seus vendedores ou o envio dos recibos de vencimento no último dia de cada mês, entre muitas outras possibilidades. Gestão de Assiduidades Para facilitar a sincronização de informação entre o ERP e os dispositivos de registo de ponto a ARTSOFT disponibiliza dois serviços de integração da informação. Sincronização de Registos de Ponto Dedicado a empresas que precisam de uma recolha eficiente e de forma automática (sem intervenção do utilizador), dos registos de ponto do dispositivo de biometria para o ARTSOFT, integrando automaticamente esta informação no ERP. Sincronização Assiduidades Este serviço é uma automatização mais completa que a anterior, que permite transferir uma quantidade superior de informação, para além dos registos de ponto. Sendo mais robusta, esta funcionalidade executa rotinas de sincronização sem intervenção do utilizador que permitem a recolha/envio de dados relativos a colaboradores, registos de ponto e configurações. Com este serviço, ao inserir informação num dos pontos do processo (dispositivo de registo de ponto ou ARTSOFT), os dados serão replicados para os outros locais, de forma automática. 4

5 Aplicações externas Integrador ARTSOFT Esta ferramenta permite integrar aplicações externas com o ARTSOFT, como por exemplo as soluções da mobilidade. Não sendo limitativa, esta funcionalidade também possibilita transferir informação de softwares independentes para o ARTSOFT e viceversa, ou seja, qualquer aplicação externa que envie informação em formato XML. Geral Envio Automático de /SMS Este serviço possibilita o envio automático de s e SMS. No caso do , é possível enviar em formato HTML ou texto, situação ideal para comunicações de marketing, notificações de conta corrente ou de fim de contrato, entre outras inúmeras possibilidades. Ao utilizar este serviço para o envio de s para um elevado número de destinatários (mass mail) evitará que os s enviados sejam considerados como Correio eletrónico não solicitado pelo recetor do . 5

6 Recálculos Indispensável para qualquer empresa que valorize uma base de dados atualizada, esta funcionalidade incorpora 4 serviços. Com os Recálculos, o ARTSOFT realiza as seguintes operações de forma totalmente automática: Integração Contabilística - ideal para quem realiza a integração contabilística off-line, mas quer salvaguardar que a integração é executada com fiabilidade num determinado espaço de tempo (diariamente, por exemplo); Recálculo de Rotação de Stocks - realiza o cálculo da Rotação de Stocks num determinado posto de trabalho a qualquer hora agendada previamente; Atualização dos Acumulados das famílias/subfamílias de artigos - recolhe os valores acumulados de todos os artigos e insere-os na ficha de artigo da respetiva família; Cálculo do PMCP (Preço Médio do Custo Ponderado) permite a definição da altura em que o cálculo do PMCP é calculado, permitindo assim ter os custos dos seus artigos sempre atualizados sem ter que realizar qualquer intervenção no ERP. Integrador de Agendas Esta funcionalidade faz a interligação entre agendas externas em formato icalendar (Outlook, Gmail, etc.) e o Planeamento de Recursos do ARTSOFT. Desta forma a gestão das agendas dos utilizadores fica refletida no seu servidor de e no seu ERP, necessitando apenas de consultar um dos interfaces para verificar o agendamento dos compromissos. 6

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