GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: FÉRIAS

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1 ANUAL NLINE GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: FÉRIAS

2 RH-GPA Gestão de Processos Administrativos Book de Processos

3 Sumário Sumário 3 Mensagem Inicial 4 Participaram da elaboração do material 5 Principais Sistemas 6 Empresas e Dependências 7 POP Férias Premissas e Regras - Férias 8 1. Premissas para programação de férias Funcionários 8 2. Cancelamento de Férias ou Reprogramação do período de férias Aviso e Recibo de férias Perda do direito às férias Férias coletivas Programação do Recesso para Estagiários Programação férias Aprendiz Concessão de férias fora do prazo Materiais Complementares 12 POP Férias Tratar período de férias Portal RH funcionalidades do processo FÉRIAS Materiais Complementares 15 POP Férias Análise e Entrega de Aviso e Recibo de Férias Analisar e entregar o Aviso e Recibo de férias sistema TOU COM VOCÊ Analisar e entregar o Aviso ou Recibo de férias Via Portal RH Materiais Complementares 18 3

4 Mensagem Inicial Este book foi desenvolvido pela área de RH GPA Processos, com o objetivo de orientar a execução das principais atividades desenvolvidas pelo RH Business Partner, Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis em toda a Empresa. Neste material estão contemplados os processos sob responsabilidade da área de RH- GPA, construídos sob a visão de especialistas. Todos os processos apresentados são acompanhados por fluxogramas e POP s - Procedimento Operacional Padrão. Sua utilização visa à padronização na execução destes, garantindo o aumento da produtividade, qualidade dos serviços e a segurança da Empresa. Este book está sujeito a mudanças processuais e também em adequações à legislação brasileira. Para garantir utilização da versão atual, este material está disponível em formato online no Portal RH. 4 Equipe de Gestão de Processos Administrativos (RH-GPA) Este material é para uso exclusivo interno de funcionários PepsiCo do Brasil. Nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida sem a expressa permissão, por escrito, da PepsiCo. PepsiCo do Brasil Ltda. - Março/ 2012 (1ª. Versão)

5 Participaram da elaboração do material Ageu Martins Ana Paula Bentivoglio Andréa Terra Bruna Russo Carolina Ajaj Denise Lara Fábio Bertoli Fernando Moraes Gisele Benfica Jean Lima Liliane Sá Luciana Bernardo Marcela Goepfert Najda Aki Minami Rafaella Caropreso Renata Ruggiro 5

6 Principais Sistemas Abaixo, uma breve descrição dos principais sistemas que são utilizados na Empresa: Sistema MyAccess (Sistema Pepsico mundialmente utilizado, pelo qual a Toutatis realiza os cadastros master): banco de dados que contém informações pessoais dos funcionários, tais como: nome, endereço, data de admissão, cargo, salário, número de documentos pessoais, histórico escolar, dentre outros. Alguns funcionários do RH do Escritório Central/ Fábricas possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Personell XXI (Sistema Toutatis - ASM): sistema de processamento da Folha, contemplando o cálculo de salários a pagar, provisões de 13º salário, férias e seus respectivos encargos sociais, retenções, cálculo de rescisões, dentre outros. Alguns funcionários do RH Escritório Central e BP s possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Controle de Jornada (Sistema Toutatis acessado através do Portal RH): sistema utilizado para o apontamento das horas dos funcionários nível 6 e abaixo, nas localidades do EC, fábricas e vendas, através da utilização do crachá na entrada e saída. O controle de justificativas de horas não trabalhadas está sob responsabilidade dos gestores da empresa. 6 S istema Portal RH que contempla também o Controle de Jornada (Sistema Toutatis): sistema de autosserviço, onde o funcionário pode alterar seus dados pessoais, programar suas férias, imprimir holerite e informe de rendimentos. Neste sistema também são documentadas e aprovadas as movimentações de pessoal (utilizadas para admissões, transferências, desligamentos, afastamentos, enquadramento, promoção e promoção com transferência), cujo acesso é realizado pela internet toutatisbr.com ou link na intranet. Sistema Qualitor (TOU COM VOCE): é o sistema que registra e monitora as solicitações de serviços (chamados) realizadas pelos funcionários. Após solicitação efetuada pelo Portal RH ou pelo site o sistema envia ao solicitante informando o número do chamado e prazo para atendimento. SAP (para a PepsiCo): ERP onde são feitos os lançamentos contábeis e suas respectivas aprovações.

7 Empresas e Dependências 01 PepsiCo do Brasil ltda.; 30 Pepsi Cola Indústria da Amazônia ltda.; 51 PepsiCo Amacoco Bebidas do Brasil ltda. 7

8 POP FÉRIAS Procedimento Operacional Padrão 001 Premissas e Regras - Férias Resultados Esperados Conceitos (Aviso de Férias, Perda do Direito às Férias, Férias Coletivas, Concessão de férias fora do prazo) Premissas e regras para programar e gozar o período de férias dentro das leis trabalhistas. Funcionários Estagiários (recesso) Aprendizes Premissas e regras para cancelar e reprogramar o período de férias dentro das leis trabalhistas. Detalhamento das Atividades 1. Premissas para programação de férias Funcionários É o período de descanso anual que deve ser concedido ao funcionário após 01 ano de exercício das suas atividades. O funcionário tem um limite de 11 meses (período concessivo) subseqüentes à aquisição do direito pelo funcionário para gozar as férias. A época da concessão das férias corresponderá ao melhor período de interesse do funcionário, com prioridade para: Estudantes em férias escolares Pais com filhos férias escolares Observações: i Para efetivar a programação via Portal RH e/ ou extração de relatórios, ver POP Férias Tratar Período de Férias i Verificar de forma antecipada as Faltas Injustificadas e os dias não trabalhados por motivo de Suspensão para que sejam considerados para a dedução dos dias de direito a Férias. - Para relatórios de Controle de Jornada ver POP Controle de Jornada Tratamento do Controle de Jornada 8 a) Regras para Programação de Férias Não é permitido programação de Férias em períodos aquisitivos não completos (exceto Férias Coletivas); Permitida a programação de férias do PA (período aquisitivo) atual até 30 dias antes

9 de vencer o PA (período aquisitivo) seguinte; Mínimo de dias de descanso de Férias será de 10 dias em um PA (período aquisitivo); Não considerar o Sábado como dia útil para pagamento; É permitido início de Descanso de Férias apenas no primeiro dia útil da semana (Exceto pontes de feriados) O pagamento de férias será efetuado 2 dias úteis antes do início de descanso; Funcionários com idade menor que 18 anos e maior que 50 anos, deverão gozar de férias em um único período, ou seja, serão concedidas de uma só vez, com possibilidade de 10 dias de abono; Para menores de 18 anos, o período de gozo de férias preferencialmente deverá coincidir com as férias escolares. Solicitar a programação de férias com 40 dias de antecedência ao início descanso; Solicitar a alteração da programação de férias com 40 dias de antecedência ao início do descanso. Observação: i A programação de férias é disponibilizada via sistema Portal Rh: toutatisbr.com/pepsico/login b) Períodos permitidos para gozar férias i. Para a Solicitação 30 dias em descanso consecutivos; 20 dias em descanso + 10 dias em descanso posterior; 15 dias em descanso + 15 dias em descanso posterior; 10 dias em descanso + 10 dias em descanso posterior + 10 dias de abono pecuniário; 10 dias em descanso + 10 dias de abono + 10 dias em descanso posterior; 20 dias em descanso + 10 dias de abono pecuniário. ii. Não permitido - Devido às regras de Programação de Férias, não será possível: Cancelar Férias com gozo programado em período inferior a 15 dias. Alterar programação de férias com menos de 40 dias para o início das férias 9 c) Férias Críticas i. Na ausência da programação dentro do prazo hábil o sistema Portal RH programará as férias automaticamente com: 01 mês de antecedência ao vencimento do 2º período, sendo 20 dias de descanso,

10 10 de abono pecuniário e adiantamento de 50% do 13º salário. Afastamento: Funcionários afastados com períodos de férias vencidos: o período concessivo é suspenso durante o afastamento e a contagem dos meses é reiniciada após seu retorno. Licença Não Remunerada: O período adquirido antes do afastamento será pago quando do retorno do funcionário, alterando o início do próximo período aquisitivo. 2. Cancelamento de Férias ou Reprogramação do período de férias Para os cancelamentos de Férias, a solicitação via Portal RH, deverá ser enviada com no mínimo 15 (quinze) dias, e se houver a reprogramação, a mesma deverá respeitar o limite de 40 (quarenta) dias para o início do gozo das Férias. Idem para aprovação do Gestor para o período. Qualquer solicitação inferior a este prazo será devolvida, informando o solicitante sobre o NÃO PROCESSAMENTO. Observação: i Para Cancelamento de Férias - ver POP Férias Tratar Período de Férias Aviso e Recibo de férias O Aviso de Férias será enviado pela Toutatis com 30 dias de antecedência da data de início do gozo. O Recibo de Férias chegará até 03 dias antes do crédito. Ambos deverão ser impressos, assinados pelo funcionário e posteriormente arquivados em seu prontuário, da seguinte forma: 01 via funcionário 01 via arquivo no prontuário do funcionário na sua localidade (EC, Vendas e Operações) Observação: i O aviso de férias também pode ser gerado via Portal RH - ver POP Férias Análise e Entrega de Recibo de Férias. 4. Perda do direito às férias O funcionário não terá direito as férias quando no curso do período aquisitivo: Permanecer afastado pela Previdência Social por acidente de trabalho ou por

11 doença por mais de 6 (seis) meses, mesmo que descontínuos, dentro do período aquisitivo; Permanecer afastado por Licença não Remunerada por mais de 6 (seis) meses. Observação: i Nas situações acima, será iniciado um novo período aquisitivo de férias quando o funcionário retornar ao serviço. Tiver faltas registradas no período aquisitivo, conforme tabela abaixo: Img 01 - Faltas vs Férias 5. Férias coletivas Chamamos de Férias Coletivas o período em que a empresa concede férias para os funcionários de uma determinada unidade (total ou parcial) ou de um determinado setor (total ou parcial) Programação do Recesso para Estagiários Não é caracterizado como férias e sim recesso contemplando o pagamento integral da bolsa de estágio do período. Deverá sempre ocorrer dentro de cada ano de estágio, ou seja, a cada 11 (onze) meses estagiados, teremos 01 (um) mês que será de descanso, preferencialmente coincidentes com as férias escolares/ acadêmicas. Não há necessidade de completar os 11 (onze) meses de estágio para que haja o recesso; desde que em alinhamento com o Líder este período poderá ser antecipado. Para a solicitação e formalização deste processo, um template específico deverá ser preenchido e enviado à Toutatis disponível na Intranet RH. O recesso de estágio não é remunerado, ou seja, não contempla antecipação de valores. Desta forma, no mês do recesso o estagiário terá o crédito da bolsa auxílio normalmente na data do pagamento mensal. O prazo para enviar a solicitação à Toutatis é 20 (vinte dias) da data de início do recesso. Observação: i Controle proativo do recesso: O monitoramento dos vencimentos dos recessos

12 crítico é realizado pela empresa Toutatis. É enviado um comunicado ao gestor e/ ou BP informando que o recesso está programado - 30 dias de antecedência do vencimento do contrato de Estágio. 7. Programação férias Aprendiz O aprendiz tem direito ao gozo de férias e terá direito a fazer coincidir suas férias com as férias escolares. 8. Concessão de férias fora do prazo Esta prática está sujeita a aplicação de disciplina progressiva para o gestor. Caso o funcionário não saia em férias dentro dos 12 meses que correspondem ao período concessivo, a empresa terá que efetuar o pagamento das férias em dobro. Os dias de descanso não são dobrados, devendo o funcionário descansar apenas os dias normais de férias. Trata-se de uma prática irregular, tornando a relação funcionário x empresa vulnerável. Riscos: Ocorrência de Reclamações Trabalhistas; Fiscalização (multa). 9. Materiais Complementares Template preenchimento férias Estagiários disponível na Intranet RH Manual Portal RH Disponível no Portal RH acessar: com/pepsico/login Ver Fluxograma Processo_Ferias_Programar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Alterar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Cancelar_v2 12

13 POP FÉRIAS Procedimento Operacional Padrão 002 Tratar período de férias Resultados Esperados Programar, Consultar e Extrair relatórios de Férias (via Portal RH) Consultar status de férias da equipe (antecipação de férias críticas, etc.) Cancelar férias já solicitadas Detalhamento das Atividades 1. Portal RH funcionalidades do processo FÉRIAS Pelo Portal RH, é possível programar as próprias férias, programar férias de uma equipe (funcionalidade para gestores/ BP s), consultar períodos de férias e extrair relatórios. Acessar o portal RH através do site efetuando login com seu usuário e senha a) Visualizar a Programação de Férias Conforme tela abaixo, para ilustração do processo, o gestor e/ ou BP poderá consultar/ solicitar a programação de férias da sua equipe. 13 Img 02 - Prorrogação de Férias Observação: i Regras para programação das Férias PepsiCo - ver POP Férias Premissas e Regras_Férias b) Programar o período de Férias Solicitar Abono Pecuniário Poderá informar se deseja Abono Pecuniário de férias;

14 Solicitar Adiantamento do 13 Salário - Poderá informar se deseja Adiantamento do 13 Salário. c) Alterar programação de Férias Nesta funcionalidade poderá alterar as programações de férias, conforme Regras para Programação das férias Pepsico. d) Consultar Histórico de Férias Através do processo Programação de Férias, é possível consultar todas as programações de férias concedidas da sua equipe. e) Gerar relatórios de férias Conforme figura abaixo, para ilustrar o processo, é possível gerar diversos relatórios para obtenção de status de férias da equipe. Opção a ser seguida: Dados da Minha Equipe > Relatórios da minha Equipe > Férias Férias Críticas; Férias Programadas; Aviso de Férias; Recibo de Férias; Funcionários em Férias; Programação de Férias da equipe. 14 Img 03 - Férias

15 f) Cancelar férias já solicitadas Somente poderá ser realizado pelo Gestor do solicitante e/ ou Responsável pelo processo. O template específico deverá ser encaminhado através da abertura de chamado via TOU COM VOCE O prazo para solicitação do cancelamento é de 15 dias antes do início do gozo; Observações: i O processo de cancelamento não está habilitado para ser realizado via Portal RH, sendo necessário o envio do template disponível na Intranet RH; i Qualquer solicitação inferior ao prazo de 15 (quinze) dias será devolvida, com informação para o solicitante sobre o Não Processamento da solicitação. i Ver Fluxograma - Processo_Ferias_Cancelar Cenários para reprogramação do período de férias: a mesma poderá ser efetuada via Portal RH, respeitando o prazo de 40 dias para o início do gozo das férias e para programação via Toutatis. 2. Materiais Complementares Manual Portal RH acessar Template para cancelar Férias disponível Intranet RH Ver Fluxograma Processo_Ferias_Programar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Alterar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Cancelar_v2 15

16 POP FÉRIAS Procedimento Operacional Padrão 003 Análise e Entrega de Aviso e Recibo de Férias Resultados Esperados Analisar e entregar Aviso e Recibo de férias (via TOU COM VOCE e/ ou via Portal RH) Detalhamento das Atividades 1. Analisar e entregar o Aviso e Recibo de férias sistema TOU COM VOCÊ Receber via TOU COM VOCÊ o com o Aviso ou Recibo de férias ver figura abaixo para ilustração do processo. 16 Img 04 - Aviso e Recibo de Férias Analisar o anexo do Aviso ou Recibo de férias e verificar se está preenchido corretamente com os dados do funcionário (Nome, GPID e localidade) na página seguinte modelo de Recibo de Férias.

17 17 Imprimir o Aviso ou Recibo de férias. Img 05 - Modelo de Recibo de Férias Entregar o Aviso ou Recibo de férias ao funcionário - quando funcionário EC - ou gestor/ BP do funcionário (demais localidades da empresa). 2. Analisar e entregar o Aviso ou Recibo de férias Via Portal RH Também é possível através do processo Férias no Portal RH, consultar e/ ou imprimir o Aviso e o Recibo de Férias. Acessar o portal RH através do site efetuando login com o usuário e senha.

18 Veja figura abaixo para ilustrar o processo: Dados da Minha Equipe> Relatórios da Equipe> Férias > Aviso ou Recibo de Férias Img 06 - Aviso de Férias 18 Analisar o anexo do Aviso ou Recibo de férias e verificar se está preenchido corretamente com os dados do funcionário (Nome, GPID e localidade). Imprimir o Aviso ou Recibo de férias. Entregar o Aviso ou Recibo de férias ao funcionário (quando funcionário EC) ou gestor/ BP do funcionário (demais localidades). 3. Materiais Complementares Manual Portal RH Ver Fluxograma Processo_Ferias_Programar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Alterar_v2 Ver Fluxograma Processo_Ferias_Cancelar_v2