MIT041 - Especificação de Processos Padrão do Módulo Folha de Pagamento - Protheus Cliente: Caern - Companhia de Água e Esgoto do Rio Grande do Norte

Transcrição

1 Página: 1 de Introdução: O módulo Gestão de Pessoal faz parte do Microsiga Protheus, destinando-se ao controle e automação das atividades relacionadas à administração de pessoal, tais como a folha de pagamento, tributos incidentes sobre a folha, férias, rescisão contratual e obrigações anuais. Entre suas funções destacam-se: Rotinas Admissionais Controla contratos de experiência Emite termo de responsabilidade de dependentes Encargos de família Ficha salário família Emissão de Contrato de Trabalho integrado com Word Emissão de Documento Admissional integrado com o Word Tratamento de funcionários Horistas, mensalistas, tarefeiros, comissionado, diarista, autônomo, pró-labore (Brasil), semanalista, professores mensalistas e aulistas Controle de Dependentes Controle de Beneficiários Cálculo da Folha Adiantamento em Percentual e vários no mês Folha Semanal Folha Mensal Verbas Definição dos Impostos Definição de verbas que integram a média para cálculo de férias, rescisão e aviso prévio Especificação de roteiros para cálculo de verbas Definição de sequência dos cálculos das verbas Página 1 de 121

2 Cálculo de Férias MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 2 de 121 Cálculo Individual ou coletivo Cálculo de Pensão Provisão de Férias Emite Aviso de Férias Considera faltas não justificadas Emite Recibo de Férias Emite Recibo de Férias Coletivas Programação de Férias Relatório de Férias Calculadas Cálculo de Rescisão Calculo Coletivo Simulação de Cálculo Emite a Rescisão Contratual Calcula Rescisão Complementar Cálculo de Pensão Emissão da Guia de Recolhimento FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) Relatório do Seguro Desemprego Benefícios Adicional por tempo de serviço Controle de Vale Transporte Controle de Vale Refeição Controle de dois tipos de Assistência Médica Cesta Básica Seguro de Vida Aumento Salarial Calcula dissídio salarial Considera antecipações Considera proporcionalidade em relação a admissão Simulações Aumento de Tarefas Aumento Programado Dissídio Retroativo Página 2 de 121

3 13º Salário MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 3 de 121 Provisão do 13º salário Cálculo das 1ª e 2ª parcelas Cálculo do Complemento em Dezembro Relatórios Legais Relação de Líquidos em formulário/disquete Relação de Admitidos/Demitidos em disquete Termo de Responsabilidade Ficha Salário Família Guia do INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) - FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) Meio Magnético DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) em formulário/disquete RAIS (Relação Anual de Informes Sociais) em formulário/disquete DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais) GPS (Guia da Previdência Social) Contribuição Sindical Salário Contribuição Discriminação das Parcelas do Salário Contribuição Declaração de Encargos Família Controle de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) Manutenção de saldos Cálculos Mensais Extrato Ficha de Registro Informatizada Histórico das alterações salariais Histórico de afastamentos Controle das alterações cadastrais Histórico de férias Transferências de contribuições sindicais Foto Impressão Página 3 de 121

4 Página: 4 de 121 Integrações Módulo Ponto Eletrônico Módulo Contábil Lançamentos Automáticos Módulo Financeiro Provisões Férias 13º salário Fluxo Operacional A seguir é apresentada uma sugestão de fluxo de operação do ambiente Gestão de Pessoal, que deve ser utilizado como um apoio quanto à forma de implantação e operação do sistema. Pode-se, no entanto, cadastrar as informações de forma paralela, uma vez que, nas opções de atualização do ambiente Gestão de Pessoal, a tecla [F3] possibilita o sub-cadastramento em arquivos cuja informação está sendo utilizada. Portanto pode-se, por exemplo, cadastrar um Centro de Custo quando estiver atualizando o arquivo de funcionários. Desta forma, o fluxo operacional pode assumir algumas variações em relação à seqüência adotada, de acordo com sua conveniência. Página 4 de 121

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12 Página: 12 de Cadastros: Departamentos Neste cadastro devem ser relacionados os departamentos da empresa que são utilizados na montagem da estrutura dos cargos, onde é definido o departamento que pertence a cada cargo. Exemplo: Departamento Descrição 001 Financeiro 002 Compras 003 Recursos Humanos 004 Programação 005 Vendas Observação: O campo de departamento para utilização nos módulos de RH, independente do conteúdo do parâmetro MV_ORGCFG. Página 12 de 121

13 Página: 13 de 121 Sindicatos O cadastro de sindicatos substitui a inclusão que antes era realizada através da opção Parâmetros e possui campos para tratamento do Cálculo da Folha de Pagamento da Categoria Professores. As informações cadastradas, serão utilizadas nos seguintes procedimentos: Emissão da Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Informação da data para o Dissídio Coletivo da categoria Relação de Cargos e Salários Cálculo de Rescisões Contratuais Cálculo da Categoria Professor: conforme CLT e Convenção Coletiva de Trabalho Portanto, este cadastro define na folha de pagamento, o que deve ser considerado e calculado para cada funcionário, no que se refere aos direitos da categoria trabalhista à qual pertença. Página 13 de 121

17 Página: 17 de 121 Cargos O cadastro de cargos classifica a atividade do funcionário, sendo que para cada função definida para determinado funcionário, pode-se associar vários cargos. Neste cadastro é possível detalhar o cargo e sua responsabilidade, além de habilidades e relacionamentos internos. Exemplo: Cargo: OTA III Descrição sumária: Op. Tmk. Ativo III Descrição detalhada: Operador de Telemarketing, Ativo, nível III Responsabilidades: Realizar ligações telefônicas à carteira de clientes, previamente analisada e selecionada, oferecendo-lhe nossa linha de produtos, conforme orientação apresentada em treinamento prévio. As ligações serão gravadas para posterior avaliação e orientação. O operador exercerá suas atividades em sala apropriada, com equipamentohead-set telefônico. Relacionamentos Internos: Reporta-se ao Líder da equipe, que responde ao Coordenador da sua área, organizada por linha de produto. Habilidades: Facilidade de comunicação, domínio da língua portuguesa (escrita e falada), conhecimento de informática básica (Word, Excel, e Internet), disponibilidade de horário para turnos escalados, conhecimento de produtos gráficos (jornais e revistas), bom humor e disposto a crescimento profissional. Página 17 de 121

18 Página: 18 de 121 Funções Função é um conjunto de ações ou tarefas de natureza e níveis semelhantes, executadas por uma ou mais pessoas qualificadas ou com formação específica para tal. A função está diretamente ligada à natureza do trabalho e ao processo exigido para a produção de um bem ou de um serviço. Esta rotina cadastra as funções exercidas pelos funcionários da empresa. O código da função pode ser escolhido aleatoriamente. Observação: Conforme determinado pela CBO - Classificação Brasileira de Ocupações, a função deve ser informada de acordo com a legislação vigente. Página 18 de 121

19 Página: 19 de 121 Bancos Este cadastro permite a inclusão de bancos, caixas e agentes cobradores com os quais uma empresa trabalha. As contas correntes devem ser cadastradas individualmente, mesmo que pertençam ao mesmo banco. O cadastro de Bancos está presente em todas as transações financeiras do Protheus e é de extrema importância para controle do fluxo de caixa, emissão de borderôs e baixas manuais e automáticas dos títulos. Os saldos bancários são atualizados sempre que ocorrerem as operações de baixas a receber e a pagar no ambiente Financeiro e nas movimentações bancárias. O Sistema permite que as contas bancárias sejam bloqueadas, impedindo que determinadas movimentações utilizem o banco em questão. Quando a conta corrente estiver bloqueada para movimentações, será apresentada uma janela alertando o usuário. Este controle é possível nas seguintes rotinas: Inclusão de Recebimento Antecipado; Inclusão de Pagamento Antecipado; Transferência e Borderô (Contas a Receber); Borderô (Contas a Pagar); Baixas no Contas a Receber (Normal, Lote e Automática); Página 19 de 121

20 Baixas no Contas a Pagar (Normal, Lote e Automática); Movimentações Bancárias (Manuais, Transferências, etc.); Geração de Cheques (Junção, Cheques s/títulos e Avulsos). Página: 20 de 121 As contas correntes serão sinalizadas na janela de manutenção da rotina pela seguinte legenda: - Conta corrente liberada para movimentações - Conta corrente bloqueada para movimentações Centro de Custos O módulo Contabilidade Gerencial permite controlar até 3 níveis de custos, sendo estes préconfigurados de acordo com a necessidade da empresa. De forma hierárquica temos: Página 20 de 121

21 Nível Entidade Contábil Página: 21 de Centro de Custo 3 Item Contábil 4 Classe de Valor O nível 1, não relacionado na tabela, se refere à Conta Contábil. Importante: Somente nos módulos SIGACTB (Contabilidade Gerencial) e SIGAATF (Ativo Fixo) é possível configurar o nível de custos desejado, nos demais módulos o Sistema não permite cadastrar Item contábil nem Classe de Valor. Página 21 de 121

22 Página: 22 de 121 Lançamentos padronizados Gestão de Pessoal Os lançamentos do módulo Gestão de Pessoal devem ter códigos entre A01 e Z99. O arquivo SRZ (Resumo da Folha) contém os valores das verbas por centro de custo e devem ser informadas no lançamento padrão. Exemplo: SRZ -> RZ - Valor indica o valor da verba. SRZ -> RZ-CC - Indica o Centro de Custo da Verba. SRZ -> RZ-Tipo - "_" para Folha e 13 para 13º salário. Importante: A tabela a seguir apresenta alguns exemplos de códigos x lançamentos, entretanto esta relação não é fixa; para a contabilização das verbas da folha de pagamento, a atribuição dos códigos é determinada pelo próprio usuário, dentro da faixa. Lançamentos Padronizados Código A01 A02 A03 A04 A05 B01 B02 B03 B04 B05 B06 B07 Lançamento Salários a Pagar Férias Salário Família Salário Maternidade Pró-Labore INSS Empregados IRRF Assistência Médica Contribuição Sindical Faltas Aviso Prévio (Desconto) Outros Descontos Página 22 de 121

23 B08 Pensão Alimentícia Página: 23 de 121 B09 B10 C01 C02 C03 C04 C05 C06 Vale-Transporte Desc. Insuficiência de Saldo INSS Empresa FGTS Provisão de Férias Encargos Provisão de Férias Provisão de 13 salário Encargos de Provisão de 13 salário Página 23 de 121

26 Página: 26 de 121 Contribuição Patronal Esta rotina controla as contribuições patronais, ou seja, pagamentos legais realizados como débito em Folha de Pagamento aos sindicatos das categorias: Contribuição Associativa. Contribuição Sindical. Contribuição Assistencial. Contribuição Confederativa. Informações para RAIS As contribuições patronais devem ser informadas por filial na tabela de cada empresa, sendo que as informações mensais necessárias são: Sindicato para o qual foi efetuada a contribuição; esse sindicato deve constar do Cadastro de Sindicatos. Observação: Quando o recolhimento da Contribuição Sindical for efetuado de modo centralizado, informe apenas na filial centralizadora, o valor total da Contribuição Sindical. Estas informações são armazenadas na Tabela RCT Contribuições Patronais, sendo que as informações mensais necessárias são as mesmas da RAIS anterior. Rotinas envolvidas com a RAIS Cadastro de Verbas - Definindo a incidência da RAIS e o identificador de cálculo Horas efetivas trabalhadas. Parâmetros para Definição de Cálculo - Definindo o parâmetro 45 - RAIS e informações do PAT - Programa de Alimentação do Trabalhador Contribuição Patronal - Informando a contribuição por empresa e por filial. Cadastro de Centro de Custo - Informando o município em que o trabalhador prestou serviço no ano. Cadastro de Funcionários - Definindo os funcionários para RAIS, observando categorias e quantidade de horas trabalhadas. Página 26 de 121

27 Página: 27 de 121 Importante: A base legal define os procedimentos necessários nesta rotina. Nos casos em que houver informação de Contribuição Associativa a empresa será identificada para RAIS como sindicalizada. Para o Homolognet os campos devem ser preenchidos com os valores da contribuição da empresa, para que seja possível identificar o Sindicato Patronal a ser informado no Homolognet. Página 27 de 121

28 Página: 28 de 121 Verbas No Cadastro de Verbas são armazenados os pagamentos, descontos e bases de cálculo que serão gerados pelo sistema ou lançados manualmente. As verbas são utilizadas para demonstrar os pagamentos e descontos mensalmente nos diversos relatórios do sistema, bem como para atender às obrigações trabalhistas. Basicamente, as verbas estão divididas em: Proventos São verbas positivas, ou seja, verbas pagas ao funcionário. Descontos São verbas negativas, ou seja, verbas descontadas do funcionário. Bases São verbas compostas pela diferença entre as verbas de proventos e descontos, e tem como objetivo principal servir de referência para o cálculo de outras verbas, como por exemplo: INSS*, FGTS*, Imposto de Renda, Insalubridade, Periculosidade, etc. Assim, quando o sistema efetua o cálculo do INSS* (por exemplo), o primeiro passo será montar a base, somando todas as verbas de proventos que incidem INSS* (esta incidência é definida em cada verba através deste cadastro) e subtraindo todas as verbas de descontos que incidem INSS*. As verbas em sua maioria, serão calculadas automaticamente pelo sistema, que as identificará através do campo Id Cálculo, que cadastra o identificador de cálculo correspondente ao cadastro, sendo eles, efetivamente, que definem o que é a verba, ou seja, se é um pagamento, se um desconto etc. As verbas aqui definidas, com identificadores, serão geradas pelo sistema através dos diversos cálculos disponíveis no ambiente Gestão de Pessoal (Adiantamento, Folha de Pagamento, Férias, Rescisão, 13º salário, etc.) e armazenadas em suas respectivas tabelas, sendo posteriormente, após o fechamento mensal, transportadas para a tabela de movimento anual (SRD), ou arquivo de fechamento no seguinte formato RCeeaamm. Importante 1: O cadastro de Verbas é um dos cadastros mais importantes para que sejam efetuados os diversos cálculos do sistema. Sem ele, ainda que os valores de cálculos sejam gerados, não haveria como demonstrá-los. Portanto é de suma importância que sejam cadastrados todos os identificadores obrigatórios, com atenção especial às incidências, pois definirão a montagem da base para os diversos cálculos de pagamentos e descontos. Este arquivo, portanto, conterá todo o histórico do funcionário, referente aos valores recebidos ou descontados, que serão utilizados nas mais diversas rotinas do sistema, como: ficha financeira, relatórios para simples consulta e, até mesmo para atender obrigações trabalhistas/previdenciárias como SEFIP*, RAIS*, DIRF*, Informes de Rendimento, etc. Página 28 de 121

29 Página: 29 de 121 Importante 2: Alguns identificadores são obrigatórios uma vez que o ambiente Gestão de Pessoal está preparado para atender a legislação (CLT*). Com isso, ao cadastrar uma verba para cada identificador a rotina de cálculo estará pronta para gerar os cálculos disponíveis no sistema, como: folha de pagamento, adiantamento, férias, rescisão e 13º salário, etc. No entanto, de acordo com a necessidade, poderão ser criadas verbas não vinculadas a um identificador, como por exemplo, verbas de horas extras. As verbas de horas extras são específicas para cada empresa, pois os percentuais podem variar de acordo com as regras da convenção coletiva do sindicato da categoria a que pertencem os funcionários. Página 29 de 121

32 Página: 32 de 121 Complemento Trabalhista Permite efetuar o cadastro dos identificadores do complemento de RRA e a quantidade de parcelas utilizadas para pagamento das verbas de RRA. Página 32 de 121

34 Página: 34 de 121 Parâmetros Exclusivos Gestão de Pessoal Os parâmetros definidos no Gestão de Pessoal são identificados por um código e podem estar associados a campos. Para consultar um parâmetro, basta pressionar [ENTER] seguido de [F3] no campo respectivo (mesma forma de acesso às tabelas) Importação de Variáveis 03 Moedas e Cédulas 04 - Sindicatos 05 - Classe Salário de Contribuição 06 Mensagens 08 - Tabela INSS 09 - Tabela de IR 10 - Salário Família 11 - Salário Mínimo 14 - Encargos Empresa 15 - Complemento de GPS 19 - Composição do Mês 20 - Adicional Tempo de Serviço 32 - Tipos de Rescisão 39 - Seguro de Vida 41 - Indicador Econômico 44 - Convenção Coletiva 45 - Parâmetro RAIS 46 Tabela Dias de Férias 59 - Tarefas Iremos falar agora dos principais parâmetros referente às tabelas dos impostos, pois é uma das partes mais importante para o cálculo dos impostos na folha de pagamento. OBS: Na inclusão das tabelas de impostos a linha que estiver com o Mês e Ano em branco é a linha que o sistema irá utilizar para fazer os cálculos dos impostos. Página 34 de 121

35 Página: 35 de Tabela de INSS 09 Tabela de IR Página 35 de 121

36 Página: 36 de Tabela Salário família 11- Tabela Salário Mínimo Página 36 de 121

37 Página: 37 de Tabela Encargos da Empresa Página 37 de 121

38 Períodos MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 38 de 121 O cadastro de períodos armazena e controla os períodos para cálculo de vale-refeição e vale-transporte, definindo o seguinte: Mês e ano de competência Turno de trabalho Semana (para semanalistas) Tipo de dia (se trabalhado, não trabalhado, DSR ou feriado) Utiliza Vale-Alimentação Nesses períodos são controlados os dias trabalhados e não trabalhados para identificar o número de horas trabalhadas, horas de DSR (Descanso Semanal Remunerado), dias de vale-transporte e dias de vale-refeição, também nos casos de trabalho em período completo e nas situações de admissão e afastamento dentro desse período. Com base nos dias de vale-transporte informados em Atualização de Vales-transporte, será calculado o abatimento dos dias afastados por férias, temporários ou admissão no mês, verificando também a diferença de vales, ou seja, valor facial alterado durante o período de cálculo. Além dessas informações, deve-se informar os dias que compreendem o período, o número de dias considerados para cálculo. Para mensalistas, independente do valor informado no campo Dias Mensal, o sistema paga 30 dias. As horas trabalhadas e o DSR devem ser informados no parâmetro 19 - Composição do mês. Pelo período informado é gerado um calendário, apresentando os dias que compõem o período, sendo possível, nesses dias, parametrizar o seguinte: Se o dia será Trabalhado, Não trabalhado ou DSR; Se para este dia há direito a vale-transporte; Se para este dia há direito a diferença de vale-transporte; Se para este dia há direito a vale-refeição. Além disso, pode-se informar o número de horas trabalhadas e de DSR para determinado dia, para cálculo de horas trabalhadas e DSR, nos casos de dias proporcionais ao período. Para a geração da RAIS*, os dados a serem apurados incluem horas efetivamente trabalhada para cada categoria, sendo que para cada ano indicado no parâmetro de geração da RAIS* deve existir período cadastrado. Página 38 de 121

39 Página: 39 de 121 Bloqueios por Período Esta rotina permite que o administrador do Sistema bloqueie os cálculos, lançamentos e rescisões em períodos que possam comprometer o cronograma de pagamento, definidos pela empresa. Estes bloqueios propiciam maior segurança ao Sistema, pois não permitem a realização de cálculos, lançamentos, etc caso haja alguma restrição. Observação: Se houver necessidade de efetuar um cálculo no período bloqueado, este cálculo pode ser executado por um operador liberado pelo adminstrador. Página 39 de 121

40 Página: 40 de 121 Mnemônico Esta rotina permite cadastrar variáveis que serão tratados nas fórmulas. Fórmulas Este cadastro permite a manutenção de fórmulas que serão utilizadas no Roteiro de Cálculos. Fórmula é um conjunto de expressões que pode conter funções, campos de arquivos, mnemônicos, constantes e chamados de outras fórmulas. Esse cadastro possibilita montagem de cálculos específicos para atender acordos coletivos, e outras particularidades da empresa ou da categoria. O resultado de uma fórmula sempre será armazenado em um mnemônico previamente cadastrado em Cadastro de Mnemônicos. Página 40 de 121

41 Página: 41 de 121 Roteiro de Cálculo Esta rotina permite efetuar o cadastramento e manutenção dos Roteiros de Cálculos utilizados para o processamento da Folha de Pagamento, Férias, Adiantamento Salarial, Rescisão Contratual e 13º salário. O objetivo principal desta rotina é definir a sequência dos procedimentos de cálculo. O sistema dispõe de um roteiro padrão preparado para atender aos cálculos conforme a legislação vigente. Esse roteiro é criado automaticamente quando não existir nenhum item do roteiro cadastrado. Nos roteiros criados pelo sistema não é permitida a manutenção e o usuário só poderá habilitá-lo ou desabilitá-lo. Quando houver necessidade de alterar um cálculo padrão do sistema existe a opção de copiar o roteiro padrão, desabilitá-lo e criar o mesmo item em uma sequência diferente. Em qualquer sequência adicionada manualmente ao roteiro de cálculo deve-se, Página 41 de 121

42 Página: 42 de 121 obrigatoriamente, informar uma fórmula, que deve ter sido criada previamente no cadastro de Fórmulas. Dessa forma, os roteiros de cálculos constituem apenas sequências de procedimentos, ou seja, a ordem em que cada cálculo será efetuado. Os roteiros cadastrados são classificados conforme legenda. Os roteiros padrões do Sistema são: Roteiro Desc. Rotina Origem 131 1ª PARCELA DO 13º SALÁRIO SISTEMA 132 2ª PARCELA DO 13º SALÁRIO SISTEMA ADI ADIANTAMENTO SISTEMA FER FÉRIAS SISTEMA FOL FOLHA SISTEMA RES RESCISÃO SISTEMA Página 42 de 121

43 Página: 43 de 121 Gestão de Funcionários Esta rotina reúne as opções disponíveis para controlar toda e qualquer movimentação de funcionários, permitindo efetuar a inclusão e/ou manutenção de dados numa única opção. As movimentações que pode ser efetuadas por esta rotina são: Funcionários Funcionários Dependentes Beneficiários Programação de Férias Afastamento Lançamentos Lançamentos Mensais Valores Futuros Acumulados Recibos de Pagamento Tarefas Histórico Salarial Transferências Página 43 de 121

44 Trajetória de Trabalho Valores de Vale-transporte Página: 44 de 121 Funcionários O cadastro de funcionários é a base do módulo Gestão de Pessoal, alguns campos são de preenchimento obrigatório, pois representam o mínimo de informações necessárias para a utilização do sistema. Com base nos dados contidos neste cadastro serão realizados os cálculos de folha de pagamento, férias, afastamentos, poderá ser efetuado um controle de ponto e serão geradas as informações para a RAIS, DIRF e SEFIP. Os funcionários relacionados são classificados conforme legenda e sua respectiva função podem relacionar vários cargos. A situação de um funcionário é definida por meio do preenchimento do campo Sit. Folha na pasta Funcionais. Após o preenchimento deste campo, o Sistema altera o status do funcionário e muda a cor de classificação referente a ele. Quando este campo está em branco, significa que a situação do funcionário é normal. Página 44 de 121

45 Página: 45 de 121 Para a mesma função definida a determinado funcionário, é possível relacionar vários cargos. No Brasil, há um tratamento exclusivo para funcionários, de acordo com a Instrução Normativa INSS/DC nº 87. Importante: Para excluir um funcionário, é necessário certificar-se de que não existam quaisquer referências ao funcionário em outros arquivos, tais como: Acumulados Anuais (SRD), Movimento Mensal (SRC), Provisões (SRF), etc. Página 45 de 121

49 Página: 49 de 121 Estagiários O sistema trata a categoria de estagiários mensalista ou horistas e com a vinda do e-social o sistema passou a ter mais uma opção que será obrigatória para estágio que é as informações exclusivas de estágio e essa informação fica no botão Ações relacionadas no cadastro de funcionários. Ver imagem abaixo. Página 49 de 121

50 Página: 50 de 121 Autônomos Esta rotina cadastra os dados dos colaboradores autônomos. Página 50 de 121

51 Página: 51 de 121 Por conter os mesmos campos que o Cadastro de Funcionários, a opção Selec. Campos permite que sejam selecionados os campos necessários, a fim de tornar o Cadastro de Autônomo mais ágil, contendo apenas as informações pertinentes à sua categoria. Os colaboradores autônomos cadastrados são classificados de acordo com a legenda. Importante: Para a geração da DIRF, os prestadores de serviços que receberam honorários da empresa e não constam do Gestão de Pessoal cadastrados como Autônomos, devem ter suas informações importadas do Financeiro, na manutenção da DIRF, antes de gerar o arquivo magnético à Receita Federal. Tal importação é realizada diretamente pelo Financeiro e o processo a ser executado deve ser auxiliado pela própria área financeira da empresa. Dependentes Esta rotina cadastra os dependentes do funcionário. Página 51 de 121

52 Página: 52 de 121 Para o sistema, dependentes são as pessoas que possuem um grau de parentesco com o funcionário, como por exemplo: cônjuge, filhos, etc. Os dados dos dependentes são importantes porque influenciam diretamente no cálculo da Folha de Pagamento, pois para efetuar o cálculo do Imposto de Renda e do Salário Família*, o sistema verifica o conteúdo dos campos Dep. I.R. e Dep. Sal. Fam. do Cadastro de Funcionários. Observação: Estes campos são atualizados automaticamente com as informações do cadastro de Dependentes. Beneficiários Página 52 de 121

53 Página: 53 de 121 Este cadastro controla os dados dos beneficiários de pensão dos funcionários para cálculo e pagamento. O empregador pode utilizar os valores das pensões apenas para cálculo, ou pode descontá-los em folha. Podem-se cadastrar vários beneficiários para cada funcionário, estabelecendo, se necessário, diferentes critérios de pagamento para cada um deles. O sistema permite também que o beneficiário seja pago através de cheque, líquido folha ou líquido disquete. Programação de Férias A opção Programação de Férias permite o cadastramento da data inicial para o cálculo de férias programadas, permite definir férias coletivas, definir os dias e período inicial e final para férias pendentes entre outros controles de férias. No cadastro de Programação de Férias são definidas informações que serão utilizadas nos seguintes cálculos: Página 53 de 121

54 Provisão de Férias. Férias Coletivas. Férias Programadas. Página: 54 de 121 Vale salientar que é possível definir até três períodos de gozo para cada período aquisitivo, e que, o Sistema controla automaticamente a atualização da data-base de férias sempre que os dias de férias do período forem concedidos integralmente ao funcionário. Afastamentos Este cadastro permite realizar a manutenção dos afastamentos dos funcionários. Nesta operação, se o mês/ano de afastamento for igual ao mês/ano do processamento, o programa atualizará o cadastro de Funcionários. Podem ser controlados nesta rotina os afastamentos inferiores a 15 dias, sejam eles por motivo de doença ou por acidente do trabalho. Dessa forma, o Sistema numera a sequência de afastamentos automaticamente, inclusive os cadastrados anteriormente. Página 54 de 121

55 Página: 55 de 121 Aqueles por motivo de auxílio-doença e acidente do trabalho devem ser cadastrados com os códigos P e O, respectivamente, qualquer que seja o período de afastamento, no campo Tipo Afastam. Quando um novo afastamento corresponder à continuação de um afastamento anterior, já cadastrado, é necessário informar Sim no campo Cont. Af. Ant. (continuação do afastamento anterior) e, no campo Cont. Seq. (continua sequência), a sequência correspondente ao afastamento ao qual está sendo dada a continuidade. Às funcionárias é garantida pela Lei a licença maternidade, que lhes confere direito ao salário-maternidade, nos moldes desta lei. Importante: O registro que possuir o campo Cont. Sequenc. preenchido será tratado como uma prorrogação de afastamento referenciado. As rotinas de cálculo da Folha de Pagamento e geração da SEFIP*, obedecendo estes critérios, apuram a quantidade de dias em que o funcionário esteve afastado. Histórico de Contrato Página 55 de 121

56 Página: 56 de 121 Essa rotina cadastra os contratos dos funcionários residentes ou domiciliados no exterior, a fim de atender as necessidades legais da DIRF. As informações do Histórico de Contrato referentes a residência/domicílio no exterior e recolhimento de imposto de renda, durante o período de vigência do contrato em que o funcionário trabalhou no exterior, são utilizadas na Geração da DIRF. O sistema considera funcionários residentes ou domiciliados no exterior, aqueles que, no Cadastro de Funcionários, estiverem com o campo Res. Exterior preenchido com Sim. Observação: O funcionário pode possuir mais de um contrato no exterior, desde que não haja sobreposição de períodos de vigência entre eles. As tabelas básicas utilizadas no histórico de contratos são: S021 - Rendimento S022 - Formas de Tributação S023 - Beneficiários dos Rendimentos S024 - Códigos dos Países Página 56 de 121

57 Histórico de Salários MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 57 de 121 Esta rotina permite lançar as alterações salariais dos funcionários. O Histórico de Salários é compostos das informações dos valores dos salários que o funcionário já recebeu e das modificações de cargos/funções devido à alteração salarial. Quadro de Funcionários Permite o controle do número de funcionários da empresa por Centro de Custo, onde são apresentados, mês a mês, o número atual e seus respectivos custos relativos a salários. Pode ser realizada uma previsão de funcionários a serem contratados e estimados seus respectivos valores de custo. Página 57 de 121

58 Página: 58 de 121 Para estruturas organizacionais onde haja Centro de Custo sem alocação de funcionários, é possível mensurar as quantidades previstas e valores previstos normalmente, sendo assim possível incluir mais linhas de registros. Possibilita que sejam lançadas as necessidades de funcionários por função, gerando os dados na tabela RBD (Quadro de Funcionários por Função), para que as vagas sejam aprovadas e abertas no ambiente de Recrutamento e Seleção de Pessoal. Transferências Esta rotina tem por objetivo efetuar transferências individuais de funcionários entre empresas, filiais, centros de custo e matrícula. Página 58 de 121

59 Página: 59 de 121 Importante: Para que o controle das transferências seja efetuado corretamente, o arquivo de transferências (SRE) deve estar no modo de acesso compartilhado entre filiais e também entre empresas, ou seja, deverá ser configurado no SX2 para modo de acesso compartilhado e, além disso, se existir mais de uma empresa, o mesmo arquivo deve ser indicado para ambas as empresas. A cada transferência efetuada de: Empresa, Filial, Processo, Posto, Departamento, Centro de Custo, Item Contábil e/ou Classe de valor são gerados registros no arquivo SRE Transferências. O Sistema disponibiliza os seguintes tipos de transferências: Transferências entre Empresas/Filiais: Neste tipo de transferência, toda movimentação do funcionário permanece na Empresa/Filial de origem e será feita uma inclusão do funcionário na Empresa/Filial destino. Transferências entre Centro de Custo: O Sistema utiliza o mesmo registro do Cadastro de Funcionários (origem) para o funcionário destino, efetuando apenas a troca do centro de custo. Transferências entre Matrículas: Este tipo de transferência permite apenas no mês de admissão do funcionário, e enquanto não houver movimentação acumulada. Além disso, será permitido apenas quando não foi efetuado outro tipo de transferência ou movimentação do funcionário. Transferência de Funcionários por Departamentos: Permite a transferência de um funcionário ou de vários funcionários de uma vez (em lote), por Departamento ou Centro de Custo. Ao final de cada transferência, um histórico desta movimentação é gerado no Arquivo de Transferências. A partir deste histórico, procedem os devidos tratamentos nas rotinas: CAGED*, PROVISÃO DE FÉRIAS/13º., RAIS*, DIRF* etc. O sistema permite integração entre os ambientes Gestão de Pessoal e Controle de Qualidade (Quality), de forma a transportar os dados de transferência para os ambientes do Quality. Assim como na contabilização padrão, o parâmetro MV_ITMCLVL é verificado na transferência de funcionários, a fim de executar a contabilização por Centro de Custo (se conteúdo igual a2 - Não), ou por Item Contábil e Classe de Valor (se definido como 1 - Sim) que, neste caso, habilita os campos Item Contábil e Classe Valor no momento da transferência. Página 59 de 121

60 Para mais informações, consulte o tópico Contabilização da Folha. Página: 60 de 121 O Sistema disponibiliza a opção de seleção do ID de Transferência para efetuar transferência de mais de um funcionário, isto permite ao usuário transferir os mesmos funcionários de uma transferência efetuada anteriormente para outro destino ou até mesmo para retornar para a mesma, no caso de ter efetuado uma transferência incorretamente. Com essa opção não será necessário selecionar manualmente todos os funcionários que deseja transferir, basta selecionar um ID de Transferência que todos os funcionários daquele ID serão selecionados automaticamente. Antes de efetuar uma transferência o cliente pode optar por agregar campos do cadastro do funcionário para que sejam alterados no momento da transferência. Esta funcionalidade trata-se de um facilitador para que o cliente não precise acessar o cadastro de funcionários para alterar informações cadastrais que serão modificadas com a transferência. Reintegração Esta rotina permite readmitir ex-funcionários que, por decisão judicial, obtiveram este direito, passando a reintegrar o quadro de funcionários. Página 60 de 121

61 Página: 61 de 121 Observação: Somente funcionários que possuem rescisão efetivamente calculada podem ter a reintegração efetuada. A reintegração pode ser efetuada de duas formas: Retroativa à admissão Define que o funcionário será reintegrado, retornando à situação em que estava antes da rescisão, ou seja, mantendo a matrícula e a data de admissão originais. Ao selecionar esta opção, é obrigatório o preenchimento dos campos Data Reintegração e Data Base Férias. Ao confirmar a reintegração o sistema exclui todas as rescisões existentes para o funcionário, retornando-o à situação normal no campo Sit. Folha no Cadastro de Funcionários. A partir da data da decisão judicial Define que o funcionário será reintegrado utilizando matrícula e data de admissão nova. Ao selecionar esta opção, é obrigatório o preenchimento dos campos Data Reintegração e Nova Matrícula. Ao confirmar a reintegração, o sistema abre a tela do Cadastro de Funcionários com todos os campos preenchidos conforme sua matrícula anterior, onde deve-se apenas informar a data de admissão e efetuar os ajustes desejados. Viabilizando a reintegração de funcionários, os processos que geram o CAGED, o relatório de Admitidos e Demitidos e a geração da RAIS também integram-se a esta rotina, de forma a considerar o funcionário readmitido. Por consequência da reintegração, o sistema volta a controlar todas as informações vinculadas a este funcionário, como beneficiários, dependentes, férias, FGTS, INSS, 13º salário, IR etc. Página 61 de 121

62 Página: 62 de Benefícios: Planos de Saúde Ativos Permite informar os planos de Assistência Médica e Odontológica dos funcionários (titular, dependentes e agregados). Os dados dos dependentes e agregados estão vinculados diretamente com os dados do titular, e devem estar obrigatoriamente com o mesmo fornecedor do titular. Importante: A verba informada entre os planos de Assistência Médica e Odontológica devem ser diferentes. Para os planos do mesmo tipo, a verba pode ser igual ou diferente, nos casos em que o funcionário esteja vinculado em dois planos diferentes. Não é mais obrigatória a utilização de verbas com identificador de cálculo para os descontos do titular. Sendo assim, não é obrigatório remover o identificador de cálculo do Cadastro de Verbas já existente. Página 62 de 121

63 Página: 63 de 121 Principais Campos e Controles Tipo: Titular Informe se o plano corresponde a Assistência Médica ou Odontológica. Cód Fornece: Informe o código do fornecedor da Assistência Médica ou Odontológica. Tipo do Plano: Informe o tipo de cálculo do plano: Faixa Salarial, Faixa Etária, Vlr Fixo, % Salário. Cód. Plano: Informe o código do plano correspondente ao fornecedor e tipo de plano selecionado anteriormente. Verba Titular: Página 63 de 121

64 Página: 64 de 121 Informe a verba de desconto na folha, desvinculando a verba de desconto com identificador de cálculo assistência médica. Verba Dep/Agr: Informe a verba de desconto na folha para os dependentes e agregados. O desconto da Assistência Médica/Odontológica dos dependentes e agregados será realizado em uma única verba. Observação: Per. Início: Caso possua dependentes em planos diferentes, é possível utilizar a mesma verba em todos os planos. Período de vigência do plano de saúde. Per. Final: Caso o período final esteja em branco serão considerados vigentes. Sequência: Dependentes Sequência do dependente vinculado à tabela de dependentes. Nome: Nome do dependente. Este campo é preenchido automaticamente de acordo com a sequência selecionada do cadastro de dependente. Tipo do Plano: Informe o tipo de cálculo do plano: Faixa Salarial, Faixa Etária, Vlr Fixo, % Salario. Cód Plano: Informe o código do plano correspondente ao fornecedor informado no titular e o tipo de plano selecionado anteriormente. Per. Início Período de vigência do plano de saúde: O período de vigência dos dependentes deve respeitar ao do titular, ou seja, o intervalo deve estar dentro do intervalo do titular. Per. Final: O período de vigência dos dependentes deve respeitar ao do titular, ou seja, o intervalo deve estar dentro do intervalo do titular. Página 64 de 121

65 Página: 65 de 121 Agregados Sequência: Sequenciador automático do agregado. Nome: Informe o nome do agregado. CPF Agregado: Informe o CPF do titular, lembrando que para maiores de 18 anos o CPF é obrigatório para DIRF. Dt Nasci: Informe a data de nascimento do agregado. Tipo do Plano: Informe o tipo de cálculo do plano: Faixa Salarial, Faixa etária, Vlr Fixo, % Salário. Cód Plano: Informe o código do plano correspondente ao fornecedor informado no titular, e o tipo de plano selecionado anteriormente. Per. Início Período de vigência do plano de saúde. Per. Final: Período de vigência do plano de saúde: O período de vigência dos agregados deve respeitar ao do Titular, ou seja, o intervalo deve estar dentro do intervalo do titular. Histórico de Alterações de Planos Permite realizar ajustes para geração da DIRF, com a inclusão de novas linhas, exclusão ou alteração de itens já existentes. Página 65 de 121

66 Página: 66 de 121 Co-Participação/Reembolso Permite lançar os valores de Co-participação e Reembolso dos Planos de Saúde dos funcionários (titular, dependentes e agregados). Os pagamentos/descontos podem ser efetuados através da folha de pagamento e o controle é efetuado de acordo com este cadastro. A Co-participação são valores adicionais pagos pelos beneficiários às empresas operadoras de Assistência Médica/ Odontológica, quando participam do custeio de utilizações do plano, de acordo com política da empresa e contrato vigente com operadora, cujos descontos ocorrem em folha de pagamento mensalmente e a empresa faz o repasse à operadora. Algumas operadoras fornecem o arquivo para importação no sistema dos lançamentos destes eventos de Co-participação, porém, não será contemplado no produto pelo fato de cada operadora utilizar um layout diferente de arquivo. Os Reembolsos são os valores pagos aos funcionários, quando qualquer um dos beneficiários utilizar prestador que não seja credenciado na operadora de planos vigente da empresa. Normalmente os beneficiários (titular/dependentes e agregados) ao utilizarem Página 66 de 121

67 Página: 67 de 121 estes prestadores realizam o pagamento diretamente aos prestadores e posteriormente solicitam o reembolso à operadora através da empresa em que trabalham, no qual por vezes são reembolsados diretamente pela operadora. Cálculo dos Planos de Saúde Permite efetuar o cálculo de Assistência Médica/Odontológica dos funcionários (titular, dependentes e agregados) de forma independente do Cálculo da Folha de Pagamento. Página 67 de 121

68 Página: 68 de 121 Cancelamento do Cálculo de Planos Permite realizar o cancelamento do Cálculo dos Planos de Saúde. Página 68 de 121

69 Relatório de Cálculo MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 69 de 121 Emite o relatório de cálculo dos Planos de Sáude por tipo (Médica ou Odontológica) para conferência dos valores calculados. Integração com a Folha Permite efetuar a transferência do cálculo de Assistência Médica/Odontológica dos funcionários para a Folha de Pagamento. Página 69 de 121

70 Cadastro de Vale-Refeição MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 70 de 121 O objetivo desta rotina é o cadastramento dos vales-refeição que serão utilizados nos cálculos de benefícios. Nessa opção são cadastrados os diversos vales, bem como os seus respectivos valores, percentuais de desconto e teto de desconto. Além disso, também poderão ser cadastrados dias fixos para o cálculo dos benefícios. Página 70 de 121

71 Cadastro de Vale-Alimentação MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 71 de 121 O objetivo desta rotina é o cadastramento dos vales-alimentação que serão utilizados nos cálculos de benefícios. Nessa opção são cadastrados os diversos vales, bem como os seus respectivos valores, percentuais de desconto e teto de desconto. Além disso, também poderão ser cadastrados dias fixos para o cálculo dos benefícios. Página 71 de 121

72 Meios de Transporte MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 72 de 121 Nesta rotina cadastram-se os diversos meios de transporte, bem como os valores dos bilhetes e as quantidades disponíveis para a utilização dos funcionários da empresa. Este cadastro é essencial para o cálculo de vale-transporte e lançamento de respectivo desconto na Folha de Pagamento. Nesse cadastro são apresentados dois campos: Dias Fixos: Para informar a quantidade de dias fixos que serão utilizados para o cálculo do valetransporte. Tipo de Benefício: Deverá ser informado o tipo de benefício, conforme tabela S011 Tipos de Benefícios. Atualização de Vale-transporte Esta rotina efetua o cadastramento e manutenção individual dos meios de transportes utilizados pelo funcionário e a quantidade diária de vales que ele utiliza. Juntamente com os dados do Cadastro de Benefícios, Cadastro de Afastamento e Cadastro de Período ou Cadastro de Turnos, é calculada a verba referente ao desconto de valetransporte na Folha de Pagamento. No Cadastro da Verba de Desconto que utiliza o id-cálculo 051, deve-se informar o percentual a ser aplicado sobre o salário do funcionário para o cálculo do desconto, que não deve ultrapassar 6%. Essa rotina será responsável também pelo cadastramento dos vales-refeição e alimentação que serão utilizados nos cálculos de benefícios. Nessa opção são cadastrados os diversos vales, bem como os seus respectivos valores, percentuais de desconto e teto de desconto. Além disso, poderão ser cadastrados dias fixos para o cálculo dos benefícios. Página 72 de 121

73 Página: 73 de 121 Tabelas utilizadas nos Benefícios RFO Definição de Benefícios SRA Funcionários RFP Detalhes de Benefícios SR0 Itens de Benefícios RG2 Histórico de Benefícios Lançamentos Mensais Esta rotina permite o lançamento de valores que serão pagos e/ou descontados do funcionário em sua folha de pagamento. Os diversos tipos de pagamentos e descontos que ocorrem normalmente na folha dos funcionários, poderão ser previamente definidos no cadastro de funcionários (periculosidade, insalubridade, adicional por tempo de serviço, assistência médica, cesta básica etc.). Página 73 de 121

74 Página: 74 de 121 Restando tão somente as exceções (horas extras, falta/atrasos etc. - lançamentos que ocorrem com menos freqüência), que deverão ser lançados mensalmente no movimento mensal. Deve-se informar o código da tarefa, a data do lançamento, a data limite para pagamento da tarefa (opcional) e a quantidade da tarefa. Lançamentos por Verba Esta rotina permite lançar valores e/ou horas variáveis por verba do funcionário dentro do mês em aberto para cálculo. Estes valores constituem todas as ocorrências dentro do mês e que não estão previstas pelo cálculo automático, que afetam diretamente o Cálculo da Folha de Pagamento, como por exemplo: Faltas/Atrasos, Horas Extras, Farmácia etc. No fechamento mensal estes valores são transportados para o arquivo de Acumulado Anual. Em seguida, o sistema efetua uma limpeza no arquivo mensal, para que sejam lançados os valores do novo mês de cálculo. Importante: Página 74 de 121

75 As verbas com parcela 99 são consideradas fixas e não são eliminadas após o fechamento mensal. Página: 75 de 121 Lançamentos Futuros Esta rotina permite o cadastramento de valores a serem pagos/descontados no futuro, isto é, valores que deverão ser descontados ou adicionados no movimento do mês de acordo com a data do vencimento. Dentre as várias situações em que esta rotina pode ser utilizada, destacamos o exemplo de um funcionário que adquiriu um empréstimo da empresa. O desconto deste empréstimo poderá ser efetuado, definindo nos lançamentos futuros o valor total do empréstimo, o número de parcelas e o valor de cada parcela. Desta forma, o sistema desconta a cada mês, o valor da parcela, deduzindo-o do valor total do empréstimo. Com isso, limita-se a um único lançamento e o restante é calculado pelo sistema automaticamente. Página 75 de 121

76 Página: 76 de 121 O sistema mantém um histórico de lançamentos, armazenando todos os lançamentos efetuados, mesmo após o vencimento. Acumulados Anuais Esta rotina permite a manutenção no arquivo de Acumulados Anuais, onde estão armazenadas todas as verbas referentes a cada funcionário. Este arquivo armazena todas as informações pertinentes aos cálculos ocorridos durante o ano, sempre que a rotina Fechamento Mensal é executada. Dessa forma, os dados são armazenados na tabela SRD - Acumulados anuais, onde também, mês a mês, são gravados os dados mensais de cálculos da folha. Por isso é de grande importância na folha de pagamento, pois constitui o histórico de valores do funcionário, ou seja, tudo o que ocorreu com o funcionário e diz respeito a valores pagos ou descontados, ficará armazenado neste arquivo. Página 76 de 121

77 Página: 77 de 121 As informações aqui contidas serão utilizadas entre outras rotinas, na geração da RAIS*, DIRF*, Informes de Rendimento* e nos cálculos que utilizam média para efetuar pagamentos ao funcionário, como Férias, Rescisão e 13º salário. Importante: Os acumulados anuais somente podem ser refeitos quando existe o arquivo de fechamento mensal do mês, que possui a seguinte estrutura: RCeeaamm onde: ee indica o número da Empresa; aa indica os dois últimos dígitos do ano; mm indica o mês. Valores extras Esta rotina permite o lançamento e manutenção dos valores extras e/ou horas por funcionário. O lançamento de valores extras é muito semelhante ao processo da rotina Lançamento Mensal, porém seu objetivo principal é manter, separadamente, o controle de algumas verbas lançadas para o funcionário. As verbas extras devem ser lançadas no movimento mensal por meio da rotina Fechamento de Valores Extras, para que esses valores sejam considerados para pagamento em folha. Quando houver lançamento de valor extra, este deve obrigatoriamente referenciar-se à semana do lançamento, para que o sistema separe adequadamente cada movimentação, a fim de não unificar lançamentos e pagamentos distintos. O sistema permite o controle de até 99 lançamentos distintos, ou seja, 99 semanas. Para saber mais sobre geração de valores extras no Movimento Mensal através do Fechamento de Valores Extras, consulte o Cadastro de Verbas. Importante: Podem ser incluídos valores extras com verbas iguais, mas com centros de custo diferentes. Integração Word Página 77 de 121

78 Página: 78 de 121 Esta rotina efetua a integração dos dados do Microsiga Protheus com o Microsoft Word para criação e impressão de documentos. Os arquivos modelo (arquivos.dot) do Microsoft Word são utilizados para o desenvolvimento de outros documentos no Microsiga Protheus. Nos modelos disponibilizados é comum encontrar ocorrências com a expressão Doc Variables. Esta expressão identifica a substituição dos dados, ou seja, onde for encontrada esta expressão, o sistema a substitui pelo conteúdo da base de dados do Microsiga Protheus no momento da impressão. No tópico Variáveis e Modelos de Documento são apresentadas as variáveis que podem ser utilizadas na impressão de documentos. 4 - Consultas: Ficha de Registro A Ficha de Registro é um documento obrigatório para todas as empresas exigidas pelo Ministério do Trabalho e onde devem estar relatadas as qualificações civis ou profissionais Página 78 de 121

79 Página: 79 de 121 de cada trabalhador, dados relativos a sua admissão, duração do trabalho, férias e as demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador. Através de definições é possível separar os campos do Cadastro de Funcionários em agrupamentos, permitindo organizar a impressão da Ficha de forma mais adequada à sua visualização. Estes agrupamentos devem ser cadastrados de acordo com a necessidade de cada empresa, a fim de determinar a ordem, quais campos serão impressos e em que agrupamento. As definições efetuadas são válidas apenas para a Ficha de Registros e para a sua impressão, ou seja, qualquer alteração, como por exemplo na ordem dos campos, não influenciará em outros cadastros ou relatórios. Na impressão e visualização da Ficha de Registro são disponibilizados os dados do trabalhador, bem como as alterações salariais, afastamentos, contribuições sindicais, dependentes, férias e alterações cadastrais realizadas no Cadastro de Funcionários, de acordo com os parâmetros definidos para impressão. É possível fazer a impressão Ficha de Registro em modo gráfico e com a foto do trabalhador. Na Ficha de Registro estão disponíveis as opções: Definições - procedimento de seleção dos campos a serem apresentados na ficha de registro. Fichas - apresenta os dados cadastrais, números de documentos e demais informações do funcionário e respectivos valores salariais, de contribuições etc. Impressão - emite a ficha de registro configurada. Página 79 de 121

80 Página: 80 de 121 Consultar o Recibo de Pagamento Esta consulta permite verificar o recibo de pagamento em tela, no formato da impressão, visualizando os lançamentos relativos a: Pagamentos em Folha Adiantamentos 1ª e 2ª parcelas do 13º salário Movimentação em aberto no mês Movimentação de meses anteriores Também permite pesquisar funcionários, por índices diversos (matrícula, nome, números de documentos, etc.). Página 80 de 121

81 Página: 81 de Miscelânea (Cálculos): Cálculo de Adiantamento Esta rotina calcula o adiantamento dos salários dos funcionários. Por meio de parâmetros é possível definir a quantidade de adiantamentos a ser calculada. O cálculo dos adiantamentos verifica a quantidade de dias trabalhados no mês, considerando cada funcionário e se o funcionário foi admitido no mês, se iniciou ou terminou férias no mês e se iniciou ou terminou afastamento. Após tais verificações, apuram-se os dias trabalhados. Caso o parâmetro MV_ADTOPRO, esteja configurado com S (Sim), o adiantamento é calculado proporcionalmente aos dias trabalhados. Se o conteúdo do parâmetro for N (Não) e os dias trabalhados forem inferiores a 15 dias, o Sistema não calcula o adiantamento quinzenal. Página 81 de 121

82 Página: 82 de 121 Cálculo da Folha de Pagamento O ambiente Gestão de Pessoal processa o cálculo da folha de pagamento de todas as categorias profissionais. Página 82 de 121

83 Página: 83 de 121 Cálculo de Férias O módulo Gestão de Pessoal permite o processamento do Cálculo das Férias de todas as categorias funcionais. Como pré-requisito o Cadastro de Programação de Férias deve estar devidamente preenchido. Salienta-se que este cadastro deverá ser montado apenas na fase de implantação, pois o próprio ambiente o atualizará posteriormente. cálculo de férias baseia-se em diversos cálculos e verificações apresentados a seguir: 1. Salário Base Mês, Dia e Hora. 2. A valorização das verbas existentes é feita segundo os critérios abaixo: Se o Tipo da verba for H (horas) ou F (fixo) sem valor, a valorização é feita através da multiplicação da Quantidade de Horas da verba pelo salário-hora. Se o Tipo da verba for D (dias), o valor será o resultado da multiplicação da Quantidade de Dias da verba pelo salário-dia. Para cada verba valorizada são feitas as seguintes considerações: Se a verba possuir Incidência positiva para Incorpora Salário, seu valor é acrescido aos valores do Salário base Mês, Dia e Hora. Se a verba possuir Código Correspondente, o mesmo é gerado com as mesmas características da verba original. Médias de Horas Extras e Adicionais para Férias e 13º salário. Entrada de dados pelo usuário. Executa a valorização das verbas existentes novamente. Calcula o adicional por tempo de serviço. Calcula a periculosidade. Calcula a insalubridade. Calcula o valor da remuneração de férias, multiplicando o salário-dia pela quantidade de dias de férias. Calcula o reflexo da horas extras e adicionais no DSR. Calcula o abono pecuniário dividindo o total de proventos pela quantidade de dias de férias e multiplicando o resultado pela quantidade de dias de abono pecuniário. Calcula o 1/3 constitucional sobre o abono pecuniário. Calcula o 1/3 constitucional sobre a remuneração de férias. Calcula a antecipação de 1ª parcela do 13º salário, aplicando o percentual indicado no cabeçalho das férias sobre o salário-mês e, do resultado, subtrai as antecipações anteriores. Calcula o INSS sobre os valores de férias. Calcula Imposto de Renda sobre valores de férias. Página 83 de 121

84 Página: 84 de 121 Calcula o Líquido a Receber através do somatório das verbas de proventos, menos o somatório da verbas de descontos. Calcula o arredondamento de férias, se o parâmetro MV_ARREDFE estiver preenchido. Para empresas que calculam a média de férias, é possível calcular férias normais, programadas e coletivas, conforme definição do período de pesquisa das médias no parâmetro 3. MV_DTMDFER, e dos meses considerados para cálculo no parâmetro MV_NMESPER. Desconta os dias de afastamento por motivo de auxílio-doença e acidente do trabalho, previamente cadastrados com os códigos P e O, respectivamente, qualquer que seja o período 4. de afastamento. 5. Conforme parametrização de MV_DIA2501, considera quais dias de Natal e Ano Novo, e/ou véspera, nos meses de dezembro e janeiro, respectivamente, serão considerados no cálculo das férias para fins de Licença Remunerada (24, 25, 31/12 e 01/01). Cálculo de Rescisão O Gestão de Pessoal permite o processamento do Cálculo da Rescisão de Contrato de Trabalho e Cálculo da Rescisão Complementar, quando houver. Página 84 de 121

85 Página: 85 de 121 O cálculo de Rescisão baseia-se nos cálculos e verificações apresentados a seguir: Salário Base Mês, Dia e Hora A valorização das verbas existentes é feita seguindo os critérios abaixo: Se o Tipo da verba for H (horas) ou F (fixo) sem valor, a valorização é feita através da multiplicação da Quantidade de Horas da verba pelo salário-hora Se o Tipo da verba for D (dias), o valor será o resultado da multiplicação da quantidade de dias da verba pelo salário-dia. Para cada verba valorizada são feitas as seguintes considerações: Se a verba possuir Incidência positiva para incorporar ao salário, seu valor é acrescido aos valores do salário base mês, dia e hora. Se a verba possui código correspondente, o mesmo é gerado com as mesmas características da verba original. Dias de férias vencidas e proporcionais. Médias de horas extras e adicionais para férias vencidas, férias proporcionais, 13º salário e aviso prévio, conforme o caso. Entrada de dados pelo usuário. Executa a valorização das verbas existentes novamente. Dias trabalhados, considerando admissão, início ou retorno de férias, início ou retorno de afastamento e a data de demissão. Determina a quantidade de horas úteis e de descanso, a partir do Cadastro de Turnos de Trabalho ou do parâmetro composição do mês, se os respectivos campos do Cadastro de Turnos de Trabalho não estão preenchidos. Calcula o Adicional por Tempo de Serviço. Calcula a Periculosidade. Calcula a Insalubridade. Calcula Saldo de Salário pela multiplicação dos Dias Trabalhados pelo Salário-dia. Calcula o Reflexo das Horas Extras e Adicionais no DSR. Cálculo da Média de Férias, 13º salário e Aviso Prévio. Calcula Férias Indenizadas e Proporcionais com os respectivos adicionais. Calcula 13º salário Indenizado e os respectivos adicionais. Calcula o Aviso Prévio Trabalhado ou Indenizado, conforme o caso. Calcula o Salário Família. Cálculo da Multa por dispensa antes do término da experiência. Calcula a Contribuição Sindical. Calcula o Seguro de Vida. Calcula Assistência Médica. Convenção Coletiva. Desconto Integral dos Valores Futuros. Calcula INSS. Calcula INSS sobre valores de 13º salário existentes. Página 85 de 121

86 Cálculo da Pensão. Calcula Imposto de Renda sobre Salário. Calcula Imposto de Renda sobre valores de Férias existentes. Cálculo de Pensão de 13º salário. Calcula Imposto de Renda sobre valores de 13º salário existentes. Calcula o FGTS a ser depositado ou o provento do FGTS do mês, conforme o caso. Calcula a Multa sobre o Saldo FGTS, se for o caso. Calcula Contribuição Social sobre o FGTS. Página: 86 de 121 Calcula o Líquido a Receber através do somatório das verbas de Proventos, menos o somatório das verbas de Descontos. Por esta rotina, após manutenção do cálculo da rescisão podemos emitir o Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho. Férias Coletivas/Programadas Esta rotina efetua o cálculo de férias coletivas ou programadas. Página 86 de 121

87 Página: 87 de 121 O cálculo pode ser realizado pela média de férias, neste caso o parâmetro MV_DTMDFER deve definir a formação do período de pesquisa das médias, se pela data base ou pela data e início das férias. Esta configuração somente se aplica às empresas que calculam as médias de férias, utilizando uma quantidade de meses (Ex: 6 últimos meses, 3 últimos meses ou configuração similar). Importante: Este parâmetro não tem efeito para empresas que calculam a média pelo período aquisitivo do funcionário Cálculo de Rescisão Coletiva Esta rotina efetua o cálculo ou simulação de Rescisão Coletiva no Menu Miscelânea no subitem Cálculos, essa opção serve para empresas que desejam simular ou realizar várias rescisões de uma única vez, sendo todas com os mesmos tipos e datas. Os campos Situação do Funcionário, Data de Demissão, Tipo de Rescisão Rais e FGTS, do Cadastro de Funcionários, só serão alterados se forem selecionadas as opções Real ou Efetivação. Página 87 de 121

88 Página: 88 de 121 Ao efetuar o cálculo da rescisão coletiva verifica-se se há bloqueios definidos para a data do desligamento das rescisões que estão sendo calculadas. Caso seja encontrado algum bloqueio e o usuário que está efetuando o cálculo não estiver cadastrado como usuário liberado é apresentada a mensagem: Cálculo de Rescisão bloqueado pelo administrador no período 99/99/9999 a 99/99/9999. e a rescisão não é gravada. Caso não seja encontrado algum bloqueio e o funcionário tenha data de estabilidade informada no cadastro de funcionários, o calculo não é efetuado. Cancelamento de Cálculo Esta rotina efetua a eliminação automática de todos os cálculos já efetuados pela movimentação mensal. Deve ser executada quando houverem inconsistências nas verbas já calculadas. Página 88 de 121

89 Página: 89 de 121 Nessa rotina podemos fazer o cancelamento de diversas folhas com os seus diversos tipos. Tipos de cancelamentos: Informados Gerados Calculados Ponto Eletrônico Processar Para: Adto Folha 13º Salário Val. Extras Val. Futuros Geração de Verbas Esta rotina efetua a geração automática de valores no Arquivo de Movimentos Mensais (SRC), Valores Futuros (SRK). Página 89 de 121

90 Página: 90 de 121 São geradas quaisquer verbas, cujos lançamentos possam ser realizados em horas, dias, valor, percentual do salário ou percentual sobre outra verba e, ainda, aplica sobre turnos de trabalho do funcionário, conforme parametrização. Cálculo da Desoneração da Folha Esta rotina verifica as integrações, se configurada com os módulos Faturamento, Financeiro e Fiscal para apuração da Receita Bruta da competência e gravação dos registros da receita, na tabela auxiliar S033 Faturamento Mensal. A rotina também calcula a CPP, no Id 148 INSS Empresa, de acordo com a receita bruta obtida na competência se a empresa recolher uma parte da CPP sobre a receita e outra parte sobre a Folha de Pagamento. Ao calcular a CPP sobre a Folha de Pagamento é aplicada a alíquota reduzida sobre a base da Folha de Pagamento. Essa alíquota é apurada conforme a receita obtida da empresa e é centralizada, ou seja, a alíquota é aplicada para todas as filiais da empresa. Ao utilizar a integração do Faturamento e do Financeiro é gerado um arquivo.dbf para cada módulo, contendo os itens que foram considerados para a composição da base de cálculo. Importante: Página 90 de 121

91 Página: 91 de 121 Execute a rotina após o Cálculo da Folha e antes do Fechamento Mensal, pois é feita verificação dos lançamentos existentes na tabela SRC Movimento do Período e, a gravação da CPP é feita diretamente no Movimento Mensal. A rotina não calcula a CPP de períodos fechados. Atenção para os Requisitos, na configuração dos parâmetros: No Gestão de Pessoal: Parâmetro Conteúdo Descrição MV_DESFOL Ano e Mês de competência do inicio da desoneração da folha de pagamento. No Faturamento: Parâmetro Conteúdo Descrição MV_CFAREC (Vazio) Informar os CFOPs para serem incluídos, além dos pré-definidos, para considerar como receitas, no registro 0111, do SPED PIS/COFINS. MV_CFEREC (Vazio) Informar os CFOPS para não serem considerados como receita, no registro 0111, do SPED PIS/COFINS. No Financeiro: Parâmetro Conteúdo Descrição MV_RENTRIB.T. Considera as receitas financeiras não tributáveis. Ao ativar este parâmetro é necessário preencher o MV_NATRNT com o código da natureza. MV_APLFIN.T. Considera as aplicações financeiras. Ao ativar este parâmetro, é necessário preencher o parâmetro MV_APLNAT com o código da natureza. Página 91 de 121

92 MV_APLAPRO.T. Define qual registro de apropriação será utilizado. Se estiver cofigurado com.t., será utilizado à tabela SEI e, caso seja configurado com.f., será utilizada a tabela SR5. Página: 92 de 121 A tabela auxiliar S033 - Faturamento Mensal passa a ter a seguinte estrutura: Campo Descrição Utilização FILIAL Filial Indica a qual filial refere-se o registro do faturamento. MÊS/ANO Mês/Ano Indica de qual competência refere-se o registro do faturamento. SEQUENCIA Sequencia Campo sequencial utilizado pelo sistema. CODIGO Código da Atividade Indica o código de atividades, produtos ou serviços, de acordo com a tabela 5.1.1, do EFD - Contribuições. TIPO Tipo da Receita Indica o tipo do faturamento: 1 a receita refere-se a uma atividade beneficiada pela Lei; 2 a receita refere-se a uma atividade que não é beneficiada pela Lei. VALOR Valor Base para Cálculo Base de cálculo da contribuição previdenciária sobre a receita bruta. Cálculo: (RECEITA - EXCLUSOES - EXPORTAC) ALIQUOTA Alíquota Alíquota do faturamento que será aplicada sobre o valor do faturamento. CONTRIBUIC Contribuição Devida Contribuição previdenciária sobre a receita bruta. Cálculo: (ALIQUOTA x VALOR) RECEITA Valor da Valor da receita bruta total. Página 92 de 121

93 Receita Bruta Página: 93 de 121 EXCLUSOES EXPORTAC Valor das Exclusões à Base de Cálculo Valor das Exportações Valor referente às notas fiscais de devolução. Valor referente às exportações Importante: O identificador de cálculo Salário Contribuição Anterior a Desoneração (13o.Sal.), que contém a base de cálculo de 13º salário obtida antes do início de vigência da desoneração, deve ser cadastrado em uma verba do tipo Base e que não possua incidência para impostos, pois esse valor é utilizado para auxiliar na conferência dos valores. Este valor é gerado no Cálculo da Rescisão quando o funcionário demitido possui avos de 13º adquiridos antes do início da vigência da desoneração e a empresa efetua o recolhimento da CPP sobre a receita. Provisão (Férias e 13º) Esta rotina efetua a manutenção nos lançamentos de Provisão de Férias, 13º e 14º salários. Página 93 de 121

94 Página: 94 de 121 Estes lançamentos constituem o histórico de provisão dos funcionários, ou seja, por meio do cálculo de provisão são gerados, mês a mês, os valores a serem armazenados neste cadastro, podendo ser consultados, incluídos, alterados ou excluídos. Independentemente da configuração do parâmetro de provisão, o Sistema busca as seguintes informações: Tabela SRD - Acumulados Anuais, os dados referentes às Férias Tabela SRF - Provisões, os dados da Rescisão Tabela SRE - Transferências, as transferências realizadas entre Centros de custo Na geração dos relatórios de Provisão de Férias e de 13º salário, o Sistema apresenta estas informações numa linha em separado, demonstrando as baixas referentes a Férias, Rescisão ou Transferência. Provisão para Transferidos Se configurado para considerar os funcionários transferidos entre centro de custos, o funcionário transferido será impresso no centro de custo origem e destino, sendo que no centro de custo origem será realizada a baixa total da provisão e, no centro de custo destino, a contabilização total. Caso contrário, o funcionário transferido será impresso somente no centro de custo destino, sendo que no centro de custo origem permanecerá o valor até então contabilizado e, no centro de custo destino, a contabilização terá como saldo anterior o valor já provisionado no centro de custo origem. Formas de Cálculo Cálculo dos valores de provisão de férias e 13º salário: Considerando, Salário-base = x = 1.200,00 Meses trabalhados = 12 Mês corrente = n 1º Mês 2º Mês 3º Mês 4º Mês Mêsn Anterior (= Atual) 0 100,00 200,00 300,00 Atual Página 94 de 121

95 No mês (x / 12) MIT041 - Especificação de Processos Padrão 100,00 100,00 100,00 100, / / / /12 Página: 95 de 121 x /12 Atual (No mês) * (n) 100,00 200,00 300,00 400,00 (No Mês) (1200/12)*1 (1200/12)*2 (1200/12)*3 (1200/12)*4 * n Dessa forma, no relatório Provisão de Férias, o Sistema sempre lança o valor de 1/12 do salário de cada funcionário na linha No mês. Na linha Anterior, o Sistema lança o valor acumulado no mês anterior. Após o cálculo da provisão, o saldo atual calculado é subtraido do valor anterior, resultando no valor do mês a ser provisionado. Os demais valores apresentados correspondem a: Valor Adicionais Médias 1/3 Férias INSS Anterior 999,99 666,66 555,55 333,33 111,11... No Mês 999,99 666,66 555,55 333,33 111,11... Atual 999,99 666,66 555,55 333,33 111,11... Baixa Férias 999,99 666,66 555,55 333,33 111,11 Os cálculos efetuados para as provisões no mês são sempre: Salário/12 Adicionais - que correspondem a anuênio, periculosidade, insalubridade, adicional noturno, etc. Médias - que corresponde a comissões, horas-extras. 1/3 Constituinte - que corresponde ao valor de 1/3 de férias (Férias/3). Encargos da Empresa, conforme parâmetro 14 da Folha - INSS e FGTS (*). Exemplo de Provisão: Total Total de Férias D. de Férias Anterior ,00 Página 95 de 121

96 Página: 96 de 121 Faltas No Mês ,00 Saldo Atual , Transferência ,00 Val. Baixa 2 - Férias , Rescisão 1.600,00 No Mês - Baixa 3.300,00 Neste exemplo, os parâmetros configurados tratam apenas a transferência (Valor de Baixa 1). Por isso, a linha No Mês-Baixa está com o valor da linha No mês (11.000,00) - o valor da linha 1 - Transferência (14.300,00), ou seja: , ,00 = ,00. Se configurado para baixar férias, o valor será: No mês (Transferência + Férias). Se configurado para baixar férias e rescisão, o valor será: No mês (Transferência + Férias + Rescisão). Se configurado para não baixar, nenhum valor será baixado e não serão consideradas as transferências. Assim, somente o valor da linha No mês seria apresentado. Então, para encontrar o valor da linha No mês: (Atual + Transferência + Férias + Rescisão) Anterior Página 96 de 121

97 Página: 97 de Arquivos Magnéticos: Gerar SEFIP Por meio desta opção é possível gerar o arquivo com padrão exigido pela Caixa Econômica Federal, para prestação das informações na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social GFIP, em meio eletrônico, pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social SEFIP. Página 97 de 121

98 Página: 98 de 121 Depois da geração do arquivo o sistema apresentará esse log: Página 98 de 121

99 GRRF Eletrônica MIT041 - Especificação de Processos Padrão Página: 99 de 121 A Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS - GRRF é um método eletrônico desenvolvido pela Caixa Econômica Federal (CEF), que agiliza o processamento dos recolhimentos rescisórios de funcionários desligados da empresa. Esta rotina gera um arquivo texto denominado "GRRF.RE", a ser enviado para a CEF. GPS Eletrônica A GPS Eletrônica é o meio eletrônico para geração e envio da Guia da Previdência Social - GPS à Previdência Social. A GPS Eletrônica é gerada por meio dos layouts definidos pelos bancos e com modo gráfico de impressão. Para o cadastramento devem ser utilizadas as rotinas Cnab. O arquivo modelo do Banco Itaú (Sispag) é GPSITAU.PAG e o arquivo modelo do Banco do Brasil é o GPSBB.CPE, definidos no módulo Configurador. Os modelos existentes no sistema agilizam o processo de geração, portanto os layouts devem ser definidos e alterados de acordo com a necessidade. Caso o banco de recolhimento não seja Itaú ou Banco do Brasil, deve-se contatar o banco desejado para obter o layout a ser utilizado na geração da GPS Eletrônica e defini-lo no módulo Configurador. Página 99 de 121

100 Página: 100 de 121 Importante: O parâmetro MV_SPGP110, quando definido como.t. (true = verdadeiro), proporciona melhoria de performance na Contabilização e Resumo da Folha, ao gravar registros na tabela SRZ. Dessa forma, o Ponto de Entrada GP040SRZ não será executado. Arquivo Magnético - CAGED Esta rotina gera o arquivo magnético com os dados das movimentações (admissões/demissões) de funcionários durante o mês. O arquivo magnético CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados devem ser gerados e entregue mensalmente ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Após a geração do arquivo o sistema gerará um log com todos os funcionários que estão no mês e no final do relatório o sistema vai apresentar os admitidos e demitidos (movimentação) do mês em questão. Página 100 de 121

101 Página: 101 de 121 Detalhe: Só será necessário gerar o arquivo do Caged se tiver havido movimentação no mês, caso tenha tido não será necessário à geração desse arquivo. Seguro Desemprego WEB Com o objetivo de acelerar o processo de requisição do Seguro-Desemprego, o Ministério do Trabalho implantou o Seguro Desemprego WEB, um sistema piloto desenvolvido de modo experimental e envolvendo 71 empresas. Esta rotina utiliza o módulo SDWEB - Empregador, que permite ao empregador registrar, imprimir e enviar os documentos de seguro-desemprego, Requerimento do Seguro- Desemprego (RSD) e Comunicação de Dispensa (CD) ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) pela internet, dispensando a o uso de formulários em papel. Página 101 de 121

102 Página: 102 de 121 Geração de CNAB Esta rotina gera o meio magnético com os valores líquidos a serem enviados ao Banco, por meio de arquivo CNAB. Os valores gerados podem ser referentes a Adiantamentos, Folha de Pagamento, 13 o Salário, Férias, Extras, Rescisão etc. Somente é gerado um lote por arquivo. Para envio de pagamentos para Conta Corrente ou Conta Poupança é necessário à geração de dos arquivos, cada qual com um tipo de conta a ser creditada. Página 102 de 121

103 Página: 103 de 121 Reajuste Salarial Esta rotina calcula aumentos reais, antecipações salariais, dissídios coletivos, pisos salariais e também permite efetuar projeções salariais para uso gerencial. Os reajustes devem ser aplicados por faixas salariais e podem ser tanto em percentuais, quanto em valores. Exemplo: Faixa De Faixa Até % Valor 200,00 500, , , , ,00 100,00 Neste caso, o aumento salarial concedido foi de: 10% para os funcionários com faixa salarial entre R$ 200,00 e R$ 500,00; 5% para os funcionários com faixa salarial entre R$ 501,00 e R$ 1.000,00; R$ 100,00 para os funcionários com faixa salarial entre R$ 1.001,00 e R$ 5.000,00. O Sistema gera inicialmente um relatório com os valores a serem considerados no cálculo, para posterior aprovação. Observação: Antes de efetuar o reajuste salarial é recomendável efetuar uma cópia de segurança dos dados do Cadastro de Funcionários (SRA). Dissídio Retroativo Esta rotina calcula o percentual de reajuste sobre as verbas pagas em meses anteriores que necessitam do cálculo de percentuais sobre os valores pagos. Página 103 de 121

104 Através desta rotina é possível apurar: Página: 104 de 121 Diferenças a serem pagas por determinado período; Percentuais diferenciados para cada mês do período; O cálculo das diferenças será apresentado de forma analítica, verba por verba e mês a mês; Opção de selecionar as verbas que serão apuradas; Opção de selecionar uma ou mais verbas de pagamento das diferenças; Relatórios analítico ou sintético dos cálculos efetuados; Geração de pagamento parcelado com valor limite para parcelamento As opções apresentadas para a realização do cálculo do dissídio são: Calcular Excluir Impressão Geração Importante: Para desprezar registros indevidos gravados no Cadastro de Histórico Salarial (SR7 e SR3), está disponível o ponto de entrada GP690SAL. É aconselhável a realização de backup dos dados antes dos processamentos relacionados ao cálculo de Dissídio Retroativo, pois caso haja a necessidade de exclusão de cálculo cuja geração em folha já tenha sido realizada, será necessário o retorno das informações originais, devido à impossibilidade de excluir registros referentes ao cálculo de dissídio já gerado em folha de pagamento. Aumento Programado Tem como objetivo agendar aumentos salariais, que podem ser programados a ocorrer em uma data específica para os funcionários selecionados. Além do salário, o sistema permite que seja modificada a função, alterando automaticamente o Cadastro de Funcionários. Através da opção "Parâmetros", o sistema apresentará alguns campos que servirão de filtro para mostrar os funcionários que terão os aumentos programados. Página 104 de 121

105 Página: 105 de 121 O sistema permite cadastrar mais de um aumento salarial programado ao funcionário para a mesma data, quando o tipo de aumento for diferente. Esse exemplo ocorre quando há aumento referente a dissídio e promoção dentro do mesmo mês. A atualização de salários ocorrerá através da opção "Reajuste" ou da rotina "Atualiza Aumento Programado". Através da opção "Imprimir", o sistema apresenta um relatório dos funcionários que tiveram ou não programação de aumento salarial, e das programações que foram realizadas. 7 Títulos Integração com o Financeiro: Definição de Títulos Esta rotina define as regras para a geração dos títulos a pagar. Após definir as regras dos títulos, devem ser efetuadas a Geração, Manutenção (se necessário) e a integração com Financeiro, afim de que os esses títulos sejam efetivamente pagos. Na definição dos títulos, o Sistema considera as datas de vencimentos por funcionário e gera um título para cada tipo de pagamento, a fim de que os pagamentos tenham vencimentos diferentes para um mesmo funcionário. Página 105 de 121

106 Página: 106 de 121 Geração de Títulos Esta rotina gera o arquivo com os títulos a pagar a serem incluídos na rotina Contas a Pagar. Os títulos gerados somente serão incluídos no Contas a Pagar por meio da rotina Integração com Financeiro. Dessa forma, é possível conferir os dados, antes de efetivar a integração. Página 106 de 121

107 Página: 107 de 121 Manutenção de Títulos Esta rotina permite efetuar ajustes nos dados dos títulos antes da integração com o módulo Financeiro. Observação: Após a integração dos títulos com o módulo Financeiro, os títulos gerados por meio da rotina Geração de Títulos são utilizados apenas como histórico da operação e periodicamente podem ser excluídos a fim de facilitar a manutenção e controle dos novos títulos gerados. Página 107 de 121

108 Página: 108 de 121 Integração Financeiro Esta rotina transfere os títulos gerados por meio da rotina Gerar Títulos para o Contas a Pagar do módulo Financeiro. Uma vez executada a integração com Financeiro, o Sistema altera a situação dos títulos automaticamente para: 0 - Não Liberado - títulos que não foram selecionados para a integração; 1 - Liberado - títulos selecionados e integrados com sucesso; 2 - Inconsistente - títulos selecionados e com erro na integração. Após a integração com o módulo Financeiro, os dados desses títulos são utilizados apenas como histórico da operação e periodicamente podem ser excluídos a fim de facilitar a manutenção e controle dos novos títulos gerados. Dessa forma, quaisquer alterações/exclusões/inclusões devem ser efetuadas por meio da rotina Contas a Pagar. Página 108 de 121

109 Página: 109 de 121 Importante: Certifique-se de que os títulos foram gerados corretamente antes de efetuar a integração. Caso seja necessário efetuar ajustes nos dados dos títulos, utilize a rotina Manutenção. 8 13º Salário: Cálculo da primeira parcela do 13 salário Esta rotina processa o Cálculo da primeira parcela do 13º salário. O cálculo pode ser executado quantas vezes for necessário, pois a cada processamento, os valores anteriormente calculados são eliminados e um novo cálculo é feito. OBS: Esse cálculo poderá ser realizado a partir do mês de Fev/xx até o mês de Nov/xx vide CLT. Página 109 de 121

110 Cálculo da 2ª parcela do 13º salário Página: 110 de 121 Esta rotina processa o Cálculo da segunda parcela do 13º salário. O cálculo pode ser executado quantas vezes for necessário, pois a cada processamento, os valores anteriormente calculados são eliminados e um novo cálculo é feito. OBS: Esse cálculo será realizado no mês de Dez/xx até o dia 20, pois é o último dia para a entrega da Sefip do 13º, onde somente no mês de Dez/xx serão geradas duas Sefip s uma do 13º (declaratória) e outra da folha normal (Recolhimento). 9- Arquivos anuais: RAIS A RAIS - Relação Anual de Informações Sociais deve entregue pelas empresas, a fim de suprir as necessidades de controle, estatística e informações das entidades governamentais da área social. A RAIS deve conter as informações solicitadas pelas instituições vinculadas aos Ministérios da Fazenda, Trabalho, Interior e Previdência e Assistência Social, com relação: ao cumprimento da legislação relativa ao Programa de Integração Social - PIS e ao Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PASEP, sob a supervisão da Caixa Econômica Federal. às exigências da legislação de nacionalização do trabalho. ao fornecimento de subsídios para controle dos registros relativos ao FGTS - Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. ao estabelecimento de um sistema de controle central da arrecadação e da concessão de benefícios por parte do INSS - Instituto Nacional de Seguridade Social. a coleta de dados indispensáveis aos estudos técnicos de natureza estatística e atuarial dos serviços especializados dos Ministérios citados. Gerar Arquivo - RAIS Página 110 de 121

111 Página: 111 de 121 Esta rotina gera as informações que compõem a RAIS - Relação Anual de Informações Sociais, que deve ser entregue anualmente ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. Ao gerar o arquivo RAIS, o Sistema considera ex-funcionários readmitidos que obtiveram este direito por decisão judicial e passaram a reintegrar o quadro de funcionários. Manutenção do Arquivo - RAIS Esta rotina efetua a manutenção das informações geradas para RAIS, permitindo alterar ou incluir dados antes de serem enviados ao MTE - Ministério do Trabalho e Emprego. O documento RAIS - Relação Anual das Informações Sociais deverá ser preenchido pelas empresas, contendo elementos destinados a suprir as necessidades de controle, estatística e informações das entidades governamentais da área social. A RAIS contém as informações periodicamente solicitadas pelas instituições vinculadas aos Ministérios da Fazenda, Trabalho, Interior e Previdência e Assistência Social, especialmente no tocante: Ao cumprimento da legislação relativa ao Programa de Integração Social - PIS, e ao Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público - PASEP, sob a supervisão da Caixa Econômica Federal. Às exigências da legislação de nacionalização do trabalho. Ao fornecimento de Subsídios para controle dos registros relativos ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço - FGTS. Ao estabelecimento de um sistema de controle central da arrecadação e da concessão de benefícios por parte do INSS. À coleta de dados indispensáveis aos estudos técnicos, de natureza estatística e atuarial, dos serviços especializados dos Ministérios citados. Página 111 de 121

112 Página: 112 de 121 Dessa forma, a rotina de Manutenção de Arquivo tem o intuito de realizar eventuais acertos, complementações ou inclusa, caso haja necessidade, de funcionários que estejam ou não no cadastro de funcionários nos dados da RAIS informados pela rotina Gerar Arquivo RAIS. RAIS Arquivo Magnético Esta rotina gera a RAIS em arquivo magnético, conforme as especificações de layout estabelecidas pelo SERPRO. Após a geração, o arquivo deve ser submetido ao programa Analisador/Validador do SERPRO. Página 112 de 121

113 Página: 113 de 121 Gerar Arquivo da DIRF De acordo com a Instrução Normativa SRF nº 577, de 5 de dezembro de 2005, Parágrafo 1º, a DIRF - Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte deve ser apresentada por pessoas jurídicas e físicas, que pagaram ou creditaram rendimentos que tenham sofrido retenção do imposto de renda na fonte, ainda que em um único mês do ano-calendário ao qual se refere a declaração, por si ou como representantes de terceiros. Por meio desta rotina as informações necessárias são coletadas no Sistema, gerando um arquivo para posterior entrega à Receita Federal. O arquivo é criado a partir da verificação de verbas, datas e incidências, com base no cadastro de Acumulados e considerando a configuração dos parâmetros. O Sistema verifica o ano do processamento da DIRF (por exemplo: 2010) e os identificadores mencionados na tabela Incidências da DIRF, definida no Cadastro de Verbas. Nos casos em que houver necessidade de alterar, incluir ou excluir os dados para a geração da DIRF, utilize a rotina DIRF - Manutenção, antes de gerar o arquivo a ser enviado à Receita Federal. Para conferência dos valores gerados, pode-se utilizar a Ficha Financeira do funcionário, emitida por data de pagamento ou ainda o Relatório de Conferência da DIRF. A ficha demonstra as verbas e seus respectivos valores nos meses de pagamento, facilitando a conferência. Já o relatório de conferência demonstra os valores mensais de rendimento tributável, dedução e imposto retido. Página 113 de 121

114 Página: 114 de 121 Manutenção de arquivo - DIRF Esta rotina efetua eventuais acertos ou ajustes, quando houver inconsistências na Geração do Arquivo da DIRF. Página 114 de 121

115 Página: 115 de 121 Relatório de Conferência Emite a relação dos dados relativos à DIRF - Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte, tais como valores mensais de rendimento tributável, dedução e imposto retido, para conferência. Para os casos de entrega da DIRF por meio de formulário próprio, este relatório pode ser utilizado para transcrição das informações. Além desse relatório, a Ficha Financeira do funcionário também pode ser utilizada como conferência de dados da DIRF e Informe de Rendimentos, apresentando as verbas e seus respectivos valores nos meses de pagamento. Informe de Rendimentos O Informe de Rendimentos é um documento definido por lei, em que as fontes pagadoras informam os valores pagos durante o ano-calendário, para fins de declaração de Imposto de Renda. Toda empresa deve fornecer a seus funcionários o Informe de Rendimentos, destacando os valores pagos com rendimento, imposto de renda retido, contribuição à previdência, importâncias pagas a planos de saúde, férias, 13º salário etc. Esta rotina permite visualizar e imprimir os dados do Informe de Rendimentos. Arquivo Magnético - DIRF Esta rotina gera o arquivo magnético com os dados obtidos por meio da rotina Gerar Arquivo, conforme especificação da Receita Federal e de acordo com o layout definido no modelo PGD - Programa Gerador de Declaração. Os dados devem ser entregues à Receita Federal, em meio magnético, obedecendo ao critério de que cada CNPJ deve entregar um único arquivo magnético. Página 115 de 121

116 Página: 116 de 121 Importação de arquivos Está rotina tem como objetivo fazer a importação para dentro do sistema de acordo com o parâmetro 2 para os lançamentos mensais (SRC), valores extras e 13º salário (SRI). Página 116 de 121

117 Página: 117 de 121 Contabilização Esta rotina efetua a contabilização dos lançamentos da Folha de Pagamento e Provisões para o módulo Contábil, de acordo com os dados do arquivo SRZ - Resumo da Folha. Se houver necessidade de efetuar uma nova contabilização de determinado período, o sistema identificará que a rotina já foi executada e solicitará confirmação para a nova execução da contabilização. Contabilização MANAD Página 117 de 121

118 Página: 118 de 121 Segundo legislação vigente, empresas que utilizam sistema de processamento eletrônico de dados para registrar seus negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária que forem intimadas, devem apresentar os arquivos digitais contendo dados relativos aos seus negócios e atividades econômicas, seguindo as especificações e orientações do MANAD - Manual Normativas de Arquivos Digitais e de acordo com a fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária - SRP, bem como a documentação técnica completa e atualização de seus sistemas. Esta rotina armazena o histórico de contabilização, verba a verba, além de todos os lançamentos contábeis realizados, discriminando qual verba gerou lançamentos para determinada conta contábil/centro de custo. Este histórico permanece disponível para geração do registro K200 da rotina MANAD (módulo Fiscal). O MANAD gera os seguintes registros, pertinentes ao módulo Gestão de Pessoal: Registro K001, K050, K100, K150, K200 Contabilização da Folha de Pagamento K250 Mestre de Folha de Pagamento K300 Itens de Folha de Pagamento Resultado Refere-se à contabilização da folha de pagamento, informando o histórico de contabilização de todas as verbas. Gerado com base no Cadastro de Funcionários (SRA) e Acumulados Anuais (SRD). Gerado com base na tabela de Acumulados Anuais (SRD). Página 118 de 121

119 Página: 119 de 121 Fechamento Mensal Esta rotina gera o arquivo de movimento acumulado para os processamentos de folha de pagamento, atualizando os dados a fim de preparar o processamento da folha do mês seguinte, baseado nos dados do mês calculado. A rotina de Fechamento Mensal executa as seguintes operações nos arquivos: Prepara o arquivo de Lançamentos Mensais para o mês seguinte (SRC); Atualiza o Cadastro de Funcionário, em função dos dependentes que ultrapassaram o limite de idade para salário família e Imposto de Renda. Baixa as parcelas pagas do arquivo de Lançamentos Futuros (SRK). Grava os lançamentos do mês no arquivo de Acumulados (SRD). Atualiza a data base de férias dos funcionários que estiveram de férias durante o mês. Página 119 de 121

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