A INFLUÊNCIA DO SISTEMA INTEGRADO NOS PROCEDIMENTOS E ROTINAS CONTÁBEIS

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1 A INFLUÊNCIA DO SISTEMA INTEGRADO NOS PROCEDIMENTOS E ROTINAS CONTÁBEIS Humberto Rosa Oliveira TALITA DE OLIVEIRA SOUZA Resumo: O sistema de informação tornou-se ferramenta essencial para sobrevivência e prosperidade das empresas, porque além de reorganizar os fluxos de tarefas e trabalhos, modifica o andamento do negócio. O presente artigo é um estudo de caso realizado em uma empresa de transporte rodoviário que possui 23 filiais distribuídas nas regiões Brasileiras e tem como objetivo principal identificar e descrever os impactos causados pelos sistemas integrados nos procedimentos e rotinas contábeis após a sua implantação. Para atingir esse objetivo foi realizada uma revisão bibliográfica sobre sistemas integrados de gestão, a seguir caracteriza a empresa objeto de estudo e descreve como funcionava o setor de vendas, compras, livros fiscais e contabilidade antes da implantação do sistema integrado e logo após descreve os impactos causados nesses setores após a implantação do sistema. Conclui demonstrando que a implantação de sistema integrado reorganiza fluxos de trabalho, impõe controles não existentes, proporciona redução significativa de fluxo de documentos e volume de digitação de lançamentos no setor contábil, gera os livros fiscais e cálculo dos tributos mensais incidentes sobre a receita sem a necessidade da digitação dos profissionais do setor contábil, e exige a mudança de perfil profissional das pessoas que atuam na contabilidade, caracterizado pela necessidade do redimensionamento da equipe por profissionais da empresa, necessitando de analistas contábeis. Sem a pretensão de esgotar o tema, espera-se com este trabalho, proporcionar reflexões sobre as alterações e impactos que os Sistemas Integrados (ERP), podem provocar nas rotinas e procedimentos contábeis quando inserido na estrutura organizacional da empresa. Palavras-chave: Área temática: Gestão de Custos e Tecnologia da Informação

2 A influência do sistema integrado nos procedimentos e rotinas contábeis Resumo O sistema de informação tornou-se ferramenta essencial para sobrevivência e prosperidade das empresas, porque além de reorganizar os fluxos de tarefas e trabalhos, modifica o andamento do negócio. O presente artigo é um estudo de caso realizado em uma empresa de transporte rodoviário que possui 23 filiais distribuídas nas regiões Brasileiras e tem como objetivo principal identificar e descrever os impactos causados pelos sistemas integrados nos procedimentos e rotinas contábeis após a sua implantação. Para atingir esse objetivo foi realizada uma revisão bibliográfica sobre sistemas integrados de gestão, a seguir caracteriza a empresa objeto de estudo e descreve como funcionava o setor de vendas, compras, livros fiscais e contabilidade antes da implantação do sistema integrado e logo após descreve os impactos causados nesses setores após a implantação do sistema. Conclui demonstrando que a implantação de sistema integrado reorganiza fluxos de trabalho, impõe controles não existentes, proporciona redução significativa de fluxo de documentos e volume de digitação de lançamentos no setor contábil, gera os livros fiscais e cálculo dos tributos mensais incidentes sobre a receita sem a necessidade da digitação dos profissionais do setor contábil, e exige a mudança de perfil profissional das pessoas que atuam na contabilidade, caracterizado pela necessidade do redimensionamento da equipe por profissionais da empresa, necessitando de analistas contábeis. Sem a pretensão de esgotar o tema, espera-se com este trabalho, proporcionar reflexões sobre as alterações e impactos que os Sistemas Integrados (ERP), podem provocar nas rotinas e procedimentos contábeis quando inserido na estrutura organizacional da empresa. Palavras chaves: Sistema de informação, Sistemas integrados, Contabilidade automatizada Área Temática: Gestão de custos e tecnologia da informação 1 Introdução É possível notar que o sistema de informação tornou-se uma ferramenta essencial para sobrevivência e prosperidade das empresas, uma vez que auxilia no seu crescimento, na elaboração de novos produtos e serviços, além de reorganizar os fluxos de tarefas e trabalhos e modificar o andamento do negócio. Para Laudon (2004) um sistema de Informação pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. O sistema de informação abrange todas as informações da empresa e por isso funciona como instrumento de comunicação e de conhecimento auxiliando a administração a aperfeiçoar seu poder de análise para tomada de decisões. Sendo isso, importante para a condução do seu negócio em escala global. Novos Sistemas têm sido implantados nas organizações, entre eles o Sistema Integrado de Informação. Dentre os mais utilizados encontra-se o Sistema Integrado Sapiens, baseado na filosofia Enterprise Resourse Planning (ERP). O ERP é compreende diversos módulos e cada um destes módulos compartilha da informação que é abrigada dentro das estruturas da base de dados em que o sistema ERP foi

3 codificado. Com isso, o ERP ajuda a quebrar barreiras entre departamentos dentro de uma companhia. O estabelecimento de um sistema de informação dentro das empresas tem gerado diversas mudanças do tipo comportamental e estrutural, além de levantar desafios como, ter vantagem competitiva, ajustar a tecnologia à organização, obter recursos para maiores investimentos e garantir o controle e a responsabilidade. Neste contexto, adotamos uma metodologia de caráter descritivo-exploratório, empregando o método de estudo de caso em uma empresa de transporte rodoviário situada no Estado do Espírito Santo. Utilizamos ainda as técnicas de entrevista e a análise documental para identificar e descrever os impactos causados pelos sistemas integrados nos procedimentos e rotinas contábeis. Sem a pretensão de esgotar o tema, espera-se com este trabalho, contribuir para um maior conhecimento sobre Sistemas Integrados (ERP), além de proporcionar reflexões sobre as alterações que ele pode provocar nas rotinas e procedimentos contábeis quando inserido na estrutura organizacional da empresa. Assim, presente artigo tem por objetivo identificar e descrever os impactos causados pelos sistemas integrados nos procedimentos e rotinas contábeis através de um estudo de caso em uma empresa de transporte rodoviário. Para atingir este objetivo construímos o seguinte problema de pesquisa: Quais são os impactos causados pelos sistemas integrados nas rotinas e procedimentos contábeis? 2 Fundamentação teórica No mercado competitivo em que as empresas modernas se encontram, a informação se tornou uma ferramenta essencial para a administração e gerenciamento. Diversas são as formas encontradas para armazenar (computador, disquete, CD, pen-drive), e transmiti-la. Sendo um instrumento de trabalho, é importante que a informação seja completa, precisa, ágil e confiável. É por meio da informação que se faz conhecer os fatos e dados de determinados setores. Estes dados, por sua vez, se organizam de uma maneira para gerar a informação, que é definida por Stair (1998) como [...] um conjunto de fatos organizados de tal forma que adquirem valor adicional além do valor do fato em si. Portanto, a informação não é um fato isolado, e, além disso, pode ser gerada por meio de sistemas, que, de acordo com Padoveze (1997) é [...] um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes, que interagem formando um todo unitário e completo. Esse sistema caracteriza-se por processar a entrada de dados resultando nas saídas, que são os bem e serviços oferecidos pela empresa. Dependendo da qualidade e da forma como se trabalha o sistema, este poderá ajudar a organização a atingir suas metas, aperfeiçoando seus processos e agregando valor aos seus produtos. Essa informação adquirida a partir de sistemas gera um tipo especializado de sistema que é chamado Sistema de Informação. Laudon (2004), define sistema de informação como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informações destinadas a apoiar a tomada de decisões, a coordenação e o controle de uma organização. Assim, diante do âmbito externo das empresas, onde, devido à inovação tecnológica é preciso ter a melhor qualidade nos seus produtos e serviços, satisfazer os clientes, ter menor preço e mostrar-se competitiva, o sistema de informação é um instrumento de grande necessidade, uma vez que ele tem a capacidade de processar um alto número de dados e transformá-los em informações, e estas, são disponibilizadas de forma ágil, rápida, clara e mais confiável. Essa qualidade de informação gerada contribui grandemente para a busca constante da inovação e melhorias exigidas pelo mercado visto que a informação é o retrato da empresa.

4 3 Etapas do sistema de informação O funcionamento de um sistema de informação ocorre a partir de quatro etapas: Entrada, Processamento, Saída e Feedback. De acordo com Stair (1998) a entrada é a atividade de captar e juntar os dados primários. É o momento em que os dados, valores, informações adicionais são lançados no computador, ou feito manualmente. Como exemplo, na contabilidade, tem o lançamento das contas dentro do sistema, de acordo com os acontecimentos do mês. Assim, a entrada é o fato gerador da informação que será gerada no final do processo. O processamento, por sua vez, [...] envolve a conversão ou transformação dos dados em saídas úteis (STAIR, 1997). É o ato de transformar os dados, calculando, deduzindo valores, juntando fatos ou mensurando os itens. Esse processo da informação terá como conseqüência a saída que [...] envolve a transferência da informação processada às pessoas ou atividades que a usarão (LAUDON, 1999). Portanto, são os fatos agora reunidos em relatórios ou documentos que vão auxiliar a empresa na sua tomada de decisões. Partindo do mesmo exemplo, esses relatórios poderiam ser o razão, os balancetes do período e as demonstrações contábeis que mostram as situações financeiras, econômicas e patrimoniais da empresa, fazendo-a analisar os pontos e atividades que devem ser alterados e os que continuam dentro dos seus objetivos sem precisar ser modificado. E o feedback (realimentação) é a saída que retorna aos membros adequados da organização para ajudá-los a refinar ou corrigir os dados de entrada (LAUDON, 1999).Um sistema de informação pode ser manual ou computadorizado. Mas, atualmente as empresas trabalham em maior volume com o sistema computadorizado. Stair (1998), observa que, é importante enfatizar, que a simples computadorização de um sistema de informação manual não garante a melhor performance do sistema. Se o sistema de informação subjacente estiver defeituoso, a sua computadorização pode apenas aumentar o impacto dessas falhas. Portanto, se os processos, métodos e rotinas da empresa não estiverem bem definidos, organizados e estruturados, a implantação de um sistema poderá gerar mais problemas, não alcançando a eficiência desejada e os objetivos esperados. 4 Componentes do sistema de informação Para utilizar o sistema de informação não é necessário entender exclusivamente de computador, mas é importante que se conheça pelo menos os componentes que o compõe. São listados seis componentes: Hardware, Software, banco de dados, telecomunicações, pessoas e procedimentos: Hardware são os equipamentos de computador usados para executar as dificuldades de entrada, processamento e saída. Software consiste nos programas e instruções dados ao computador e ao usuário que vão possibilitar na elaboração dos relatórios e documentos de saída. O Banco de Dados que são todos os dados da empresa organizados, como cadastro de clientes e fornecedor, nome dos empregados, tabelas de preço que vão auxiliar na consistência dos relatórios. As Telecomunicações por sua vez, consistem nas redes que possibilitam ligar vários computadores em diversos locais em que eles se encontram, podendo ser intitulados até em países diferentes. As Pessoas são peça fundamental no Sistema de Informação, que de acordo com Stair (1998) os profissionais do Sistema de Informação incluem todas as pessoas que gerenciam, executam, programam e mantém o sistema do computador e os Procedimentos que incluem as estratégias políticas, métodos e regras usadas pelo homem para operar o Sistema de Informação, baseado em computador, (Stair, 1999).

5 5 Evolução do sistema de informação baseado em computador O sistema de informação é utilizado desde muito antes de existir o computador, pois os dados e fatos de uma empresa sempre foram processados e transformados em informação valiosa, mesmo que isso fosse feito manualmente e de forma mais trabalhosa. De uma visão tecnológica, os dispositivos de computador passaram do uso de tubos a vácuo, nos anos 50, a transistores e, ao uso de chips e circuitos integrados nos anos sessenta. A partir daí ficou difícil classificar as gerações do computador, pois as mudanças tornaram-se cada vez mais intensas e rápidas. De acordo com Stair (1998) estas modificações na tecnologia, refletidas nas gerações de computadores, permitiram a mais pessoas e empresas tirar vantagem do potencial do computador. Assim, conforme a evolução dos sistemas, os primeiros foram chamados de Sistemas de Processamento de Trocas diárias de negócios, aplicando os conceitos e informações nas operações comuns e repetitivas da empresa. O objetivo destes era a redução dos custos automatizando as rotinas. Um dos primeiros sistemas empresariais baseados em computador foi a folha de pagamento onde já era possível emitir cheques de pagamento aos empregados. Apesar de o Sistema de Processamento de Transações ser útil para a organização, começou-se a notar que esses dados armazenados poderiam ser valiosos para a empresa auxiliando-a na tomada de decisões melhores, nos diversos negócios da empresa. Daí surge os Sistemas de Informações Gerenciais, que [...] começaram a ser desenvolvido na década de 60 e são caracterizados pelo uso de sistemas de informação para produzir relatórios gerenciais (STAIR, 1998). São esses relatórios que ajudaram a empresa a decidir melhores seus quesitos e situações relacionadas às suas diversas áreas e setores. Na década de 70 e 80 com o desenvolvimento da tecnologia, novos sistemas foi surgindo com custos mais baixos e com maior eficiência. Além disso, aumentou o número de pessoas a ter acesso ao computador e, então, os relatórios gerenciais não eram mais suficientes para a tomada de decisão. Com isso, surge o Sistema de Apoio a Decisão que tem a característica de dar apoio e assistência em todos os aspectos de tomada de decisões sobre um problema específico (STAIR, 19997). Trata-se de um sistema mais completo que sugere alternativa ajudando a solucionar problemas mais complexos. Atualmente, os sistemas estão baseados na Inteligência Artificial que tem as características de uma inteligência humana. Dentro da Inteligência Artificial, existem os sistemas especialistas, [...] que pode fazer sugestões e chegar a conclusões de um modo semelhante ao de um profissional especialista (STAIR, 1998). Auxilia então na tomada de decisões mais difíceis, visto que se trata de um sistema com maior capacidade de operação, equiparado a uma mente humana e que entende mais claramente os dados que lhe são alimentados, gerando, dessa forma, relatórios mais completos, precisos, transparentes e mais verdadeiros. 6 O sistema integrado de gestão O avanço da tecnologia da informação, o desenvolvimento de computadores e, as mudanças de organizações, acabam por fazer necessário o uso de sistemas integrados de gestão, capazes de gerar informações consolidadas, consistentes e em tempo real. Sendo possível visualizar todos os dados e atividades de cada área da empresa. Padoveze (1997), define Sistema Integrado aqueles que têm como objetivo fundamental à consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão, através de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de fluxo dinâmico de informações, que perpassam todos os departamentos e funções. Assim, o ERP (Enterprice Resouce Planning) é um Sistema Integrado que possibilita essa interligação entre os diversos departamentos empresariais, facilitando o fluxo de informações entre todas as atividades da empresa, no campo de produção, logística, finanças e

6 administração. Uma vez que as informações são integradas, elas dão subsídios para a tomada de decisões entre os executivos. O ERP, então, é um sistema integrado que ganhou grande escala na década de 90. Ele é uma ramificação do Sistema MRP II, e o MRP II é, por sua vez, uma evolução do sistema MRP. Na década de 70, surgiu o Sistema MRP (Material Requirement Planning) para o cálculo (planejamento) da necessidade de materiais para a produção de um determinado produto. Segundo Corrêa, Gianesi e Caon (1999), esse sistema caracteriza-se por produzir e comprar apenas o necessário e apenas no momento necessário (no último momento possível), visando eliminar estoques. Porém, esse modelo de fabricação para um produto pode gerar uma série de contratempos, como o atraso na produção e no prazo de entrega do produto, visto que o material para produção pode não ser entregue em tempo hábil. Além disso, existem fatos que ocorrem no processo de produção que podem atrapalhar o seu andamento, como no caso da quebra de uma máquina e de problemas de qualidade durante a fabricação. O uso de estoques nestes casos não permitiria que o fluxo de produção cessasse. Diante disso, na década de 80, cria-se um novo tipo de sistema, o MRP II onde não se calculava apenas as necessidades de materiais, mas também, as necessidades de outros recursos do processo de manufatura. (Corrêa, Gianesi, Caon, 1998). Nesse sistema, então, havia primeiramente um planejamento da produção de materiais e capacidade de produção, verificando como e com que recursos se produziam e não verificando apenas o que, quanto e quando produzir. A partir daí, as necessidades vão evoluindo para a gestão integrada, constituída por módulos que suportam diversas áreas e atividades da empresa. Surge então, o Sistema Integrado ERP, que, Integram as informações decorrentes das operações que agregam valor na cadeia produtiva, facilitando sua análise para efeito de tomada de decisões empresariais, é um software destinado a modelar e automatizar os processos básicos de negócios, integrando as informações resultantes das operações realizadas e tornando-as disponíveis, em tempo real, para os executivos da empresa. (Rocha, Brochado). Por meio desse sistema, todos os setores estarão em contato direto trocando informações e todos os dados serão tratados igualmente, utilizando uma mesma linguagem e um mesmo caractere, gerando dessa forma, uma informação mais completa, mais precisa e valiosa para o melhor gerenciamento da empresa, visto que abrangerão todos os seus dados operacionais de certo período. Após apresentar os conceitos e definições sobre sistemas de informação, descreve-se as rotinas contábeis antes da implementação do sistema integrados e as mudanças ocorridas após a sua implementação. 7 Contextualização da empresa estudada O estudo de caso foi realizado em uma das maiores empresas do ramo de transporte do estado do Espírito Santo. Fundada em 19/10/1989, a empresa possui atualmente 23 filiais situadas nas regiões, Norte, Nordeste e Centro-Oeste. A missão da empresa junto ao seu cliente é oferecer a melhor performance possível para o transporte de cargas, utilizando frotas em perfeito estado e com segurança de rastreamento 24 horas. A empresa conta com um quadro de 970 funcionários, entre administrativos e operacionais e 3 gerentes-administrador. O Sistema de informações utilizado pela empresa é um software fabricado pela empresa Sênior Sistema Corporativo Ltda, denominado Sapiens Sistemas Corporativos SSC, que é baseado na filosofia, Enterprise Resourse Planning ERP. Para sua instalação é recomendável máquina configurada em processador Pentium, utilizando o sistema operacional Microsoft Windows XP.

7 O sistema foi desenvolvido em linguagem Dephi e o banco de dados é baseado em SQL. O Sistema está instalado na matriz da empresa, onde se encontra o banco de dados e as filias por serem apenas frente de serviço, possuem somente o sistema para a emissão dos CTRC s (Conhecimento de Transporte Rodoviários de Cargas) e CTRB s. As filiais e a matriz estão interligadas por meio de um sistema chamado Frame Delay, que consiste numa linha da empresa Telemar com a função de fazer a conexão dos dados, funcionando como uma rede de telecomunicação. Devido a essa conexão, é que todos os setores da matriz são alimentados a partir da emissão dos CTRC s nas filiais. O referido sistema é composto por um conjunto de programas: o comercial, o financeiro e o contábil. O programa comercial abrange o setor de compras, estoque e vendas, o financeiro abrange o contas a pagar e receber, e o programa contábil, contempla os livros fiscais e a escrituração contábil. Todos interagem entre si, formando uma rotina na comunicação de dados e geração de relatórios. Quando ocorreu a implantação do Sapiens Sistemas Corporativos, várias mudanças ocorreram na empresa em estudo, ou seja, mudanças nas rotinas de trabalho, nos procedimentos adotados para fluxo de documentos, dados fornecidos, entre outros. Implantado e em pleno funcionamento a quatro anos, procuramos descrever e identificar como era a rotina da empresa antes da implantação deste sistema e qual foi o impacto causado nas rotinas de execução dos serviços contábeis. Para efeitos deste artigo, delimitamos a abordagem aos setores de vendas e compras. 8 O setor de vendas Os fretes são contratos de escoamento de produção onde estão negociados os preços e as toneladas das partes. A quantidade a ser transportada é informada pelo cliente via fax, relatórios ou internet. Mediante as notas fiscais do cliente é que os CTRC s (Conhecimento de Transporte Rodoviários de Cargas) são emitidos. Os CTRC s são à base de quase todos os procedimentos e atividades da empresa. Pois é a partir dele que a empresa efetua a venda do seu produto. Os CTRC s são como as Notas Fiscais de venda da empresa em estudo, estas são emitidas nas filiais onde existem as frentes de serviços, pois nelas estão instalados os depósitos das mercadorias a serem transportadas. Apenas nas filiais é que ocorre o carregamento das carretas. Os CTRC s são emitidos baseando-se na Nota Fiscal do cliente e na tabela de preço do frete que varia de acordo com a distância em kilômetros a ser percorrida. Os mesmos são emitidos em seis vias. A 1ª via é enviada para quem contratou o frete, sendo este, o responsável por pagá-lo. A responsabilidade pelo pagamento pode recair sobre o remetente da carga (classificado como CIF), ou sobre o destinatário da carga (Classificado como FOB), dependendo do acordo feito entre as partes. Duas vias do conhecimento são enviadas para o fisco de origem e destino, uma para a filial como controle e uma para o setor fiscal da empresa e outra que representa o comprovante de entrega. Antes da implantação do sistema integrado, após a emissão de todas as vias do conhecimento de transporte, as vias destinadas ao setor fiscal eram enviadas por malote para a matriz e as demais seguiam viagem com o motorista. Ao chegar na matriz, os CTRC s seguiam para o setor fiscal para serem seriam digitados em um programa da empresa PROSOFT denominado de Livros Fiscais. A empresa na época mantinha seis funcionários alimentando este sistema com lançamento dos dados constantes no CTRC. Após o processo de digitação o sistema de Livros Fiscais da PROSOFT proporcionava a impressão do livro fiscal denominado de saída de mercadorias, que é um livro obrigatório estabelecido pela legislação fiscal do Estado do Espírito Santo. Após os, os CTRC S serem digitados pelo setor fiscal, eram enviados para o setor financeiro para serem lançados em um outro programa da empresa PROSOFT denominado de Contas a Receber. A empresa mantinha três pessoas nesse setor para realizar a digitação e

8 desta forma obter informações sobre o montante a receber de cada cliente. Terminada a digitação pelo setor financeiro os CTRC S eram encaminhados para a contabilidade para se fazer à escrituração contábil onde os seguintes registros eram efetuados: Provisionamento: Débito de Cliente e Crédito de Receita e Baixas de Clientes: Débito de Banco e Crédito de Cliente. O volume de conhecimentos a serem lançados era bastante significativo, chegando ao número de até 10 mil CTRC S no mês. Vale a pena ressaltar que o processo de envio dos referidos documentos para a matriz via malote, atrasava o processo de lançamento, uma vez que demoravam a chegar no local. Assim, quando chegava à proximidade da data para pagamento do ICMS - Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços e os CTRC s ainda não estavam em poder do Setor Fiscal, estes tinham que ser passados pelas filiais via fax para o setor fazer o lançamento. Devido o caminho que os CTRC S tinham que percorrer ao chegar na matriz, tendo que passar pelo fiscal, financeiro e por último pela contabilidade, gerava um atraso considerável de dois a três meses, visto que tinha que esperar o término do lançamento dos outros setores. Com a implantação do Sapiens Sistemas Corporativos, a emissão dos CTRC s continua sendo efetuada nas filiais, porém de forma mais ágil e fácil, uma vez que no sistema mantém-se o cadastro de todos os clientes e destinatários da empresa. Ao informar o CNPJ do cliente ao sistema, todos os dados relativos ao cliente são apresentados para preenchimento dos CTRC s, sendo irrelevante a digitação de todas as informações manualmente. Em qualquer ponto de venda onde o CTRC s é emitido, a matriz recebe essa informação e automaticamente o setor fiscal tem o seu livro de registro de saída escriturado. Observa-se também que de imediato ocorre os registro no contas a receber do setor financeiro e na escrituração do livro diário no setor contábil. O impacto causado é de extrema relevância, porque se eliminou o fluxo de documentos, tempo de digitação e apuração de tributos. Verificou-se que a empresa em estudo não possui mais digitadores e sim analista de sistemas, pois os CTRC s agora não mais serão digitados e sim analisados e verificados via relatório ou sistema, constatando com isso, a sua emissão corretamente e os dados fornecidos. 9 O setor de compras Antes de Utilizar o Sistema Sapiens, o setor de compras da empresa em estudo, não possuía controle de estoque e de compras. A matriz é a responsável por realizar as compras enquanto as filiais não têm essa autonomia, pois são tratadas como frentes de serviços. As compras correspondem em grande parte de peças para reposição que são utilizadas na manutenção da frota de caminhões da empresa. Essa manutenção é realizada apenas na matriz, onde estão localizados os armazéns de estoque de mercadorias. A empresa em estudo, não possuía nenhum procedimento para efetuar a compra, esta era feita sem controle. Quando existia uma necessidade imediata de adquirir uma peça, o encarregado de manutenção ou o comprador fazia via telefone ou outro meio de comunicação informal. A compra então era realizada ligando para o fornecedor, pois estes não eram previamente cadastrados na empresa e por tanto não se trabalhava com ordem de compra. Como também não existia controle do estoques, era desconhecida a quantidade que empresa tinha de peças compradas, uma vez que também, não era feita a sua contagem física. As notas fiscais de entrada que chegavam do fornecedor eram encaminhadas para o setor fiscal, onde eram lançadas uma a uma no sistema PROSOFT, gerando, com isso, o livro registro de entrada de mercadorias. Logo em seguida eram enviadas ao setor financeiro, lançando-as novamente no sistema de contas a pagar da empresa, logo após, seguiam para contabilidade onde eram realizados os registros contábeis de acordo com a conta do fornecedor da seguinte forma: Débito de Estoque e Crédito de Fornecedor. Após os lançamentos contábeis das Notas Fiscais, o livro de registro de entradas

9 era impresso e o estoque era escriturado manualmente no livro de inventário, descrevendo cada peça, sua quantidade e seu respectivo valor daquele período. Com a utilização do Sistema Integrado Sapiens, o setor de compra passou a ser definido e organizado. Hoje existe todo um procedimento para efetuar as compras da empresa, a começar pela requisição de material a ser comprado que cada setor emite e envia via sistema para o comprador. O comprador, por sua vez, é responsável por fazer a ordem de compra e a negociação de preço, frete, desconto e outras despesas junto ao fornecedor. Os dados do fornecedor são cadastrados no sistema junto com a descrição dos produtos fornecidos e a tabela de preço em vigor. A ordem de compra é emitida pelo comprador de acordo com os dados do fornecedor e das requisições, trazendo todo detalhe da compra a ser feita, local de entrega, condição de pagamento, valor do frete, descrição dos produtos, valor dos impostos, preço unitário e total da compra. Após emissão, é enviada ao fornecedor via fax de internet. A empresa passou a ter também, o processo de recepção. Ao chegar o material na empresa ele é recepcionado e verificado com a ordem de compra pelos funcionários do almoxarifado. Após conferência, o material da entrada no estoque. Caso haja divergência com o pedido, a empresa estudante emite uma nota fiscal de saída para aquele item. Antes da implantação do sistema foi realizada uma contagem física do estoque, separando os itens de acordo com sua natureza, devendo estes conferir com os movimentos registrados manualmente. A partir da implantação, passou a existir o controle de estoque de acordo com o código de cada item, e já foram feitas duas contagens físicas para verificar o fechamento do estoque junto ao sistema. As notas fiscais de entrada, nesse momento, após passar pelo almoxarifado e serem carimbadas com carimbo de conferido são assinadas, são enviadas para um digitador que lançará as mesmas no sistema de acordo com sua ordem de compra. Com a integração do sistema, o digitador visualiza a ordem de compra feita pelo comprador para lançar a Nota Fiscal. Com o lançamento no sistema, o estoque é alimentado e o setor contábil já faz a contabilização, o contas a pagar e o livro de registro de entradas passaram a ser gerados automaticamente. Novamente observa-se o impacto causado no setor de compras devido a implantação do sistema integrado. A empresa teve que se adequar a uma nova realizada, implantando rotinas para realização de compras. Observa-se também a redução de serviços devido a eliminação do processo de repetição que anteriormente ocorria com as notas sendo digitada varias vezes em vários setores. 10 Setor de contabilidade Antes de implantar o Sapiens na empresa em estudo, os livros registros de saídas, entradas e apuração do ICMS, só eram possíveis de serem feitos, lançando uma a um os CTRC S emitidos e as Notas Fiscais de compra. O livro inventário, como já abordado era feito manualmente com base no razão impresso. O saldo das contas a receber era obtido a partir de um relatório que era enviado pelo setor à contabilidade, contendo as informações dos títulos em aberto e os liquidados pelo setor financeiro onde era feito o registro na respectiva conta do cliente. A contabilidade recebia do setor financeiro os documentos junto dos cheques emitidos para serem lançados uma a um gerando assim o saldo do contas a pagar. Como não havia o cadastro de clientes nem de fornecedores, as contas contábeis eram abertas com o nome dos mesmos.quanto aos impostos, o INSS e o IRPF sobre Notas Fiscais de prestação de serviços eram apurados, visualizando cada Nota Fiscal para verificar se havia incidência do imposto. Uma vez que o sistema não apurava o valor. O PIS e a CONFIS como são calculados tomando-se por base o total do faturamento de cada filial e somando os montantes para que se fosse apurado o imposto, levava-se assim bastante tempo para se calculado.

10 Com a utilização no novo sistema a partir da emissão do CTRC e do lançamento das Notas Fiscais, a contabilidade recebe os registros automaticamente, os livro de registro de entrada, saída e apuração do ICMS, e o livro de inventário são gerando automaticamente pelo sistema. Mediante os lançamentos das Notas Fiscais de prestação de serviços para terceiros o sistema apura os impostos devidos e retidos como: INSS, IRRF, PIS, COFINS e a CSLL. Permitindo visualizar o saldo de cada um e emitindo as guias e os DARF s para pagamento. Hoje a empresa utiliza a modalidade PIS/CONFIS não cumulativo para cálculo, onde há o crédito sobre os insumos deduzindo-os do faturamento mensal. O Sistema, por sua vez, informa o faturamento total da empresa (Matriz e Filial) e também o saldo total das contas de insumo para apurar o crédito. O Sistema tem a capacidade de gerar a informação dos saldos contábeis de cada filial e também o consolidado valor total da empresa. 11 Conclusão O objetivo deste artigo é através de um estudo de caso em uma empresa de transporte rodoviário situada no Estado do Espírito Santo identificar e descrever os impactos causados pelos sistemas integrados nos procedimentos e rotinas contábeis após a sua implantação. Para atingir esse objetivo construímos a seguinte pergunta de pesquisa: Quais são os impactos causados pelos sistemas Integrados nas rotinas e procedimentos contábeis? E chegamos a seguinte conclusão: 1.- O setor fiscal da empresa deixou de existir em decorrência da eliminação dos digitadores de notas fiscais no sistema de livros fiscais. Os livros passaram a ser escriturado em tempo real, a partir da emissão do documento fiscal e da entrada da nota fiscal dos produtos em estoque. 2.- Observou-se uma eliminação significativa no fluxo de documentos para o setor contábil tendo em vista que os documentos fiscais passaram a ser registrados automaticamente 3.- Observou-se também uma redução significativa no volume de lançamentos contábeis que passaram a ser gerados pelos setores de origem como bancos, compras, contas a receber e pagar 4.- Além de ocorrer uma redução significativa no número de pessoas que trabalham exclusivamente com digitação de documentos exigiu a mudança de perfil profissional das pessoas que atuam na contabilidade, caracterizado pela necessidade do redimensionamento da equipe por profissionais da empresa, necessitando de analistas de dados dando surgimento de uma nova função devido a necessidade de conferência dos dados no sistema. Sem a pretensão de esgotar o tema, espera-se com este trabalho, contribuir para um maior conhecimento sobre Sistemas Integrados (ERP), além de proporcionar reflexões sobre as alterações que ele pode provocar nas rotinas e procedimentos contábeis quando inserido na estrutura organizacional da empresa. 11 Bibliografia CORRÊA, Hnerique L., GIANESI, Irineu G. N., CAAON Mauro. Planejamento, Programação e Controle da Produçãp: MRP II/ERP: Conceitos, uso e implantação. 2 ed. São Paulo: Gianesi Corrêa & Associados, LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Sistema de informação gerencial: Administração a empresa digital. 5. ed. São Paulo: Pretice Hall, PADOVEZE, Cloves Luiz. Contabilidade Gerencial: um enfoque em sistema de informação contábil. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1997.

11 ROCHA, Soraia Alves; BROCHADO, Maria Rodrigues. Sistema integrado de gestão baseado em ERP: a inserção em empresas brasileiras. Artigo. Departamento de pesquisa e Pós-Graduação DEPPG, CEFET/RJ. STAIR, Ralph M. Princípios de Sistemas de Informação: Uma abordagem gerencial. Trad. Maria Lúcia Lecker Vieira, Dalton Conde de Alencar. Rio de Janeiro: LTC, (Tradução de: Principles of Info.