Treinamento GVcollege Módulo Financeiro 1

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2 AVISO O conteúdo deste documento é de propriedade intelectual exclusiva da GVDASA Sistemas e está sujeito a alterações sem aviso prévio. Nenhuma parte desta publicação pode ser reproduzida nem transmitida em qualquer forma e meio, sem autorização prévia expressa da GVDASA Sistemas. As informações contidas neste documento destinam-se somente para uso em capacitações ministradas pela GVDASA, e não nos responsabilizamos pelo uso dessas informações se aplicadas a outros fins. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa

3 Apresentação O ERP - GVcollege é um Sistema voltado ao gerenciamento de instituições de ensino. É formado pelos módulos a seguir: ERP GVcollege - Administrador de Programas e Sistemas ERP GVcollege Módulo Acadêmico Secretaria ERP GVcollege Módulo Acadêmico Pedagógico ERP GVcollege Módulo Financeiro Cobrança ERP GVcollege Módulo Financeiro Caixa/Bancos ERP GVcollege Módulo Financeiro Cheques a Receber ERP GVcollege Módulo Financeiro Contas a Pagar ERP GVcollege Portal Aluno ERP GVcollege Portal Professor ERP GVcollege Vestibular ERP GVcollege Protocolo ERP GVcollege Contábil Contabilidade ERP GVcollege Contábil Patrimônio ERP GVcollege Suprimentos Estoque ERP GVcollege Business Intelligence ERP GVcollege Ferramentas: Montagem de Ficha Complementar ERP GVcollege Ferramentas: Intercâmbio ERP GVcollege Gerador de Relatórios Este material serve de apoio ao treinamento ministrado pela GVDASA do módulo Financeiro - Cobrança, versão Sua utilização é um complemento ao conhecimento das regras de negócio e processos de instituições de ensino. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa

4 Sumário 1. Convenções Parâmetros do Caixa Geral Configuração do recibo Autenticadora Sangria e suprimento Fechamento do saldo Cadastros Tipo de Lançamento Tipos de Pagamento Cadastro de Caixa Aba de Configuração PDA Aba de Contabilização Aba de Configuração Caixa Geral Aba de Permissão de Usuário Aba de Unidade para lançamentos de integração Manutenções Caixa geral Pesquisa de lançamento Caixa PDA Abertura de caixa Movimentações do Caixa PDA Configuração de botões Conhecendo a tela principal do Caixa Movimentando dinheiro no Caixa Recebendo cheques no Caixa Movimentando o pagamento de títulos no Caixa Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa

5 Movimentando cheques no Caixa Realizando Sangria e Suprimento no Caixa Saída de cheques do Caixa Estorno de Ticket Fechamento do caixa Reabertura do caixa Manutenção de lançamentos Relatórios Boletim de Caixa Relatório do Movimento Emissão do Recibo Laser Integração Contábil Importação Exportação Controle Bancário Parâmetros Controle Bancário - Pagar Cheques a Pagar Contas a Pagar Parâmetros Controle Bancário - Receber Tesouraria Processo Seletivo Cadastro do Caixa de Controle Bancário Movimentos de Controle Bancário Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa

6 1. Convenções Existem alguns botões que serão encontrados em vários momentos durante o uso do Sistema GVcollege, e nem sempre é necessário que a imagem dos mesmos seja ilustrada neste manual. Portanto, serão chamados de botões padrão. A partir de agora, estes botões serão conhecidos conforme a descrição da lista abaixo: opções. Combo box: Apresenta uma lista em que é possível selecionar uma das relacionada a ele. checkbox: Quando marcado, seleciona e/ou torna verdadeira a afirmação Abrir cadastro: Ao ser pressionado abre uma tela em que é possível cadastrar ou editar dados, chamando uma rotina do sistema ou uma sub-rotina da que estiver em uso. Caso haja algum valor no campo, este botão abrirá uma tela para editar tal valor; caso não exista um valor informado no campo, o botão abrirá uma tela para incluir um valor. Limpar campo: Para limpar o valor do campo de um botão de cadastro, basta pressionar a tecla Esc do teclado, ou clicar neste botão. Incluir, Editar, Excluir: Estes botões podem vir juntos ou separadamente. Sua função é fazer exatamente o que seus nomes dizem, respectivamente. botão. Localizar: Para pesquisar um valor de um determinado campo, usa-se este Consulta cadastro: Ao ser clicado, exibe os contatos de uma pessoa, seja a própria ou de outras que tenham vínculo com ela. não listadas na tela. Carregar: Símbolo de um raio que serve para carregar informações ainda Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 5

7 Estes botões servem para selecionar ou desfazer seleção certos valores ou parâmetros. Portanto serão chamados, em ordem de cima para baixo, de Selecionar tudo, Selecionar, Desfazer seleção, Desfazer seleção de tudo, respectivamente. Durante a leitura deste manual serão encontrados alguns símbolos que servirão de orientação para o leitor. Os símbolos e suas funcionalidades estão descritos abaixo: Este símbolo será acompanhado por um texto explicativo que conterá detalhes importantes que não poderão ser ignorados pelo leitor. Quando for necessário inserir uma observação a um capítulo do manual, este símbolo surgirá trazendo informações adicionais que facilitarão o entendimento dos textos. Para melhor exemplificar alguns conceitos de trechos do manual, este símbolo será acompanhado de informações que exemplificarão ou darão mais detalhes sobre o assunto. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 6

8 2. Parâmetros do Caixa CAI_Parametro.dll Nesta sessão são inseridos os parâmetros utilizados para o módulo Caixa. Eles são de grande importância, pois indicarão como que a instituição irá trabalhar nesse módulo Geral Na aba Geral, o sistema disponibiliza algumas opções que podem ser configuradas de acordo com a necessidade da instituição. Essas informações serão utilizadas, de forma geral, no Caixa ao realizar lançamentos. por Caixa. Usa numeração por caixa: marque essa opção se será utilizada uma numeração Usa numeração por boletim: marque essa opção se será utilizada uma numeração no relatório de boletim de Caixa, de acordo com o Caixa e data. Informa unidade lançamento no Caixa geral: marque essa opção se, no caixa geral, deverá listar a unidade que está sendo realizado o lançamento. Usa contabilização específica: caso haja necessidade de realizar um tipo de contabilização diferente das existentes no sistema, essa opção poderá ser marcada. Permite reenvio para a contabilidade: se essa opção estiver marcada, significará ao sistema que será possível realizar o reenvio dos lançamentos do Caixa para a contabilidade. Esse reenvio somente é possível através da rotina de exportação. Tipo pagamento padrão: nesse campo poderá ser selecionado qual o tipo de pagamento que será utilizado por padrão, no módulo. Isso facilita a utilização do sistema, pois no momento de um pagamento o sistema apresentará o tipo cadastrado nesse campo. Caso o usuário desejar, no momento do pagamento, poderá escolher outro tipo de pagamento diferente do padrão. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 7

9 Tipo pagamento troco: nesse campo informe qual o tipo de pagamento que permitirá dar troco. É importante salientar que, o tipo de pagamento selecionado deve estar com opção Permite troco marcada (ver item 2.2 desse manual). Tipo hierarquia contábil: determinará como o sistema deverá fazer os lançamentos no caixa na contabilidade. Identificador de página: determina como as folhas serão identificadas na impressão dos relatórios. recibo. Nome do logo no recibo: é possível configurar um logotipo para ser impresso no Identificação de saída e entrada: informe qual é o identificador que a instituição utiliza para débitos e créditos. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 8

10 2.2. Configuração do recibo Nesta tela devem ser configuradas as informações que serão impressas nos recibos gerados pela autenticadora. Para a emissão do recibo, informe o número de vias que serão impressas, de acordo com a necessidade da instituição. O sistema também disponibiliza a opção Solicita confirmação após emissão da 1ª via, caso ela esteja marcada, ao fazer a emissão da primeira via do recibo será apresentada uma mensagem ao usuário para que confirme se a impressão saiu corretamente. Somente após essa confirmação que o sistema emitirá as demais vias do recibo. Também poderão ser configuradas quais as informações serão impressas no cabeçalho, no detalhe e no rodapé do recibo. Para isso, clique com o botão direito do mouse sobre os campos e o sistema disponibilizará uma lista com as macros que poderão ser incluídas para compor as informações necessárias para a impressão do recibo. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 9

11 2.3. Autenticadora Similar à configuração do Recibo, na aba Autenticadora selecione as informações que devem ser impressas na fita e nos documentos, durante a autenticação. Porém a configuração das informações a serem impressas deverão ser feitas tanto para a configuração da fita (informações que deverão aparecer na fita de autenticação), quanto na autenticação em si (informações que deverão aparecer na autenticação dos documentos). DICA: utilize o botão direito do mouse para selecionar as macros que contém as informações desejadas Sangria e suprimento Na tela de Sangria e Suprimento poderá ser configurado os tipos de lançamento e históricos que serão utilizados quando forem realizadas as operações de sangria e suprimento no Caixa PDA. Essa informação será utilizada toda vez que houver necessidade de realizar uma sangria do Caixa PDA para o caixa geral ou um suprimento. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 10

12 Exemplo de utilização: ao realizar uma operação de Sangria ou Suprimento, no Caixa PDA, o sistema irá incluir o tipo de lançamento e o histórico que estiverem informados nessa tela Fechamento do saldo CAI_FechamentoSaldo.dll Utilize esta tela para implantar o saldo inicial do caixa e realizar pontos de apuração de saldo. No campo Caixa selecione o caixa que deseja implantar o saldo e após, clique sobre o botão de incluir. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 11

13 Após, informe a data do fechamento e o valor do saldo inicial do caixa. A data de fechamento informada nessa tela deverá ser a mesma informada no cadastro do caixa selecionado (ver item 2.3). Ao confirmar o valor de saldo inicial e a data, o sistema irá apresentar uma tela onde deverá ser informada a composição do saldo nos tipos de pagamento, conforme tela abaixo. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 12

14 3. Cadastros O módulo de caixa possui vários cadastros que deverão ser informados pelo u- suário. Essas informações serão utilizadas no caixa ao realizar movimentações (entradas, saídas, pagamentos) Tipo de Lançamento CAI_CadTipoLancamento.dll Usuários que possuem permissões de utilização deste programa poderão cadastrar os tipos de lançamento que serão utilizados pela instituição. Classificam-se como Tipos de Lançamentos as receitas e despesas que podem ser registradas no módulo Caixa. São facilitadores para o uso do sistema, pois, através dele podemos configurar conta contábil e histórico fixo para cada lançamento. Este cadastro também permite definir quais tipos de lançamento serão integrados com a contabilidade e definir quais lançamentos possuem a obrigatoriedade de ter histórico informado. A estrutura de cadastro pode ser feita utilizando agrupamentos, semelhante à estrutura do plano contábil. Para inclusão dos tipos, utilize os botões Incluir e Incluir sub Item. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 13

15 O sistema irá estruturar os tipos de lançamento em formato de árvore. É nessa tela que configuramos se o tipo de lançamento terá integração com outros sistemas. Ou seja, se ao incluir um tipo de lançamento no caixa PDA o sistema abrirá uma tela de outro módulo. Para essa configuração é necessário marcar que usará integração com outros sistemas e após, informar qual a dll de integração. Na tela de inclusão/edição, deverá ser configurado os seguintes campos: Descrição: informe a descrição que será utilizada para o lançamento. É importante colocar uma descrição que seja de fácil entendimento por todos os usuários, para que não hajam dúvidas durante a utilização do lançamento. Atalho: nesse campo, poderá ser informada uma tecla de atalho para esse lançamento. Esse campo é de preenchimento opcional. Analítico: caso esse campo seja marcado, significará ao sistema que esse lançamento será o último nível da árvore. Por isso, ao marcar esse campo, os demais campos dessa tela serão habilitados. Lança contabilidade: ao marcar esse campo, toda vez que esse lançamento contábil seja utilizado, o movimento será lançado no diário contábil e na contabilidade (através da rotina de exportação contábil). Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 14

16 Usa contabilização específica: ao marcar a opção anterior, o sistema habilitará esse campo. Ele somente deverá ser marcado se a instituição for realizar uma forma de contabilização diferente das que estão disponíveis hoje no sistema. Informa histórico: caso marque essa opção, significará ao sistema que para esse lançamento que está sendo cadastrado, o usuário poderá ou não informar um histórico contábil. Obriga informar histórico: caso a opção anterior tenha sido marcada, então esse campo será habilitado. Esse campo deverá ser marcado, se para esse tipo de lançamento o sistema deverá obrigar o usuário a informar um histórico. Nesse caso, o sistema não dará continuidade ao movimento, caso o histórico contábil não seja informado. Autentica documento: caso essa opção seja marcada, toda vez que o tipo de lançamento que está sendo cadastrado, for utilizado o sistema irá autenticar o documento. Exige autenticação individual: essa opção deverá ser marcada, caso o usuário precise autenticar documentos de forma separada. Exemplo de utilização: foi realizado um único pagamento para vários títulos se essa opção está marcada o sistema irá autenticar cada documento individualmente. Caso contrário, o sistema irá autenticar um documento apenas, para todos os títulos liquidados. Tipo de lançamento: para cada movimentação, deverá ser informado o tipo de lançamento que será efetivado (entrada ou saída). Usa integração com outros sistemas: caso essa opção esteja marcada o sistema abrirá a tela de integração com outros módulos, apresentando a tela correspondente. Desabilitar no caixa: caso essa opção esteja marcada, esse tipo de lançamento não será listado na tela principal do Caixa PDA. Listar no boletim de caixa: caso essa opção estiver marcada, o tipo de lançamento cadastrado será listado no relatório de boletim de caixa. Caso contrário, não será listado. Nome DLL de integração: caso seja marcada a opção Usa integração com outros sistemas, esse campo é de preenchimento obrigatório. Nesse caso, deverá ser informado o nome da DLL de integração que o sistema abrirá no Caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 15

17 Descrição do recibo: nesse campo poderá ser informada a descrição que esse tipo de lançamento será listado no recibo de caixa. Exemplo de utilização: a descrição do lançamento é Juros adicionais, porém a instituição quer que esse lançamento apareça no recibo para o usuário com outra descrição. Nesse caso, a descrição deverá ser informada nesse campo. Conta contábil / histórico: caso esse lançamento irá Lançar contabilidade, nesse campo deverá ser informada a conta contábil e o histórico que deverão ser incluídos na contabilidade. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 16

18 Para o Caixa PDA, precisamos ter tipo de lançamento para SANGRIA e SUPRIMENTO de caixa. SANGRIA: utilizado pelo Caixa PDA para transferência de valores para o Caixa Central. SUPRIMENTO: utilizado quando é necessário fazer retirada do Caixa Central e entrada do Caixa PDA Tipos de Pagamento CAI_CadTipoPagamento.dll Aqui, são definidos os tipos de pagamento que são aceitos pela instituição (cheque, dinheiro, cartão de crédito, etc.). Nesse cadastro também deve-se identificar se o tipo cadastrado permite informar e emitir cheques ou se permite troco. Esses tipos de pagamento serão utilizados posteriormente no Caixa PDA, ao fazer recebimentos ou pagamentos. esteja com a opção informar cheque marcada. O sistema permite que apenas um tipo de pagamento Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 17

19 3.3. Cadastro de Caixa CAI_CadCaixa.dll Esta tela permite o cadastro de Extra-Caixa, Caixa e dos pontos de recebimento utilizados pela instituição para emissão de recibo e autenticação de documentos (PDA). Determina se o caixa utiliza controle de saldos, emissão de recibo, se obriga usuário a informar a data do documento e ainda se permite saldo negativo na exportação para a contabilidade. Classificam-se movimentos Extra-Caixa aqueles que não circulam pelo Caixa, como por exemplo, a emissão de um cheque para pagamento de fornecedor, despesas relacionadas a tarifas bancárias, transferência entre contas, aplicações financeiras, recebimentos registrados em contas bancárias. Geralmente, cadastro de Extra-caixa não possui conta contábil relacionada, pois os débitos e créditos são registrados pelo usuário. Movimentos de Caixa são os que circulam pela conta Caixa. Podemos ter os seguintes Caixas cadastrados: Caixa Geral: movimentos que circulam pelo caixa, não possuem a necessidade de autenticação dos documentos e não precisam ser registrados diariamente. Caixa PDA: movimentos que circulam pela Caixa PDA necessitam de autenticação do documento e precisam ser registrados no momento que ocorrem. Essa tela divide-se em cinco sub-abas: configuração PDA, contabilização, configuração caixa geral, permissão caixa usuário e unidades para lançamentos de integração Aba de Configuração PDA Nessa aba deverá ser definida as configurações da autenticadora (caso seja utilizada), além de informar se será permitido o caixa ser aberto por mais de um usuário, reabrir último caixa fechado e ainda se o caixa permitirá sangria e suprimento Aba de Contabilização Nessa aba o usuário deverá definir as configurações para a contabilização das informações do Caixa. Para isso, deverá ser informado no campo tipo de lançamento como os lançamentos serão efetivados na contabilidade, o histórico contábil para débitos e crédi- Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 18

20 tos, a nomenclatura utilizada para identificar movimentos do caixa na contabilidade (sistema de origem) e a máscara para a capa do lote contábil Aba de Configuração Caixa Geral Nessa aba será configurado como o Caixa Geral irá funcionar na instituição. O sistema disponibiliza as opções de informar o número do documento, além de informar pagamentos e lançamentos Aba de Permissão de Usuário Nessa aba devem ser indicados os usuários que poderão movimentar o caixa cadastrado. Para a inclusão de um usuário, é necessário clicar no botão correspondente a incluir e após, informar quais os usuários que terão essa permissão Aba de Unidade para lançamentos de integração Nessa aba deve(m) ser vinculada(s) a(s) empresa(s) / unidade(s) que poderá(ão) efetuar lançamentos de integração. Caso seja necessário realizar um lançamento no Caixa para uma unidade diferente da logada, é necessário que essa outra unidade esteja vinculada nessa tela. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 19

21 Ao cadastrar um Caixa Geral ou Caixa PDA, é necessário que a conta contábil correspondente ao Caixa seja relacionada a ele. Para o cadastro de Caixa PDA, é necessário que o campo Caixa Centralizador esteja informado. Nesse caso, o Caixa PDA deverá estar relacionado com o Caixa Geral. Para os Extras-Caixa não é necessário informar conta contábil ou caixa centralizador. O campo de Data do último fechamento indica a última data em que o Caixa foi integrado com a contabilidade. Se for necessário fazer manutenção em um lançamento do Caixa em um período que já esteja encerrado (data do fechamento maior que a data do lançamento que deve ser alterada), será necessário voltar a data do último fechamento no cadastro do caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 20

22 4. Manutenções Nesse capítulo serão apresentadas as funcionalidades que o módulo CAIXA disponibiliza Caixa geral CAI_CaixaGeral.dll Utiliza-se esta tela para inclusão e consulta de lançamentos no Caixa Geral, desde que o caixa não esteja com o período fechado. Para inserir um lançamento, informe a data que deseja realizar o lançamento, selecione o Caixa Geral e clique sobre o botão correspondente a incluir. Além de incluir lançamentos no Caixa geral, é possível realizar integrações com outros módulos do sistema, a fim de realizar as movimentações (ver item cadastro de lançamentos desse manual). As integrações possíveis no caixa geral, são: mensalidade contas a pagar, serviço de protocolo e vestibular. É importante destacar que, essas integrações somente funcionarão de forma correta se no tipo de lançamento estiver também configurado para Integrar com outros módulos. Para cada operação realizada, o sistema disponibiliza a opção de emitir um recibo ao movimento efetuado. No botão Buscar lançamentos é possível consultar os lançamentos realizados em todos os caixas cadastrados do sistema. No botão Consultar saldo é possível consultar o saldo do Caixa de acordo a distribuição nos tipos de pagamento. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 21

23 Caso o Caixa Geral tenha sido relacionado à conta contábil no cadastro do Caixa Geral, a tela para o lançamento é de partida simples, ou seja, são informados o débito ou crédito e o sistema faz a contra-partida do lançamento na conta contábil que está relacionada no caixa. Se um tipo de lançamento for selecionado, a conta contábil e o histórico prédefinidos serão exibidos na tela do lançamento. Neste caso é necessário informar apenas o valor do lançamento. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 22

24 Se a opção INFORMA PAGAMENTO (ver guia Configuração Caixa Geral) estiver marcada no cadastro do caixa, será necessário informar a composição deste movimento através do botão. Neste caso, o usuário deverá informar os tipos de pagamentos utilizados e o valor respectivo. Abaixo, um exemplo de um lançamento no valor de R$ 100,00 realizado em tipo de pagamento dinheiro. Caso o lançamento seja composto de mais de uma moeda, clique no botão e preencha as informações correspondentes. Nessa tela, informe o valor de acordo com a composição de moedas do lançamento. Utilize os botões conforme abaixo para manutenção e exclusão de lançamentos: Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 23

25 Para editar o lançamento selecionado. Para excluir o lançamento selecionado. Para visualizar o lançamento selecionado. O Caixa permite ainda emitir recibo dos lançamentos que foram gerados. Para tanto, utilize o botão Recibo Pesquisa de lançamento CAI_PesquisaLancamento.dll Após a inclusão de lançamentos no Caixa PDA e Caixa Geral, nessa tela é possível consultar os lançamentos cadastrados na instituição. Para identificar de forma mais eficiente o lançamento desejado, utilize os filtros disponíveis na tela na parte de pesquisa da tela. do botão Adicionar. Mais de um critério pode ser utilizado na pesquisa com o auxílio Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 24

26 4.3. Caixa PDA Utilizado para registro dos lançamentos que devem ser cadastrados no dia em que ocorrem e necessitam de autenticação. Para utilizar esta modalidade, é necessário ter um caixa centralizador relacionado a um Caixa PDA (ver item Cadastro de Caixa) e o usuário deve ter permissão de operação no cadastro do Caixa PDA (Cadastro de Caixa, aba Permissões ) Abertura de caixa CAI_CaixaPDA.dll Antes de iniciar qualquer movimentação no caixa, é necessário que primeiro seja realizada a abertura do Caixa PDA. Essa rotina abre o caixa em um determinado dia, permitindo que o usuário inicie as movimentações do dia. abertura. Para realizar a abertura, informe o Caixa e clique no botão OK, para concluir a Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 25

27 Somente serão relacionados os caixas que, no cadastro do caixa, tenha permissão ao usuário e empresa / unidade vinculada Movimentações do Caixa PDA Após realizar a abertura do Caixa PDA, o sistema irá disponibilizar a tela principal do Caixa para movimentações. A seguir estão descritas as movimentações possíveis Configuração de botões Nessa tela é possível configurar quais os tipos de lançamentos e pagamentos, que são mais utilizados, para aparecerem em forma de botões. Essa funcionalidade é importante, pois agiliza o processo de movimentação no caixa. Para essa configuração, é necessário estar com o Caixa PDA aberto e clicar sobre o botão correspondente a Configurar Botões. Sistema abrirá uma tela, com as aba de Lançamento e Pagamento, e o usuário deverá informar quais os lançamentos e pagamentos que serão criados botões na tela principal do Caixa. Para agilizar ainda mais as movimentações, na configuração, é possível informar uma tecla de atalho para cada tipo de lançamento ou pagamento que será criado botão no Caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 26

28 Conhecendo a tela principal do Caixa Na tela principal do Caixa o sistema disponibiliza várias funcionalidades, a fim de auxiliar o usuário nas suas rotinas, conforme descritas a seguir. Cabeçalho da tela: mostra o nome do Caixa PDA que está em uso, usuário que está utilizando o Caixa, a data de abertura do Caixa e o número do ticket. Todos os lançamentos realizados no Caixa aberto estarão vinculados a data de abertura do Caixa. Portanto, é nessa data que o sistema realizará os lançamentos na contabilidade. Lançamentos: na coluna à esquerda da tela o sistema disponibilizará, em forma de botões, os tipos de lançamentos que estiverem sido configurados anteriormente (ver item configuração de botões). Como o sistema só permite configurar 10 botões, a- queles tipos de lançamentos que não forem configurados, o sistema disponibiliza um botão chamado Outros Lçtos onde serão listados todos os demais lançamentos. Novo Ticket : esse botão deverá ser utilizado para iniciar qualquer movimentação no Caixa PDA. Dessa forma, todas as movimentações estarão vinculadas a uma numeração de ticket. Cancelar : esse botão somente ficará habilitado quando um ticket está em aberto, ou seja, não tenha sido fechado. Caso haja necessidade, o sistema permite ao usuá- Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 27

29 rio cancelar o lançamento de uma movimentação no ticket, desde que ele ainda não esteja fechado. Imprimir ticket : ao clicar sobre esse botão o sistema irá imprimir na fita de autenticação da impressora, as informações do ticket lançado. Recibo : o usuário poderá clicar nesse botão para realizar a impressão do recibo, referente a movimentação realizada. Total Devido, Total Pago, Troco : esses campo exibem os valores do movimento (ticket), apresentando o valor devido, o total do movimento e calculando o troco. Pagamentos: na coluna à direita da tela o sistema disponibilizará, em forma de botões, os tipos de pagamentos que estiverem sido cadastrados e configurados anteriormente (ver item configuração de botões). Fechar Ticket : esse botão é utilizado para finalizar uma movimentação no Caixa PDA. Dessa forma, o sistema irá fechar o ticket e a movimentação ficará vinculada ao número apresentado no cabeçalho da tela. Autenticar : ao clicar nesse botão, o sistema realizará a autenticação do documento que está sendo movimentado no Caixa. Consulta Saldo : ao clicar nesse botão o sistema disponibilizará ao usuário a composição do saldo do Caixa, na data de abertura (apresentada no cabeçalho). Saldo Anterior, Saldo Movimento, Saldo Final : esses campos exibem os valores movimentados no caixa, listando o saldo inicial na abertura do caixa, saldo de cada movimento registrado e um saldo final que carrega o valor atualizado existente no caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 28

30 Movimentando dinheiro no Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 29

31 Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Ele determina a conta contábil, o histórico e o valor que será utilizado no momento da integração. Como e- xemplo para movimentação de dinheiro, escolheremos o tipo de lançamento Entrada. Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de dinheiro, escolheremos o tipo de pagamento Dinheiro. Por fim, clique sobre o botão Fechar ticket. Assim, será concluída a movimentação de dinheiro. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 30

32 Recebendo cheques no Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 31

33 Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Ele determina a conta contábil, o histórico e o valor que será utilizado no momento da integração. Como e- xemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de lançamento Entrada. Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de pagamento Cheque. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 32

34 Por fim, clique sobre o botão Fechar ticket. Quando o tipo de pagamento selecionado for Cheque, ao fechar o ticket, o sistema abrirá uma tela para a inclusão dos cheques. Nessa tela, preencha as informações correspondentes ao cheque que está sendo recebido no caixa (ver manual de cheques, item de inclusão de cheque). Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 33

35 Ao concluir a inclusão dos dados do cheque, o sistema irá fechar o ticket automaticamente. Os cheques incluídos no Caixa PDA deverão ser movimentados pelo Caixa PDA. Dessa forma, não será possível fazer a sua movimentação pela Manutenção de cheques. Porém, na tela de manutenção de cheques serão apresentados também os cheques incluídos via Caixa, para visualização Movimentando o pagamento de títulos no Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para pagamento de títulos, escolheremos o tipo de lançamento Contas a pagar. Esse tipo de lançamento está vinculado a dll de integração (ver item cadastro de tipo de lançamento) e por isso, o sistema abrirá a tela de liquidação de títulos. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 34

36 Nessa tela, deverá ser selecionado o título, pelo número ou pelo fornecedor que ele está vinculado, selecionar o título a ser liquidado e ainda informar qual o tipo de liquidação (ver manual Contas a pagar, item cadastro de tipo de liquidação) que será utilizado. Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de pagamento Cheque. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 35

37 Por fim, clique sobre o botão Fechar ticket. Quando o tipo de pagamento selecionado for Cheque, ao fechar o ticket, o sistema abrirá uma tela para a inclusão dos cheques. Nessa tela, preencha as informações correspondentes ao cheque que está sendo recebido no caixa (ver manual de cheques, item de inclusão de cheque). Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 36

38 Ao concluir a inclusão dos dados do cheque, o sistema irá fechar o ticket automaticamente e liquidar o título no contas a pagar. Os cheques incluídos no Caixa PDA deverão ser movimentados pelo Caixa PDA. Dessa forma, não será possível fazer a sua movimentação pela Manutenção de cheques. Porém, na tela de manutenção de cheques serão apresentados também os cheques incluídos via Caixa, para visualização Movimentando cheques no Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheques, escolheremos o tipo de lançamento Integração cheques. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 37

39 Esse tipo de lançamento está vinculado a dll de integração (ver item cadastro de tipo de lançamento) e por isso, o sistema abrirá a tela de Integração do caixa com cheque para realizar as movimentações. Nessa tela, é possível realizar várias consultas dos cheques que estão no caixa logado, em outros caixas ou ainda no módulo de cheques. Além das consultas é possível realizar todas as movimentações com o cheque: depósito, custódia, troca, colocar um cheque em carteira ou ainda vincular cheque ao caixa. Depósito: nessa tela será realizado o depósito do cheque, no sistema. Para isso, é necessário informar o banco e a agência onde será realizado o depósito. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 38

40 Custódia: nessa tela o sistema colocará o cheque em custódia. Para isso, é necessário informar o banco e a agência onde será realizada a custódia. Troca: nessa tela o sistema permite trocar um cheque por outro(s). Para isso, clique no botão de Trocar, o sistema automaticamente realizará lançamento referente a troca na tela principal do Caixa. Após, escolha um tipo de pagamento correspondente. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 39

41 Colocar cheque em carteira: nessa tela o sistema irá vincular automaticamente o cheque selecionado a uma carteira de cobrança. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 40

42 Vincular cheque ao caixa: essa opção somente será habilitada quando o cheque estiver no módulo de cheques. Essa operação significará ao sistema que o cheque estará vinculado ao caixa e, portanto, a sua movimentação só mais poderá ser realizada pelo Caixa PDA. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 41

43 Ao realizar o vínculo do cheque ao caixa, o sistema irá realizar os lançamentos no caixa principal e em seguida fechará o ticket automaticamente. Os cheques incluídos no Caixa PDA deverão ser movimentados pelo Caixa PDA. Dessa forma, não será possível fazer a sua movimentação pela Manutenção de cheques. Porém, na tela de manutenção de cheques serão apresentados também os cheques incluídos via Caixa, para visualização Realizando Sangria e Suprimento no Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 42

44 Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para sangria, escolheremos o tipo de lançamento Retirada do Caixa. Para esse lançamento, o sistema abrirá a tela correspondente a sangria. A mesma operação pode ser realizada para o movimento de suprimento. Nessa tela, serão listados os tipos de pagamentos cadastrados (ver item cadastro tipo de pagamento, desse manual) e o usuário deverá informar os valores correspondentes à sangria. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 43

45 Caso a sangria seja realizada na moeda Cheque, o sistema abrirá uma tela para a seleção do(s) cheque(s) a ser(em) movimentado(s). Ao concluir a seleção dos cheques e as informações de sangria nas demais moedas, o sistema irá fechar o ticket automaticamente e efetivará a sangria das moedas selecionadas para o Caixa central. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 44

46 Os cheques incluídos no Caixa PDA deverão ser movimentados pelo Caixa PDA. Dessa forma, não será possível fazer a sua movimentação pela Manutenção de cheques. Porém, na tela de manutenção de cheques serão apresentados também os cheques incluídos via Caixa, para visualização Saída de cheques do Caixa Para iniciar os lançamentos, clique sobre o botão Novo Ticket. Informe qual o tipo de lançamento a ser utilizado no movimento. Como exemplo para movimentação de cheque, escolheremos o tipo de lançamento Saída. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 45

47 Após, informe qual o tipo de pagamento que será utilizado no movimento. Como exemplo para saída de cheque, escolheremos o tipo de pagamento Cheque. Nesse momento, o sistema abrirá a tela de seleção de cheques para que o usuário escolha qual o cheque que deseja dar saída. Por fim, clique sobre o botão Fechar ticket. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 46

48 Estorno de Ticket CAI_EstornoTicket.dll Utilizado para desfazer um movimento realizado incorretamente no sistema. Nessa tela é possível realizar estornos de ticket (movimentos) e ainda realizar o cancelamento de um estorno feito. É importante destacar que o cancelamento de um estorno somente será possível quando o lançamento estornado não seja de integração. Nesse caso, o sistema não permitirá que o cancelamento seja efetuado. Somente é possível fazer estorno de movimentos que estão em um caixa que esteja aberto. Para o estorno do ticket, identifique o lançamento que deseja estornar através do número do ticket. Utilize os campos de pesquisa para filtrar o(s) lançamento(s), selecione o lançamento e após clique no botão Estornar. Desta forma o lançamento não será excluído da base de dados. O estorno marca o lançamento para não compor o saldo do movimento e não listar em relatórios do caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 47

49 Não é possível carregar um ticket na sua tela de lançamento para manutenção. Se houver a necessidade de alterar um ticket, utilize a tela de estorno para desativar o lançamento e refaça na tela do Caixa PDA. Outra alternativa é utilizar a Manutenção de lançamentos (ver item manutenção de lançamento desse manual) Fechamento do caixa CAI_FechamentoCaixa.dll Este processo deve ser realizado somente após o movimento de sangria (transferência dos valores no Caixa PDA para o Caixa Central). Encerra as atividades do caixa no dia e não permite reversão. Apresenta os valores de saldo anterior, entradas e saídas do dia e saldo final. Ao fazer o fechamento, o usuário deverá conferir os lançamentos realizados de acordo com a composição de saldos, saldo anterior, movimentações de entrada e saída e saldo final. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 48

50 Reabertura do caixa CAI_ReaberturaCaixa.dll Utilizado quando é necessário reabrir um caixa. Somente será possível reabrir caixa para os usuários que possuem permissão de reabertura (ver item cadastro do caixa, aba permissões) e se o Caixa permitir a reabertura do último caixa fechado (ver item cadastro do caixa, aba configuração PDA). Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 49

51 Manutenção de lançamentos CAI_ManLancamento.dll Utilize essa rotina do sistema, quando houver necessidade de realizar alterações em tickets movimentações pelo Caixa. Somente os campos de tipo de lançamento, data documento, histórico, conta contábil e histórico permitirão alterações. Para manutenções em movimentos, utilize o botão Pesquisar para identificar o lançamento que deseja alterar. Após, clique sobre o botão Editar Lançamento e realize as alterações no lançamento. 5. Relatórios 5.1. Boletim de Caixa Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 50

52 Utilizado para emissão da movimentação do caixa. É ideal para ser impresso após o fechamento do Caixa, pois carrega valores totais movimentados por conta contábil e informa totais movimentados por tipo de moeda Relatório do Movimento Permite emitir listagem de movimentação do caixa por período, selecionando os tipos de entradas e saídas que devem ser listadas. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 51

53 5.3. Emissão do Recibo Laser Permite emitir recibos em impressoras laser. Utilizado para emissão de recibos de sangria. Escolha a data e o Caixa para poder selecionar o ticket que deseja emitir recibo. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 52

54 6. Integração Contábil Para o processo de integração contábil, é necessário ter um software chamado IntegracaoContabilServer rodando no servidor ou no computador que está realizando a integração. É necessário um arquivo de configuração que indica o local da base de dados da contabilidade com o nome dbxparamscontabilidade.ini junto do APS no servidor de arquivos do cliente. Abaixo, um exemplo de configuração do processo de integração: [Contabilidade] ConnectionName=SQLServerConnection DriverName=SQLServer LibraryName=dbexpsda.dll GetDriverFunc=getSQLDriverSQLServer VendorLib=sqloledb.DLL BlobSize=-1 DataBase=Gvserver\sql2005/NomeDaBase Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 53

55 User_Name=***** Password=****** enablebcd=false PasswordRequired=False 6.1. Importação CAI_ImportacaoTabelasContabilidade.dll Processo utilizado para atualização das contas contábeis, centro de custo, históricos e relacionamento de conta x centro de custo. Clique sobre o botão avançado para configurar o local onde o serviço de integração contábil está rodando e quais tabelas deseja atualizar no sistema Caixa. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 54

56 tar. Após a configuração dos parâmetros de Importação, clique sobre o botão Impor- Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 55

57 6.2. Exportação CAI_ImportacaoTabelasContabilidade.dll Processo utilizado para exportar lançamentos do módulo Caixa (Caixa Geral, Caixa PDA e Extra-Caixa) para a contabilidade. Igualmente ao processo de integração, precisamos identificar o local onde o serviço de integração contábil está rodando. Após, selecione os caixas e períodos que devem ter seus lançamentos gerados na contabilidade e clique sobre o botão Confirma. O IntegracaoContabilServer permite gerar lançamentos centralizados, ou seja, permite que os lançamentos de unidades diferentes sejam visualizados em um mesmo lote e em uma única empresa. Para utilizar este recurso, insira o código da unidade centralizadora no campo Unidade Centralizadora, como mostra a imagem abaixo. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 56

58 7. Controle Bancário Para que a rotina de controle bancário funcione corretamente, é necessário que seja realizada a configuração dos parâmetros (a pagar e a receber). Abaixo é apresentado como configurá-los Parâmetros Controle Bancário - Pagar FIN_CadParametroControleBancario.dll Nessa tela deverão ser configurados os parâmetros do controle bancário. Essa configuração contempla a movimentação de cheques a pagar, a liquidação manual de títulos e o retorno de arquivos de remessa bancário. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 57

59 Cheques a Pagar Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de cheques a pagar. Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liberação, compensação, cancelamento e anulação dos cheques. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário. Também é necessário informar, para cada movimento (liberação, compensação, cancelamento e anulação), um tipo de lançamento. Esses lançamentos deverão ser previamente cadastrados no módulo Caixa, conforme descrito no manual do Caixa, item 3.1 Tipo de Lançamento. Além disso, é preciso que seja configurado o momento em que o sistema deverá realizar o lançamento do cheque no controle bancário. Para isso, escolha no campo correspondente a Momento de entrada o movimento que fará o lançamento no controle bancário (liberação ou compensação). Figura 1 Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 58

60 Contas a Pagar Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de contas a pagar. Ou seja, liquidação manual de títulos e retorno de arquivos de remessa bancário. Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação, estorno e retorno de pagamento de fornecedores, aos títulos. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário. Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação, estorno e retorno de pagamento), um tipo de lançamento. Esses lançamentos deverão ser previamente cadastrados no módulo Caixa, conforme descrito no manual do Caixa, item 3.1 Tipo de Lançamento. Para que as ocorrências vinculadas aos títulos integrem no controle bancário, é necessário que seja configurado o histórico para a inclusão da ocorrência, bem como o tipo de lançamento a débito e a crédito. Após, deverá ser informado os dados de histórico e tipo de lançamento para a exclusão de ocorrências nos títulos. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 59

61 Figura Parâmetros Controle Bancário - Receber TES_CadParametroControleBancario.dll Nessa tela deverão ser configurados os parâmetros do controle bancário. Essa configuração contempla a movimentação da tesouraria e do processo seletivo Tesouraria Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de tesouraria. Ou seja, liquidação manual e liquidação por retorno, de parcelas. Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação manual, liquidação retorno e estorno, as parcelas. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 60

62 Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação manual, liquidação retorno e estorno), um tipo de lançamento. Esses lançamentos deverão ser previamente cadastrados no módulo Caixa, conforme descrito no manual do Caixa, item 3.1 Tipo de Lançamento. Figura Processo Seletivo Caso a instituição deseja trabalhar com controle bancário, nessa tela deverá ser realizada a configuração para a rotina de processo seletivo. Ou seja, liquidação manual e liquidação por retorno. Para isso, é necessário que seja informado um histórico para os movimentos de liquidação manual, liquidação retorno e estorno. Esse histórico será utilizado no momento que for realizado o movimento de controle bancário. Também é necessário informar, para cada movimento (liquidação manual, liquidação retorno e estorno), um tipo de lançamento. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 61

63 Esses lançamentos deverão ser previamente cadastrados no módulo Caixa, conforme descrito no manual do Caixa, item 3.1 Tipo de Lançamento. Figura Cadastro do Caixa de Controle Bancário CAI_CadCaixa.dll Nessa tela deverá ser realizado o cadastro do caixa de controle bancário. Essa informação é importante, pois é nesse caixa que o sistema lançará automaticamente os controle bancários, de acordo com a configuração informada anteriormente nos parâmetros. A funcionalidade de cadastro de caixa, já está contemplada no manual do módulo Caixa, item 3.3 Cadastro de Caixa. Nesse manual somente será abordada as configurações necessárias para o cadastro de caixa de controle bancário. Para o cadastro de um caixa de controle bancário, é necessário que seja informado os dados do Caixa e a conta bancária a qual ele pertence. Isso se torna importante, pois os movimentos de cheque, as liquidações manuais de títulos e parcelas e Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 62

64 os retornos de banco que foram feitos vinculados a essa conta bancária, o sistema automaticamente realizará o lançamento no controle bancário. Figura Movimentos de Controle Bancário CAI_CaixaCentral.dll Depois de configurado os parâmetros e ter cadastrado o caixa do controle bancário, sempre que forem movimentados cheques, liquidado manualmente títulos e parcelas e processado retorno bancário, o sistema realizará automaticamente um lançamento no Caixa de controle bancário. Para consultar esses lançamentos de controle bancário, o usuário deverá cessar a tela, de acordo com a Figura 6. Após, é preciso informar a Data de lançamento e selecionar o caixa de controle bancário. O sistema apresentará todos os registros lançado no caixa selecionado e de acordo com a data de lançamento informada. Os lançamentos realizados automaticamente pelo sistema no caixa de controle bancário, estarão vinculados a origem Contas a pagar. Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 63

65 Tarifas, taxas e despesas bancárias deverão ser lançadas manualmente no caixa de controle bancário. A funcionalidade de lançamentos no caixa geral, já está contemplada no manual do módulo Caixa, item 4.1 Caixa geral. Figura 6 Treinamento GVcollege Módulo Financeiro - Caixa 64