ROTEIRO BÁSICO PARA GERAR FOLHA DE PAGAMENTO

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1 ROTEIRO BÁSICO PARA GERAR FOLHA DE PAGAMENTO Nas páginas seguintes, você terá uma visão geral dos recursos disponíveis e das funções que o Persona pode automatizar. Sem entrar em detalhes, você saberá que passos seguir para calcular uma folha rapidamente. Empresas Efetua o cadastramento de empresas, criando uma estrutura de movimentações, inclusões de lançamentos e aberturas e fechamentos de exercício. Configuração São configurações já preparadas para as funções disponíveis no Persona, como cálculos, relatórios, ponto etc. Caso seja necessário, é possível alterar algumas informações como o parâmetro que o sistema utilizará, por exemplo, para a contagem do saldo de salário, se é mês comercial (30 dias) ou não comercial (conforme o número de dias do mês). Cálculos Esta função é dividida em várias guias usadas nos diversos cálculos existentes ou totalizações de eventos. São elas: Folha, Adiantamento, 13º Salário, Férias, Rescisão, Totais e Lucro Distribuído. Cada ficha possui eventos configurados e informações adicionais que servirão para os cálculos do sistema. Os eventos que servirão para a emissão de relatórios específicos, como o Informe de Rendimentos e a Rais, são configurados na ficha Totais. Cadastro Bancos: Cadastramento dos bancos que a empresa e/ou funcionários, autônomos, prestadores de serviço e estagiários mantêm conta corrente. O código do banco a ser criado permite até seis caracteres alfanuméricos. Os bancos cadastrados serão compartilhados por todas as empresas do Persona Gold. Agências: São as agências dos bancos criados anteriormente. Cadastramos aí as diversas agências onde empresa, funcionários, autônomos, prestadores de serviço e

2 estagiários mantêm conta corrente. O código da empresa a ser criado permite até cinco caracteres alfa-numéricos. As agências criadas serão compartilhadas por todas as empresas do Persona Gold. Sindicatos: Cadastramento dos diversos sindicatos da(s) empresa(s), incluindo o patronal e o dos funcionários. Divide-se em cinco guias: Cadastrais, Gerais, Anuênios, Feriados e Eventos. O código do sindicato a ser criado permite até três caracteres alfa-numéricos. Os sindicatos criados serão compartilhados por todas as empresas do Persona Gold. Tabelas Algumas tabelas já vêm cadastradas pela Nasajon, como a Tabela de Ocorrências, CBO etc. Outras deverão ser criadas pelo usuário. Algumas são compartilhadas entre as empresas e outras são somente da empresa selecionada. A maioria das tabelas permitem alterações por parte do usuário. Eventos Os eventos representam os movimentos que compõem a folha de um funcionário, tais como: Salário Base, INSS, Anuênio, Base de INSS etc. Antes de cadastrar um evento, é preciso saber como ele deve se comportar na folha, ou seja, se é um Rendimento ou Desconto, se incide em INSS ou não. A primeira janela é uma tabela que possui um resumo das informações sobre o evento. Ela fornece a possibilidade de ordenar a tabela por alguns dos campos como Código, Descrição, Unidade, Categoria e Tipo. Para editar um evento, basta clicar duas vezes sobre o mesmo ou selecionar o evento e clicar no botão Alterar. Para criar um evento, clique no botão Criar. O código a ser criado permite até quatro caracteres alfanuméricos. Os eventos criados servirão a todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Antes de trabalhar com esta tabela no Persona Gold, verifique se as características dos eventos estão de acordo com a forma de trabalho da empresa. Ex: o evento Repouso Remunerado pode ser considerado como um rendimento variável para uma empresa e para outras não. Importante: Como foi citado acima, a tabela de eventos é única para todas as empresas cadastradas no Persona. Assim, é preciso ter cuidado ao alterar qualquer evento, pois essa alteração influenciará também em outra empresa. Caso você tenha situações diferentes em mais de uma empresa, o ideal é criar um outro evento com a nova característica para aquela empresa. Faixas: Nesta função, teremos definidas seis tabelas: AUTO (autônomos), DDIR (valor

3 da dedução por dependente para o imposto de renda), INSS, IRRF, SAMI (valor do salário mínimo) e SFAM (valor do salário família). Os valores contidos nestas tabelas NÃO serão atualizados pela Nasajon Sistemas. Se necessário, pode-se criar outras tabelas de faixas, a serem usadas nos cálculos do sistema. O código de uma tabela de faixas a ser criada permite até quatro caracteres alfanuméricos. As tabelas de faixas são compartilhadas entre todas as empresas do Persona Gold. Para atualizar os valores de uma tabela já criada, basta clicar no botão representado por uma folha em branco, ao lado do campo Data de Criação e inserir a data a partir da qual será válida a nova tabela. Importante: Se você deseja atualizar uma tabela, INSS por exemplo, crie uma nova, conforme sugestão acima. Não altere uma tabela já existente, pois se for necessária a realização de algum cálculo em um mês anterior à nova tabela, o sistema buscará a tabela que estava em vigor naquela ocasião para o enquadramento. Concessionárias de Vale-Transporte: Cadastro de concessionárias de vale-transporte, como FETRANSPOR. Será vinculada ao cadastro dos vales-transportes na tabela de vale-transporte. Serve para gerar listagens de vales, vinculadas à concessionária. O código a ser criado permite até seis caracteres alfanuméricos. Esta tabela serve para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Tarifas de Vale-Transporte: Cadastro de todas as tarifas de vale-transporte, que serão vinculadas posteriormente aos funcionários. O código da tarifa a ser cadastrada permite até quatro caracteres alfanuméricos. As tarifas servirão para todas as empresas cadastradas no Persona Gold. Horários: Este item é destinado ao cadastro de horários dos funcionários da empresa. O horário criado será vinculado ao funcionário no seu cadastro. É utilizado para o cálculo do ponto, repouso remunerado (em alguns tipos de cálculos) e compra ou desconto do vale-transporte. O código do horário a ser criado permite até quatro caracteres alfanuméricos. Os horários criados servirão somente para a empresa selecionada, onde foi feito o cadastro do horário. Importante: Caso o repouso de algum horário seja escala, não deixe de preencher o campo folgas no mês ou entrar e preencher o quadro de folgas no botão escala. A ausência deste preenchimento influenciará diretamente no cálculo do vale-transporte ou no cálculo do repouso remunerado. Cuidado ao alterar qualquer horário existente. Como já citado, esse horário pode ser

4 compartilhado com todos os funcionários desta empresa, então, se você tiver mais de um funcionário utilizando o mesmo código de horário, a mudança que você fizer afetará também o outro funcionário. Se não é isso o que você deseja, crie um novo código de horário para cada situação. Divisões: As divisões são os departamentos da empresa. Os códigos criados serão usados no cadastro do funcionário. Um novo código permite até dois caracteres alfanuméricos. Esta tabela pertence somente à empresa selecionada. Existem duas guias na tabela de divisões, uma chamada Gerais, utilizada para o cadastramento, e a outra chamada Feriados. Um exemplo de utilização desta tabela é quando existem divisões em municípios diferentes. Neste caso, deve-se cadastrar os feriados de cada município, cada um em uma divisão. Funcionários Cadastro: Neste módulo são cadastrados os funcionários e os sócios-diretores. O que irá diferenciar esses dois cadastros será o tipo de admissão, o vínculo e a categoria do FGTS. O módulo Cadastro divide-se em oito guias: Gerais, Pessoais, Documentação, Outros, Vale-Transporte, Ocorrências, Movimentos e Anexos. Movimentos Os movimentos dos eventos a serem lançados para o cálculo da folha de pagamento podem ser feitos de quatro maneiras no Persona Gold. Estamos falando de eventos como Salário Base, Horas Extras, Faltas, Atrasos, Comissão etc. A saber: Empresa Um evento movimentado por esta função será lançado para todos os funcionários da empresa. Se na sua empresa todos os funcionários recebem salário base, o evento 00S1 (Salário Base) pode ser movimentado através desta função. Entretanto, se alguns são mensalistas e outros horistas, o salário base não poderá ser movimentado desta forma. Os movimentos feitos por esta função possuem a cor verde. Movimentos lançados nesta tela não servem para diretores cadastrados no sistema. Divisão Com esta função, é possível selecionar uma determinada divisão e movimentar um evento somente para esta. Ao calcular a folha, o sistema lançará este

5 evento somente na folha dos funcionários que pertençam a esta divisão. Os movimentos feitos por esta função têm a cor azul. Sindicato Com esta função, podemos selecionar um determinado sindicato e movimentar um evento somente para ele. Ao calcular a folha, o sistema lançará este evento somente na folha dos funcionários que pertençam a este sindicato. Os movimentos feitos por esta função têm a cor cinza. Cálculos Folha O cálculo da folha irá ler todos os eventos movimentados para os funcionários e efetuará o processamento destes eventos, observando suas incidências, acúmulos etc. O cálculo pode ser feito para todos os funcionários, para uma camada de funcionários, funcionários intercalados ou para uma divisão. Os campos Mês Corrente e Data de Pagamento podem ser alterados, de acordo com a necessidade. Adiantamentos O cálculo do adiantamento de salário é feito em cima de um percentual estabelecido pela empresa (Sistema/Configuração/Geral ou Funcionário/Cadastro/ Outros). Permite calcular para todos os funcionários, ou somente para uma camada de funcionários selecionados. O sistema automaticamente se encarregará de descontar esse valor pago no cálculo da folha. Férias O cálculo das férias pode ser feito por funcionário ou por divisão (férias coletivas). Permite a visualização dos cálculos efetuados e a emissão de relatórios, antes da confirmação do cálculo. Ao confirmar um cálculo de férias, o sistema lança no cadastro do funcionário, guia Gerais, a situação 40 Férias. E, na guia Ocorrências, o dia de início das férias com a respectiva ocorrência, indicando inclusive a qual período aquisitivo se refere e quantos dias de gozo foram tirados. Existe também a opção de atualizar o período aquisitivo do funcionário. Início P.A e Fim P.A Opcionalmente, você pode digitar nestes campos a data de início e fim do período aquisitivo do funcionário. Caso os campos sejam deixados em branco, o sistema calculará as datas de acordo com o campo Último Período Aquisitivo, da ficha do funcionário. O preenchimento dos campos só é

6 necessário em casos muito específicos como algumas categorias com períodos inferiores a um ano. Você pode ainda pagar o adiantamento de 13 junto das férias e demonstrá-lo no recibo. Se as férias não começarem no primeiro dia do mês, você poderá optar por já calcular o saldo de salário devido ao funcionário, bastando para isso marcar a opção calcula folha do mês. Rescisão O cálculo da rescisão pode ser feito por funcionário e por divisão. A opção divisão se refere a rescisões coletivas. Antes, será necessário passar informações como tipo de dispensa, dias de saldo de salário, aviso prévio etc. Em caso de rescisão coletiva, o saldo do FGTS deverá ser informado no cadastro do funcionário. Antes da confirmação do cálculo, é possível a visualização do termo da rescisão de contrato, do relatório de acompanhamento onde os cálculos são descritos e de valores de FGTS. Ao confirmar um cálculo de rescisão, o sistema insere no campo Situação o código 60 Afastado Definitivamente e ainda insere a data e a causa de afastamento nos campos específicos para isso. Na guia Ocorrências do cadastro, o sistema armazena a data do afastamento e a ocorrência do afastamento da rescisão. 13º Salário O cálculo do 13º pode ser feito por Funcionário, Divisão ou Sindicato. Neste módulo, podemos calcular o adiantamento do 13º, a parcela final ou o complemento do 13º, sendo que, neste último, somente é permitido o cálculo em janeiro do ano seguinte, pois será calculado baseado nos rendimentos variáveis e horas extras de dezembro. Quando o cálculo do adiantamento do 13º é processado, o sistema guarda o valor pago para abater no cálculo da parcela final. Desprocessar Permite desprocessar qualquer cálculo efetuado, quantas vezes forem necessárias, por Funcionários ou por Divisão. Caso o cálculo da folha, por exemplo, tenha sido feito para todos os funcionários e o cálculo de somente um funcionário estiver errado, podemos desprocessar o cálculo apenas deste funcionário, selecionando a matrícula dele. Antes de confirmar o desprocessamento do cálculo, verifique se os campos Mês e Tipo de Folha estão preenchidos corretamente. Relatórios Emite relatórios oficiais e de apoio ao Departamento de Pessoal e à Contabilidade. Apresentamos os principais.

7 Mensais Destacam-se nesta opção os relatórios de folha de pagamento, recibo de pagamento, GPS etc. Em disco Destacam-se a SEFIP /GRRF, CAGED, RAIS, DIRF etc. Estes arquivos deverão ser validados pelos programas liberados pelo Governo, específicos a cada um. Esperamos que com este passo a passo você consiga calcular a Folha de Pagamento de sua empresa, de uma forma simples e prática.

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