Avaliação da implantação de um sistema ERP para controle de processos

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1 Instituto de Educação Tecnológica Pós Graduação Gestão de Tecnologia da Informação Turma de Outubro de 2014 Avaliação da implantação de um sistema ERP para controle de processos Felipe Rogério Neves e Carvalho RESUMO Os Sistemas ERP têm sido adotados por muitas empresas em vista de descontentamento com alguns aspectos de métodos já utilizados por elas (Padilha e Marins, 2005). Dois dos fatores que levaram à implantação relatada neste artigo são a segurança e consistência nos dados. Este avalia os benefícios da mudança de um controle feito de forma manual, através de planilhas eletrônicas, para ser realizado pelo sistema ERP TOTVS Gestão de Obras e Projetos. Uma discussão é apresentada sobre o que era feito antes da implantação, o processo de implantação e o período de adaptação pós- implantação do sistema. Palavras-chave: ERP. TOTVS. Sistemas de gestão empresarial. 1 INTRODUÇÃO A busca contínua pela competitividade direciona os investimentos empresariais. Um dos focos de investimento é a automatização de processos a fim de melhorar significantemente o controle de dados, informações geradas no dia a dia dos funcionários. Dados relacionados a gastos com compras, por exemplo, quando armazenados de forma correta se transformam em informação, que bem analisada gera conhecimento, e nesse exemplo pode ajudar a reduzir os gastos desnecessários ou planejá-los (ABREU; RESENDE, 2001). Um modelo de software muito utilizado pelas empresas e predominante desde os anos 1990 é o ERP (Enterprise Resource Panning Planejamento de Recursos Empresariais). Esse modelo, como o próprio nome diz, é responsável pelo controle dos recursos empresarias de forma a auxiliar a análise dos dados da empresa. O modelo ERP permite armazenar os dados em um banco de dados, além de permitir a sua modelagem de acordo

2 com a necessidade da empresa, ou seja, respeitando as regras de negócio. Pode, também, manter fórmulas que podem avaliar o contexto de todos os lançamentos realizado no sistema. O uso do software permite que a empresa avance continuamente, ampliando seu próprio conhecimento através do controle seguro de seus recursos, mas, para que o software assegure esse controle, é necessário que sua implantação seja completa, abordando todos os processos e necessidades sem falhas de consistências nos dados que serão armazenados (ABREU; RESENDE, 2001). Uma das empresas que desenvolvem e fornecem softwares ERP e conta com profissionais qualificados e experientes em processos de implantação é a TOTVS, que tem um de seus produtos TOTVS Gestão de Obras e Projetos - no foco deste trabalho. Em latim, TOTVS significa tudo ou todos. Um nome apropriado à companhia, já que em sua hostoria, consolifou 27 empresas e hoje fornece soluções em 10 segmentos para todos os portes e tipos de empreendimento...a TOTVS é a maior fabricante de softwares aplicativos sediada em países emergentes e a 6ª maior do mundo. Além disso, é líder absoluta no Brasil, com 55,4% de participação de mercado e na América Latina, com 35%, segundo o Instituto Gartnet (TOTVS História). Os sistemas ERP da TOTVS permitem, além do controle de recursos da empresa, a customizações e relatórios. Customizações são necessidades da empresa que não são suportados inicialmente pelo sistema, mas que são processos críticos que cada empresa possui e necessita para atender a sua política. Surgindo esta necessidade, um consultor da TOTVS é acionado para fazer o levantamento de processos para fins de realização da customização necessária. Já os relatórios podem ser desenvolvidos por funcionários da própria empresa ou também pela TOTVS, utilizando a tecnologia de banco de dados T- SQL com campos de base (campos fixos do sistema esta ferramente é nativa dos aplicativos TOTVS RM). Atendem a demanda de cada departamento na necessidade de consultar informações de diferentes sistemas, mas que se referem a um mesmo cenário da empresa. 2 ESTADO DA ARTE 2.1 Sistemas ERP Com a mudança da era industrial para a era da informação, iniciada a partir da década de 90, e, atualmente, com a era do conhecimento as empresas passaram a dar importância, um valor maior ao próprio conhecimento ao contrário dos bens produzidos,

3 que até então eram as prioridades das empresas. Quando o conhecimento é aplicado ao negócio da empresa, esta se torna mais competitiva, mais do que analisando sua capacidade produtora, e o foco no conhecimento tem aumentado cada vez mais no ambiente empresarial (PADILHA; MARINS, 2005). A crescente e constante utilização das t ecnologias da informação fez com que as empresas tivessem maior facilidade para gerar e armazenar dados e posteriormente gerando informação com estes dados, e então essa informação passa a ser aplicada em forma de conhecimento (PADILHA; MARINS, 2005). Para se ter o entendimento sobre dado, informação e conhecimento, será utilizada a definição de Abreu e Rezende (2001) que segue abaixo: Dados: Entendidos como um elemento da informação, um conjunto de letras, números ou dígitos, que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém um significado claro; Informação: É todo o dado trabalhado, útil, tratado, com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação; e, Conhecimento: É quando a informação é trabalhada por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades. Entendendo a importância do conhecimento as empresas passam então a busca- lo, e nessa busca os sistemas ERP foram tomados como forte aliado para o sucesso. O ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa) chegou ao Brasil em meados da década de 90, quando aqui aportaram as empresas estrangeiras do setor, tendo sua origem centrada no MRP (Planejamento das Necessidades de Materias - Material Requirement Planning) e no MRPII (Planejamento dos Recursos de Manufatura - Manufacturing Resources Planning), uma evolução do seu antecessor (DAVENPORT, 1998). Em meados dos anos 1960 surgia o MRP, tendo como premissa o planejamento e organização de toda a lista de materiais, conhecidos como BOM (Bill of Materials), que para atender à demanda dependente leva em consideração todas as variáveis compreendidas no processo como, por exemplo, o nível de estoque. Segundo Haberkon (2004), os sistemas MRP, basicamente, calculam as necessidades de compra de

4 matérias-primas e produção de componentes a partir da previsão de vendas e de uma solicitação de estoque. Estes sistemas informavam o que deveria ser produzido e o que deveria ser comprado, porém não informava como era produzida (HABERKON, 2004). A partir daí, na década de 80, surgiu o MRPII (evolução do MRP), onde era possível saber quem vai produzir, quando e com quais recursos, o seja, a fábrica é alocada minuto a minuto, operação a operação de acordo com um calendário pré- definido e um conjunto de recursos disponíveis (HABERKON, 2004). Segundo Corrêa, Gianesi e Caon (2001), o MRP II diferencia-se do MRP pelo tipo de decisão de planejamento que orienta; enquanto o MRP orienta as decisões de o que, quanto e quando produzir e comprar, o MRP II engloba também as decisões referentes a como produzir, ou seja, com que recursos. Estes sistemas, entretanto, eram softwares que atendiam a departamentos específicos, ou seja, não promoviam uma integração total entre as diversas áreas da empresa. Logo, com o mercado cada vez mais exigente e a crescente concorrência, percebeu-se a necessidade de desenvolvimento de outros módulos, que além de atender às demandas da manufatura, fossem além desta. Foram então criados outros módulos, tais como: gestão de RH, Vendas, Finanças, Controladoria, ou seja, módulos que fossem capazes de suportar a necessidade de informação de toda a empresa. Daí o surgimento do ERP para atender a este propósito (CORRÊA; GIANESI; CAON, 2001). Uma definição para ERP foi dada por uma empresa de consultoria Deloitte Consulting (1998) sendo "um pacote de software de negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus processos de negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e produzir e acessar informações em tempo real." Em 2004 surge uma definição sobre o ERP, que para Carneiro e Dias (2004) pode ser definido como um termo genérico para designar o conjunto de atividades executadas por um software multi-modular que integra as operações da empresa incluindo planejamento, manufatura, vendas, controle de estoques, recursos humanos, contabilidade e finanças através da integração de todas as informações em um único banco de dados, compartilhado para todos os usuários pelo software. A Figura 1 representa um sistema empresarial com uma estrutura integrada proposta por Corrêa, Gianesi e Caon (2001):

5 FIGURA 1 - Diagrama de um sistema empresarial Fonte: CORRÊA; GIANESI; CAON, Em Davenport (1998) o ERP é dividido em quatro blocos: financeiro, recursos humanos, operações e logística, vendas e marketing. Abaixo uma breve descrição de cada bloco: Módulos do bloco financeiro: contabilidade, contas a pagar, contas a receber, fluxo de caixa; Módulos do bloco de recursos humanos: folha de pagamento, gerenciamento de recursos humanos e controle de despesas de viagem; Módulos de operações e logística: o gerenciamento de estoques, o MRP, o faturamento; e, Módulos de vendas e marketing: processamento de pedidos e gerenciamento de planejamento de vendas. O ERP vem coma finalidade de controlar e suportar toda informação gerada na empresa através dos processos. Desta forma auxiliará o processo de decisão gerencial e poderá fornecer as informações para outros softwares. O ciclo de vida do ERP é divido em cinco etapas por Mendes e Escrivão Filho (2007), são elas: Avaliação sobre a necessidade de ERP: Consiste em analisar a situação atual da organização e identificar como o sistema pode contribuir para a solução dos problemas organizacionais;

6 Seleção e adequação: Análise, verificação da adequação de funncionalidades do ERP; Implantação: Planejamento e execução das atividades de implantação; Conscientização e Treinamento: Realização de palestras, seminários e atividades de conscientização para os membros organizacionais e de treinamento operacional e gerencial; e, Utilização: Uso e identificação de alterações para atender as mudanças nas regras de negócio. 2.2 TOTVS Gestão de Obras e Projetos Um sistema ERP de grande porte utilizado globalmente é o TOTVS Gestão de Obras e Projetos. Esse sistema permite um controle de verba de todos os projetos cadastrados, permitindo que qualquer gasto associado a ele possa ser rastreado e confirmado. Todo tipo de compra para o projeto será agregado através de uma consulta desenvolvida para atender a demanda para adequar o sistema no ambiente da empresa. Contudo, para definir o sistema TOTVS Gestão de Obras e Projetos de acordo com a TOTVS segue uma breve definição: As soluções TOTVS atendem as principais exigências do setor de Construção e Projetos: planejamento, controle dos custos e acompanhamento de todas as fases da obra. Com ela é possível implantar as melhores práticas, controlar processos, aumentar a produtividade e garantir qualidade na governança dos projetos (TOTVS, 2014). 3 CONCLUSÃO Os sistemas ERP são projetados para controlar os recursos da organização de forma informatizada auxiliando os funcionários e criando visões do ambiente em que estão de uma forma que não seria possível enxergar sem o sistema. Estes sistemas por integrar quase todos os setores e processos organizacionais, senão todos dependendo de como ela se constitui, disponibilizam informações cruzadas que aumento o número de informações disponíveis para todos os envolvidos e essa informação se transforma em conhecimento para o desenvolvimento. Os benefícios do sistema em questão, o TOTVS Gestão de Obras e Projetos é percebido quando ocorre a analise das obras gerenciadas a partir dele e se compara com as obras anteriormente gerenciadas sem o sistema. Também, é perceptível a redução de gastos e a

7 velocidade para o projeto quando se utiliza o sistema, afinal os responsáveis conseguem ver onde está o gasto desordenado e o andamento da obra a qualquer momento. A disposição das informações através da navegação pelo sistema ou por relatórios gerenciais facilita, agilisa e organiza o trabalho para a analise de propostas existente e desenvolvimento de novas propostas. O sistema proporciona o controle de obra pelos gerentes ou responsáveis. Um sistema ERP não facilita apenas a o trabalho dos funcionários que dependem dele no dia a dia, mas a organização como um todo, possibilitando uma tomada de decisão mais acertiva e uma análise real do andamento da organização. REFERÊNCIAS ABREU, A. F.; REZENDE, D. A. Tecnologia da informação aplicada a sistemas de informação empresariais. 2. ed. São Paulo: Atlas, CARNEIRO, T. C. J; DIAS, D. S. Mudanças percebidas após a implantação de um sistema ERP. Florianópolis, CORRÊA, HENRIQUE L.; GIANESI, IRINEU G. N.; CAON, MAURO. Planejamento, programação e controle da produção. MRP ll / ERP - Conceitos, Uso e Implantação. 4. ed. São Paulo: Atlas, DAVENPORT, T. H. Putting de enterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, ORGANIZAÇÃO DELOITTE. Disponível em: < Acesso em: 13 out TOTVS. História: softwares, serviços e tecnologia genuinamente brasileiros Disponível em: < Acesso em: 13 out TOTVS. Construção e projetos Disponível em: < Acesso em: 15 de Out HABERKORN, E. Gestão empresarial com ERP. 2. ed. Microsiga Software, 2004.

8 MENDES, J. V.; ESCRIVÃO FILHO, E. O sistema integrado de gestão é fator de competitividade para as pequenas e médias empresas? Revista Uniara, PADILHA, Thais Cássia Cabral; MARINS, Fernando Augusto Silva. Sistemas ERP: características, custos e tendências. Prod.[online], v. 15, 2005.

9 2014 Autorização de Divulgação de Trabalho Técnico AUTORIZAÇÃO DE PUBLICAÇÃO AUTORIZAMOS A PUBLICAÇÃO DE NOSSO TRABALHO NA INTERNET, JORNAIS E REVISTAS TÉCNICAS EDITADAS PELO IETEC. NÃO AUTORIZAMOS A PUBLICAÇÃO OU DIVULGAÇÃO DO NOSSO TRABALHO. BELO HORIZONTE, 16/10/2014 CURSO: Gestão em Tecologia da Informação SEMESTRE/ANO: TÍTULO DO TRABALHO: 1º / 2014 TURMA: 24 AALIAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP PARA CONTROLE DE PROCESSOS NOME DOS PARTICIPANTES (LEGÍVEL) ASSINATURA Felipe Rogério Neves e Carvalho

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