Engenharia de Computação AUTOMAÇÃO DE ROTINAS DE VENDAS COM A UTILIZAÇÃO DO CONCEITO E-BUSINESS

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1 Engenharia de Computação AUTOMAÇÃO DE ROTINAS DE VENDAS COM A UTILIZAÇÃO DO CONCEITO E-BUSINESS Gustavo de Almeida Viana Itatiba São Paulo Brasil Dezembro de 2009

2 Curso de Engenharia de Computação AUTOMAÇÃO DE ROTINAS DE VENDAS COM A UTILIZAÇÃO DO CONCEITO E-BUSINESS Gustavo de Almeida Viana Monografia apresentada à disciplina de Trabalho de Conclusão do Curso de Engenharia de Computação da Universidade São Francisco, sob a orientação do Prof. Dr. Claudio Kiyoshi Umezu, como exigência parcial para conclusão do curso de graduação. Orientador: Prof. Dr. Claudio Kiyoshi Umezu Itatiba São Paulo Brasil Dezembro de 2009

3 Dedico este trabalho a todos que me apoiaram e fizeram parte da elaboração de quem eu sou hoje.

4 .Agradecimentos Agradeço a todos os professores que fizeram parte da minha formação nestes anos de faculdade do inicio até o fim desta jornada. Ao meu orientador, Prof. Claudio, por todos os ensinamentos e dedicação de seu tempo na elaboração deste trabalho. Em especial agradeço a minha mãe, meu pai e meu irmão por sempre acreditarem no meu esforço. Sem eles, tenho certeza, que não iria desenvolver esse projeto. A Jessica, minha namorada, por sempre me apoiar nos momentos em que eu desacreditava de mim Aos meus grandes amigos Paulo, João, David, Márcio, Leandro e Rafael por todos os trabalhos desenvolvidos, pelas conversas e estudos. iv

5 Sumário Lista de Siglas... v Lista de Figuras... vii Resumo... viii Abstract... ix 1 Introdução Objetivo Motivação... 4 Automação empresarial Sobre a automação empresarial Descrição do problema Projeto Introdução Conceito do e-business Estrutura do e-business Desenvolvimento Ferramentas utilizadas Metodologia Descrição das rotinas a serem automatizadas Estruturas utilizadas do conceito e-business Descrição das Funcionalidades total do sistema Demonstração de algumas rotinas do sistema Nova rotina para os representantes Nova rotina para o comercial Conclusão Trabalhos futuros Referências Bibliográficas Bibliografia Consultada v

6 Lista de Siglas ASP Active Server Pages. e-bi Electronic Business Intelligence e-business Electronic Business e-commerce Electronic Commerce e-procurement Electronic Procurement e-scm Electronic Supply Chain Management e-crm Electronic Customer Relationship Management ERP Enterprise Resource Planning IBM International Business Machines OTC Medicamento de venda livre (Over-The-Counter) PHP Php Hypertext Preprocessor vi

7 Lista de Figuras FIGURA 1 GASTOS... 4 FIGURA 2 FLUXO DO PROBLEMA A SER RESOLVIDO... 6 FIGURA 3 REPRESENTAÇÃO PIRAMIDAL DO CONCEITO DO E-BUSINESS... 8 FIGURA 4 FLUXOGRAMA DA ROTINA DO REPRESENTANTE COM O PROJETO FIGURA 5 ESTRUTURAS UTILIZADAS NO DESENVOLVIMENTO DO PROJETO FIGURA 6 REPRESENTAÇÃO DE FUNCIONAMENTO DO PROJETO FIGURA 7 ACESSO AO PORTAL FIGURA 8 TELA INICIAL DO PORTAL FIGURA 9 TELA INICIAL DO REPRESENTANTE FIGURA 10 BARRA DE ENDEREÇOSDO NAVEGADOR FIGURA 11 TELA INICIAL DE INSERÇÃO DE PEDIDOS FIGURA 12 CABEÇALHO DE PEDIDO FIGURA 13 TELA DE TRATAMENTO DE INCONSISTÊNCIAS FIGURA 14 EXEMPLO DE CÓDIGO PARA TRATAMENTO DE INCONSISTÊNCIAS FIGURA 15 TELA DE FINALIZAÇÃO DE PEDIDO FIGURA 16 TELA COM ITENS DO PEDIDO FIGURA 17 ENVIADO PELO SISTEMA PARA O REPRESENTANTE E COMERCIAL FIGURA 18 TELA DE CONCLUSÃO DA SOLICITAÇÃO FIGURA 19 TELA DE LOGIN FIGURA 20 TELA DE SOLICITAÇÕES PARA O COMERCIAL FIGURA 21 TELA DE CONFIRMAÇÃO DE ENTRADA DE PEDIDO vii

8 Resumo A automação de uma empresa pode se dar de variadas formas - uma delas é a implantação do conceito e-business. Neste projeto de conclusão de curso foi abordado como o conceito de e- business auxilia na automação de processos, especificamente, processos administrativos de vendas rotineiros de uma empresa real do ramo farmacêutico. O termo e-business pode ser definido como uma forma segura, flexível e integrada de fornecer um valor diferencial na gestão administrativa pela combinação de sistemas e processos de forma simples e eficiente (FRANCO, 2005). Através da elaboração de um portal on-line pretende-se associar o conceito em uma aplicação visando demonstrar uma alternativa que pode reduzir gasto e automatizar tais processos do dia-a-dia ajudando nas tomadas de decisões com tratamento a partir de regras especificas. Muitas empresas, por meios de sistemas on-line, utilizam-se deste recurso para fazer a comunicação com filiais, fazer compras, vendas, propagandas, consultas ao mercado concorrente. Com esse levantamento de informações pode-se, através de análises detalhadas, auxiliar a empresa na tomada de decisões para atuar e trilhar o futuro no mercado. No projeto elaborado é demonstrado a automatização da empresa com seus representantes. PALAVRAS-CHAVE: E-Business, Automação Empresarial, Sistemas Empresariais, Sistemas On-line. viii

9 Abstract The automation of a company can give a variety of ways one is to introduce the concept of e-business. In this project of completion was discussed how the concept of e-business helps in process automation, specifically, the administrative routine sales of a company's actual pharmaceutical branch. The term e-business can be defined as "a safe, flexible and integrated to provide a differential value in the management of a combination of systems and processes in a simple and efficient" (Franco, 2005). By forming an online portal intended to associate the concept of an application to demonstrate an alternative that can reduce spending and automating these processes day-to-day help in making decisions on treatment from specific rules. Many companies, by means of online systems, we use this resource to communicate with affiliates, shopping, sales, advertising, consulting market competitor. With this collection of information can, through detailed analysis to assist the company in making decisions to act and walk in the future in the market. In the design guidelines is shown automation company with its representatives. KEYWORDS: E-Business, Business Automation, Business Systems, On-line Systems. ix

10 1 INTRODUÇÃO Neste trabalho de conclusão de curso foi abordada a implantação do conceito e- business, visando à automação de partes de processos administrativos de uma empresa real. O termo e-business é definido como uma forma segura, flexível e integrada de fornecer um valor diferencial na gestão administrativa pela combinação de sistemas e processos para administração e funcionamento de operações centrais, de forma simples e eficiente, alavancada pela aplicação de tecnologias de Internet (FRANCO, 2005). Este conceito vem ganhando adeptos no Brasil com o avanço da Internet. Muitas empresas, por meios de sistemas on-line, utilizam-se destas tecnologias para fazer a comunicação com filiais, fazer compras, vendas, propagandas e consultas ao mercado concorrente. Com todo esse levantamento de informações pode-se, através de análises, auxiliar a empresa a tomar decisões para atuar e trilhar o futuro no mercado. É possível deixar processos muito mais rápidos e ajudar nas tomadas de decisões. A elaboração de um sistema simples, que utiliza o conceito do e-business para automatizar processos e, ainda, seu aperfeiçoamento, pode fazer com que uma empresa venha a reduzir gastos. Este trabalho está dividido em seções, onde a seção 2 apresenta o objetivo do trabalho. A seção 3 apresenta a motivação do trabalho. A seção 4 descreve uma breve introdução sobre a idéia de automação empresarial. A seção 5 descreve o conceito e-business e o início do projeto com a descrição do problema a ser resolvido. A seção 6 finaliza com conclusões e possíveis contribuições para futuros trabalhos. 1

11 2 OBJETIVO Este trabalho de conclusão de curós tem como objetivo a implantação de um sistema on-line com base no conceito e-business para automatizar os processos de vendas de uma empresa que argumenta problemas no fluxo de finalização de seus pedidos. 3 MOTIVAÇÃO Em uma empresa real, do ramo farmacêutico, foi detectado um problema de fluxo de vendas. Então percebeu-se que tal problema poderia ser resolvido com a aplicação de conceitos simples de automação. Foi proposta uma estratégia que tivesse baixo custo e fácil implementação. Com aprovação da empresa para tal estratégia adotada teve-se início o desenvolvimento da solução. Utilizar os recursos já utilizado pela empresa, promover a redução de gastos para aumentar o investimento e melhorar o padrão de trabalho com auxilio da automação foram fatores que motivaram apresentar neste trabalho de conclusão de curso. 2

12 4 AUTOMAÇÃO EMPRESARIAL 4.1 Sobre a automação empresarial À medida que aumenta a complexidade interna e os negócios de uma empresa no ambiente em que ela atua, o processo de tomada de decisão tende se tornar também mais complexo, requerendo agilidade, dinamismo, utilidade e precisão das ações e informações empresariais (REZENDE, 2008). A atividade de tomada de decisão tem um papel crucial e complexo pelo fato de ser essencial em qualquer hierarquia, em qualquer departamento e a qualquer tempo. A automação empresarial parte do princípio de promover todos os recursos que possibilitem o aumento de fatores de lucratividade, competitividade e inteligência empresarial. Segundo Rezende (2008), os processos e procedimentos de seleção e organização de informações, para sua efetiva utilização e entendimento nas situações de mercado, em tempo hábil, são pontos em que são empregados sistemas informatizados, visando auxiliar as empresas nas complexas tomadas de decisão dos mais variados tipos como: estruturação de novos produtos; estudos de características de determinados clientes e regiões e podendo-se, por exemplo, focar em uma venda para retorno mais rápido de capital. Mesmo tendo a garantia da aquisição da informação, podem-se identificar possíveis falhas que levam a uma tomada de decisão prejudicial no resultado final esperado de um ou mais processos. As falhas são divididas em três partes: 1. Informações: Aparece quando as informações são apresentadas de maneira errada, levando a uma tomada de decisão errada. 2. Inteligência: Aparece quando não se consegue identificar, definir e categorizar as informações em tempo hábil. 3. Concepção: Após descrever as informações e as entender, a concepção é a falha que pode aparecer quando não se consegue quantificar possíveis problemas e descrever alternativas de soluções. Segundo Rezende (2008), há várias ferramentas e softwares, disponíveis hoje em dia, que visam a automação de uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Editores de texto, planilhas eletrônicas, softwares de apresentação e banco de dados são exemplo de aplicativos que podem promover tais automações. 3

13 4.2 Descrição do problema Razão Social da Empresa: Brasterápica Indústria Farmacêutica. Localização: Atibaia SP. A Brasterápica é uma empresa brasileira, de médio porte, que atua no ramo farmacêutico, produzindo medicamentos OTC (isento de prescrição médica), Farma (tarja vermelha) e Hospitalar (tarja vermelha para hospitais e em grande escala). Atualmente suas vendas são destinadas para ao mercado interno, abrangendo todos os estados do Brasil. Cada estado conta com a presença de pelo menos um representante, tendo este que responder ao seu respectivo gerente. A empresa recebe ligações de seus representantes, originadas de telefone celular e fixo, para informações sobre o andamento de pedidos, já liberados ou não, e informações sobre o estoque de medicamentos disponíveis para a venda imediata. Assim, é comum a ocorrência de congestionamento nas linhas telefônicas, dificultando o seu uso para resolução de outros assuntos. Além disso, essas ligações são recebidas através do serviço de 0800 da própria empresa, ou seja, há uma geração de custos excessivos para uma empresa de médio porte, mostrado na Figura 1. Figura 1 Gastos telefônicos da empresa 4

14 Os pedidos de vendas são recebidos através de fax e serviço de 0800 no próprio departamento comercial e neste processo, normalmente muitas irregularidades são detectadas. Por exemplo, prazos de entrega que não são aceitáveis, produtos que estão em falta no estoque, preços promocionais que não são admissíveis ou que não conferem com a tabela liberada, etc. Dependendo das irregularidades e das negociações com o gerente, representante e coordenador do departamento comercial, uma solicitação de venda pode ficar parada por mais de uma semana sem ser inclusa no sistema. Com isso, os clientes recebem respostas de suas solicitações com atraso que variam de uma a duas semanas como mostrado na Figura 2. 5

15 Figura 2 Fluxo do problema a ser resolvido 6

16 5 PROJETO 5.1 Introdução Pode-se notar que o principal problema vivenciado pela empresa está no tempo desperdiçado com relação à comunicação entre o representante e a empresa. Com isso, pode haver uma excessiva demora na finalização de uma venda, gerando problemas tanto para a empresa como para o cliente. Visando a agilidade no processo e a otimização deste tempo de transação pode-se implementar o conceito e-business, onde, através da Internet, o representante pode inserir seus pedidos. Tais pedidos, por sua vez, passam por processos que, através de regras dadas pela empresa, podem ser bloqueados enquanto passam por uma análise de um superior. Os pedidos também podem ser enviados para faturamento direto, caso estejam de acordo com tais regras. O representante pode, a qualquer momento, consultar as posições dos pedidos e tratar cada cliente com particularidade. 5.2 Conceito do e-business O e-business foi o conceito adotado para uma possível solução para o problema anteriormente descrito. Segundo Franco (2005), a estrutura funcional do e-business é dividida em seis partes, conforme mostrado na Figura 3, sendo elas: o e-commerce (estrutura de comércio eletrônico), o e-bi (estrutura de inteligência de negócios), o e-procurement (estrutura de cotação eletrônica), o e-scm (estrutura de gerenciamento da cadeia de suprimentos), ERP (estrutura de gestão para empresa) e o e-crm (estrutura de relacionamento com o consumidor e não-consumidor). 7

17 Figura 3 Representação piramidal do conceito do E-business (FRANCO, 2005) 5.3 Estrutura do e-business E-commerce (Comércio Eletrônico) Segundo Franco (2005), o e-commerce é a parte mais visível de toda a estrutura do e- business, tanto que ambas as idéias ainda hoje são confundidas. A função do e-commerce é iniciar o ciclo de cliente empresa fornecedor e é a partir desta ponta será desencadear o instinto de consumo, compra e venda, onde não é preciso ter uma área física destinada para o comércio, para o início deste ciclo. E-BI (Electronic Business Intelligence Inteligência de Negócios Eletrônicos) Ao se iniciar o ciclo através do e-commerce, geram-se muitos tipos de informações e, dependendo destas informações e de suas combinações, pode-se estruturar a inteligência de negócios o e-bi. O e-bi é a estrutura do e-business que irá proporcionar o apoio à tomada de decisão. Com essa estrutura pode-se traçar os diferentes perfis de clientes e suas características com relação ao que compram, quanto compram, que tipo de produto mais compram, etc. Para gerar essas informações pode-se utilizar ferramentas de análise de banco de dados que aplica a idéia de Data-Mining (Mineração de Dados) e Data Warehousing (Armazenamento de Dados). 8

18 E-Procurement (Electronic Procurement Cotação eletrônica)o e-procurement é a estrutura na qual a empresa poderá realizar todas as suas transações com fornecedores, compradores, etc., via comunicação eletrônica. O e-procurement visa atender uma necessidade cada vez maior em reduzir os custos operacionais no processo de compras de qualquer tipo de material ou serviço especial. E-SCM (Electronic Supply Chain Management Gerenciamento de Cadeia de Suplementos Eletrônico) De acordo com a antiga CLM (Council of Logistics Management), atualmente CSCM (Council of Supply Chain Management), o gerenciamento da cadeia de suprimentos, o E- SCM, engloba o planejamento e a gestão de todas as atividades envolvidas em identificar fornecedores, comprar, fabricar, e gerenciar as atividades logísticas. O E-SCM é uma tecnologia de administração orientada para a integração entre os principais processos de negócios que existem entre os elementos de uma cadeia logística, desde os consumidores até os fornecedores, em um modelo de negócio harmônico e de alto desempenho. Seu objetivo é agregar o maior valor possível ao consumidor. A logística é a parcela do processo da cadeia de suprimentos que planeja, implanta e controla o fluxo de forma eficiente e eficaz de matérias-primas, estoque em processo, produtos acabados e informações relacionadas, desde seu ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender aos requisitos dos clientes. No e-business, o e-scm desempenha um papel importante, não somente pelas regras de logísticas nesta estrutura, mas pelo SCM desempenhar o papel de ligação entre empresa x cliente e empresa x fornecedor através da ponta como o e-commerce. ERP (Enterprise Resource Planning - Sistemas Integrados de Gestão Empresarial) Um sistema dito ERP tem a pretensão de suportar todas as necessidades da informação para uma tomada de decisão gerencial de um empreendimento como um todo. (CORRÊA et. al, 2001). É nesta estrutura que se gerencia a empresa, desde regras para os recursos humanos até o gerenciamento de matérias-primas no estoque para serem utilizadas na confecção de produtos acabados. Com base nessas informações, o ERP faz a interação e união de informações para serem consultadas por qualquer departamento de uma empresa. 9

19 A base de um projeto de e-business precisa ter o conceito do ERP muito bem desenvolvido para formar a base que irá receber as informações geradas pelo e-commerce e aprovadas ou rejeitadas pelo e-bi. E-CRM (Electronic Customer Relationship Management Gerenciamento de Relacionamento com o Consumidor) A idéia proposta por Franco (2005), é que o cliente, até então em todas as estruturas descritas, era tratado como uma entidade externa, e quando se tem a idéia da estrutura do e- CRM passa-se a tratar os clientes como se estivessem dentro da empresa. Em outras palavras, passa-se a tratar as informações de clientes e não clientes como fontes para desenvolverem-se táticas de como satisfazê-los. Segundo Haberkorn (2004), o CRM aplica a idéia de um tratamento profundo em cada cliente, desde seus desejos até sua capacidade financeira. O e-crm pode ser dividido em três tipos de gerenciamento de relacionamento : 1. Gerenciar os não-clientes : Com o estudo de não consumidores pode-se auxiliar a empresa ganhar mercado. 2. Gerenciar os clientes : Com o estudo de clientes pode-se auxiliar a empresa a manter seus clientes aprimorando produtos e atendimentos. 3. Gerenciar os clientes menos ativos: Com o estudo de clientes que não consomem muito pode-se auxiliar a empresa a melhorar os produtos e seus atendimentos para que tais clientes voltem a consumirem mais. 5.4 Desenvolvimento A etapa de desenvolvimento inicial do trabalho consistiu em uma ferramenta para que, através da Internet, um representante possa desenvolver suas rotinas como, por exemplo, conferir o status de seus pedidos de vendas, incluir pedidos de vendas, suas metas de vendas, verificar status de devedores, verificar como estão suas vendas e em que cliente deve-se focar. 10

20 A partir desta ferramenta foi possível automatizar o departamento comercial da empresa. Na Figura 4, pode-se ver a rotina e a área do problema já automatizado. Figura 4 Fluxograma da rotina do representante com o projeto 11

21 5.4.1 Ferramentas utilizadas Para o desenvolvimento do portal foram utilizados os seguintes aplicativos/ambientes: Software ERP (TOTVS Protheus v 8.11):Esta ferramenta já é utilizada na empresa para auxiliar em todos os processos internos, sendo assim, pode-se utilizar essa ferramenta para a aquisição dos dados. - Banco de dados (Microsoft SQL 2000): As informações inseridas no ERP são armazenadas neste banco de dados off-line, e o portal utiliza esta mesma ferramenta para os dados on-line. Software para desenvolvimento de páginas dinâmicas em linguagem ASP (Adobe Dreamweaver 8): Com essa ferramenta é elaborado o portal, dentro das páginas em ASP terá todos os códigos que implementa a estrutura do e-bi Software para desenvolvimento gráfico (Adobe Fireworks 8): Ferramanta gráfica para elaboração dos layouts Metodologia Sendo a Internet o principal meio de comunicação entre o representante e a empresa, optou-se pela elaboração de um portal on-line onde, com um login único, o representante pode acessar as informações e inserir informações, antes solicitadas via fax e telefone. Com a elaboração do portal, a comunicação é estabelecida independente das configurações de hardware e softwares dos representantes, bem como da empresa. Com o uso da Internet é necessário se pensar na segurança das informações desde o login até o acesso à base dados que irá receber as informações oriundas da empresa. Para garantir a segurança das informações do portal é conveniente se trabalhar com duas bases de dados uma on-line e outra off-line. A base on-line conta com informações unicamente para os representantes e a off-line com informações para a empresa. Através de agendamentos há uma migração dos dados da base off-line e transferência para a base de dados on-line. 12

22 5.4.3 Rotinas automatizadas Pelo portal o representante pode fazer todas as suas rotinas antes resolvidas por telefone ou fax, como por exemplo, inserção de pedidos, consultas a lista de clientes para possíveis atualizações de dados cadastrais, consulta o andamento do pedido, consulta os títulos vencidos de cada cliente, seus títulos em aberto e consultas de metas e se estas foram realizadas Estruturas do E-Business utilizadas Ao se implementar o conceito de e-business para o problema descrito, percebeu-se que não era necessário utilizar todas as seis partes da estrutura do e-business para essa automação, e sim, apenas quatro partes da estruturas. De acordo com a pirâmide do e-business, foram utilizadas as estruturas mostradas na Figura 5. Figura 5 Estruturas utilizadas no desenvolvimento do projeto - E-Commerce : é nesta estrutura que as operações dos representantes serão iniciadas e também tem a responsabilidade de exibir os status de suas solicitações. - E-BI (Electronic Business Intelligence): nesta estrutura são colocadas todas as lógicas e restrições de negócios para evitar possíveis operações que o representante venha a 13

23 fazer na estrutura do e-commerce e que não fazem parte da política da empresa. Assim, evitase processos errados e desperdício de tempo com relação às vendas. Além disso, no e-bi ficam centradas as tomadas de decisões padrões, por exemplo, o redirecionamento de pedidos com valores que não conferem com a tabela de preço padrão ao superior do representante. O conceito de e-bi será adotado na seleção dos dados off-line. - ERP (Enterprise Resource Planning): esta estrutura fornece os dados que o representante necessita para ficar sempre atualizado sobre as informações da empresa, evitando assim constantes gastos com serviço de telefonia e fax. - E-CRM (Customer Relationship Management): o representante precisa saber de suas metas e onde deve focar para atingi-las. É esta estrutura que dará todo esse suporte. Através de análises feitas pelo departamento comercial, dados são inseridos em uma base de dados off-line e enviados, após seleção do e-bi, para a base off-line, evitando assim, também, constantes gastos com serviço de telefonia e fax. E-Procurement (Electronic Procurement): por representar o conceito da implementação de uma ferramenta de cotação eletrônica, a mesma não atende ao que a empresa está almejando desenvolver no momento. Por esse motivo essa estrutura foi retirada do projeto. No caso do E-SCM ( Electronic Supply Chain Management), é uma ferramenta voltada para a logística e neste projeto não há tal necessidade, sendo assim também, retirada da estrutura do projeto Funcionalidade do sistema A análise da estrutura funcional inicia com a inserção de dados. Através de um sistema ERP, o funcionário inicia a inserção de informações no banco de dados da empresa tais como o lançamento de pedidos, itens de pedidos e outros tipos de dados relevantes para os representantes. Após a inserção de tais informações, o mesmo seleciona os dados de acordo com as regras da empresa, utilizando o conceito de e-bi. Os dados são colocados em uma base isolada para simples exportação. Os dados selecionados são exportados para um banco de dados externo que terá um sistema de e-commerce trabalhado para exibi-los de uma forma simples e acessível para os representantes. Com isso, não é exposto o banco de dados oficial da empresa, garantindo-se boa aplicação dos conceitos de segurança. 14

24 Figura 6 Representação do funcionamento do projeto Com a implantação do conceito de e-business, pode-se notar na Figura 6, que há uma, centralização das consultas e das inclusões das solicitações de vendas em um único recurso, sendo acessível em qualquer lugar através da Internet. Assim, pode-se conseguir uma dinamização do processo de vendas Demonstração de algumas rotinas do sistema Nova rotina para os representantes Ao acessar a página do portal, através do link onde no menu tem o item de portal, conforme mostrado na Figura 7, o representante é redirecionado para a tela de login, conforme mostrado na Figura 8, onde ele inicia sua identificação. Com essa identificação, a estrutura de e-bi, formada por regras estabelecidas no código dinâmico, 15

25 pode selecionar os clientes deste representante, os títulos em aberto e vencidos destes clientes, os pedidos vencidos inseridos e seus status e configurações. Figura 7 Acesso ao portal Figura 8 Tela inicial do portal O layout do aplicativo é simples e com imagens voltadas para web, ou seja, em caso de conexões lentas, via modem, por exemplo, o acesso é rápido. Na tela do representante, Figura 16

26 9, as rotinas que antes eram resolvidas via telefone ou fax estão no menu principal. Pensando na segurança das informações, foi montada uma página com intuito de indexar todas as páginas do portal. Com isso, pela barra de endereços no navegador (Figura 10) nota-se que não é possível definir a linguagem dinâmica utilizada. Figura 9 Tela inicial do representante Figura 10 Barra de endereço do navegador Ao inserir um pedido de venda, Figura 11, o representante encontra a listagem de todos os seus clientes trazidos pela regra de e-bi de seleção de dados específicos por representante, não deixando visíveis clientes de outros representantes, evitando assim problemas quanto a sigilo e de concorrência interna. 17

27 Figura 11 Tela inicial de inserção de pedidos A partir da escolha do cliente que solicitou a compra, na Figura 12, pode ser visto o início do preenchimento do cabeçalho, onde as informações básicas do cliente são disponibilizadas automaticamente. Figura 12 Cabeçalho do pedido 18

28 Na seqüência da elaboração do pedido, o e-bi que faz a seleção de condições de pagamento padrões por região, verifica se a data programada para a entrega respeita o limite mínimo imposto pela empresa e se todos os campos foram preenchidos. Caso haja alguma inconsistência, como mostrado na Figura 13, onde há falta de preenchimento do campo Recolher GNR, é gerado um log e o representante é levado de volta à página anterior para correção da inconsistência. O código utilizado na implementação é mostrado na Figura 14. Figura 13 Tela de tratamento de inconsistências. Figura 14 Exemplo de código para tratamento de inconsistências Após tratar todas as possíveis inconsistências, o e-bi permite o redirecionamento para a página de inserção de itens para o pedido, conforme mostrado na Figura 15. Ao se inserir os itens no pedido, conforme a Figura 16, o e-bi, de forma dinâmica, recupera os valores de uma 19

29 tabela padrão da empresa para que o representante confirme se o preço que está sendo sugerido está muito fora do padrão. Caso esteja com um grande desvio no preço, o e-bi insere no banco de dados as informações do pedido deixando o status em análise e manda um para o gerente verificar se haverá liberação para o departamento comercial faturar ou não o pedido, poupando assim demoras no processamento de pedidos com preços abaixo da tabela. Caso não haja grandes desvios de preço, é emitido um recibo do pedido para o do representante (como pode ser visto na Figura 17) e o departamento comercial, também via e- mail é notificado que há um pedido para ser faturado. Figura 15 Tela de finalização do pedido Figura 16 Tela com itens de pedido 20

30 Figura 17 enviado pelo sistema para o representante e comercial Após todos os tratamentos do e-bi, o representante retorna a tela inicial recebendo a mensagem de solicitação de pedido enviado com sucesso, conforme a Figura 18. Figura 18 Tela de conclusão de solicitação 21

31 Nova rotina para o departamento comercial O novo procedimento implementado dispensa o recebimento de ligações. A partir do recebimento do do representante, conforme visto anteriormente, o colaborador do departamento comercial acessa a intranet da empresa pelo navegador de Internet, conforme Figura 19. Na sua tela, específica para o departamento comercial, o colaborador acessa o link de solicitações e na sua direita é exibida a solicitação pendente em verde conforme a Figura 20. Figura 19 Tela de login da intranet Figura 20 Tela de solicitações para o comercial 22

32 Ao visualizar a solicitação, conforme a Figura 21, o colaborador verifica se há alguma irregularidade e, se não houver, a solicitação é inserida no sistema ERP da empresa vindo a ser liberada totalmente ou parcialmente para se finalizar a compra e continuar todo o fluxo normal. Figura 21 Tela de confirmação de entrada de pedido 23

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