GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: MOVIMENTAÇÃO E PESSOAL

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1 ANUAL NLINE GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: MOVIMENTAÇÃO E PESSOAL

2 RH-GPA Gestão de Processos Administrativos Book de Processos

3 Sumário Sumário 3 Mensagem Inicial 4 Participaram da elaboração do material 5 Principais Sistemas 6 Empresas e Dependências 7 Criação de Movimentação 8 1. Responsáveis pelo Processo 8 2. Criação de MP s 8 3. Prazos e Fluxo de Aprovações Rota Materiais Complementares 11 3

4 Mensagem Inicial Este book foi desenvolvido pela área de RH GPA Processos, com o objetivo de orientar a execução das principais atividades desenvolvidas pelo RH Business Partner, Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis em toda a Empresa. Neste material estão contemplados os processos sob responsabilidade da área de RH- GPA, construídos sob a visão de especialistas. Todos os processos apresentados são acompanhados por fluxogramas e POP s - Procedimento Operacional Padrão. Sua utilização visa à padronização na execução destes, garantindo o aumento da produtividade, qualidade dos serviços e a segurança da Empresa. Este book está sujeito a mudanças processuais e também em adequações à legislação brasileira. Para garantir utilização da versão atual, este material está disponível em formato online no Portal RH. 4 Equipe de Gestão de Processos Administrativos (RH-GPA) Este material é para uso exclusivo interno de funcionários PepsiCo do Brasil. Nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida sem a expressa permissão, por escrito, da PepsiCo. PepsiCo do Brasil Ltda. - Março/ 2012 (1ª. Versão)

5 Participaram da elaboração do material Ageu Martins Ana Paula Bentivoglio Andréa Terra Bruna Russo Carolina Ajaj Denise Lara Fábio Bertoli Fernando Moraes Gisele Benfica Jean Lima Liliane Sá Luciana Bernardo Marcela Goepfert Najda Aki Minami Rafaella Caropreso Renata Ruggiro 5

6 Principais Sistemas Abaixo, uma breve descrição dos principais sistemas que são utilizados na Empresa: Sistema MyAccess (Sistema Pepsico mundialmente utilizado, pelo qual a Toutatis realiza os cadastros master): banco de dados que contém informações pessoais dos funcionários, tais como: nome, endereço, data de admissão, cargo, salário, número de documentos pessoais, histórico escolar, dentre outros. Alguns funcionários do RH do Escritório Central/ Fábricas possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Personell XXI (Sistema Toutatis - ASM): sistema de processamento da Folha, contemplando o cálculo de salários a pagar, provisões de 13º salário, férias e seus respectivos encargos sociais, retenções, cálculo de rescisões, dentre outros. Alguns funcionários do RH Escritório Central e BP s possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Controle de Jornada (Sistema Toutatis acessado através do Portal RH): sistema utilizado para o apontamento das horas dos funcionários nível 6 e abaixo, nas localidades do EC, fábricas e vendas, através da utilização do crachá na entrada e saída. O controle de justificativas de horas não trabalhadas está sob responsabilidade dos gestores da empresa. 6 S istema Portal RH que contempla também o Controle de Jornada (Sistema Toutatis): sistema de autosserviço, onde o funcionário pode alterar seus dados pessoais, programar suas férias, imprimir holerite e informe de rendimentos. Neste sistema também são documentadas e aprovadas as movimentações de pessoal (utilizadas para admissões, transferências, desligamentos, afastamentos, enquadramento, promoção e promoção com transferência), cujo acesso é realizado pela internet toutatisbr.com ou link na intranet. Sistema Qualitor (TOU COM VOCE): é o sistema que registra e monitora as solicitações de serviços (chamados) realizadas pelos funcionários. Após solicitação efetuada pelo Portal RH ou pelo site o sistema envia ao solicitante informando o número do chamado e prazo para atendimento. SAP (para a PepsiCo): ERP onde são feitos os lançamentos contábeis e suas respectivas aprovações.

7 Empresas e Dependências 01 PepsiCo do Brasil ltda.; 30 Pepsi Cola Indústria da Amazônia ltda.; 51 PepsiCo Amacoco Bebidas do Brasil ltda. 7

8 Procedimento Operacional Padrão POP MOVIMENTAÇÃO PESSOAL 001 Criação de Movimentação Resultados Esperados Entendimento do processo de Movimentação (MP) através Portal RH para criação de: MP Aumento Quadro MP Substituição por Desligamento MP Substituição por Afastamento MP Substituição por Transferências MP Transferência, Evolução Salarial (Promoção, Enquadramento e Mérito) da equipe, Impressão e/ ou Consulta Relatório de MP (Movimentação e aprovadores), Impressão e/ ou Consulta Relatório Quadro. Premissas para criação de MP s aliadas. Conceitos e processo do fluxo de aprovações das MP s abordadas, com abordagem dos prazos (SLA s) a serem cumpridos Responsáveis pelo Processo Gestores, BP s e RH-GPA Detalhamento das Atividades 2. Criação de MP s Neste documento será tratado a Movimentação (MP) para: Aumento Quadro - Por aumento ou Prazo Determinado Substituição por Desligamento Substituição por Afastamento Por prazo determinado ou Indeterminado Substituição por Transferências Imprimir e/ ou consultar Relatório de Quadro, Transferências e Evolução Salarial (Promoção, Enquadramento e Mérito) da equipe. Observações: i Para aprender o processo realizado no sistema Portal RH, acessar o manual disponível no site Portal RH ou Intranet Ver seção Materiais Complementares;

9 i Para Admissão Ver POP Admissão Admissão Acessar o site ou via intranet RH a. Relatório Quadro Antes de se iniciar o processo de Movimentação, deve-se gerar o Relatório de Vagas, para análise de vagas (número da vaga criada). Disponíveis: Para utilização de movimentações Bloqueadas: Vaga já utilizada em processo de movimentação (processo de Admissão em aprovação) Ocupadas: Já preenchidas por funcionários ativos Desligados/ Redução de Quadro: Informação de histórico das vagas Observação: i Para toda Movimentação, o número da vaga disponível é o que deverá ser utilizado para preenchimento do campo Número de Vagas nas MP s (todos os tipos citados no item B abaixo). b. Tipos de MP s Os tipos de MP descritos abaixo têm a finalidade de criar vagas mediante necessidade da Empresa. Abaixo estão descritos os tipos de Movimentação, com alçada de permissão de criação e/ ou aprovação por Gestores Solicitantes e/ ou BP s. Aumento Quadro De acordo com o planejamento anual de crescimento da área é possível aumentar o quadro de funcionários com este tipo de MP, lembrando que este cenário está sob decisões estratégicas da empresa; Substituição por Afastamento Quando um funcionário for afastado e houver a necessidade de substituir o recurso, deverá ser aberta uma solicitação de Vaga por este motivo (Substituição por Afastamento) e indicar a Matrícula (GPID) do funcionário afastado ver se o tipo de vaga será Prazo Determinado ou Indeterminado; Substituição por Transferência Quando transferir um funcionário para outra Área (Organograma) e houver a necessidade de substituir o recurso, deverá ser aberta uma solicitação de Vaga por este motivo (Substituição por Transferência) e indicar a Matrícula (GPID) do funcionário transferido. A vaga destino deverá estar disponível para esta movimentação; Substituição por Desligamento Quando um funcionário for desligado e desejar substituí-lo deverá abrir solicitação de Vaga por este motivo (Substituição de Desligamento) e indicar a Matrícula (GPID) do funcionário desligado. Esta substituição é uma movimentação programada o responsável pelo processo deverá gerenciar manualmente estas duas vagas 9

10 até a efetiva conclusão; Prazo determinado Quando for necessário aumentar o quadro temporariamente, este deve ser o motivo utilizado. Observações: i Headcount da área: Não sofrerá aumento somente em cenários de contratações com Prazo Determinado. i Prorrogação do Prazo Determinado: O responsável pelo contrato deve abrir um chamado no TOU COM VOCE informando a nova data de vencimento do contrato e não há a necessidade de realização de uma MP é uma vaga negativa no relatório de vagas. O prazo máximo de duração do contrato é de 02 anos, incluindo a renovação que poderá ser realizada uma única vez; cenários de Projeto Verão, o prazo determinado considera período máximo de 04 meses - prática da Empresa. i Efetivação do Prazo Determinado: Aumento de Quadro Seguir o processo para aumento de quadro (MP de aumento e MP de transferência dos funcionários para esta vaga) Substituição: Criar MP de substituição por tipo Afastamento, Desligamento ou de Transferência Para ambos os cenários acima é necessário abrir chamado para alterar / apagar a data de término do contrato prazo determinado. i Competências: Para cenários de duas movimentações complementares na mesma competência (exemplo de um Aumento de Quadro e uma Transferência em paralelo), atentar que a liberação da vaga ocorra antes da efetiva transferência Prazos e Fluxo de Aprovações Rota a. Prazos para aprovação A Movimentação terá prazo para conclusão de suas aprovações dentro do mês vigente, observando o Cronograma de Fechamento da Folha disponível mensalmente ao grupo de RH. Cronograma de Folha está disponível no Portal RH Menu Manual Sub Menu Cronograma de fechamento. Para ilustrar o processo, abaixo tela do Portal RH para acesso ao cronograma. Observações: Img 01 - Cronograma de Fechamento

11 i Movimentações que forem aprovadas após a data do cronograma da Folha vigente, serão processadas pela Toutatis no mês seguinte à data da aprovação. i Movimentações futuras, ou seja, meses posteriores a data vigente, ainda que aprovadas antecipadamente, serão processadas pela Toutatis apenas no mês indicado na Movimentação. i Os pedidos de Movimentação terão prazo para aprovação. Após este prazo, o pedido será expirado sendo necessário realizar uma nova solicitação. b. Fluxo de aprovação - Rotas de Aprovação de acordo com o nível As rotas de aprovação seguirão o organograma da área previsto para Pepsico do Brasil, Pepsico Amacoco / Bebidas São Paulo/ Pepsicola Cola Manaus e SACCAF Observações: i Para acesso às Rotas de Aprovação, acessar a intranet RH Ver seção Materiais Complementares. i Cenários com criação de áreas: Campos preenchidos de forma indevida no Organograma prejudicará o funcionamento do workflow rota de aprovação. i Cenários onde a última aprovação do workflow for expirada ou sem saída, não deverá ser tomada nenhuma ação. O processo será direcionado para a área de RH GPA, para realização da análise e tomada de decisões cabíveis Materiais Complementares Template de Admissao.xls disponível Portal RH / Intranet RH Manual de Treinamento Portal RH disponível Portal RH / Intranet RH Rota_de_Aprovação_PORTAL_DE_RH Disponível na Intranet RH