MANUAL DO SISTEMA FINANX

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1 MANUAL DO SISTEMA FINANX

2 Indice Item Descrição Pg 1. Objetivo e Principais Funcionalidades 3 2. Para acessar e instalar a aplicação 4 3. Conhecendo o FinanX Tela inicial de LOGIN Tela inicial do Sistema Menu de uso inicial e comunicação com equipe MeuSoft Navegação (Botões e uso) Menu de Tabelas Menu de Movimentação Pagamentos e Recebimentos 16 a) Para incluir um documento a Pagar 17 b) Para incluir um documento a Receber 19 c) Para liquidar um documento a pagar ou a receber Fluxo de Caixa Declarações (Mensal e Anual)- Exclusivo para MEI s Funcionário Empresa Funcionário Favorecidos Para cadastrar seus dados (Passo a Passo) 31 Tel: (71) Página 2

3 1. Objetivo e Principais Funcionalidades O FinanX é um sistema simplificado de gestão financeira para o controle das contas a pagar e receber de um pequeno negócio. Caso o usuário final seja um Micro Empreendedor Individual existem relatórios específicos para atender a Receita Federal. Pelo FinanX você pode ter: Registro e controle das contas a pagar e receber; Notificação na data do pagamento das contas a pagar e receber; Possibilidade de anexar arquivo de imagem dos boletos, NF s e recibos de pagamento facilitando o controle da documentação; Possibilidade de resgate dos arquivos de imagem anexados através download na estação de trabalho; Possibilidade de cadastramento das provisões de valores para pagamentos fixos tais como, aluguel, condomínio. Ou recebimentos para contratos de faturamento mensais; Acompanhamento dos lançamentos realizados em contas bancárias e cartões de crédito de modo facilitado; Apoio para acompanhamento da situação da empresa (relação entre as contas a pagar e receber); Possibilidade de controles adicionais para visualização das informações cadastradas, tais como, centro de custo, favorecidos, controles internos e competência. Acompanhamento das informações através consultas e relatórios. Tel: (71) Página 3

4 2. Para acessar e instalar a aplicação A aplicação deve ser adquirida na Loja Virtual Clique em DEMO preencha os dados para envio do com link e senha de acesso. Você receberá a confirmação do envio através mensagem. Com o clique no link de ativação. E confirme a instalação. Tel: (71) Página 4

5 Importante: lembre-se que o Windows tem recurso de segurança e que você vai precisar confirmar à instalação. Pelo Windows 8: Entre em MAIS INFORMAÇÕES e clique em EXECUTAR MESMO ASSIM Pelo Windows 7: Clique em PERMITIR O ícone de instalação será disponibilizado no menu iniciar: Clique para ter acesso à aplicação. Tel: (71) Página 5

6 3. Conhecendo o FinanX O sistema possui controle de acesso, desta forma, a tela inicial do sistema será para registro do Usuário e Senha que habilitam a entrada no sistema (LOGIN). Os passos são: Informe USUÁRIO registrado no sistema (se for o primeiro acesso veja no de instalação) Informe a SENHA para este usuário no sistema (se for o primeiro acesso veja no de instalação) Clique em Utilize o usuário e senha do de instalação para ter o acesso inicial. Clique em ENTRAR Nesta tela é possível: Minimizar, ampliar ou fechar a tela através dos botões windows no canto superior direito; Redimensionar a tela arrastando a marca no canto esquerdo inferior para o tamanho que deseja; Mover a tela clicando na marca MeuSoft até que apareça um símbolo da mão, após arraste; Selecionar a cor em que deseja utilizar o aplicativo. Clique na seta branca que aparecerá uma paleta com as cores disponíveis. Clique sobre a sua preferida. A tela terá sua cor modificada. Solicitar senha para acesso em caso de esquecimento, para isto clique na seta que as orientações serão fornecidas. Tel: (71) Página 6

7 Enquanto o sistema carrega são disponibilizadas algumas informações para o cliente 3.1 Tela inicial do Sistema A tela inicial do sistema lhe notifica das principais informações financeiras da empresa. Aquelas que estão atrasadas, que são para hoje, amanhã e em até cinco dias, para que se organize. Importante: Você pode acessar a tela de Pagamentos/Recebimentos a partir desta com um duplo clique no documento que deseja acessar. Para acessar a tela principal do aplicativo clique sobre Tela principal do sistema Opções de Menu Barra de rolamento opções Barra rolamento aplicações Tel: (71) Página 7

8 Cada quadro corresponde a uma opção do sistema. Para acessar o que deseja clique sobre um dos quadros no meio da tela (se tiver Windows 8 basta tocar sobre ele). Se a opção não estiver aparente use a barra de rolamento para mais opções. Perceba que existe uma barra de rolamentos para aplicações. Esta é uma facilidade da tecnologia MeuSoft que de uma aplicação você migra para outra. Prático, não? Para que serve cada quadro? Movimentação diária Tabelas Comunicação com MeuSoft Cada conjunto de quadros corresponde a uma necessidade. Principais opções do sistema que atendem a movimentação diária Tabelas em uso Comunicação com equipe MeuSoft 3.2 Menu de uso inicial e comunicação a) Alterar senha/login Vamos começar por estas! Ao clicar sobre o quadro aparecerá a seguinte tela: Marque o que deseja: Alteração de Senha Tel: (71) Página 8

9 Alteração de Login Alteração de Nome Alteração de SENHA Entre com a senha atual, Digite a nova senha (ela deve ter no mínimo quatro dígitos) e repita a mesma senha no campo seguinte redigitar senha. Em seguida clique no botão Aparecerá a mensagem de confirmação A partir de agora utilize sua nova senha Importante: Altere a senha inicial. Alteração de LOGIN Entre com o Login atual, Digite o novo Login (ela deve ter no mínimo quatro dígitos) e repita o mesmo Login, no campo seguinte, digite a senha. Em seguida clique no botão Aparecerá a mensagem de confirmação A partir de agora utilize seu novo Login Alteração de NOME Entre com o Nome registrado, Digite o novo Nome e repita o mesmo Nome, no campo seguinte, digite a senha. Em seguida clique no botão Tel: (71) Página 9

10 Aparecerá a mensagem de confirmação A partir de agora use seu novo Nome b) FAQ Dúvidas mais frequentes. Ao clicar sobre o quadro aparecerá a seguinte tela: Cada opção lhe dará acesso às dúvidas mais frequentes sobre cada tema: Instalação, Demonstração, Contratação, Garantia e Contato Humano. Para acessá-las clique sobre o botão avalie as questões e clique sobre aquela que deseja detalhar. Para retornar siga a mesma orientação. c) Sobre Conheça mais sobre nossos aplicativos e empresa. Texto explicativo. d) Aprovou o aplicativo? Aqui é o momento em que firmamos acordo com você. Se você deseja incluir seus dados, ou seja, sair da DEMO e cadastrar seus dados. Marque EM AVALIAÇÃO e. Na sua próxima entrada no aplicativo o banco de dados estará disponível para você. Mãos a Obra! Tel: (71) Página 10

11 e) Compartilhe Aqui você pode convidar seus amigos a compartilharem seu aplicativo. Marque como deseja compartilhar. O primeiro acesso (consulta) e definido a partir de: Agora, Escreva o nome do convidado, o dele e sua senha, após clique em Um será encaminhado ao seu amigo lhe permitindo o acesso de consulta a sua base de dados. Se selecionar REVER AMIGOS será apresentada a lista dos amigos que já convidou com o nível de acesso em uso (consulta). Aqui você poderá alterar o acesso para: Integral (incluir, alterar, excluir) ou revogar. Tel: (71) Página 11

12 f) Loja de Aplicativos Ao clicar nesta opção aparecerão os aplicativos disponíveis na loja MeuSoft que podem lhe interessar. Eles serão instalados como versão DEMO. Tel: (71) Página 12

13 3.3. Navegação (Botões e uso) Antes de explicarmos as opções vamos entender os botões que aparecem nas telas. Botão Ação Retorna tela anterior Edita os dados para alteração Inclui novo dado Exclui Apresenta Notificação (Busca na tela Pagamento /Recebimentos) Cancela registro Salva registro Primeiro registro Registro anterior Próximo registro Último registro Inclui pagamento Inclui receita Liquida pagamento ou recebimento Abre uma lista de registros Fecha uma lista apresentada Pesquisa Ativa seleção de parte de documentos Visualiza documento Permite colar documento originado no Paint Impressão Se esquecer, ao passar o mouse sobre o botão o aplicativo lhe lembrará o uso Tel: (71) Página 13

14 3.4 Menu de Tabelas São opções que chegam com dados cadastrados para facilitar seu trabalho. Mas você pode dar manutenção. A forma de cadastramento e navegação é igual. Utilizando os botões: Na sequência apresentada: Ir para o primeiro registro Ir para o registro anterior Ir para o próximo registro Ir para o último registro Editar (alterar) registro gravado, permitindo sua atualização. Use o botão Salvar que será habilitado para manter a alteração feita Excluir registro Adicionar registro. Quando for adicionar registro aparecerão para Salvar ou Cancelar Quadro de Tabelas a) Cargo Os cargos são utilizados no cadastro do funcionário. Verifique os existentes e inclua/cadastre aqueles que precisa. b) Competência A competência é um detalhamento que o usuário pode ter de acordo com a característica de seu negócio no lançamento dos pagamentos e recebimentos para melhor controle. Serve para separar despesas/receitas similares tais como, pagamentos referentes a alimentação, transporte, saúde, etc. Tel: (71) Página 14

15 c) Meio Financeiro Permite o cadastramento de meios financeiros que utiliza para o controle do dinheiro. Local onde realiza seus pagamentos e/ou recebimentos (contas bancárias) ou ainda Em espécie ou Em caixa. d) Controle Interno Permite o cadastramento de informações que servem para melhorar o controle de seu negócio no registro dos pagamentos e/ou recebimentos. Cada usuário pode definir o seu. Exemplo: se seu negócio é de eventos pode cadastrar o evento e relacionar todos os pagamentos/recebimentos a ele vinculados. e) Centro de Custo Permite o cadastramento de áreas/centros de custo que em seu negócio seja interessante controlar os pagamentos/recebimentos por eles. f) Bancos Permite o cadastramento de novos bancos, caso o seu não esteja na lista disponível. Tel: (71) Página 15

16 3.5. Menu de Movimentação São as opções mais importantes do sistema. Aquelas que você usará no dia a dia. Quadro das opções de movimentação Pagamentos e Recebimentos A mais importante é: Pagamentos/Recebimentos. Para usá-la utilize os botões: Na sequência: Permite lançamento de documento a PAGAR Permite lançamento de documentos a RECEBER Permite a baixa/liquidação de um documento Permite editar o documento selecionado Permite Excluir o documento. Aqui será sua tela de trabalho! Para adicionar um título use para PAGAR e Para RECEBER Tel: (71) Página 16

17 a) Para incluir um documento A PAGAR Clique em Preencha: Descrição: Informação para identificar a conta (título) Favorecido: Aquele a quem você vai pagar Ex: Bradesco Seguros, Cia de Energia,... Aqui, se você quiser, depois pode atualizar dados complementares no cadastro de favorecidos, tais como: banco, agencia, conta para pagamento. Para isto aperte o + ao lado do campo. Data de vencimento: Selecione a data no calendário Valor: Identificar valor Identificar se o valor é Estimado ou já Confirmado. Boleto: Incluir a foto do documento ou arquivo de imagem Novos botões. Na sequência: Busca do arquivo de imagem no computador o O arquivo PDF deve ser transformado em JPEG (imagem) através Paint Brush Captura documento exibido na tela permitindo que selecione a parte do documento desejada. Utilize os botões para Liberar a tela (do sistema) e ativar a do documento, selecione trecho e clique em SELECIONAR. Pronto! Ele estará disponível no aplicativo. Tel: (71) Página 17

18 Exclui documento incluído Abre a imagem e a expande Cola arquivo aberto no Paint Brush Vá completando o lançamento... no final, lembre-se de Salvar!!! Importante: Na DEMO o dado não será fixado, se entrar novamente no sistema, não encontrará. Mas aí basta entrar em contato conosco que você virá cliente e todos os seus dados serão guardados com segurança ou, se preferir, através opção Aprovou aplicativo? Você pode acionar a tela complementar se quiser detalhar mais informações sobre seu pagamento. Não são informações obrigatórias. Ele é acionado a partir da Selecione a partir da barra cinza um cartão de crédito, caso a compra tenha sido em cartão. Ele deve ser cadastrado em meios financeiros. Selecione a partir do cadastro efetuado no grupo de tabelas: a competência, centro de custo e controle interno vinculado, se não tiver, pode deixar em branco. Opção que permite repetir o mesmo pagamento em vários meses. Pode ser usado para compra parcelada, ou em pagamentos tipo aluguel que são valores iguais, Indique a quantidade de meses em que deseja ter o lançamento e acione REPLICAR. Tel: (71) Página 18

19 b) Para incluir um documento A RECEBER Clique em Preencha: Descrição: Informação para identificar a conta (título) Categoria da Receita: Selecione a categoria (clique na seta ) e selecione a opção A partir desta classificação o lançamento será registrado no relatório. Data prevista de recebimento: Selecione a data de calendário Valor: Digite o valor a receber Identificar se o valor é Estimado ou já Confirmado. Nota Fiscal: caso este recebimento tenha gerado uma Nota Fiscal informe o número neste campo. Os documentos que tiverem este campo preenchido aparecerão no relatório como receita com documento fiscal. Nota Fiscal ou proposta: Incluir a foto do documento ou arquivo de imagem Tel: (71) Página 19

20 Novos botões. Na sequência: Busca do arquivo de imagem no computador o O arquivo PDF deve ser transformado em JPEG (imagem) através Paint Brush Captura documento exibido na tela permitindo que selecione a parte do documento desejada. Utilize os botões para Liberar a tela (do sistema) e ativar a do documento, selecione trecho e clique em SELECIONAR. Pronto! Ele estará disponível no aplicativo. Exclui documento incluído Abre a imagem e a expande Cola arquivo aberto no Paint Brush Vá completando o lançamento... no final, lembre-se de Salvar!!! Importante: Na DEMO o dado não será fixado, se entrar novamente no sistema, não encontrará. Mas aí basta entrar em contato conosco que você virá cliente e todos os seus dados serão guardados com segurança ou, se preferir, através opção Aprovou aplicativo? Você pode acionar a tela complementar se quiser detalhar mais informações sobre seu recebimento. Não são informações obrigatórias. Ele é acionado a partir da Tel: (71) Página 20

21 Selecione a partir do cadastro efetuado no grupo de tabelas: a competência, centro de custo e controle interno vinculado, se não tiver, pode deixar em branco. Opção que permite repetir o mesmo recebimento em vários meses. Pode ser usado para parcelamento de vendas feito em valores iguais, Indique a quantidade de meses em que deseja ter o lançamento e acione REPLICAR. Campo livre para observação c) Para liquidar um documento a pagar ou a receber A partir da entrada de dados do título para receber ou pagar, você pode efetuar a quitação dando baixa e incluindo o comprovante de recebimento/pagamento na mesma tela, do mesmo jeito. Fácil e numa única tela! Para isto selecione o documento desejado na lista. No exemplo um documento a receber. Os documentos e dados aparecerão na tela ao lado. Clique no botão Tel: (71) Página 21

22 Indique a data de recebimento (selecione no calendário) Informe o valor Selecione a conta no Banco onde foi depositado(clique na seta ) Importante : Você pode incluir o documento de quitação conforme operação realizada na inclusão. Não esqueça de SALVAR Uma vez salvo o documento seu status muda: A RECEBER para RECEBIDO A PAGAR para PAGO Tel: (71) Página 22

23 Tel: (71) Página 23

24 3.5.2 Fluxo de Caixa Esta opção é utilizada para avaliação dos dados cadastrados. Serve para gerencia das informações e controle do seu negócio. Mostra a relação entre tudo que pagou e recebeu lhe dando uma ideia dos seus saldos (nos quadros na lateral da tela). Total do que foi recebido Total a receber Total Geral dos recebimentos Total de pagos Total de a pagar Total geral de pagamentos Saldo (diferença entre total de recebimentos e pagamentos). Este valor pode ser positivo ou negativo. Importante : Você pode incluir na parte superior da tela informações de data início e final de consulta, um saldo incial que tenha tido na data, pode filtrar apenas a pagar e a receber ou pagos e recebidos e ainda selecionar um meio financeiro utilizado, clicando na seta ). Tel: (71) Página 24

25 Declarações Importante: Se você é um MEI Micro Empresário Individual seus relatórios mensais e anuais estão prontos. a) MENSAL Indique o mês e ano desejado. O aplicativo efetuará o cálculo a partir de seus lançamentos. Use o MeuSoft MEI e acompanhe a vida financeira do seu negócio! Teste! Comprove! Dúvidas: Para imprimir clique na impressora Tel: (71) Página 25

26 b) ANUAL Selecione o ano desejado. O aplicativo efetuará o cálculo a partir de seus lançamentos. Para imprimir clique na impressora Tel: (71) Página 26

27 3.5.4 Funcionário Esta opção é para cadastrar os dados do funcionário que possui. Para inserir os dados do funcionário acione o e informe os campos: Nome completo do funcionário CPF Cargo (selecionar entre os disponíveis cadastrados a partir da tabela de cargos) Salário Bruto Salário Líquido Dia de Pagamento Data de admissão Status (ativo ou inativo) o Para cadastrar um segundo funcionário os demais cadastrados devem estar inativos Vale Transporte (indicar se recebe) Informações para pagamento em banco: Banco, Agência, Conta e Tipo da Conta Não esqueça de SALVAR Importante: Para alterar os dados use para excluir Tel: (71) Página 27

28 3.5.5 Empresa Nesta opção devem ser alterados os dados da Empresa Teste para a informação da sua empresa. Acione o e altere os dados de Nome (informando a razão social ou nome da sua empresa), CPF ou CNPJ e Endereço. Marcar caso seja Empreendedor Individual. Não esqueça de SALVAR Tel: (71) Página 28

29 3.5.6 Custos e Benefícios Nesta opção é possível avaliar as informações cadastradas na tela complementar e que detalham informações de seus lançamentos. Selecione o período: data inicial e final em que deseja visualizar as informações Marque que lançamentos quer visualizar: A pagar e a receber e /ou Pagos e recebidos Os demais campos podem ser visualizados de acordo com o cadastramento que fez na tela complementar de pagamentos/recebimentos: Centro de custo, competência, controle interno e/ou favorecido. Você pode selecionar mais de um campo simultaneamente. Caso queira desconsiderar marque no lado do campo Assim como no fluxo de caixa, o aplicativo totaliza no quadro ao lado as informações, mas diferente dele, calcula apenas os dados resultados do filtro: Total do que foi recebido Total a receber Total Geral dos recebimentos Total de pagos Total de a pagar Total geral de pagamentos Saldo (diferença entre total de recebimentos e pagamentos). Este valor pode ser positivo ou negativo. Tel: (71) Página 29

30 3.5.7 Favorecidos Nesta opção devem cadastrados seus clientes e fornecedores ou seja, aqueles a quem você paga ou recebe dinheiro. Esta informação será útil para você no registro de seus pagamentos e recebimentos. Da mesma forma dos demais acione para incluir os dados. Valem alguns esclarecimentos: Os dados de banco, conta, agência e CPF devem ser cadastrados quando forem feitas transações bancárias com os cadastrados pois facilita a visualização das informações na tela da liquidação. Não existem dados obrigatórios assim basta o nome do favorecido (cliente ou fornecedor) para cadastrar. Caso utilize este cadastrado, na opção de Custos e benefícios, você poderá visualizar a movimentação de apenas um favorecido para facilitar seu controle. Após cadastrar os dados não se esqueça de SALVAR Tel: (71) Página 30

31 4. Para cadastrar seus dados Quando você iniciar o uso do sistema indicamos a seguinte sequência para efetuar cadastramento: Passo1 Cadastre a Empresa Passo 2 Cadastre os meios financeiros Passo 2.1. Caso não tenha o seu banco no cadastro, cadastre o banco antes da agência e conta Passo 3 Caso deseje utilizar os controles paralelos (não obrigatórios) verifique os dados existentes para competência e centro de custo. Caso tenha algum controle interno necessário ao seu negócio faça o cadastro. Passo 4 Cadastre os Favorecidos Levante o nome de todos os fornecedores (aqueles a quem paga) e clientes (aqueles de quem recebe) para cadastro. Passo 5 Cadastre seus Pagamento/Recebimento (com ou sem tela complementar) e liquide na data. Passo 6 Acesse as opções de controle e relatórios Passo 7 Cadastre o funcionário caso deseje controlar suas informações Tel: (71) Página 31

32 Conheça também nossos aplicativos para ANDROID Tel: (71) Página 32

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