Realização. Conselho Brasileiro de Manejo Florestal FSC Brasil.

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1 C e rtificação gr u p o em Realização Apoio Conselho Brasileiro de Manejo Florestal FSC Brasil

2 C er t ifi ca çã o emgrupo em Realização Apoio Conselho Brasileiro de Manejo Florestal 02 FSC Brasil 03

3 Apresentação O objetivo desta cartilha é fornecer informações aos interessados em desenvolver um esquema de certificação em grupo, orientado principalmente para os padrões do Forest Stewardshp Council - FSC. Essas informações também podem ser úteis a esquemas de certificação em grupo segundo outros padrões. A cartilha está dividida em 3 capítulos: Introdução à certificação em grupo: Este capítulo descreve a certificação em grupo e fornece informações básicas sobre como funciona esse modelo de certificação. Construindo um esquema de certificação em grupo: Apresenta o passo-a-passo, em etapas, para montar um esquema de certificação em grupo. Apoiando e envolvendo os membros do grupo: Discute a atuação dos membros do grupo e as formas de gestão

4 Introdução à certificação em grupo 06 07

5 O que é certificação em grupo e por que é útil a muitos empreendimentos florestais? Desde a criação da certificação florestal do FSC - Forest Stewardship Council ou Conselho de Manejo Florestal, empresas florestais maiores têm conseguido obter a certificação mais rápido do que as iniciativas de manejo florestal praticadas por comunidades ou pequenos proprietários. A certificação em grupo é uma alternativa para evitar ou minimizar esses fatores e significa basicamente reunir pequenas áreas florestais sob o comando de um representante, denominado 'administrador do grupo'. Além de agregar várias funções o administrador do grupo será a fonte de informação e o(a) responsável pela organização do processo de certificação. Responsabilidades do administrador do grupo Criar e administrar o grupo; Estabelecer contato entre o grupo e a certificadora; Manter o certificado em nome do grupo; Fazer os contatos e selecionar a certificadora; Programar as visitas de avaliação e acompanhar os auditores; Relatar a todos as conclusões dos auditores e assegurar que os problemas identificados serão adequadamente resolvidos. A certificação em grupo pode permitir a cada integrante se beneficiar de mercados maiores, sem perder o controle do manejo de sua área florestal, já que reúne um grande número de pequenas áreas num mesmo grupo. Como funciona a certificação em grupo? Na certificação em grupo, o 'administrador do grupo' (que pode ser uma pessoa, uma organização, uma empresa, associação ou qualquer outra pessoa jurídica) desenvolve as regras a serem aplicadas ao grupo. Esse 'administrador' também fornece informações, orienta e monitora o andamento do grupo. Por exemplo, no manejo, as experiências bem sucedidas de um integrante podem ser repassadas para os demais por meio dessa pessoa. O contato e a escolha da certificadora, a organização das visitas de certificação, a preparação da documentação e o acompanhamento de todo o processo de certificação também são feitos pelo 'administrador'. Por que a certificação em grupo reduz custos? No esquema de grupo a certificação é mais barata porque sendo o 'administrador do grupo' responsável pelo controle do projeto, o certificador faz a auditoria nele e em apenas alguns integrantes do grupo, não precisando avaliar um por um, como ocorre na certificação individual. Além disso, os requisitos de um processo de certificação como consultas públicas, relatórios etc são feitos de uma só vez, e os custos são divididos por todos os integrantes do grupo

6 Construindo um esquema de certificação em grupo 10 11

7 Componentes necessários para iniciar um trabalho de certificação em grupo: 1) Uma entidade legal: O grupo, ou a organização encarregada pela administração, tem que ter representatividade legal, e com ela são firmados os acordos com os integrantes e contrato com o certificador. 2 ) Estrutura da administração e responsabilidades sobre o trabalho: Alguma estrutura de administração tem que existir para o 'administrador do grupo', contendo definição de papéis e as responsabilidades de cada categoria de participante do grupo. 3 ) Decisão sobre o tipo de afiliação: Embora alguns grupos aceitem como seus membros qualquer tipo ou tamanho de floresta, a maioria deles está voltada para um tipo específico de afiliados. 4) Interpretação dos requisitos dos padrões de certificação para os integrantes do grupo: Uma tarefa importante do trabalho do administrador do grupo é a de interpretar os padrões do FSC na forma em que se aplicam às circunstâncias particulares dos afiliados ao grupo. 5) Requisitos para afiliação: Cada administrador do grupo precisa definir: 6) Consultas : A implementação dos padrões e o processo de certificação requerem consultas. 7) Reclamações: É necessário estabelecer procedimentos para tratar de reclamações, tanto internas, encaminhadas pelos membros, como externas apresentadas por terceiros. 8) Monitoramento: O administrador deve colocar em prática um programa para monitorar regularmente os membros e garantir a obediência dos padrões e do próprio grupo. 9) Manutenção de registros : O administrador do grupo é responsável pela manutenção dos registros de cada integrante. 10) Treinamento e informação : Definir requisitos mínimos de treinamento para o administrador do grupo e quaisquer funcionários ou subcontratados encarregados de executar os diversos tipos de tarefas. Pode também ser útil desenvolver programas de treinamento. 11) Declarações sobre certificação: Os integrantes devem entender e obedecer as diretrizes do FSC a respeito dos tipos de declarações que podem ser feitas pelas organizações certificadas. Requisitos para admissão ao grupo; Regras para deixar o grupo; Regras para expulsão do grupo

8 A estrutura de administração do grupo Todo grupo precisa ter uma estrutura de administração para garantir seu bom funcionamento. Essa estrutura serve para classificar e dividir as tarefas entre os membros internos e terceiros, no caso de haver outras pessoas / organizações envolvidas.um organograma ou mesmo uma lista de responsabilidades pode ajudar nessa estruturação. Quem pode ser membro do nosso grupo? Na etapa de organização é importante decidir que tipo de membro pode fazer parte do grupo. Essa decisão é que vai acabar definindo o tipo de grupo: tanto pode ser um grupo específico por exemplo, manejadores de açaí quanto um grupo maior por exemplo, manejadores da Reserva Extrativista do Rio Juruá. O que não podemos esquecer é que quanto maior o grupo mais complexa é a sua organização! Isso serve para mostrar qual é o perfil do grupo e serve também para informar a outras pessoas/famílias porque elas podem ou não aderir ao grupo. Também existe a possibilidade dessa definição mudar com o tempo, caso os membros percebam que é necessário. Por exemplo, os seguintes critérios podem ser usados para construir o perfil do grupo: A entidade legal Na certificação em grupo, em que o contrato é firmado entre o certificador e o administrador do grupo, o certificado é mantido por este em nome do grupo. Por isso, é necessário que o administrador exista como uma entidade legal, pessoa jurídica; este é um requisito da certificação credenciada pelo FSC. Podem ser consideradas entidades legais: Uma empresa, inclusive uma empresa de propriedade e administrada por uma pessoa; Uma associação de caráter privado ou de empresas industriais; Uma organização não governamental (ONG); Uma organização governamental; Uma organização comunitária. O que devemos lembrar é que a entidade será responsável por manter o certificado em nome de todos seus membros e que, se algo acontecer que leve à cassação do certificado, ela entidade- pode ser responsabilizada. Duas das principais tarefas do administrador do grupo são: realizar a avaliação inicial dos candidatos que desejam se integrar ao grupo e fazer o monitoramento dos membros. Tamanho do grupo: Haverá um limite mínimo ou máximo de participantes do grupo? Alguns grupos são criados para ter no mínimo x pessoas ou no máximo y. Tipo: O tipo de floresta pode ser um critério de inclusão, por exemplo, proprietários de áreas com potencial madeireiro. Manejo: Os responsáveis pelo manejo podem ser um critério, por exemplo: só se aceita pequenos proprietários que manejam suas próprias terras, ou pode não haver restrições quanto a quem são os responsáveis pelo manejo. Localização: A região é outro ponto interessante a se discutir. Alguns grupos são específicos de uma determinada localização (ex. Reserva Extrativista do Rio Cautário), outros aceitam membros de uma região inteira (ex. Reservas Extrativistas de Rondônia) Número de membros: Quanto maior for o número de membros, mais organização e mais infra-estrutura serão necessárias ao grupo. Custo de adesão : A administração do grupo pode ser custeada por uma organização externa. Contudo, se tiver que ser auto-sustentada financeiramente, é indicado cobrar uma taxa de manutenção dos membros e, possivelmente, uma taxa anual para custear o monitoramento. Essas taxas devem ser pensadas e programadas com antecedência, de forma a garantir uma renda suficiente para o bom funcionamento do grupo e para cobrir tanto os custos de administração como os custos da certificação

9 Afiliação ao grupo O grupo precisa desenvolver os requisitos para a afiliação de novos membros. Esses requisitos para o quadro de associados garantem o bom funcionamento do grupo e asseguram a que os padrões serão cumpridos. Os seguintes requisitos devem ser desenvolvidos: Adesão ao grupo; Desligamento do grupo. Pedido formal de adesão ao grupo Para fazer parte do grupo, alguns requisitos são necessários: Solicitar um conjunto completo de informações sobre as exigências para sua adesão ao grupo, por escrito ou verbalmente. O processo de adesão ao grupo deve ser simples e direto. É importante lembrar que na certificação em grupo quando um novo membro é admitido, suas áreas de florestas serão consideradas automaticamente como certificadas!o administrador do grupo é responsável por garantir que o manejo praticado pelos interessados em aderir ao grupo já está cumprindo com os requisitos dos padrões de certificação. Uma maneira fácil de atingir esse objetivo duplo é por meio do desenvolvimento e aplicação de um processo que consiste de três etapas: Fornecimento de informações; Pedido formal de adesão ao grupo; Inspeção prévia antes da aceitação do novo membro. Fornecimento de informações O grupo deve fornecer informações para os interessados em fazer parte dele. Essas informações representam o esquema do grupo e podem ser passadas em forma de cartilhas ou de reuniões públicas com os membros. As informações, podem conter: Informações gerais sobre o esquema de grupo indicando o responsável por seu funcionamento, as características do quadro de associados etc. Deveres e obrigações dos membros, inclusive como se dá a adesão ao grupo, o desligamento, expulsão e monitoramento. Nas obrigações deve ficar bem clara a necessidade de uma visita inicial e de visitas anuais e de monitoramento. Padrões FSC ( ou sua interpretação ) os quais o(a) candidato(a) terá que cumprir. O Processo da certificação descrevendo as atividades do certificador, direito do certificador e do FSC de ter acesso às áreas dos membros do grupo, visitas programadas ou não-programadas durante o período do certificado, direito para tornar públicas as informações sobre a floresta do membro, etc. Procedimentos para resolver reclamações incluindo a solução de reclamações de terceiros para com o grupo e as dos próprios membros sobre a administração. Custos incluindo as taxas iniciais, as taxas anuais e outros custos possíveis associados. Deve haver um documento formal de adesão ao grupo, assinado pelo interessado, declarando que: O interessado entende perfeitamente todos os requisitos relacionados com sua adesão ao grupo; O interessado se torna membro do grupo; O interessado pretende permanecer no grupo por um longo período de tempo e manejar sua floresta de acordo com os requisitos do grupo. Esta é uma exigência para todos os grupos que desejam obter a certificação do FSC! No processo de admissão de novos membros é útil desenvolver um formulário para registrar informações básicas: nome e coordenadas para contato do proprietário ou responsável pelo manejo; nome da região ou floresta; detalhes da localização, tamanho, espécies e tipos de produto etc. Você pode também pedir aos interessados que incluam um resumo das questões relevantes abordadas nos padrões, como, por exemplo, informações sobre espécies raras, conservação, uso da floresta pelas comunidades locais ou qualquer outro assunto considerado importante. Inspeção prévia para aceitação de novo membro Como a aceitação ao grupo torna o produtor automaticamente certificado, essa etapa é muito importante. O administrador do grupo precisa garantir que o candidato cumpra com todos os requisitos da certificação antes de ser aceito como um novo membro. Se for aceito um membro que não cumpre com os requisitos, o certificado pode ser cancelado para todos futuramente. A avaliação se iniciará quando todos os documentos de adesão estiverem corretamente preenchidos e devolvidos ao administrador do grupo. Ela pode começar com a verificação do cumprimento dos requisitos básicos de adesão ao grupo: existem regras para tamanho mínimo? Localização? Papel no projeto? Outras? Se ele passa por essa fase então a próxima é verificar se o seu manejo cumpre com os requisitos do grupo (padrão adotado grupo)

10 Pode ser útil que existam pessoas encarregadas por essas verificações, como por exemplo: O administrador do grupo; Membros da equipe de administração do grupo; Um consultor externo; Membros do próprio grupo. Nessa hora, uma listagem (checklist) pode ajudar na avaliação e documentação, pois é um meio prático e seguro de verificar o cumprimento dos requisitos. O checklist pode inclusive orientar o candidato em que pontos ele ainda precisa se ajustar. Cumpridas todas as necessidades, num primeiro momento ou não, o novo membro pode ser aceito finalmente no grupo. Esse processo precisa ser: Documentado; Comunicado; Arquivado. Agora sim, o novo membro estará envolvido em todos os procedimentos adotados pelo administrador do grupo. Motivos para a expulsão Existem várias razões que podem justificar a expulsão de um membro do grupo: Um membro foi informado que não estava cumprindo com os requisitos do grupo e não tomou as medidas necessárias dentro do prazo; O grupo chegou à conclusão de que um membro está violando as regras do grupo (por exemplo, executou o corte raso em toda sua floresta); Desligamento do grupo Qualquer membro pode deixar o grupo de duas formas: Por vontade própria:um membro do grupo pode simplesmente se mudar, resolver vender suas terras etc. Por deixar de cumprir com as normas do grupo: expulsão Expulsão do grupo A certificação de um esquema de grupo depende do cumprimento dos requisitos por todos os seus membros. Se um dos membros não puder cumprir esses requisitos, ele põe em risco o certificado de todo o grupo, deve ser expulso. A decisão de expulsar alguém do grupo pode ter conseqüências legais e financeiras sérias. Portanto é importante que todos os candidatos conheçam as possíveis causas da expulsão e aceitem as condições antes de aderir ao grupo. Também é fundamental que o procedimento de expulsão seja previsto e conhecido por todos, para se ter certeza de que concordam caso seja necessário expulsar alguém. O processo de expulsão tem que incluir detalhes sobre: Os motivos que podem levar um membro à expulsão; O modo pelo qual o membro será informado dos problemas que poderão levar à sua expulsão; O prazo que o membro em processo de expulsão terá para apelar contra a decisão de expulsá-lo e os modos de apelação (ou seja, o prazo para apresentar queixas com relação ao processo de expulsão e os modos de realização dessas queixas). Um membro tem deixado de pagar as taxas do grupo, mesmo depois de repetidas cobranças; Informando aos membros de seus problemas antes da expulsão. É muito importante que o grupo tenha um meio de avisar aos membros a existência de problemas antes de tomar a decisão da expulsão. Isso possibilita aos membros que tomem providências a fim de resolver os problemas e evitar a expulsão. Uma boa maneira de se fazer isso é utilizar comunicações escritas ou advertências oficiais. As cartas de advertência devem informar com clareza quais os problemas e que prazo os membros terão para resolvê-los. É uma boa idéia utilizar primeiro uma carta apenas informando a existência do problema assim que ele surgir, e, se o problema continuar, enviar uma segunda carta avisando sobre a urgência das providências para resolvê-lo e da possibilidade de expulsão. Todas as cartas devem: Explicar claramente qual é o problema; Informar o prazo para a solução do problema; Explicar como o administrador do grupo vai verificar se o problema foi resolvido; Sugerir que o membro entre em contato com o administrador do grupo (ou outra pessoa) para discutir o problema caso considere necessário; Ser claramente datadas e assinadas; Ter uma cópia arquivada na pasta do quadro de associados Se a comunicação por escrito não for apropriada ao seu grupo, haverá necessidade de alguém visitar o membro com problemas e explicar a ele o que está acontecendo. Informando ao grupo da expulsão Se os problemas que levaram ao processo de expulsão não forem resolvidos, deverá ter início o processo formal de expulsão. Se possível, será interessante enviar uma carta a todos os membros do grupo informando sobre o início do processo de expulsão daquele membro.

11 Montado o programa de monitoramento, as duas primeiras perguntas a serem feitas são: Quem realizará o monitoramento? Quando será feito? Geralmente, a maioria dos certificadores encoraja os administradores de grupo a monitorar cada membro pelo menos uma vez por ano. Contudo, em alguns grupos isso pode não ser necessário ou possível. Registros e documentos do sistema de grupo Uma tarefa importante do administrador é cuidar dos documentos internos do esquema de certificação em grupo e manter registros adequados de todos os membros. Deve haver uma pasta para cada membro do grupo, contendo toda a documentação relativa àquele membro. Documentos do sistema de grupo Na medida em que você desenvolver seu esquema de certificação em grupo irá provavelmente constatar que tem de lidar com diferentes tipos de documentos como: Formulários de adesão ao grupo; Informações sobre o esquema do grupo; Obrigações do quadro de associados; Regras para admissão, saída e expulsão do grupo; Listagens de inspeção para avaliação e monitoramento; Formulários de Requisição de Ações Corretivas (CAR) do processo de certificação Além desses documentos, podem ser estabelecidos procedimentos por escrito de outras responsabilidades que estão a seu cuidado como: Monitorando os membros do grupo Uma das tarefas do administrador do grupo é garantir que o manejo florestal de todos os membros seja monitorado periodicamente para verificar o cumprimento com os requisitos do grupo e dos padrões de certificação. Portanto, manter um programa de monitoramento é uma das principais tarefas da administração do grupo. Isso inclui: Desenvolvimento de um programa de monitoramento (de verificação do cumprimento das normas); Desenvolvimento de listagem de monitoramento; Montagem de um mecanismo de preparação de relatórios de campo; Desenvolvimento de uma estratégia de amostragem, quando necessário; Garantia de práticas de manuten-ção de registros. Monitoramento; Expulsão de um membro do grupo; Encaminhamento de Requisição de Ações Corretivas (CARs). O conjunto desses documentos compõe a documentação do sistema de grupo e é muito importante que eles sejam bem administrados. Treinamento e informação O treinamento e a informação são tarefas importantes da administração de um esquema de certificação em grupo, ele incluí o treinamento tanto dos membros da equipe de administração como dos próprios membros do grupo

12 Qualquer que seja a estrutura administrativa, existem certos conhecimentos que a administração deve ter para garantir o bom funcionamento do grupo. É necessária a contribuição de pessoas, com um bom entendimento de manejo florestal e de questões sociais e ambientais, para que os requisitos dos padrões sejam adequadamente interpretados nos requisitos do grupo. Uma boa maneira de se obter esse tipo de conhecimento é contratar pessoas com capacitação adequada, seja como empregados ou como consultores de curto prazo. Muitos administradores de grupo consideram que a informação é uma das partes mais importantes do serviço que prestam aos membros do grupo. As Informações para o grupo podem incluir: Atualizações na lista de membros para garantir que todos sejam informados sobre os novos integrantes e sobre expulsões; Mudanças nos padrões do FSC ou nos requisitos do grupo e detalhes sobre como os membros devem reagir a essas mudanças; Programação de monitoramento para o ano e detalhes das visitas a serem realizadas; Informações sobre os resultados do monitoramento realizado pela organização certificadora; Informações sobre as Requisições de Ações Corretivas (CARs) levantadas; Detalhes sobre alterações na equipe de administração do grupo; Informações sobre reclamações recebidas e o resultado de investigações. Uma das maneiras mais básicas de se manter os membros informados é por meio de um 'manual do associado', um documento contendo uma variedade de informações sobre o grupo, seus requisitos e como tudo funciona. Treinamento e assistência aos membros do grupo Esse programa pode conter: Treinamento sobre requisitos legais para o manejo florestal; Boas práticas de manejo florestal - esse tipo de apoio pode ser dado como assistência na preparação dos planos de manejo, na execução do inventário, no planejamento de operações, no programa de monitoramento, nos planos de conservação e também nas questões de saúde e segurança do trabalho; Treinamento em conservação da biodiversidade se sua equipe quiser pode contar com apoio de especialistas em ecologia florestal, manejo de fauna ou conservação. Consultas e interação com a comunidade. De acordo com os requisitos dos padrões do FSC, é importante que os membros conheçam os requisitos que tratam da necessidade de interação com outras partes interessadas e a forma de conduzir consultas, solucionar problemas e dar o encaminhamento certo às reclamações

13 Apoiando e envolvendo os membros do grupo 24 25

14 Manual para os membros do grupo: A principal finalidade do manual dos membros do grupo é reunir informações como as regras do quadro de associados, os requisitos e os procedimentos do grupo. Representação dos membros: o conselho ou comissão dos membros: A principal função da comissão é assegurar uma boa comunicação entre a administração do grupo e seus membros. Funções da comissão de membros Trazer para discussão as preocupações dos membros do grupo; Discutir com a administração do grupo as necessidades dos membros; Revisar as atividades administrativas do grupo, inclusive o programa de monitoramento, as auditorias de certificação e de controle do certificador; Estar informada sobre as modificações nos requisitos do FSC e decidir como o grupo pode adotá-las; Trazer de volta aos membros as informações da administração do grupo; Planejar os programas de treinamento e cooperação. A comissão pode ou não estar envolvida com aspectos administrativos do grupo, como as candidaturas à adesão e veto à entrada de novos membros, expulsões, revisão das Requisições de Ações Corretivas (CARs), encaminhamento de reclamações e julgamento de apelações. Deve haver um presidente para conduzir as reuniões e garantir que as decisões sejam levadas adiante. O presidente pode ser indicado pela comissão ou ser eleito pelo quadro de associados. A comissão pode necessitar de algum suporte administrativo para desempenhar suas tarefas, como organizar as reuniões, convocar os membros e preparar as atas, sendo que o administrador pode fornecer esse suporte. Alguns pontos específicos: A maior parte das organizações certificadoras exigirá que você tenha pelo menos três participantes em seu esquema antes de levar adiante o processo de certificação. Esse número pode ser maior para grupos que pretendem ter muitos membros. Se houver uma razão para que você busque a certificação com menos de três membros, terá de discutir essa questão com seu certificador e pedir que seja aberta uma exceção. Se o grupo crescer rapidamente em número de membros ou de áreas florestais, ou se houver mudança nos tipos de membros, a maior parte das organizações certificadoras realizará as visitas de controle mais cedo. Expansão do quadro de associados para incluir diferentes tipos de florestas: Um grupo pode incluir vários tipos de associados, mas o administrador do grupo tem de ser capaz de demonstrar que seu grupo foi desenvolvido especificamente para lidar com cada tipo de associado nele incluído. Se o administrador de um grupo já existente decide expandir os tipos de associados, deverá: Desenvolver documentação adequada (particularmente os requisitos do grupo e as listagens de admissão e de monitoramento) para o novo tipo de associado; Informar a organização certificadora sobre a expansão; Provavelmente se submeter a uma visita de controle antecipada para provar que o grupo se desenvolveu adequadamente

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