Banco Mundial. Capacitação em Gestão de Convênios e Projetos

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1 Banco Mundial Capacitação em Gestão de Convênios e Projetos Versão: Agosto/2011

2 O QUE É O PROGRAMA PRODUZIR? O PRODUZIR é um programa do Governo do Estado da Bahia, coordenado pela CAR - Companhia de Desenvolvimento e Ação Regional. A CAR é uma empresa pública vinculada à SEDIR - Secretaria de Desenvolvimento e Integração Regional. O objetivo principal do Produzir é combater a pobreza rural, gerar desenvolvimento sustentável e fortalecer as organizações comunitárias, através do financiamento de projetos comunitários escolhidos pela própria comunidade, de acordo com as suas necessidades.

3 DE ONDE VÊM OS RECURSOS DO PRODUZIR? Os recursos são disponibilizados pelo Banco Mundial e o Governo do Estado da Bahia.

4 DE QUE FORMA O PRODUZIR PODE APOIAR SUA COMUNIDADE? O Produzir oferece apoio técnico e financeiro às Associações, Cooperativas e Conselhos Municipais. A participação comunitária é assegurada em todas as etapas da ação do Produzir.

5 TODAS ESSAS ENTIDADES PODEM RECEBER RECURSOS? Somente as Associações, Cooperativas e Conselhos Municipais que estiverem legalizadas, isto é, com o CNPJ atualizado e sem impedimentos legais com o Estado. A entidade não precisa ser de Utilidade Pública.

6 AS COMUNIDADES DE TODA A BAHIA PODEM RECEBER O APOIO DO PRODUZIR? O Produzir beneficia comunidades rurais e as sedes dos municípios com até habitantes.

7 EXISTE UM CUSTO MÁXIMO DO PROJETO PARA OBTER O APOIO? O projeto não pode ultrapassar 50 mil dólares. Acima desse limite o projeto somente será financiado após avaliação e autorização, por escrito, do Banco Mundial.

8 QUE TIPOS DE PROJETOS O PRODUZIR FINANCIA? Geração de Renda Ambientais Apoio à Saúde e Saneamento Apoio à Educação e à Cultura Infraestrutura

9 VAMOS EXPLICAR AGORA, PASSO A PASSO, COMO AS COISAS ACONTECEM

10 O PASSO A PASSO DE COMO AS COISAS ACONTECEM 1º Passo: Reunião na comunidade para definir o Projeto. 2º Passo: Formalizar a Solicitação de Financiamento 3º Passo: Avaliação dos Projetos ) 4º Passo: Celebração do Convênio

11 O PASSO A PASSO DE COMO AS COISAS ACONTECEM 5º Passo: Execução do Projeto. 6º Passo: Acompanhamento da Execução do Convênio. 7º Passo: Prestação de Contas.

12 Convênio

13 Convênio O Que é o Convênio O convênio é um acordo de cooperação mútua entre a CAR e a Associação, onde está escrito as responsabilidades de cada parte envolvida na execução do projeto. Por isso, é importante ler todo o documento para conhecer o que ele diz. Principais Cláusulas Objeto Obrigações das Partes Recursos Prazos

14 Convênio Orientações Jurídicas

15 Convênio Orientações Jurídicas Cumprimento das cláusulas dos Convênios Penalidades e suas conseqüências Procedimentos para apurar responsabilidades Medidas preventivas Papel das Instituições de Auditoria Papel do Ministério Público

16 Atribuições CAR e Associação

17 Orientar a Associação para discutir o modelo de gestão, e definir regras de funcionamento do projeto, de modo que atenda a toda a comunidade. Atribuições Da CAR Repassar informações à Associação sobre o projeto técnico. Ler o convênio informando o valor dos recursos, a forma de liberação das parcelas, prazo de duração do convênio, as obrigações da Associação e da CAR. Orientar a Associação sobre a obrigatoriedade da ampla divulgação do processo de coleta de preços. Orientar a Associação a formar comissões na comunidade para fiscalizar e apoiar a execução do projeto.

18 Atribuições Da CAR Visitar com freqüência necessária o local do projeto verificar o andamento dos serviços. para Reunir a comunidade nas diversas fases de execução do projeto. Apurar e tomar providência para resolver as queixas e denúncias apresentadas pela comunidade, durante a execução do projeto. Discutir com a comunidade sobre a melhor maneira de gerenciar o projeto, após a sua conclusão. Orientar a Associação para fazer as prestações de contas dos recursos que a CAR repassou para executar o projeto.

19 Atribuições Da Associação Realizar o processo de coleta de preços com ampla divulgação. Realizar as obras e/ou serviços diretamente ou contratando empresa para sua construção. Administrar a aplicação dos recursos repassados e prestar contas, de acordo com as orientações contidas na Cartilha de Prestação de Contas. Acionar o Conselho Fiscal e a Comissão de Acompanhamento para apoiar a execução e fiscalização das obras e serviços. Discutir e elaborar as regras de funcionamento do projeto, durante toda a execução do convênio. Obter as licenças e autorizações legais para o projeto.

20 Convênio Eficiência na Execução

21 Convênio O Que Fazer Para Dar Certo? Tornar o momento de entrega do Kit Convênio uma capacitação. Envolver a comunidade em todas as fases do Projeto (avaliação de demanda, coleta de preços, execução e gestão). Capacitar jovens da comunidade para assessorar a Associação na gestão financeira dos Convênios e gestão dos Projetos. Envolver a comunidade no acompanhamento das obras/serviços através da formação de Comissões de Acompanhamento. Cumprir as instruções jurídicas. Consultar sempre os manuais de procedimentos e cartilhas.

22 Execução do Convênio Execução do Projeto

23 Execução do Convênio Direta A própria Associação executa o projeto Indireta A Associação contrata uma empresa particular para executar o projeto. Obs.: Em todos os dois casos, é feita uma licitação, isto é, uma coleta de preços, antes de iniciar a aplicação dos recursos recebidos.

24 Licitação O Que é? Licitação é o procedimento administrativo para contratação de serviços ou aquisição de produtos pelo governo ou entidades de qualquer natureza. As Associações Comunitárias, ou qualquer entidade que assinar convênio com a CAR, devem lembrar das seguintes recomendações: Antes de comprar qualquer material ou contratar algum serviço é necessário fazer uma LICITAÇÃO. A LICITAÇÃO sugerida é mais conhecida por COLETA DE PREÇOS. Fazer a divulgação marcando o dia e a hora da abertura das propostas. Fazer o julgamento das propostas em reunião de assembléia da Associação e constar em ata o nome da empresa vencedora. É obrigatória a presença do técnico da CAR na assembléia de abertura e julgamento das propostas.

25 Licitação Coleta de Preços A Associação deve pesquisar o preço de todos os bens necessários para executar o projeto, sejam materiais ou serviços. É preciso fazer esta pesquisa em pelo menos três fornecedores diferentes para obter o menor preço. Se a Associação preferir contratar uma empresa para executar toda a obra ou apenas uma parte, deve pesquisar o orçamento em pelo menos três empresas diferentes, para decidir pela empresa que apresentar menor preço. A Associação deve guardar os orçamentos para provar que pesquisou o preço e tomou a decisão acertada.

26 Execução Direta

27 Execução Direta É uma forma de execução mais complexa e a Associação deverá estar preparada e organizada para dar suporte aos encargos que envolve esse tipo de condução. Procedimentos: Contratar Diretor de Obras. Os recursos para pagar o Diretor de Obras estão incluídos no valor do convênio. O Diretor de Obras atuará de forma integrada com a Associação, sob a coordenação do técnico regional. A associação terá um adiantamento de até 20% do valor do convênio, para iniciar a obra. Obs.: Projetos que envolvam apenas aquisição de equipamentos, a execução será sempre pela forma Direta, dispensando-se neste caso, a contratação do Diretor de Obras.

28 Execução Direta Para a Associação receber a autorização para iniciar a execução da obra, é necessário apresentar ao Técnico Regional os seguintes documentos: Contrato com o engenheiro (diretor de obras) que deverá gerenciar a obra. Ata da Assembléia geral da Associação que aprovou o processo de Coleta de Preços dos materiais e/ou equipamentos necessários à execução do projeto. Anotação de Responsabilidade Técnica - ART de execução emitida pelo CREA. (Diretor de Obras) Plano de Execução do projeto.

29 Execução Indireta

30 Execução Indireta Procedimentos: Contratar empresa vencedora. Contratar profissional para fiscalizar a obra. A fiscalização é de responsabilidade da Associação através do profissional contratado. Obs.: Os recursos para pagar o Fiscal de Obras estão incluído no valor do convênio.

31 Execução Indireta Para a Associação receber a autorização para execução da obra, é necessário os seguintes documentos: Ata da Assembléia geral da Associação que aprovou o processo de Coleta de Preços da empresa vencedora. Contrato assinado com a empresa que irá executar a obra. Contrato com o engenheiro que vai fiscalizar a obra. Anotação de Responsabilidade Técnica - ART de execução emitida pelo CREA (da Engenheiro da Empresa e do Fiscal). Plano de Execução do Projeto.

32 Repasse de Recursos Os recursos serão depositados pela CAR, na conta bloqueada. A CAR fará a liberação dos recursos da conta bloqueada para a conta corrente da Associação em parcelas, de acordo com as medições realizadas. Obs.: A movimentação dos recursos para pagamento das despesas realizadas deverá ser feita pelo presidente e o tesoureiro da Associação, ou seja, os dois deverão assinar e controlar todos os cheques emitidos.

33 Execução do Projeto Alteração de Meta Física A Alteração de Meta Física refere-se a toda e qualquer alteração realizada no Projeto, implicando ou não em aditivo ao valor conveniado.

34 Execução do Convênio Prestação de Contas A Prestação de Contas dos recursos serve para provar que o dinheiro repassado pela CAR ou os recursos da própria Associação foram usados corretamente na execução do projeto.

35 Prestação de Contas Pagamento de Compras e Contratação de Serviço a Empresa A Associação ou Conselho deve exigir Nota Fiscal de todo material comprado ou serviço executado. A Nota Fiscal não pode ter erros nem emendas e deve obedecer as recomendações a seguir: A Nota Fiscal tem de ter a mesma data do dia da compra. O pagamento deve ser feito através de transferência bancária (depósito identificado) ou com cheque nominal, quer dizer, no cheque deve ter o nome da empresa que fez o serviço ou vendeu o material. Não poderá fazer pagamento com cheque ao portador. Observar se a Nota Fiscal emitida pela empresa é apropriada para a venda de mercadoria ou para prestação de serviços.

36 Prestação de Contas Nota Fiscal Avulsa ou Recibo para Aquisição de Materiais e Serviços Quando o material comprado não for industrializado (como areia, pedra para construção ou outro) a entidade deve pedir uma Nota Fiscal avulsa na Delegacia da Secretaria da Fazenda ou Prefeitura Municipal. Caso no local da compra não exista um desses órgãos, então deve ser feito um recibo para ser assinado pelo fornecedor do material, contendo o nome, CPF, identidade com órgão emissor e endereço desse fornecedor.

37 Prestação de Contas Encargos Quando a Associação pagar o serviço de algum trabalhador avulso, devem ser pagos os impostos e contribuições previstos na Lei: O ISS será descontado do valor do serviço e pago à Prefeitura local. É de responsabilidade da Associação recolher 11% do valor bruto, referente a contribuição do INSS, em nome do prestador de serviço. Para cada desconto de INSS, ao prestador de serviço, a Associação deverá preencher uma Guia de Recolhimento da Previdência Social e pagar no Banco. O recolhimento deve ser feito na data certa para evitar cobrança de multas, juros e correção. O pagamento da alíquota de 20% do INSS patronal é de responsabilidade de quem contratou o serviço Associação. Caso haja desconto de Imposto de Renda o valor deverá ser pago à Receita Federal.

38 Prestação de Contas Relação de Pagamento Quando o serviço for realizado, ao mesmo tempo, por várias pessoas, a entidade deve fazer uma Relação de Pagamento com o nome das pessoas e o valor do pagamento de cada uma delas. Faz um único cheque, com o valor total da Folha, desconta esse cheque e paga com dinheiro a cada trabalhador.

39 Prestação de Contas Atenção! Para cada convênio que a Associação assinar com a CAR, é preciso que seja feita a prestação de contas, assim que o objeto do convênio estiver concluído. Se acontecerem imprevistos que atrasem a execução do projeto, a Associação deve solicitar um novo prazo para conclusão e prestação de contas, de acordo com o tempo necessário. Quando houver necessidade de um aditivo de valor, a prestação de contas deve ser apresentada somando-se todos os recursos e os gastos referentes a execução do convênio.

40 Prestação de Contas Finalização da Prestação de Contas Após a execução completa das obras e serviços ou a aquisição dos bens previstos no convênio, a Associação responsável pela execução deve convidar representantes da comunidade para comprovar que todas as ações previstas, como objeto do convênio, foram realizadas. Para que o documento seja encaminhado a CAR é preciso que 03 (três) representantes da comunidade assinem, juntamente com um técnico da CAR, que foi o responsável pelo acompanhamento.

41 Prestação de Contas Finalização da Prestação de Contas Para que a Associação possa ter direito a novos benefícios do Programa é indispensável a apresentação dos seguintes formulários para cada convênio executado com recursos do Programa PRODUZIR: Demonstrativo de Receitas e Despesas Declaração dearquivamento Atestado de Conclusão Declaração de Conclusão do Modelo de Gestão Além da documentação acima, deverá ser apresentado o Termo de Entrega e Recebimento de Subprojeto.

42 Prestação de Contas eto Finalização da Prestação de Contas A apresentação dos documentos de prestação de contas deverá ser feito dentro da vigência do convênio, sob pena da associação tornar-se inadimplente não podendo receber recursos e assinar novos convênios.

43 Prestação de Contas Finalização da Prestação de Contas A Associação deve organizar e guardar todos os documentos que comprovem a prestação de contas: cópia do Convênio e/ou Termo Aditivo; cópia do projeto executado; orçamentos da coleta de preços para aquisição dos materiais, equipamentos, contratação de serviços; DRD com os comprovantes dos gastos (notas fiscais, recibos, guias de recolhimento de impostos, etc.); e movimentação financeira dos recursos (extratos bancários). Essa documentação deve ser guardada, no mínimo, durante 05 (cinco) anos para futura consulta do TCE Tribunal de Contas do Estado, técnico da CAR, supervisores do Banco Mundial e de outras pessoas interessadas (associados e outros membros da comunidade).

44 Convênio Cuidados Importantes

45 Cuidados Importantes Manter toda a documentação do Convênio organizada e completa numa pasta. Manter a documentação do convênio em poder do presidente da Associação, ou seu substituto. Presidente da Associação e a Comunidade devem sempre informados sobre a execução do projeto. Exigir que Diretor ou fiscal de obra cumpra as atribuições. estar Efetuar cotação de preços antes de adquirir os materiais ou contratar serviços.

46 Cuidados Importantes O valor pago aos pedreiros deve praticados na região. ser baseados nos preços O Pagamento só poderá ser feito após a realização dos serviços. Exigir sempre as Notas Fiscais. Efetuar os pagamentos de despesas somente com cheques nominal ou depósito identificado. Recolher os impostos referentes aos serviços prestados e os recibos devem constar o CPF, RG e/ou CREA. Apresentar os comprovantes de recolhimento dos tributos e manter arquivados na Associação.

47 Cuidados Importantes Ficar atentos a qualidade da obra O projeto é de uso comunitário. Fazer alteração do projeto (Alteração de Meta Física) somente com autorização da CAR. Solicitar no Banco extrato todo mês e manter arquivado.

48 Boas Práticas Convocar toda a comunidade e associados sempre que houver reunião e incentivar a participação em todos os eventos da comunidade associação. Buscar formas de cooperação dos associados durante a execução e após a conclusão do projeto para garantir o sucesso e manter a união da comunidade. Envolver a comunidade no processo, mostrando os ganhos de uma associação coesa e solidária. Dividir com a comunidade e associados as responsabilidades do acompanhamento do projeto.

49 Kit Convênios A Associação receberá, neste evento, um conjunto de documentos (Kit Convênio) para facilitar a execução do projeto, contendo: Cópia do projeto. Modelo de placa de obra. Cartilhas da CAR com orientações para licitação/execução e prestação de contas. Um pendrive contendo o modelo dos Planos de Execução do Projeto e dos boletins de medição das obras.

50 Encaminhamentos

51 Encaminhamentos Ao sair desta reunião as Associações devem, imediatamente, realizar os seguintes procedimentos: Reunir a comunidade. Definir a forma de execução do convênio (direta ou indireta). Identificar empresas prestadoras de serviços. Identificar o engenheiro. Envolver os jovens nas ações comunitárias promovidas pela associação. Manter o técnico do Regional informado sobre estes encaminhamentos.

52 O aprender não só aumenta a sua confiança por aumentar as suas habilidades. Influi também na maneira geral de ver a vida: aprende-se que os problemas têm solução, que as dificuldades podem ser vencidas, que os temores podem ser abrandados e que mais coisas são possíveis do que se imaginava. Autores: Charles Cameron e Suzanne Elusorr

53 Informações ENDEREÇO Av. Luiz Viana Filho, 250 Conjunto Seplan Centro Administrativo da Bahia CAB Cep.: , Salvador - Bahia TELEFONE PABX: (0xx) /6700 Setor de Capacitação: (0xx) Fax (0xx) Endereço eletrônico:

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