Manual Prático Para Prestação de Contas

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1 Manual Prático Para Prestação de Contas

2 INTRODUÇÃO O presente manual tem por finalidade orientar os gestores de projetos culturais sobre os seus deveres, instruir como realizar as despesas e prestar contas dos recursos recebidos, padronizar procedimentos que garantam a boa e correta aplicação dos recursos públicos. As normas deste manual são orientadas pelos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência e normas pertinentes a matéria.( codigo=1). Para melhor compreensão, o referido manual foi elaborado com linguagem simples e objetiva devendo sempre estar ao alcance dos gestores de projetos culturais. A) DA SISTEMÁTICA PARA A UTILIZAÇÃO DOS RECURSOS DA REALIZAÇÃO DAS DESPESAS: I. A utilização dos recursos públicos deverá ocorrer de acordo com o estipulado no Plano de Trabalho e dentro do prazo de vigência; II. Os comprovantes de despesas sempre devem ser emitidos em nome do proponente e não podem possuir data anterior ou posterior ao período de vigência do ajuste, a menos que haja estipulação no ajuste, edital/ato convocatório de procedimento e/ou legal; III. As despesas devem estar apensas a cópia do formulário resumo de cotações, com os devidos orçamentos anexos (no minímo 03 propostas); IV. As notas fiscais de compra e/ ou serviços e os cupons fiscais, deverão conter: a) o nome ou razão social do emitente, endereço completo, telefone, CNPJ ou CPF, Inscrição Estadual e Municipal; b) data de emissão e o número do documento; c) a descrição detalhada da quantidade e preço unitário do produto, bem, material ou serviço; d) a identificação do produto, bem, material ou serviço; e) o detalhamento dos impostos e contribuições gerados e/ou fundamentação legal da não incidência. V. O data da nota fiscal deverá respeitar o período de vigência do projeto, pois se for emitida antecipadamente ou posteriormente ao período, não poderá ser recebida e não servirá de comprovação da despesa; VI. A nota fiscal de fornecimento e material em geral modelo 1 e A-1 deverá ser emitida obrigatoriamente de forma eletrônica (modelo 55); VII. A nota fiscal deverá estar devidamente preenchida em todos os campos e não poderá conter erros ou rasuras, nem poderá estar rasgada ou danificada; VIII. O pagamento de serviço de trabalhador individual poderá ser feito tanto por meio de Nota Fiscal do Empreendedor Individual ou RPA- recibo de pagamento autônomo, devendo reter e pagar os impostos na forma da Lei ; IX. O pagamento de serviço efetuado a Pessoa Jurídica deverá ser efetuado por meio de nota Fiscal, devendo reter e pagar os impostos na forma da Lei;

3 X. Os recibos do correio, como Sedex, avisos de recebimento, avisos de recebimento com verificação de conteúdo e aviso de recebimento com mão própria e outros, serão aceitos desde que possuam o nome do proponente ou contenham elementos que identifiquem o proponente como remetente; XI. Nas despesas de viagem anexar bilhetes de passagens de ônibus, navio, trem, avião, ou nota fiscal da contratação do transporte, acompanhadas de relatório contendo o itinerário da viagem, a data de ida e retorno, o nome dos participantes e a comprovação da participação no evento; XII. Comprovantes de pagamento de inscrição em eventos, acompanhados de relatório onde conste o programa e datas do evento, a relação dos participante e a comprovação da participação no evento; XIII.Comprovante de pagamento de impostos e encargos sociais, quando autorizados pelo ajuste; XIV.Notas fiscais de combustível, quando autorizadas pelo ajuste, acompanhadas de declaração do proponente onde conste a vinculação ao tipo de trabalho realizado, a identificação do veículo utilizado, o itinerário percorrido, a quilometragem realizada e o nome, endereço e telefone das pessoas que se deslocaram. 1. Como proceder para efetuar o pagamento de serviços prestados por Pessoa Física e Jurídica? Pessoa Física A PESSOA FÍSICA contratada poderá comprovar seu serviços por meio de Nota Fiscal de Empreendedor Individual ou RPA Recibo de pagamento a Autônomo.(Exceção) Nota Fiscal do Empreendedor Individual a) O Convenente deverá efetuar o pagamento no valor total da Nota Fiscal, porém exigir cópia do comprovante de pagamento mensal quitado do Carnê do MEI (PGMEI), e anexá-lo a nota fiscal Recibo de Pagamento a Autônomo RPA (Exceção- Restrito a casos de contratação inferiores ao período de 3(três) meses) a) O Imposto Sobre Serviços ISS deverá ser descontado do prestador de serviço obedecendo as alíquotas estabelecidas pelos Municípios (cada Município possui sua tabela), de acordo com o tipo de serviço executado. Contudo, caso o prestador de serviço seja cadastrado como autônomo junto ao Município deverá ser anexada a cópia dos comprovantes de pagamento atuais deste imposto; b) O Convenente Pessoa Jurídica deverá descontar do prestador de serviço, no momento do pagamento, o INSS na alíquota de 11%, respeitando o teto máximo de desconto de R$ 405,86, estabelecido na Previdência Social; (Tabela Vigente) c) O Convenente Pessoa Física e Jurídica deverá recolher o INSS Patronal na alíquota de 20% do valor bruto contratado; d) Após descontado o INSS, caso o valor venha a atingir os tetos estabelecido pela Receita Federal do Brasil -RFB, deverá ser descontado também o Imposto de Renda Retido na Fonte- IRRF, respeitando as alíquotas da Receita Federal; e) Por fim, deverá ser preenchido o RPA contendo: o nome do prestador de serviço, o endereço completo, telefone, número do documento de identidade, CPF, inscrição no INSS, Certidão de Comprovante de Inscrição no Município;

4 descrição dos serviços prestados, mês, dias e horas trabalhadas, o valor dos serviços, as retenção do INSS, do ISS, do IRRF ou fundamentação legal da não incidência das retenções, data e assinatura do prestador de serviços; o número da inscrição profissional, quando a mesma for indispensável para que o prestador de serviço possa exercer a profissão. OBS-1.: Se a mesma pessoa prestar serviço várias vezes no mesmo mês, faz-se necessário verificar se a soma do valor bruto de cada serviço é superior ao valor que dispensa o desconto do Imposto de Renda. Se maior, a entidade deve fazer o desconto consultando a tabela do IR. OBS-2.: No caso de contratação de artista estrangeiro, o tributo devido sobre o cachê é somente a alíquota de 25% de Imposto de Renda na Fonte. Exemplo do Cálculo dos Impostos/Contribuições: Consideramos, hipoteticamente, que um trabalhador realizou um serviço de pintura e cobrou pelo seu serviço a quantia de R$ 2.200,00. Como Calcular os descontos sobre esse serviço? (Sempre nas Tabelas Vigentes) Cálculo do Imposto sobre Serviços (ISS): R$ 2.200,00 (valor cobrado pelo trabalhador) x 4% = 88,00 (valor do ISS a ser descontado) Cálculo da Contribuição Previdenciária Patronal (INSS): R$ 2.200,00 (valor cobrado pelo trabalhador) x 20% ( alíquota correspondente ao INSS Patronal) = 440,00 ( INSS Patronal a ser pago pelo Convenente) Cálculo Contribuição Previdenciária Retida (INSS): (Convenente PJ) R$ 2.200,00 (valor cobrado pelo trabalhador) x 11% (alíquota correspondente ao INSS descontado do prestador de serviço) = 242,00 ( valor do INSS a ser descontado do prestador de serviço) Cálculo do Imposto de Renda (IRPF): 1º Passo Abater do valor contratado o INSS descontado do prestador de serviço. R$ 2.200,00 (valor cobrado pelo prestador de serviço) - 242,00 ( valor do cálculo do INSS descontado do prestador de serviço) = 1.958,00 ( valor com desconto, que deverá ser a base para consulta da alíquota na tabela de Imposto de Renda)

5 2º Passo Com o resultado obtido no 1º Passo é necessário verificar na tabela de desconto de Imposto de Renda se o trabalhador está isento ou não do desconto do IRPF, se não estiver isento verificar qual a alíquota a ser descontada. R$ 1.958,00 (valor para cálculo do Imposto de Renda) x 7,5% (devemos consultar qual o valor da alíquota na tabela da Receita) = 146,85 3º Passo Aplicar sobre o resultado obtido no 2º Passo a parcela de dedução encontrada na tabela da Receita. R$ 146,85 (valor obtido com a alíquota da tabela da Receita) - 117,49 ( consultar na tabela da Receita, qual a parcela a ser deduzida relativa a alíquota utilizada) = 29,36 ( valor do imposto de Renda a ser descontado do prestador de serviço) Agora vamos ver como fica o pagamento a um trabalhador com o desconto de ISS, INSS e IRPF R$ 2.200,00 ( valor bruto cobrado pelo prestador de serviço) Descontos: R$ 110,00 (Valor do ISS a ser descontado) + 242,00 (Valor do INSS a ser descontado se o Convenente PJ) + 29,36 (Valor do IRPF a ser descontado) = 381,36 (Valor total de impostos a serem descontados) Resultado Final: R$ 2.200,00 (Valor bruto do serviço que o prestador de serviço cobrou) - 381,36 (Valor total de impostos a ser descontado) = 1.818,64 ( Valor líquido a pagar ao trabalhador pelo serviço prestado) Pessoa Jurídica de Serviços. A PESSOA JURÍDICA contratada deverá comprovar seu serviços por meio de Nota Fiscal de Prestação Nota Fiscal de Prestação de Serviços a) O Imposto Sobre Serviços ISS deverá ser descontado sobre o valor total dos serviços obedecendo as alíquotas estabelecidas pelos Municípios (cada Município possui sua tabela), de acordo com o tipo de serviço executado b) A prestação de serviços por pessoas jurídicas, mediante cessão de mão-de-obra, inclusive em regime temporário, implica ao empreendedor(a) a retenção e recolhimento de 11% (onze por cento) do valor dos serviços contidos na nota fiscal ou fatura. As entidades sem fins lucrativos deverão apresentar o Ato Declaratório fornecido pelo INSS reconhecendo a mesma como tal. c) Prestação de Serviços por Pessoa Jurídica No documento comprobatório da prestação dos serviços por pessoas jurídicas necessários à realização do projeto cultural, deverá haver destaque da retenção do IR na fonte, conforme alíquotas especificadas a seguir e, calculada sobre o valor bruto da operação:

6 Alíquota de 1,5%, nos casos de: Serviços profissionais prestados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas alcançados pela lista estipulada pelo art. 647 do RIR/99; Rendimentos pagos ou creditados a cooperativas de trabalho, associações profissionais ou entidades assemelhadas, relativos a serviços pessoais prestados ou colocados à disposição por associados desta. Alíquota de 1%, nos casos de: Prestação de serviços de limpeza e conservação de bens imóveis, exceto reformas e obras assemelhadas; Prestação de serviços de segurança e vigilância; Locação de mão-de-obra. NÃO SERÃO ACEITAS, NOTADAMENTE, AS DESPESAS EFETUADAS: I. Com bens, obras, instalações, equipamentos, materiais, produtos e/ou serviços considerados inadequados e/ou desnecessários para a realização do Plano de Trabalho e de Aplicação de Recursos, como também, com bens, obras, instalações, equipamentos, materiais, produtos e/ou serviços com valores acima dos preços considerados aceitáveis e/ou acima dos preços de mercado; II. Em proveito pessoal do partícipe pessoa física e/ou de dirigentes e colaboradores dos órgãos, entes e instituições partícipes, como também de seus auxiliares; III. Com encargos trabalhistas, previdenciários, tributários, fiscais e comerciais não previstos no ajuste, ato convocatório/edital de procedimento, plano de trabalho e de aplicação de recursos e/ou em preceito legal; IV. Com qualquer ocupação e/ou contratação de pessoal fora dos parâmetros e finalidades definidos no ajuste, plano de trabalho e de aplicação de recursos; V. Com qualquer contratação de pessoal com parâmetros salariais acima do que paga o Município de Caxias do Sul, através de sua administração direta, indireta e fundacional, a seus servidores e empregados, de igual qualificação, a menos que haja definição em contrário no ajuste e/ou ato convocatório/edital de procedimento, devidamente motivada, e/ou em preceito legal e/ou ocorrendo justificativa para tanto, aceita pelo Gestor; VI. Com gratificação, consultoria, assistência técnica, prestação de serviço ou qualquer espécie de remuneração adicional, a servidor ou empregado público, integrante de quadro de pessoal de órgão ou entidade da administração direta, indireta ou fundacional partícipe e, ainda, para dirigente e empregado e, ainda, para os familiares dos dirigentes e dos empregados, de qualquer dos entes participantes, a menos que haja autorização de ajuste, ato convocatório/edital de procedimento, devidamente motivada, e/ou quando ocorrer previsão legal; VII. Diárias com alimentação, estadia e hospedagem que ultrapassem os valores das diárias pagas aos servidores do Município de Caxias do Sul, a menos que haja previsão motivada no ajuste; VIII. A título de taxa de administração, de gerência ou similar; IX. Com taxas bancárias, multas, juros e correção monetária, inclusive as referentes a pagamentos ou recolhimentos fora dos prazos, sendo autorizadas as despesas com manutenção de conta, a menos que haja vedação definida no ajuste;

7 X. Em que houver indício ou ficar evidenciada a falta do atendimento pleno das respectivas obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias, civis, comerciais, trabalhistas e legais; XI. Que evidenciem práticas que violem os princípios e normas constitucionais, assim como o ordenamento jurídico nacional; XII. A utilização dos recursos em finalidade diversa da estabelecida no ajuste, ainda que em caráter de emergência; XIII.Aquelas realizadas fora do prazo de vigência estabelecido no ajuste. A) DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA B) DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA I. Os recursos serão depositados e geridos na conta bancária específica do ajuste, em nome do proponente, vinculada aos recursos transferidos, será movimentada somente para pagamento das despesas previstas no Plano de Trabalho e de Aplicação de Recursos através de cheque nominal direto ao credor e anexar cópia do cheque à despesa, por pagamento eletrônico direto ao credor, ordem bancária ou outra modalidade de saque autorizada pelo Banco Central do Brasil, em que fiquem identificados sua destinação e, no caso de pagamento, quitação do credor; II. Os recursos públicos, enquanto não utilizados, serão direcionados, obrigatória e imediatamente, para aplicação financeira de renda fixa de curto prazo, para atender notadamente o critério da economicidade aliado ao da segurança da aplicação. Parágrafo único. São proibidas aplicações financeiras em investimento de renda variável e em outros investimentos de risco. III. As receitas obtidas com a aplicação financeira deverão ser utilizadas de acordo com o Plano de Trabalho e de Aplicação de Recursos, estando sujeitas às mesmas condições de prestação de contas exigidas para os recursos transferidos ou deverão ser devolvidas ao concedente; IV. A apresentação de extratos bancários contendo a totalidade da movimentação da Conta Corrente referente aos recursos transferidos, como também, da totalidade dos recursos aplicados financeiramente e das receitas obtidas com a aplicação financeira, é obrigatória, devendo os mesmos acompanhar a Prestação de Contas através da Documentação da Receita e Despesa. C) DA PRESTAÇÃO DE CONTAS A Prestação de Contas de Recursos apresentada pelo proponente ao Gestor poderá ser parcial ou total, de acordo com as liberações de recursos estabelecidas no ajuste e conterá a Documentação da Receita e Despesa e o Relatório de Cumprimento do Objeto pelo Proponente visando comprovar o cumprimento do ajustado e do Plano de Trabalho e de Aplicação de Recursos, devendo ser protocolada na concedente, em carga para o Gestor, através de processo administrativo específico, no prazo derradeiro de 30(trinta) dias após a execução do objeto ou, de acordo com o estabelecido no ajuste e/ou determinação legal.

8 A Documentação da Receita e Despesa será composta do seguinte: Anexos ( I. Ofício de encaminhamento da prestação de contas ao Gestor do recurso, Anexo III; II. demonstrativo da execução da receita e despesa, preenchido na ordem cronológica da execução da despesa, Anexo IV; III. cópia da pesquisa de preços de Mercado (minímo de 03 propostas), anexas ao formulário de resumo de cotações; IV. cópia dos documentos que comprovem os valores relacionados no demonstrativo da execução da receita e despesa em ordem rigorosa da apresentação; V. cópia dos comprovantes de recolhimento do INSS/ISS/IRRF para serviços realizados; VI. relatório de cumprimento do objeto (devidamente assinado em todas as vias), Anexo VI, apensando ao mesmo, conforme exigência de cada projeto, material de divulgação, fotos, impressos, artigos, planilhas de presença, etc... VII.comprovar toda a movimentação bancária realizada com os devidos documentos, não podendo ficar pendência para prestação posterior; as cópias dos documentos deverão ser da 1ª via devidamente autenticadas pelo Gestor; VIII. extrato bancário da conta corrente e da aplicação financeira, que comprove a movimentação realizada desde o depósito inicial até o zeramento da conta, se a prestação de contas for total, ou, desde o saldo da prestação de contas anterior, demonstrando a movimentação realizada no período a que se refere a prestação de contas, e o saldo bancário remanescente, quando se tratar de prestação de contas parcial; IX. comprovante da devolução dos saldos financeiros remanescentes, inclusive os provenientes das receitas obtidas nas aplicações financeiras realizadas, não utilizadas no objeto pactuado, serão devolvidos ao concedente repassador dos recursos, no prazo estabelecido para a apresentação da prestação de contas; X. comprovantes de realização da Contrapartida, que foi apresentada pelo proponente/responsável, quando da propositura do Projeto;

9 MODELO DE CHECK LIST PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS ITEM DOCUMENTO SIM NÃO Anexo III- Ofício de Encaminhamento da Prestação de Contas ao Gestor do Recurso Fornecer as informações de acordo as orientações contidas no próprio formulário FORMULÁRIOS PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS ( w w.caxias.rs.gov.br/prefeito/texto.php?codigo=1) Os anexos deverão estar assinados pelo Proponente/Responsável pelo Projeto. DOCUMENTOS FISCAIS (Comprovantes de Despesas) Anexo IV Demonstrativo da Execução da Receita e Despesa pelo Proponente Fornecer Informações relativas aos Recursos Captados, Receitas e Rendimentos Auferidos Relacionar os pagamentos efetuados em ordem cronológica de data, detalhando a execução da despesa Anexo VI Relatório de Cumprimento do Objeto pelo Proponente Fornecer as informações de acordo as orientações contidas no próprio formulário Documentos Comprobatórios de Despesas - SEM rasuras e omissões (Notas Fiscais, Recibos e outros) (Cópias) Não esqueça que as notas fiscais de vendas Mod.1 e Mod.1A devem ser substituídas pelas Notas Fiscais Eletrônicas. Todos os Documentos deverão conter na Descrição o Nome do Proponente/Responsável, Nome e Número do projeto, Comprovantes de Recolhimento dos Impostos INSS, ISSQN e IRPF (Guias e GFIPs) Os Originais deverão ser trazidos juntamente com as Cópias para serem Carimbados e Conferidas pela Prestação de Contas. Extrato Mensal da Movimentação da Conta (cópias) Extrato Bancário emitido no Início do Projeto, demonstrando Saldo Zero na Conta Corrente. Extratos Mensais seqüenciais, com a demonstração Financeira referente ao Período compreendido entre a primeira liberação de recursos pelos(s) Patrocinador(es) e o último pagamento, com o respectivo demonstrativo de que a conta foi Zerada. DOCUMENTOS E INFORMES REFERENTES A EXECUÇÃO FINANCEIRA Comprovantes de Emissão de Ordens de Pagamento e Cópias de cheque (Cópias) Cópias de cheques,comprovante da emissão de Ordem de Pagamento ou Transferência Bancária, com a devida Identificação do Beneficiário. Recomenda-se a utilização de cheques. Comprovação de Aplicação Financeira (Cópia) Em caso de Aplicação dos Recursos, deverá ser apresentado Demonstrativo Bancário que comprove os rendimentos auferidos. O Proponente deverá comprovar que tais rendimentos foram utilizados exclusivamente no projeto aprovado.

10 MODELO DE CHECK LIST PARA PRESTAÇÃO DE CONTAS ITEM DOCUMENTO SIM NÃO TERMOS DE ENCERRAMENTO DAS CONTAS Termos de Encerramento da Conta, em Modelo Próprio da Instituição Bancária destinada. Detalhamento dos resultados alcançados pelo projeto. Descrição dos eventos, ações ou produtos realizados e de seus eventuais desdobramentos. RELATÓRIO DE ATIVIDADES E METAS Detalhamento da abrangência do projeto, com a qualificação e a quantificação do público e dos municípios atingidos. Citação de eventuais problemas e dificuldades enfrentados Material Publicitário e Promocional do Projeto. MATERIAL DE DIVULGAÇÃO Exemplo: Matérias em Jornais, Revistas, Televisão, Clippings, folders, programas, cartazes, ingressos, entre outros. Comprovantes de Realização do Projeto e Realização da Contrapartida, apresentada pelo proponente quando da Propositura do projeto aprovado. Declaração(ões) do(s) representante(s) legal(is) COMPROVANTES DE REALIZAÇÃO DA do(s) Locais confirmando a realização do projeto CONTRAPARTIDA (contendo Data e Hora da realização do evento, e com a Firma reconhecida do representante legal do local de realização). Se for o caso, Termo(s) de Doação e Aceite do(s) exemplar(es) do produto cultural resultante do projeto. OBSERVAÇÕES: