AVISO. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 2

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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 2

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Portal Coordenador ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Compras ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Acadêmico - Secretaria, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 3

4 Sumário 1. Convenções Cadastros Cadastro de fornecedor Dados da pessoa Dados do fornecedor Cadastro de tipo de liquidação Cadastro de tipo de ocorrência Histórico financeiro Histórico operações Cadastro de origens de títulos Parâmetros Parâmetros financeiros Manutenção Manutenção de títulos a pagar Inclusão Edição Exclusão Consulta Botão operações Liquidar Cancelar Liberar Pagamento Efetivar título provisionado Estornar Desdobrar Retirar título de remessa Emissão de CPCI Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 4

5 7. Emitir comprovante de pagamento Emitir 2ª via DARF/GPS Manutenção de adiantamentos Manutenção de diário contábil Emissão de cheques ao fornecedor Manutenção cheques a pagar Liberação de cheques Compensação de cheques Cancelamento de cheques Anulação de cheques Estornar compensação Visualização de histórico Visualização de contabilização e composição do cheque Emissão de recibo Cheque avulso Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 5

6 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das opções. relacionada a ele. Checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este botão. Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda não Estes botões servem para selecionar ou desfazer a seleção de certos valores ou parâmetros. Portanto, serão chamados, em ordem de cima para baixo, de: Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 6

7 respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 7

8 2. Cadastros Os cadastros deste manual serão divididos em dois grupos: Geral e Contas a pagar. Isso será feito para contribuir na visualização do leitor, pois os cadastros que pertencem ao grupo Geral não estão ligados somente às rotinas do módulo Contas a pagar e podem ser usados por outros módulos. Geral Tipo de Tributação Retenção de Impostos Enquadramento Tributário Origem Tributária Feriado Tipo de Cobrança Bancos e Agências Conta Bancária Informações bancárias Cobrança Débito Crédito Banco/Tipo de Cobrança Contas a Pagar Forma de Pagamento Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 8

9 2.1 Cadastro de Fornecedor FIN_CadFornecedor.dll Nesta tela é feito o registro de informações comerciais, contábeis, contratuais e informações referentes a tributos do fornecedor. O cadastro é dividido em duas abas onde é possível cadastrar os dados da pessoa, e, a outra, para o cadastro de dados de fornecedores. 2.2 Dados da pessoa Os campos referentes aos dados cadastrais do fornecedor são alterados conforme o tipo de pessoa selecionado, pessoa jurídica ou pessoa física. Abaixo será apresentada uma breve descrição dos dados que podem ser utilizados no cadastro de um fornecedor pessoa jurídica: Dados de Pessoa\Endereço Contato, informe endereço do fornecedor e contatos existentes no fornecedor. Dados de Pessoa\Dados Adicionais, relacione as contas contábeis que este fornecedor possui. É obrigatório selecionar a conta bancária principal deste fornecedor CASO O PAGAMENTO DO MESMO SEJA POR DEPOSITO, DOC OU TED. Caso o fornecedor utilize Enquadramento tributário, informe no respectivo campo o enquadramento correspondente. Na aba Informações Comerciais, informe o CNPJ e a Inscrição estadual. Também é possível utilizar o Tipo de empresa (desde que esteja previamente cadastrado) para classificar os fornecedores e utilizar esta informação em relatórios, por exemplo. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 9

10 Cadastro de fornecedores 2.3 Dados do Fornecedor Em Dados do Fornecedor, é possível alterar a situação do fornecedor (Ativo/Bloqueado), a forma de pagamento padrão utilizada. Também é possível selecionar uma Ocorrência Sefip. Ocupação, Descrição, Categoria, Enquadramento tributário, Observações. A sub-aba Contratos é utilizada para armazenar informações de contratos vinculados ao fornecedor. Informe o Número do contrato, a Data da criação do cadastro (data atual), a Situação do contrato, a Data inicial e a Data final do Período de vigência do contrato. Contabilização é uma sub-aba em que é configurado se os movimentos do fornecedor serão contabilizados. Para indicar que o fornecedor será contabilizado, selecione o parâmetro Contabiliza. Títulos Adiantamento configure a contabilização do fornecedor. Caso a conta contábil seja única por fornecedor, ela é configurada nos parâmetros do módulo. Caso haja contas por fornecedor, a mesma deverá ser informada nesta tela. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 10

11 Tributos devem ser utilizados no caso onde a conta contábil de determinado imposto, INSS, por exemplo, seja por fornecedor. Para inserir esta informação, clique sobre o botão Novo e relacione o tributo com uma conta contábil. Tributação lista as informações de tributos relacionados ao fornecedor. Em Saldo Contábil podem ser visualizadas as informações sobre o saldo contábil do fornecedor em cada unidade da instituição de ensino. Para fornecedores de Imposto (Receita Federal, Ministério da Previdência, Prefeitura Municipal) é obrigatório informar a Forma de Pagamento Padrão. Sem esta informação o sistema não registrará o título de imposto. Caso a conta contábil seja única por fornecedor, é necessário configurar a conta nos Parâmetros Financeiros. No caso de existir contas por fornecedor, a mesma deverá ser informada neste programa. fornecedor pertence. É necessário relacionar o enquadramento tributário ao qual o Cadastro de fornecedores Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 11

12 2.4 Cadastro de Tipo de Liquidação FIN_CadTipoLiquidacao.dll Esta tela tem como finalidade criar um cadastro que permita, na liquidação do titulo, informar um tipo de liquidação. Seguem três exemplos: 1) Liquidação Total: todos os títulos pagos de forma manual, cheque ou remessa bancária podem usar este tipo; 2) Devolução: liquidações por devolução são os casos em que a nota fiscal de mercadoria ou serviço chega à instituição e por qualquer motivo não é aceita. Neste caso, o procedimento correto, é liquidar o titulo selecionando o tipo adequado para esta situação (Devolução), sendo que, contabilmente é realizado um lançamento de cancelamento. Para isto, o parâmetro Requer banco deve estar desmarcado, informando a conta, débito ou crédito e histórico para a operação. 3) Lucros e Perdas: refere-se aos títulos pendentes em que a empresa fornecedora não existe mais, contabilmente precisa ser lançado, eliminando estas notas fiscais da posição de títulos pendentes. Cadastro de tipo de liquidação Além da descrição, é necessário informar a qual módulo o tipo de liquidação pertence (módulo Contas a Pagar ou Contas a Receber). Se o tipo de liquidação deverá obrigar a informação de uma conta bancária, selecione a opção Requer Banco. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 12

13 Selecione o parâmetro Contabiliza contra partida para contabilizar o movimento de liquidação. Informe a Conta contábil onde os movimentos serão registrados, e o Histórico inclusão e Histórico exclusão para os movimentos. 2.5 Cadastro de Tipo de Ocorrência FIN_CadTipoOcorrencia.dll Esta tela tem como finalidade cadastrar os tipos de ocorrências que o sistema irá utilizar no pagamento. Tipos de Pagamento: Parcial: além de informar a descrição deste tipo de ocorrência, indique se ele Requer banco e/ou Usa adiantamento, e neste caso, que pertence ao módulo Contas a pagar. Caso este tipo de ocorrência deva ser contabilizado informe o parâmetro Contabiliza, a Conta contábil que receberá os movimentos, os Históricos de inclusão e exclusão e se ele Lança contrapartida. Informação: INDICA QUE A OCORRÊNCIA É SIMPLESMENTE INFORMATIVA, NÃO IRÁ ALTERAR O SALDO DO TITULO NO MOMENTO DO PAGAMENTO. Adicional: Uma ocorrência Adicional é aquela que deve acrescentar ao valor do título; uma ocorrência. Previsão: Para cadastrar uma ocorrência de previsão, deve ser escolhido o tipo de pagamento Previsão. Quando marcado, sistema habilita a caixa de seleção Efetivar com a ocorrência onde o usuário poderá, então, escolher em qual ocorrência será efetivada determinada ocorrência. Ao realizar o cadastro de uma previsão, deve-se antes ter uma ocorrência de efetivação cadastrada e ser do tipo de pagamento adicional. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 13

14 O tipo Parcial é a que deve deduzir o valor do título e a do tipo ocorrência Informação é somente uma informação que deve ser inserida no título. A opção Débito/crédito é a forma como esta ocorrência deve ser considerada para movimentos contábeis. A opção Requer banco, indica que sempre que a ocorrência for selecionada, o usuário deverá relacionar uma conta do banco. Exibir na Liquidação indica que esta ocorrência será exibida nos movimentos de liquidação. O parâmetro Usa adiantamento exige que o usuário relacione a ocorrência a um adiantamento de fornecedor. Considerar na remessa como é um campo que funciona junto com as opções Débito/Crédito da tela, habilitado quando o usuário selecionar o tipo de pagamento Adicional. Dependendo da escolha do usuário, débito ou crédito, os valores deste campo modificam-se. Utilize o quadro Contabilidade para informar os dados necessários para contabilização da ocorrência, quando necessário. Para configurar a contabilização deste tipo de ocorrência selecione a caixa de seleção Contabiliza e os demais campos são habilitados. Para a opção Lança contrapartida, O SISTEMA POSSUI UM CONCEITO DE QUE TODA PARTIDA DEVE ESTAR VINCULADA A UM FORNECEDOR, SENDO A CONTRA- PARTIDA QUALQUER OUTRO LANÇAMENTO QUE NÃO PASSAR PELA CONTA DO FORNECEDOR. Selecione a Conta contábil que receberá os lançamentos efetuados com o tipo de ocorrência que está sendo cadastrado. Caso a conta contábil selecionada possua um Centro de custo vinculado, selecione-o para que este receba os lançamentos. Informe também um Histórico inclusão e um Histórico exclusão para inclusão e exclusão de lançamento, respectivamente, nesta conta contábil quando este tipo de ocorrência for selecionado. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 14

15 2.6 Histórico Financeiro Cadastro de tipo de ocorrência FIN_CadHistorico.dll O módulo financeiro permite que o usuário configure os históricos para cada movimento e parametrize os complementos que devem ser utilizados. Neste programa são cadastrados os históricos. Para associá-los ao movimento, utilize o cadastro de Histórico de operações descrito no próximo item. Em descrição informe um nome que seja de fácil associação ao movimento onde esse histórico será associado. No campo Histórico, digite a parte que é fixa do histórico para informar o complemento, e clique com o botão direito do mouse no local onde deve ser inserido o complemento selecionando uma das opções disponíveis (macros). Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 15

16 Tela de cadastro de histórico 2.7 Histórico de Operações FIN_CadHistoricoOperacao.dll sistema. Neste local, são relacionados os históricos criados com os movimentos possíveis no Cadastro de histórico de operações Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 16

17 Na coluna Descrição são listados os movimentos existentes no sistema. Esta coluna é fixa, não é de controle do usuário. Selecione o movimento ao qual o histórico deve ser associado e clique no botão para selecionar o histórico. 2.8 Cadastro de Origem de Títulos Tela de histórico de operações Nesta tela, o usuário poderá cadastrar uma origem de um título, origem essa podendo ser selecionada na criação de um título na tela de manutenção de títulos. Na tela, deve-se informar dois tipos de descrições, uma mais longa e outra reduzida. Neste momento também é configurado se a origem utilizará enquadramento tributário ou se utilizará contabilização ou ambos. Tela de cadastro de origem de título Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 17

18 3. Parâmetros 3.1 Parâmetros Financeiros FIN_ParametrosFinanceiros.dll Na tela de parâmetros financeiros, o usuário poderá configurar o comportamento padrão do módulo do financeiro. Esta tela é dividida em três abas: a geral, contas a pagar e de período. Geral Nos quadros Desdobramento de Títulos e Retorno Bancário Crédito, na aba Geral, informamos os tipos de liquidação que devem ser utilizados nos movimentos de liquidação. No quadro liberação de cheque, o usuário deve selecionar um tipo de liquidação a ser usado na hora da liberação de um cheque. No quadro Tributação Pessoa Física, no campo Tipo tributação INSS, deve ser selecionado para definir qual será o INSS considerado para abater o valor do IRRF definido, no campo Tipo tributação IRRF. No campo Tipo tributação IRRF é exibido o imposto que será considerado quando houver redução da base de cálculo para o IRRF (Imposto de Renda). O campo Tipo tributação Contribuição Patronal é o tributo de responsabilidade da empresa tomadora do serviço. Este tributo deve ser adicionado ao valor total da nota, ou seja, não é deduzido. DARF. Em Tipo Tributação IRRF o imposto a ser informado será considerado na emissão da Utilize o campo Opções para definir se o fornecedor irá utilizar contabilidade, se usa contra partida, se permite a alteração de título quando esse faz parte de uma remessa bancária, e as opções de confirmação da contabilização e adiantamento quando da liquidação em lote. A opção capa contábil pode ser preenchida e será usada pelo sistema da contabilidade. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 18

19 Tela de parâmetros financeiros - Geral Contas a pagar Na aba de Contas a Pagar podem ser definidas as parametrizações das origens tributárias, a contabilização de adiantamentos, dos títulos e se na remessa deve-se utilizar a conta bancária principal do fornecedor. A opção Liberação para pagamento de título pode ser utilizada quando o usuário desejar que um título não possa ser liquidado antes de ser liberado para tal. Caso esteja marcada, o sistema bloqueia a opção de liquidação do título selecionado na manutenção de títulos a pagar. Os campos de seleção do grupo Origens tributárias, determinam os valores padrão que serão usados exibidos pelo sistema em cada origem tributária. Para a contabilização do contas a pagar, existem três opções de contabilização para o adiantamento e para os títulos. Caso o usuário selecionar a opção conta única, sistema habilitará a caixa de seleção Conta contábil única. Além da opção conta única, sistema disponibiliza ainda as opções: Conta por fornecedor e Forma analítica. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 19

20 No grupo Ocorrências para emissão de pagamento de tributos, são exibidos dois campos: Ocorrência multa e Ocorrência juros. A seleção do campo Ocorrência multa indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar um título de tributo com multa. A seleção do campo Ocorrência juros indica qual ocorrência de previsão será incluída ao gerar um título de tributo com juros. Se a opção do campo Remessa estiver marcada, sistema buscará a conta bancária informada como principal no cadastro de fornecedor. Tela de parâmetros financeiros Contas a pagar Período Na aba de período, serão exibidas todas as unidades da empresa cadastradas e seus respectivos períodos. O usuário poderá, nesta aba, realizar a parametrização dos períodos de uma unidade, ou de todas, a fim de controlar para que os lançamentos contábeis não sejam inseridos fora do período determinado. Caso o usuário realizar um lançamento fora do período contábil, configurado nesta tela, o sistema exibirá uma mensagem de alerta com o nome da unidade e a indicação do período disponível para lançamentos. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 20

21 Tela de parâmetros financeiros - Período Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 21

22 4. Manutenção 4.1 Manutenção de Títulos a Pagar FIN_ManContasPagar.dll Este programa é usado para o registro de títulos a pagar, cadastro de ocorrências, concessão de descontos, registro de multa/juros, liquidação parcial ou total e compensação com adiantamentos. Tela de Manutenção de Títulos 4.2 Inclusão data de vencimento. Nesta tela informe os dados referentes ao título, como número, fornecedor, valor e O usuário deve selecionar corretamente a origem do título. Somente será calculado imposto se a origem selecionada estiver indicada para utilizar enquadramento tributário. NA ORIGEM TAMBÉM FICA DEFINIDO SE O MOVIMENTO SERÁ CONTABILIZADO OU NÃO. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 22

23 Banco portador é o banco ao qual o título pertence, e não o banco que será utilizado para o pagamento. Caso o título tenha código de barras e o usuário do sistema possua uma leitora de código de barras, ele poderá usá-la para relacionar o código ao título. Caso o mesmo fornecedor tenha duas notas fiscais no mês e a 1ª não atingiu a faixa (valor ou teto), ao incluir a segunda, o programa pesquisa o movimento e compõe a base de cálculo com as notas fiscais anteriores, mais a nota fiscal da inclusão. Na guia Ocorrência, é possível relacionar as ocorrências que fazem parte do título. Estará apenas disponível em modo de edição do título. Aba ocorrências - Detalhe A guia Pagamento lista as informações do pagamento do título. O Adiantamento é a guia que lista o adiantamento relacionado ao título quando ocorre uma compensação pelo valor total. Adiantamentos podem ser cadastrados pelo cadastro de adiantamentos (ver item 3.2). A aba Nota fiscal carrega as informações da nota fiscal relacionada ao título. Na aba Impostos são exibidos os impostos que foram calculados para este título. Ao lançar nota fiscal de serviço (fornecedor com enquadramento) o sistema salva e calcula os impostos conforme a parametrização (pela entrada) e o usuário pode alterar as informações. Na manutenção de títulos, caso perceba que alguma informação do imposto esteja faltando ou com Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 23

24 erro, é possível incluir, alterar e excluir. Para isso, o título deverá estar em modo de edição. Ao salvar as alterações o sistema apresenta um resumo das notas fiscais inseridas no mês/ano, para que o usuário confira a movimentação do período. Na aba Contabilização são listados os débitos e créditos contábeis do registro do título bem como ocorrências inseridas. Na guia Remessa ficam gravadas as informações da remessa do título, situação do título no banco (se aceito ou rejeitado). O campo para digitação de texto livre na guia OBS (Observações) deve ser utilizado quando for necessário inserir observações sobre o título que devem ficar disponíveis para todos que possuem permissão de acesso à tela de manutenção de títulos. 4.3 Edição Aba Pagamento - Detalhe Algumas informações do título podem ser alteradas, desde que o ele não esteja liquidado. Outras como: data de entrada, número do título e fornecedor; não podem ser alteradas, pois isto afetaria a contabilização da apropriação deste título. Para alterar tais informações é necessário excluir o título e cadastrá-lo novamente. Para alterar um título, selecione-o e clique sobre o botão. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 24

25 Existem alterações que podem solicitar contabilização, por exemplo, a alteração de um valor, para mais ou para menos precisa ser contabilizada. Podem solicitar também que haja históricos cadastrados para os movimentos de alteração de valor para mais ou para menos. 4.4 Exclusão Apenas os títulos que não estão liquidados podem ser excluídos. Para este processo, é necessário ter um histórico relacionado ao movimento de exclusão. Utilize o botão para excluir o título do Contas a pagar. 4.5 Consulta Também é possível utilizar a tela de Manutenção do Título para consultar títulos que estão registrados no sistema, independente da sua situação. Para consultar, utilize o botão. 4.6 Botão Operações seguintes operações: 4.7 Liquidar Na tela de manutenção de títulos, através do botão operações, é possível realizar as Botão de Operações do Título Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 25

26 Acesse esta opção quando for necessário realizar a liquidação manual de um título. Informe qual o tipo de liquidação e conta bancária será utilizada para o pagamento. Caso haja despesa bancária e ocorrência marcada para solicitar na liquidação, informe o valor da despesa que deverá ser acrescentada ao título. Este movimento exige que exista histórico para a liquidação configurado no sistema, conta contábil relacionada à conta bancária que o usuário está utilizando para a liquidação. Tela de Liquidação de Títulos 4.8 Cancelar Esta opção é utilizada para cancelamento de títulos no módulo Contas a pagar. 4.9 Liberar Pagamento Caso o cliente utilize o controle de pagamento de títulos, o sistema exige que se faça a liberação de um título antes do pagamento. Para isto, deve haver parâmetros configurados no módulo financeiro que indicam a utilização deste serviço e também ter acesso restrito ao processo de liberação de pagamento. Para efetuar esta liberação, selecione o título que deseja liberar pagamento e escolha a opção Liberar Pagamento. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 26

27 4.10 Efetivar título provisionado Esta opção é utilizada quando há um título provisionado e se deseja efetivá-lo. Esta opção estará disponível somente se o título selecionado estiver em situação Provisionado. Títulos provisionados não fazem parte da contabilização efetiva. Também não podem ser liquidados, liquidados com cheque, emitido DARF e usados em remessas Estornar Esta opção deve ser utilizada quando for necessário estornar uma liquidação. Para este processo é necessário ter configurado um histórico para estorno de liquidação Desdobrar Esta opção deve ser utilizada quando for necessário desdobrar um título em mais títulos. Somente será possível desdobrar títulos que estejam em situação pendente. Após o desdobramento, o título desdobrado é liquidado e sua situação é alterada para Liquidado Desdobrado. 5. Retirar título de Remessa Ao relacionar um título a uma determinada Remessa para Pagamento Eletrônico, o sistema consiste que não se faça alteração e/ou liquidação manual neste título. Para poder liquidar ou alterar um título que está relacionado a uma remessa bancária, primeiro precisaremos excluir este título da remessa. 6. Emissão de CPCI Para emitir CPCI pelo sistema, selecione um título de origem CPCI e escolha a opção Emissão CPCI. Utilize o Gerenciador de Relatórios para configurar modelos de relatório. 7. Emitir Comprovante de Pagamento Esta opção permite que o usuário emita comprovante de pagamento. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 27

28 8. Emitir 2ª via DARF/GPS Para emitir uma segunda via o título selecionado deve ser de origem tributos, caso contrário sistema exibirá uma mensagem não permitindo a geração de guia. 9. Manutenção de Adiantamentos FIN_CadAdiantamento.dll Este cadastro é utilizado para que se possa registrar a inclusão de adiantamentos para fornecedores Um adiantamento pode ser utilizado, por exemplo, quando o usuário liquidar títulos na manutenção de títulos a pagar. Para exibir a tela de cadastro de adiantamentos, clique sobre o botão Incluir. Tela de Cadastro de Adiantamento Informe os valores como fornecedor, origem tributária, ordem de compra, conta bancária e valor para registro do adiantamento. Utilize o campo Observação caso seja necessário informação complementar para este movimento. Em modo de edição, os campos Ordem de compra e Data previsão fatura são os únicos campos editáveis. Através da guia Títulos vinculados é possível verificar quais títulos foram utilizados para compensação do adiantamento selecionado. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 28

29 Na aba Contabilização, são exibidos os históricos dos movimentos contábeis gerados para o adiantamento selecionado. Tela de Inclusão de Adiantamentos Após o cadastro de um adiantamento, ele fica disponível para ser utilizado no cadastro de ocorrências de tipo adiantamento de um título em modo de edição. Na imagem abaixo, são exibidos adiantamentos provenientes desta funcionalidade. Tela de uso de adiantamentos pela manutenção de títulos a pagar Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 29

30 10. Manutenção do Diário Contábil FIN_ManDiario.dll Todo movimento de contabilização que é gerado pelo sistema é armazenado na tabela do Diário Contábil. Este programa existe para realizar a manutenção (alterações) nos lançamentos do módulo contas a pagar antes que eles sejam integrados com a contabilidade. O acesso a este programa deve ser restrito e concedido somente para pessoas com conhecimento contábil. Alguns possíveis problemas que podem ocorrer se o movimento for alterado de forma incorreta: 1) Caso o vínculo de um título seja alterado para um movimento contábil, não será possível excluí-lo ou cancelá-lo, visto que a informação da contabilização da entrada é utilizada para gerar a contabilização dos movimentos de estorno, cancelamento e exclusão. 2) Algumas alterações podem trazer diferenças entre a movimentação do fornecedor no sistema contas a pagar e a movimentação da conta contábil do fornecedor na contabilidade. Se for necessário alterar valor ou data de algum título, o procedimento a ser adotado é gerar cancelamento/estorno através do sistema. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 30

31 11. Emissão de Cheque ao Fornecedor FIN_EmissaoChequeFornecedor.dll O sistema permite emissão de cheques nas impressoras Pertocheck e Chronos. Para realizar a emissão do cheque, selecione o período de vencimento do(s) título(s) que devem ser considerados para emissão do cheque ou adiantamento. Tela de emissão de cheque a fornecedor Em seguida, selecione a(s) unidade(s) que serão usadas para seleção dos títulos Na próxima etapa, selecione o(s) fornecedor (es) que deve(m) ser considerado(s) para seleção dos títulos. Selecione também, a condição de pagamento e o banco portador para seleção dos títulos, clique sobre o botão avançar. Na tela abaixo, selecione a conta bancária, verifique o número do cheque e informe como deve ser gerado o portador do título. A informação inserida no campo Histórico é impresso no verso do cheque. Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 31

32 Tela de emissão de cheque a fornecedor Alguns parâmetros podem ser necessários para emissão do cheque. Clique sobre o botão Configurar... e selecione a impressora que será utilizada, selecione a porta e a velocidade para a comunicação (geralmente esta informação está disponível no próprio software da impressora de cheque). Para imprimir verso e cópia, selecione as Opções de impressão correspondentes. Tela de configurações de comunicação Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 32

33 12. Manutenção de cheques a pagar CHQ_ManChequePagar.dll Acesse essa tela para realizar a liberação, cancelamento, compensação, anulação visualização da contabilização e inclusão manual de cheques (cheque avulso) e inclusão de cheque a fornecedor. Utilize o botão Pesquisar para selecionar o cheque que deseja movimentar Liberação de cheques Tela de manutenção de cheques a pagar Após a emissão do cheque, sempre é necessário que se faça a liberação do mesmo. O processo de liberação faz a contabilização do movimento e liquida também o título no contas a pagar Compensação de cheques Selecione esta opção para realizar a compensação de cheques que somente estejam em situação Liberados Cancelamento de cheques Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista que esteja Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 33

34 somente com situação Liberado ou Emitido Anulação de cheques Para realizar o cancelamento de cheque, selecione um cheque na lista. A anulação é somente permitida para cheque com situação Liberado ou Emitido Estornar compensação Para realizar o estorno de compensação de cheque, selecione um cheque na lista. O estorno é somente permitido para cheque com situação Compensado Visualização de histórico Para visualizar a movimentação envolvendo um cheque, o usuário deve acessar a visualização de histórico para acompanhar a situação do cheque, bem como quem realizou a movimento de determinado cheque. Tela de histórico de cheque 13. Visualização de contabilização e composição do cheque contabilização. Para visualizar a contabilização, o usuário deve acessar a visualização de Tela de contabilização de cheque Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 34

35 13.1 Emissão de Recibo Para emitir um recibo, o usuário deve selecionar um cheque e, através do botão Operações, clicar no item Emissão de recibo Cheque Avulso O sistema permite que se possa inserir um cheque avulso ao portador. Para isso, o usuário deve acessar a tela de manutenção de cheques a pagar e clicar no botão Incluir Cheque. A tela de inclusão de cheque será aberta. Devem ser preenchidos ao menos os campos conta bancária, portador e valor. Os campos unidade e data são preenchidos automaticamente, conforme a unidade logada e o dia, respectivamente. Assim que os dados são validados, abre-se a tela de impressão de cheque. Tela de inclusão de cheque Treinamento GVcollege Módulo Contas a Pagar 35