DETALHAMENTO DA APLICAÇÃO DO ESCOPO NA GESTÃO DE PROJETOS

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1 DETALHAMENTO DA APLICAÇÃO DO ESCOPO NA GESTÃO DE PROJETOS DETAILING THE APPLICATION OF SCOPE IN PROJECT MANAGEMENT Janderson Gabriel Limeira Fernandes¹, Rafael Arai Gomiero², Ana Paula Garrido de Queiroga 3, Eduardo Meireles 4 ¹Graduando do curso de Engenharia de Produção, UNILAGO, j_fernandes01@hotmail.com ²Graduando do curso de Engenharia de Produção, UNILAGO, rafaeuarai@gmail.com 3 Docente do Curso de Engenharia de Produção, UNILAGO - anaproj.eng@gmail.com 4 Coordenador do Curso de Engenharia Civil e Engenharia de Produção, UNILAGO - eduardome@terra.com.br Resumo: A definição do escopo de um projeto é um importante passo a ser dado pelas organizações para auxiliar nas tomadas de decisões que podem acarretar no sucesso ou o fracasso do empreendimento. Neste presente artigo, o assunto a ser abordado é a importância do planejamento do escopo no gerenciamento de projetos baseado no Guia PMBOK (Project Management Book of Knowledge) e suas boas práticas, uma vez que, neste processo, são definidas as principais entregas, definições e premissas. Dentre os seis processos do gerenciamento (planejar, coletar os requisitos, definir o escopo, criar a EAP, validar o escopo e controlar o escopo), esta pesquisa dá ênfase à criação da EAP e sua representação gráfica. Outro ponto a ser destacado é o ciclo de vida dos processos onde é possível visualizar cada etapa do processo em conjunto com o andamento do empreendimento. Palavras-chaves: Escopo, EAP, Ciclo de vida. Abstract: Defining the scope of a project is an important step for organizations to assist in making decisions that can lead to success or failure of the project. In this article, the subject to be addressed is the importance of project planning in project management based on the PMBOK Guide and its good practices, since in this process the main deliverables are defined, definitions and assumptions. Among the six management processes (planning, collecting requirements, defining scope, creating EAP, validating scope and controlling scope), this research emphasizes the creation of EAP and its graphical representation. Another point to highlight is the process life cycle where it is possible to visualize each step of the process in conjunction with the progress of the project. Keywords: Scope, WBS, Lifecycle. 1. INTRODUÇÃO O mercado atual vem se modernizando dia após dia e cada vez mais, a agilidade e o senso de urgência têm se tornado fatores importantes para as tomadas de decisões de um projeto. Os gerentes de projetos têm de lidar com prazos e orçamentos desafiadores, buscando alternativas para gerenciar sua equipe de forma que sejam capazes de cumprir o dever ao qual lhes foram concebidos. São exemplos de projetos, segundo o PMI - Project Management Institute (2018): O desenvolvimento de um software para a melhoria de um processo; A construção de um prédio ou uma ponte; O esforço de socorro após um desastre natural; A expansão geográfica das vendas em um novo mercado; O gerenciamento de projetos tem por objetivo delinear o andamento de uma determinada tarefa a ser executada assegurando que todos os requisitos previamente estipulados pelo escopo cheguem ao produto final dentro do prazo e orçamento pré-estabelecidos. De acordo com o PMI (2018), um projeto é único e temporário, ou seja, possui um início e um fim definidos. Um projeto, portanto, pode ser resumido como a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atingir os requisitos pretendidos.

2 O gerente de projetos não faz tudo sozinho. É necessária uma equipe bem estruturada, trabalhando em harmonia, não necessariamente juntas. Às vezes as equipes trabalham em organizações diferentes e até em países diferentes. Estas equipes trabalham em prol de um objetivo em comum: finalizar o projeto. Diz-se que um projeto foi bem-sucedido quando realizado conforme planejado. O resultado final do projeto, ou seja, o produto final ao qual o projeto foi elaborado, depende de um planejamento meticuloso e detalhado. Observa-se atualmente nas organizações, diversas ações no sentido de buscar inovação e crescimento baseados em projetos. Os projetos de pesquisa ajudam as instituições de ensino a disseminarem o conhecimento e a criação de novos produtos e processos. Já nas empresas, os projetos promovem mudanças nos negócios que garantam a sustentabilidade e a vantagem competitiva, tão importantes para os mercados globalizados atuais. De acordo com Emerson Augusto Priamo Moraes (2012), [...] com a crescente demanda por projetos, os mesmos se tornam cada vez mais complexos, e com isso os gestores devem estar atentos à necessidade de técnicas e ferramentas adequadas que proporcionem um bom gerenciamento. Diante dessa situação, planejar o projeto é de fundamental importância. O planejamento mostra uma visão ampla de fatores que delimitam ou que podem delimitar o andamento de um determinado projeto. O escopo do projeto engloba várias atribuições, dentre elas estão: O que deve ser feito; Quem deve executar o projeto, suas funções e responsabilidades; Definição do cronograma; Levantamento dos riscos; Apresentação de um orçamento; Estipulação dos padrões de qualidade a serem seguidos; Elaboração de um plano do gerenciamento do projeto, que conduzirá o andamento do projeto. Portanto, é na fase de planejamento que deve ser realizada uma análise das restrições do projeto, em outras palavras, destaca-se a importância de um escopo do projeto bem definido. Segundo Aline Alves de Medeiros (2011), um escopo bem definido é de fundamental importância, pois servirá de base para futuras decisões dentro do projeto sendo essencial para a realização satisfatória do projeto. E ainda de acordo com o ENAP - Fundação Escola Nacional de Administração Pública (2014), o Escopo do Projeto são as necessidades das partes interessadas que devem ser atendidas ao final do projeto. O Escopo do Projeto contempla tudo que deve ser atendido para o sucesso do projeto. Não obstante, o Gerenciamento do Escopo do Projeto não atua sozinho. Existe uma série de boas práticas a serem seguidas de acordo com o Guia PMBOK (2017). Essas práticas são divididas em 10 áreas de conhecimento. São elas: 1. Gerenciamento de Integração do Projeto; 2. Gerenciamento do Escopo do Projeto; 3. Gerenciamento de Tempo do Projeto; 4. Gerenciamento de Custos do Projeto; 5. Gerenciamento da Qualidade do Projeto; 6. Gerenciamento de Recursos Humanos do Projeto; 7. Gerenciamento das Comunicações do Projeto; 8. Gerenciamento de Riscos do Projeto; 9. Gerenciamento de Aquisições do Projeto; 10. Gerenciamento das partes interessadas.

3 Sendo que, para cada uma dessas áreas, foram definidos, de acordo com PMI, vários processos relacionados ao gerenciamento de projetos. Esses processos formam um conjunto de 47 atividades organizadas em 5 grupos, denominados de grupos de processos. São eles: 1. Iniciação; 2. Planejamento; 3. Execução; 4. Monitoramento e controle; 5. Encerramento. Os grupos de processos supracitados visam direcionar todos os procedimentos a serem executados mediante a designação do escopo do projeto. 3. METODOLOGIA O gerenciamento do escopo do projeto, de acordo com o Guia PMBOK (2017), inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto. O GEP engloba os seguintes processos: 1. Planejar o gerenciamento do escopo o processo de criar um plano de gerenciamento do escopo que documenta como os escopos do projeto e do produto serão definidos, validados e controlados; 2. Coletar os requisitos o processo de determinar, documentar e gerenciar as necessidades e requisitos das partes interessadas a fim de atender aos objetivos do projeto; 3. Definir o escopo o processo de desenvolver uma descrição detalhada do projeto e do produto; 4. Criar a EAP o processo de subdividir as entregas e o trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis; 5. Validar o escopo o processo de formalizar a aceitação das entregas concluídas do projeto; 6. Controlar o escopo o processo de monitorar o status do escopo do projeto e do produto e gerenciar as mudanças feitas na linha de base do escopo. É possível ter uma visão geral dos Processos de Gerenciamento do Escopo do Projeto na figura a seguir:

4 FIGURA 1 - Visão geral do gerenciamento do escopo do projeto Fonte: Guia PMBOK - Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. (2017).

5 Dentro desse contexto, o Guia PMBOK (2017) define que o escopo pode se referir ao: Escopo do produto: as características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado; Escopo do projeto: o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Dadas essas definições, é importante diferenciar o Escopo do Produto do Escopo do Projeto. Resumidamente o escopo do projeto é o caminho para alcançar o objetivo que é definido pelo escopo do produto (produto final). Para iniciar o gerenciamento do escopo do projeto, é necessário seguir as etapas anteriormente citadas: planejar, coletar os requisitos, definir o escopo, criar a EAP, validar o escopo e controlar o escopo. Neste capítulo, enfatizar-se-á a etapa de desenvolvimento da EAP Estrutura Analítica do Projeto ou o termo em inglês WBS (Work Breakdown Structure) que, de acordo com o Guia PMBOK (2017), a define como sendo: A decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas exigidas. Cada nível descendente da EAP representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. De acordo com Haroldo Simões (2013), para e elaboração da EAP é necessário decompor o trabalho em pacotes mais detalhados que devem ser obtidos através dos seguintes passos: Identificar os principais produtos intermediários, utilizando como referência as fases do ciclo de vida do projeto e incluindo, também, as atividades associadas ao gerenciamento do projeto; Decidir se o nível de detalhe alcançado já permite estimativas adequadas de custos e prazos para cada componente; Se necessário decompor os componentes em elementos menores e mais tangíveis que permitam clara verificação de resultados, de maneira a facilitar a avaliação de desempenho do projeto durante a execução; Verificar a exatidão da decomposição, analisando a necessidade e suficiência dos itens do nível mais baixo da decomposição para a conclusão do item decomposta, devendo-se adicionar, suprimir ou revisar os itens; Verificar a clareza na descrição dos itens revisando e complementando a descrição dos itens; Verificar a possibilidade de estimar prazo, custo e atribuir responsabilidade a cada item, revisando até que a decomposição permita controle adequado de cada item. A definição de componentes menores viabiliza a estimativa de prazo, custo e recursos para a sua finalização; auxilia também na definição de critérios para o controle e monitoração de desempenho e viabiliza atribuições de responsabilidades mais intrínsecas à realidade do projeto. Esta decomposição pode ser representada graficamente com o intuito de facilitar a comunicação entre os setores e níveis hierárquicos do projeto. Abaixo segue uma representação simplificada de uma EAP.

6 FIGURA 2 - Representação gráfica simplificada de uma EAP FONTE: SIMÕES, H. O Planejamento do Escopo do Projeto Disponível em:< Acessado em 18/03/2108. Com a EAP definida, clara e concisa, cada membro do grupo terá sua responsabilidade e saberá exatamente o que fazer e como deverá agir para que o escopo do produto tenha êxito. 3.1 A IMPORTÂNCIA DO PLANEJAMENTO NO CONTEXTO DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS Segundo Vargas (2009), para atender as demandas de maneira eficaz, em um ambiente caracterizado pela velocidade das mudanças, torna-se indispensável um modelo de gerenciamento baseado em prioridades e objetivos. Por essa razão, o gerenciamento de projetos tem crescido de maneira tão acentuada no mundo nos últimos anos. Vargas destaca que, um dos fatores que impulsiona o gerenciamento de projetos é o crescimento da competitividade. Quem for mais rápido e competente certamente conseguirá melhores resultados. O Guia destaca que mudanças significativas ocorridas ao longo do ciclo de vida do projeto geram a necessidade de revisar um ou mais processos de planejamento e possivelmente alguns dos processos de iniciação. Planejamento por ondas sucessivas é a definição que o PMI deu ao procedimento de detalhar progressivamente o plano de gerenciamento do projeto; destacando que o planejamento e a documentação são processos iterativos e contínuos. 3.2 O GERENCIAMENTO DO ESCOPO DO PROJETO Conforme o PMI, o escopo do projeto consiste na definição do trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. O gerenciamento de escopo do projeto é uma das nove áreas de conhecimento do PMBOK. Conforme o Guia, esta área de conhecimento inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclua apenas o trabalho necessário, para que se possa terminar o projeto com sucesso.

7 3.3 CICLO DE VIDA E A ORGANIZAÇÃO DO PROJETO O ciclo de vida é o próprio gerenciamento do projeto, porém, feito de maneira mais ampla que o próprio projeto. Para que haja uma boa organização do mesmo, é necessário que as equipes envolvidas compreendam isso e que saibam escolher as ferramentas que melhor se adequem a cada projeto, quanto também, as técnicas. É importante ressaltar que, para cada etapa, existe uma entrega que deve ser verificada antes que seja iniciada uma nova etapa para verificar se a mesma se encontra efetivamente concluída. Porém, existe a possibilidade de se iniciar uma nova etapa antes que a etapa anterior seja concluída. Para isso, devem-se analisar os riscos envolvidos para que se tome a melhor decisão possível. Por mais que exista um padrão a ser seguido, o ciclo de vida, assim como o projeto, é único, pois há diferença entre etapas que se divergem no tempo de conclusão de cada uma delas, ou seja, cada projeto tem um tempo específico, assim como cada etapa que o compõe. É no ciclo de vida do projeto que se encontram os grupos de processos, a saber: a iniciação, o planejamento; a execução, o monitoramento e controle e o encerramento. A figura a seguir exemplifica cada estágio do processo em seu ciclo de vida. FIGURA 3 - Ciclo de vida dos processos FONTE: Guia PMBOK - Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos. (2017). 3.4 GRUPO DE PROCESSOS DE INICIAÇÃO A primeira fase, denominada Iniciação, é o início do projeto que surge a partir da identificação de uma necessidade que é transformada em um problema que possa ser solucionado com o projeto. Para isso, é necessário que se levantem questionamentos sobre a complexidade da questão (produto do projeto). O projeto será aceitável desde que: O problema seja claro e preciso; O problema seja empírico; O problema seja suscetível de solução; O problema seja delimitado de uma dimensão viável.

8 3.4.1 GRUPOS DE PROCESSO DE PLANEJAMENTO Já no planejamento, os objetivos que foram definidos na iniciação são detalhados e as ações necessárias para atingi-los são planejadas. Segundo o Guia PMBOK, O grupo de processos de planejamento consiste dos processos realizados para estabelecer o escopo total do esforço, definir e refinar os objetivos e desenvolver o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Guia PMBOK (2017). Quando ocorrem mudanças que sejam significativas ao longo do ciclo de vida do projeto, faz-se necessário que um ou mais processos do planejamento sejam revistos e, possivelmente, também, alguns dos processos de iniciação. Detalhamentos como esse são chamados de planejamento por ondas sucessivas que indicam que há atividades de iteração contínua entre o planejamento e a documentação. Ainda segundo o Guia PMBOK O plano de gerenciamento do projeto e os documentos do projeto desenvolvidos como saídas do grupo de processos de planejamento explorarão todos os aspectos do escopo, tempo, qualidade, comunicações, recursos humanos, riscos, aquisições e gerenciamento das partes interessadas. Guia PMBOK (2017) GRUPOS DE PROCESSO DE EXECUÇÃO O processo de execução é realizado sobre o que se foi planejado na etapa anterior (processo de planejamento). É nessa fase em que é mais demandado de esforço e orçamento do projeto. Na etapa de execução, é importante que os processos realizados satisfaçam os requisitos do projeto. Durante a execução do projeto podem existir variações que afetem o gerenciamento do projeto ou os documentos do projeto, exigindo que hajam atualizações nas etapas anteriores GRUPOS DE PROCESSOS DE CONTROLE E MONITORAMENTO Essa etapa consiste em basicamente acompanhar o desenvolvimento e o desempenho do projeto, identificando as áreas que poderão sofrer algum tipo de mudança nos planos e iniciar tais mudanças para que seja possível controlar as variações que ocorrem no plano de gerenciamento do projeto. A partir da etapa de controle e monitoramento, é possível checar as áreas que necessitam maior atenção e demandar maior esforço nas mesmas para que seja possível antecipar quaisquer tipos de problemas que possam afetar na saúde do projeto. É importante destacar que o processo de controle e monitoramento não ocorre apenas dentro do grupo de processos, mas também faz todo o acompanhamento do esforço do projeto por completo GRUPOS DE PROCESSOS DE ENCERRAMENTO O processo de encerramento é resultado dos processos que foram executados com o objetivo de cumprir todas as atividades dentro de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, etapa da qual o projeto é concluído formalmente, assim como as obrigações contratuais. A partir da sua conclusão, é verificado se todos os processos definidos se encontram completos dentro de cada grupo de processo, de modo a ser concluído o projeto ou uma fase do mesmo. 3.5 A IMPORTÂNCIA DO GERENCIAMENTO DO ESCOPO Foi realizado um levantamento das dez maiores causas e motivos que contribuem para o insucesso dos projetos, o que enfatiza mais ainda a importância do GEP. As causas levantadas foram:

9 1. Inexperiência ou falta de treinamento adequado aos gerentes de projeto; 2. Erro no gerenciamento das expectativas ou na identificação; 3. Falta de liderança eficaz nos vários níveis do projeto; 4. Falha na identificação, documentação e acompanhamento dos requisitos adequados do escopo; 5. Planos e processos de planejamento fracos; 6. Estimativas de esforço carentes; 7. Falta de alinhamento ético e cultural; 8. A falta de alinhamento entre a equipe do projeto e as partes interessadas; 9. Escolha de métodos inadequados ou o mau emprego dos mesmos; 10. Comunicação falha ou inadequada no que condiz ao acompanhamento e relato do progresso. Outros problemas frequentes que contribuem para o insucesso do Gerenciamento do Escopo do Projeto estão ligados às mudanças constantes que ocorrem no espoco, níveis de detalhamento insuficiente que acarretam em produtos mal especificados e tende a desalinhar a expectativa do cliente com a realidade do projeto, conforme mostrado na figura abaixo. FIGURA 4 - Problemas mais frequentes em projetos Fonte: < 2013, p. 77. Acessado em 18/03/2018. Diante disso, nota-se que um bom Gerenciamento do Escopo do Projeto envolve vários quesitos que necessita fortemente de processos eficazes em todos os níveis encontrados dentro do projeto. A figura abaixo revela o impacto do GEP ao longo dos anos e, a sua evolução ao decorrer do tempo.

10 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS FIGURA 5 - Evolução do Gerenciamento do Escopo do Projeto ao longo dos anos Fonte: Standish Group. Disponível em: < Acessado em 18/03/2018. O Gerenciamento do Escopo do Projeto é muito importante e relevante para a realização de um projeto propriamente dito, partindo do pressuposto de que todo resultado de um projeto é um produto final. Porém, não basta apenas que haja o GEP se o tal não for realizado nos mínimos detalhes, com um profundo conhecimento por parte dos gerentes e todas as equipes envolvidas nos mais diferentes níveis do mesmo, sempre se atentando para um perfeito alinhamento do projeto com aquilo que foi solicitado pelas partes interessadas. À medida que isso acontece, sempre haverá vantagem competitiva por parte das empresas que investem em equipes altamente qualificadas, pois, no mundo atual, onde tudo é demasiado rápido e fácil de encontrar, aquele que é capaz de satisfazer a expectativa de seus clientes, mostra-se capaz de se manter forte no mercado e diferenciado dos demais.

11 5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ENAP Fundação Escola Nacional de Administração Pública. Gerência De Projetos Teoria e Prática. Módulo 2: Gerenciamento de Escopo, Tempo e Custos do Projeto. Brasília Guia PMBOK. Conhecimento Em Gerenciamento De Projetos. 5ª Ed MEDEIROS, Aline Alves de. O Processo de Definição do Escopo do Projeto Segundo o PMBOK. Revista de Ciências Gerenciais. Vol. 15, Nº 1, Ano MORAES, Emerson Augusto Priamo. Guia PMBOK Para Gerenciamento De Projetos. VIII Congresso Nacional de Excelência em Gestão. Jun/2012. PMI. Project Management Institute. Disponível em: < Acessado em 04 mar PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMSURVEY.ORG 2013 Edition. Brasil: PMSURVEY. ORG, p. 77. Disponível em: < Acessado em: 18 mar SIMÕES, Haroldo. O Planejamento do Escopo do Projeto Disponível em: < Acessado em 18 mar STANDISH GROUP. Disponível em: < Acessado em: 18 mar 2018.