GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: CADASTRO

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1 ANUAL NLINE GESTÃO DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS PROCESSO: CADASTRO

2 RH-GPA Gestão de Processos Administrativos Book de Processos

3 Sumário Sumário 3 Mensagem Inicial 4 Participaram da elaboração do material 5 Principais Sistemas 6 Empresas e Dependências 7 POP Cadastro Alteração/Consulta de Dados Pessoais e Relatórios 8 1. Alterar e Consultar Dados Pessoais 8 2. Informações salariais 9 3. Emitir Relatórios Pessoais Materiais complementares 11 POP Cadastro Emissão de Declarações Diversas Declarações diversas disponíveis no Portal RH Materiais complementares 12 3

4 Mensagem Inicial Este book foi desenvolvido pela área de RH GPA Processos, com o objetivo de orientar a execução das principais atividades desenvolvidas pelo RH Business Partner, Administrativo de Vendas e Facilitador Toutatis em toda a Empresa. Neste material estão contemplados os processos sob responsabilidade da área de RH- GPA, construídos sob a visão de especialistas. Todos os processos apresentados são acompanhados por fluxogramas e POP s - Procedimento Operacional Padrão. Sua utilização visa à padronização na execução destes, garantindo o aumento da produtividade, qualidade dos serviços e a segurança da Empresa. Este book está sujeito a mudanças processuais e também em adequações à legislação brasileira. Para garantir utilização da versão atual, este material está disponível em formato online no Portal RH. 4 Equipe de Gestão de Processos Administrativos (RH-GPA) Este material é para uso exclusivo interno de funcionários PepsiCo do Brasil. Nenhuma parte desse documento poderá ser reproduzida sem a expressa permissão, por escrito, da PepsiCo. PepsiCo do Brasil Ltda. - Março/ 2012 (1ª. Versão)

5 Participaram da elaboração do material Ageu Martins Ana Paula Bentivoglio Andréa Terra Bruna Russo Carolina Ajaj Denise Lara Fábio Bertoli Fernando Moraes Gisele Benfica Jean Lima Liliane Sá Luciana Bernardo Marcela Goepfert Najda Aki Minami Rafaella Caropreso Renata Ruggiro 5

6 Principais Sistemas Abaixo, uma breve descrição dos principais sistemas que são utilizados na Empresa: Sistema MyAccess (Sistema Pepsico mundialmente utilizado, pelo qual a Toutatis realiza os cadastros master): banco de dados que contém informações pessoais dos funcionários, tais como: nome, endereço, data de admissão, cargo, salário, número de documentos pessoais, histórico escolar, dentre outros. Alguns funcionários do RH do Escritório Central/ Fábricas possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Personell XXI (Sistema Toutatis - ASM): sistema de processamento da Folha, contemplando o cálculo de salários a pagar, provisões de 13º salário, férias e seus respectivos encargos sociais, retenções, cálculo de rescisões, dentre outros. Alguns funcionários do RH Escritório Central e BP s possuem acesso somente para consulta a este sistema. Sistema Controle de Jornada (Sistema Toutatis acessado através do Portal RH): sistema utilizado para o apontamento das horas dos funcionários nível 6 e abaixo, nas localidades do EC, fábricas e vendas, através da utilização do crachá na entrada e saída. O controle de justificativas de horas não trabalhadas está sob responsabilidade dos gestores da empresa. 6 S istema Portal RH que contempla também o Controle de Jornada (Sistema Toutatis): sistema de autosserviço, onde o funcionário pode alterar seus dados pessoais, programar suas férias, imprimir holerite e informe de rendimentos. Neste sistema também são documentadas e aprovadas as movimentações de pessoal (utilizadas para admissões, transferências, desligamentos, afastamentos, enquadramento, promoção e promoção com transferência), cujo acesso é realizado pela internet toutatisbr.com ou link na intranet. Sistema Qualitor (TOU COM VOCE): é o sistema que registra e monitora as solicitações de serviços (chamados) realizadas pelos funcionários. Após solicitação efetuada pelo Portal RH ou pelo site o sistema envia ao solicitante informando o número do chamado e prazo para atendimento. SAP (para a PepsiCo): ERP onde são feitos os lançamentos contábeis e suas respectivas aprovações.

7 Empresas e Dependências 01 PepsiCo do Brasil ltda.; 30 Pepsi Cola Indústria da Amazônia ltda.; 51 PepsiCo Amacoco Bebidas do Brasil ltda. 7

8 POP CADASTRO Procedimento Operacional Padrão 001 Alteração/Consulta de Dados Pessoais e Relatórios Resultados Esperados Autosserviço para alterar/ consultar dados pessoais via Portal RH Emitir relatórios pessoais via Portal RH Detalhamento das Atividades 1. Alterar e Consultar Dados Pessoais Através da ferramenta Portal RH é possível alterar os dados pessoais cadastrados. Para inserção dos anexos comprobatórios, todo e qualquer documento poderá ser anexado no ato do pedido ou em até 180 minutos. Esta permissão é devida levando em consideração a infraestrutura para digitalização de cada localidade. Abaixo tela com figura ilustrativa com todas as permissões para edição. 8 Img 01 - Edição Informações Gerais a) Informações Pessoais Em cenários de alteração de estado civil é necessário anexar documentação comprobatória, correndo risco de impacto em inclusão / alteração de dependentes.

9 b) Informações Bancárias Apenas o modo de consulta está disponível. A atualização não é permitida para edição do próprio funcionário devido conflitos com a Folha de Pagamentos envolvendo o cadastro da conta corrente salário e/ ou alteração indevida para conta corrente. c) Informações Profissionais Apenas o modo de consulta está disponível. d) Informações de Endereço Em quaisquer cenários de alteração de Endereço é anexar documentação comprobatória, para minimizar riscos em inclusão / alteração de dependentes de forma indevida (o anexo é obrigatório na ausência de documentação, o chamado é encerrado). e) Informações de Contato f) Contato de Emergência 2. Informações salariais Nesta seção é possível consultar Informações Salariais como: a) Contribuição Sindical b) Alteração Salarial c) Demonstrativo de Pagamento 9 Também é possível nesta seção gerar o demonstrativo de Pagamento mensal e o demonstrativo para Participando do Sucesso. Observação: i Para todos os itens citados acima, as alterações estão habilitadas para Gestor e/ ou BP alterar e/ ou consultar para a equipe de sua responsabilidade.

10 3. Emitir Relatórios Pessoais Através da ferramenta Portal RH em Processo de Relatórios Pessoais, o funcionário poderá consultar e/ ou imprimir relatórios e formulários referentes à: Controle de Jornada, Cadastro, Benefícios, Férias, Rendimentos, Solicitações de Pedidos encaminhados ao Gestor e/ ou Toutatis, Treinamento e Código de Área do Organograma. Abaixo tela do sistema Portal RH com figura ilustrativa. 10 Img 02 - Edição Relatórios Pessoais a) Controle de Jornada Para emissão de relatórios diversos Observação: i Ver POP Controle de Jornada 005 Emissão de Relatórios Controle de Jornada. b) Cadastro Atualizações de CTPS Previdência Social Carta Local de Trabalho c) Benefícios Através do processo Férias poderá consultar e/ou imprimir o relatório: Declaração de Opção de Benefícios d) Férias

11 Através do processo Férias poderá consultar e/ou imprimir o relatório: Aviso de Férias e) Rendimentos Através do processo Rendimentos poderá consultar e/ou imprimir os relatórios: Informe de Rendimentos Declaração Financeira do Empregador Observação: i Para Instituições Financeiras é indicado que o gestor assine a declaração e carimbe a mesma (a impressão deve ser colorida), garantindo a autenticidade do documento. f) Solicitação de Pedidos Enviados g) Treinamento Através do processo Treinamento poderá consultar e/ou imprimir o relatório: Extrato de Aprendizagem PepsiCo (Cursos patrocinados pela PepsiCo até a partir de 2012 o histórico de treinamentos estará disponível na ferramenta My PepsiCo 4. Materiais complementares Manual Portal RH Disponível na Intranet e site Portal RH. 11

12 POP CADASTRO Procedimento Operacional Padrão 002 Emissão de Declarações Diversas Resultados Esperados Descrever os tipos existentes de Declarações Diversas disponíveis no Portal RH (disponíveis apenas para Gestor e BP). Detalhamento das Atividades 1. Declarações diversas disponíveis no Portal RH Para o passo a passo de emissão/ consulta das declarações citadas, ver seção Materiais Complementares deste documento. a) Treinamento e Desenvolvimento Currículo Pessoal com: i. Curso ii. Formação iii. Idioma b) Relatórios da Equipe Benefícios i. Declaração de Opção de Benefícios Cadastros i. Tempo de Serviço Demissão i. Aviso de Término de Experiência Estrutura de Cia. i. Relação de Localidades Materiais complementares Manual Portal RH Disponível na Intranet e site Portal RH.