1. ORIENTAÇÕES GERAIS:

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1 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 1 1. ORIENTAÇÕES GERAIS: 1.1. Alteração de dados da Nota Fiscal: Conforme Decreto 6080/2012, Art. 217 a Carta de Correção não pode ser usada para alteração da Razão Social, CNPJ, Data e Valor. Assim, as Cartas de Correção para alteração de algum desses campos não será mais aceita, mesmo com parecer da Receita Estadual, sendo, as Notas Fiscais, objeto de glosa. Caso a seja NF de Serviço, a contratante deverá consultar a Prefeitura do Município; 1.2. Conserto de bens sem patrimônio: Todo e qualquer bem da escola deve estar listado no inventário patrimonial. Assim, notas fiscais de conserto de bens, que não estejam patrimoniados, serão objeto de glosa. Casos onde o bem esteja patrimoniado, mas em estado Inservível, também serão objeto de glosa, visto que bens em estado inservível, são aqueles sem nenhuma condição de uso ou conserto. A escola deverá solicitar a implantação do bem, antes de efetuar reparos Ausência de documentos em Cota Extra: Nos casos de CE onde há execução de serviços de reparos, a escola deve apresentar o Termo de Recebimento de Obras e Serviços de Melhorias, vistado pelo Supervisor de Obras do NRE, bem como cópia do orçamento da empresa que executou os serviços (Manual do FR 2012, item 11.2). No caso de Cotas Extras para outras finalidades devem ser verificados os documentos correspondentes Gastos excessivos em determinados itens/ações: Por vezes o gestor acaba efetuando gastos excessivos em apenas um item/serviço sem apresentar justificativas do motivo que o levaram a isso. O gestor é conhecedor da realidade da escola e, cabe a ele, apresentar explicações sobre os motivos que o levaram a essa execução Depósito em Conta Corrente: Essa exigência já consta nos manuais de todos os recursos recebidos pela escola. Depósito em conta corrente é terminantemente proibido! Além de não resolver a pendência, acaba por piorá-la, visto que esse valor em conta não consta no GRF. O procedimento correto é fazer as devoluções via GR. As escolas que fizerem depósito em conta corrente terão que efetuar, novamente, o recolhimento em GR. Em caso de dúvidas, entrar em contato com o NRE Impostos: Ausência da Retenção/Pagamento com Recursos Próprios: A legislação prevê não somente o pagamento do imposto, mas também a sua RETENÇÃO. Ou seja, o imposto deve ser retido no ato do pagamento da NF. O pagamento do imposto com recursos próprios minimiza, mas não regulariza a situação tributária. Obs: o gestor deve obrigatoriamente emitir cheque do recurso correspondente para pagamento do imposto Código errado: Ainda hoje verifica-se o pagamento de encargos sociais com os códigos ou cnpj errados. O correto é como se apresenta na tabela abaixo:

2 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 2 TRIBUTO FUNDO ROTATIVO RECURSOS FEDERAIS ISS Nome da empresa/escola* Nome da Empresa/Escola* INSS 2640 Nome da Empresa Nome da Empresa COFINS 4085 Nome da SEED Nome da APMF Retenção de ISS: TODOS os serviços sofrem a retenção de ISS. A isenção só ocorre em serviços prestados por MEI/SIMEI (Mediante identificação na NF ou declaração). *Consultar a Prefeitura Municipal para maiores orientações; Retenção de INSS: Conforme Parecer da PGE, TODO serviço executado sobre Cessão de MO, com valor a partir de R$ 91,00, deve sofrer a retenção. Mesmo as empresas optantes pelo SIMPLES nacional, independente de seus anexos, deverá sofrer a retenção (IN INSS 100/2003, Art. 149 e 151). Basicamente, só há isenção em duas situações: Serviços prestados por MEI/SIMEI (Mediante identificação na NF ou declaração); Serviços prestados pelo proprietário, empresa sem empregados e com limite de faturamento (Ver IN RFB 971/2009, Art. 120, inciso II); Retenção de COFINS: Há a incidência quando o valor for superior a R$ 5.000,00 dentro do mês. A retenção é efetuada sobre o valor total da NF, e não apenas sobre o valor da MO. A isenção ocorre para Micro e Pequenas Empresas, mediante declaração, conforme IN RFB 475/2004; Dedução de Retenção de ISS e INSS: Caso na NF de Serviços haja descrição de Materiais, a retenção de INSS será efetuada apenas no valor da MO, desde que tais valores estejam descritos em contrato. No caso de ISS, a retenção será feita conforme regras da prefeitura municipal Atesto de Materiais/Serviços: O carimbo de Atesto deve ser posto sobre a NF (ao menos em uma parte da NF), não podendo ser carimbada apenas na folha sulfite. Os atestos devem ser realizados por várias pessoas e não apenas por uma única pessoa da escola. Lembrando que, em verbas federais, o fornecedor também deve atestar a quitação da Nota Fiscal Consulta às Notas Fiscais Eletrônicas: Cabe à escola efetuar a consulta sobre a situação das Notas Fiscais Eletrônicas. No caso da DANFE, o prazo limite para cancelamento é de 24 horas após sua emissão. Assim, a escola deverá consultar as notas após esse prazo a fim de identificarem possíveis irregularidades, antes da entrega da PC no NRE. O gestor deverá colocar uma declaração no final da PC, informado que fez a conferência de todas as Notas Eletrônicas; 1.9. Consulta à conta corrente on-line: Como já informado anteriormente, as escolas podem consultar as contas através da internet. Entrar em contato com o seu gerente e solicitar acesso on-line às contas correntes da escola;

3 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO Atas em livro próprio: Todas as atas deverão ser lavradas em livro próprio para tal fim. Caso as atas sejam digitadas, elas deverão ser impressas, assinadas e coladas no livro de atas. A direção deverá vistar e carimbar as margens da ata. Conforme Manual da Comunicação e Escrita Oficial do Estado do Paraná, item 3.5.3, a ata tem valor jurídico e, assim, não pode ser modificada, sob nenhuma circunstância. Nos casos de irregularidades observadas, as atas serão encaminhadas ao Setor Jurídico do NRE, para análise e providências cabíveis Ofício de encaminhamento: O ofício de encaminhamento da Prestação deve levar em conta o valor recebido na parcial, e não apenas o valor executado, sem considerar saldos do 1º Semestre. No caso de Recursos Federais, deve-se considerar o valor total do exercício, incluindo-se rendimentos e eventuais saldos reprogramados de exercícios anteriores Cumprimento dos itens na totalidade: Todos os itens solicitados pelo NRE estão em conformidade com as normas do programa e legislações vigentes. Assim, a escola deve atender, na totalidade, os itens solicitados pelo analista do NRE. Caso a escola queira apresentar justificativa para algum item, poderá fazêlo, mas o NRE tem autonomia para aceita-la ou não. As Prestações só terão parecer favorável, após a regularização de todos os itens solicitados em análise do NRE Prazo para Inclusão de Itens e Fornecedores: O prazo para solicitação de inclusão de itens e fornecedores encerra-se em 30/ Consultar o analista específico da escola: Quando entrar em contato com o NRE, solicitar, prioritariamente, o analista responsável por sua escola e, preferencialmente, via ; 2. ORIENTAÇÕES QUANTO A EXECUÇÃO DE RECURSOS A execução dos recursos financeiros deve ser realizada conforme as orientações abaixo e na mesma ordem que são apresentadas: 2.1. Planejar ações: Primeiramente, ao receber os recursos, a escola deverá se reunir com suas instâncias colegiadas para planejamento dos itens/serviços que serão adquiridos/contratados. Esse planejamento deve ser lavrado em ata (observar item 1.10) Registrando Plano de Aplicação: No momento do planejamento e lavratura da ata, a escola deverá proceder ao registro do Plano de Aplicação no Sistema GRF. Nesse momento, a escola deve verificar se todos os itens planejados constam no GRF. Caso necessário, a escola deverá entrar em contato com o NRE para solicitar a inclusão de itens no GRF Pesquisa de Preços: A pesquisa de preços deverá ser feita observando princípios de LEGALIDADE, ISONOMIA, EFICIENCIA, PUBLICIDADE e ECONOMICIDADE. Além disso, alguns preceitos devem ser observados:

4 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO Ramo de Atividade: A escola deverá observar se a empresa em que ela fará a cotação tem, dentre o seu rol de atividades, autorização para comercializar o item ou prestar o serviço; Situação Cadastral: A escola também deverá verificar se a empresa está ativa no GRF. Caso não esteja, deverá solicitar a CND municipal, se for o caso, e preencher o formulário de cadastro on-line, disponível no site do NRE, ANTES de solicitar o orçamento; Orçamento: A escola deverá planejar suas ações, antes da execução e, assim, solicitar o orçamento levando em conta a quantidade de itens que a escola pretende adquirir, durante o período de vigência do orçamento; 2.4. Registro e Impressão da Pesquisa de Preços no GRF: Registro: Após a pesquisa de preços a escola efetua o registro do orçamento no GRF. A Pesquisa de Preços deve ser identificada com um número sequencia (ex.: 001/2013, 002/2013, 003/2013, etc.). Esse número/identificador da Pesquisa de Preços deve ser colocado no rodapé da página onde é colada a Nota Fiscal. Lembrando que, aqui, são listados todos os itens possíveis de todas as cotas. Porém, isso não significa que todos os itens ali poderão ser adquiridos. A escola deve observar quais são os itens permitidos, no momento de registrarem o Plano de Aplicação Apuração: A apuração, bem como a execução, deverá ser feita de forma fracionada (por item). Compras por preço global, somente com justificativa (prazo para entrega, empresa possui todos os produtos, etc) estas justificativas devem estar descritas no orçamento e no GRF. Lembrando sempre do principio da economicidade Compra dos itens: A compra dever ser realizada dentro do período de vigência do orçamento e da validade da CND, observando se o valor pago é o mesmo do que está orçado, caso a compra seja feita em valor superior ao orçado, essa diferença estará sujeita a restituição. A escola, antes de efetuar o pagamento, deverá verificar todos os dados da NF como Razão Social, CNPJ, outros dados da escola, se os valores dos itens estão corretos, se possui AIDF (a emissão da AIDF deve ser anterior a data da NF), se o modelo da NF é permitido, se todos os campos estão preenchidos. No caso da DANFE, no campo fatura, a observação do pagamento deve ser A VISTA, e não A PRAZO Registro das Notas Fiscais: Após a compra dos itens/contratação dos serviços a escola deverá registrar a Nota Fiscal, dentro do período de validade da CND. O registro das NF s de forma regular possibilita um controle do saldo disponível em cada cota, porém a escola deve verificar, regularmente, o extrato bancário a fim de observar se há algum débito que não foi registrado no GRF. 3. PDDE 3.1. PDDEWeb (Atualização Cadastral/Divisão Custeio e Capital): As entidades devem atualizar os dados da APMF, se necessário, e fazer a opção do

5 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 5 percentual entre Custeio e Capital que deseja receber no próximo exercício até 31/12/ Aplicação Financeira: Enquanto não utilizados, os recursos devem ser, obrigatoriamente, aplicados. Se a previsão de uso for superior a 30 dias, contados do recebimento, a aplicação deve ser em poupança. Se a previsão for a de uso em até 30 dias, a aplicação pode ser em Fundo Supremo Rendimento: O valor obtido dos rendimentos poderá ser utilizado em qualquer categoria econômica, conforme decisão da APMF. Deve constar em ata a categoria a qual ser utilizada, bem como os itens que serão adquiridos. A entidade deve informar o valor do rendimento no sistema GRF e fazer Plano de Aplicação Atas: Devem ser lavradas as atas de todas as decisões da APMF, conforme Resolução FNDE/CD 09/2011, Art. 3º; Recebimento dos recursos e o planejamento dos itens e serviços; Ata com escolha dos fornecedores, baseado em pesquisa de preços; Ata com o planejamento da execução dos rendimentos, após sua auferição, e escolha dos fornecedores; Ata com alteração do planejamento, se for o caso; 3.5. Prazos: O prazo para execução, devolução do saldo da conta e entregar a PC é até 31/12/ Reprogramação: A escola deve, prioritariamente, executar todo o recurso, no exercício em que houve o crédito. Caso seja necessário, poderá fazer a reprogramação, mas caso o saldo reprogramado seja superior a 30% do valor total do exercício, o excedente será deduzido do próximo repasse. Ex.: A escola recebeu R$ ,00 e obteve um rendimento de R$ 1.000,00, gerando um valor total no exercício de R$ ,00. Assim, o máximo a ser reprogramado será de R$ 3.300,00 (30% do valor total). Caso essa escola reprograme R$ 4.000,00, terá uma dedução de R$ 700,00 (excedente sobre os 30%) no próximo repasse. 4. PATRIMÔNIO 4.1. Materiais Bibliográficos (Livros, Dicionários e Atlas): Esses materiais bibliográficos são considerados bens de CUSTEIO, pois não tem durabilidade elevada. Os materiais que devem ser considerados como CAPITAL são as coleções bibliográficas, bem como aqueles que têm longa duração - capa, encadernações e outras características que dão a ele um nível maior de durabilidade. 5. GRF GESTÃO DE RECURSOS FINANCEIROS 5.1. Consultas Disponíveis: Itens de despesa: Os itens que a escola pode adquirir e que poderá auxiliar no planejamento das despesas pode ser consultado no próprio GRF. A escola deve consultar esses itens antes de planejar as ações. Menu Principal => Consulta => Itens de Despesa.

6 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO Fornecedor: Antes da escola fazer a pesquisa de preços, executar o recurso e registrar as NF s, deve verificar se o fornecedor está ativo, bem como verificar se já possui Inscrição Estadual. Caso não esteja cadastrado, a escola deve fazer a solicitação através do site do NRE. Menu Principal => Consulta => Fornecedor Consultar/Liberar PC: A escola pode fazer a conferência do saldo disponível em cada cota e o total. Menu Principal => Prestação de Contas => Consultar/Liberar PC Funções Disponíveis: Alteração de Plano de Aplicação: Quando a escola sentir necessidade de alterar alguma despesa já planejada, deverá fazer a ALTERAÇÃO desse Plano e não excluir e refazer outro PA (Consultar o PA e clicar em Alterar). Nesse caso de alteração, os dois PA s devem fazer parte da PC, o PA original e o PA modificado. O mesmo ocorre quando há duas ou mais liberações no mês, cada plano criado deverá constar na PC, mesmo que no último apareça o valor total liberado. Todas as liberações deverão ter plano de aplicação aprovado dentro da sua parcial independente da sua execução. Caso a PC seja entregue sem a criação e impressão de algum PA, a PC será devolvida para correção, sendo considerado como irregularidade, e cada parecer de devolução fará parte da PC; Registro de NF de Serviços: No caso das Notas de Serviço, o valor retido em impostos não pode ser registrado como um desconto. O procedimento correto é deduzir o valor e registrar, como Valor Total, o valor efetivamente pago à empresa. O valor dos serviços prestados também deve ter o valor deduzido, de modo que fique igual ao Valor Total registrado Registrar Tarifa Bancária Autorizada (FR): A tarifa bancária, desde que permitida (Emissão de cheques acima de R$ 5 mil, tarifas por extrato emitido, etc.) devem ser registradas como se fosse uma NF na Cota Normal Serviço, se houver saldo, caso contrário a escola deverá fazer a devolução dos valores ao Tesouro do Estado. O registro deve seguir como abaixo: CNPJ: / Inscrição Estadual é zerada ( ). Data: é a data que a tarifa foi debitada. Valor: valor da tarifa cobrada. Cheque: NÃO é o cheque que deu origem à tarifa! Deve-se utilizar o número do documento que consta no extrato. Nota Fiscal: NÃO é o número da NF que deu origem à tarifa! Devese utilizar o número do documento que consta no extrato. Ex.: No extrato bancário tem o campo do valor, data, lote e o nº do documento. Esse número deve dar base para o registro da NF e do CH. Suponha que o nº do documento é Usa-se uma parte desse número (ex.: ) para o CH e outra parte (ex.: ) para a NF.

7 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 7 Item de Despesa: No grupo de Despesas Bancárias, há o item Tarifa Bancárias; 5.3. Novas Funções: Registrar GR Despesa Impugnada: A partir de 2013, caso haja alguma despesa indevida, o registro não é feito mais como Despesa Indevida, na função de Nota Fiscal. Deve-se registrá-la como Despesa Impugnada, com o número do CH que a originou e apenas no valor da Despesa Irregular. Ex.: Um CH de R$ 100,00 para pagamento de uma NF onde há R$ 10,00 de Despesa Indevida/Impugnada. Registra-se a NF e o CH com o valor de R$ 90,00 e a Despesa Impugnada com valor do CH de R$ 10,00. Menu Principal => Prestação de Contas => Guia de Recolhimento Registro da Pesquisa de Preços: A escola deve registrar os itens do orçamento referente a Pesquisa de Preços, com número sequencial e indicação do exercício, ex.: 001/2013, 002/2013, 003/2013, etc. Também fazer a apuração da Tomada, preferencialmente pela opção de compra fracionada, imprimir e assinar, ANTES da execução das Despesas. Menu Principal => Prestação de Contas = > Pesquisa de Preços Emitir Relatório de Bens a Patrimoniar/Termo de Doação: Quando a escola compra bens de Capital, deve gerar o Relatório para que o NRE faça a implantação dos Bens no Inventário Patrimonial. Menu Principal => Patrimônio => Bens a Patrimoniar Emitir Relatório de Bens Patrimoniados/Bens Adquiridos: Depois que o NRE faz a implantação dos Bens, devolve o Relatório à escola, com o número de patrimônio atribuído a esses bens, que deverá ser registrado no GRF, ANTES do encerramento da PC, e emite o Relatório de Bens Adquiridos. Menu Principal => Patrimônio => Bens Patrimoniados Devolução de parciais para correção: Após análise do NRE, os itens de regularização no sistema GRF devem ser atendidos integral e definitivamente, de forma que, a PC seja devolvida para escola somente uma vez. Observamos que toda devolução gera um Parecer (analista/chefia) que vai anexado à PC, esse parecer também consta no sistema GRF e no Sistema Consulta Escola Liberação da PC On Line para o NRE: Além da entrega da PC documental, a escola deve liberar o sistema GRF para análise do NRE. Porém, antes dessa liberação, a escola deve conferir se o saldo do GRF é igual ao do extrato bancário, ou da conciliação bancária. Quando encerra o prazo para entrega da PC, e a escola não libera o GRF, a própria SEED bloqueia o sistema, mas fica registrado que a escola não finalizou a PC. Maringá, 18 de novembro de 2013 João Vicente Bordin Coordenador do Setor Financeiro

8 SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO 8 Dilce Genari Gislaine Malmstrom Vanessa Franco Patrimônio Eraldo dos Santos Kely Baraldi Renan Ferreira Comissão Especial de Licitações