A GESTÃO DE PROJETOS E O PASSO A PASSO DA ELABORAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO

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1 A GESTÃO DE PROJETOS E O PASSO A PASSO DA ELABORAÇÃO DO ESCOPO DO PROJETO PROJECT MANAGEMENT AND THE STEP BY STEP OF PREPARING THE PROJECT SCOPE Alexandro Junior Dóro 1, Marcelo Leonardo Tavares 2, Lidiane Muniz Frigo 3, Ana Paula Garrido de Queiroga 4, Eduardo Meireles 5 1 Graduando em Engenharia de Produção, UNILAGO, alexandrodoro2015@gmail.com 2 Graduando em Engenharia de Produção, UNILAGO, marcelofgdr_lt@hotmail.com 3 Graduanda em Engenharia de Produção, UNILAGO, lidianefrigo@hotmail.com 4 Docente do Curso de Engenharia de Produção, UNILAGO - anaproj.eng@gmail.com 5 Coordenador do Curso de Engenharia Civil e Engenharia de Produção, UNILAGO - eduardome@terra.com.br RESUMO: A definição do escopo do projeto é primordial para orientar nas tomadas de decisões necessárias dentro do projeto. Segundo o PMI (Project Management Institute Instituto de Gerenciamento de Projetos), um escopo bem definido é essencial para a realização satisfatória do projeto. Estudos recentes mostram números preocupantes com projetos que não tiveram seus escopos definidos corretamente, e por consequência disso não foram concluídos conforme previsto, acarretando em atrasos e prejuízos. Dada importância desta vertente gerencial, o PMI definiu um modelo de gerenciamento de projetos, chamado de PMBOK (Project Management Body of Knowledge Guia de Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos), tornando-se referência mundial para os gestores desta área. Palavras Chave: Escopo do Projeto; PMI; Gerenciamento de Projetos; PMBOK. ABSTRACT: Defining the scope of the project is paramount to guide in the necessary decision-making within the project. According to the PMI (Project Management Institute), a well-defined scope is essential for the satisfactory completion of the project. Recent studies show worrying numbers with projects that did not have their scopes correctly defined, and consequently they were not completed as planned, leading to delays and losses. Give the importance of this managerial aspect, the PMI defined a project management model called PMBOK (Project Management Body of Knowledge), becoming a worldwide reference for managers in this area. Keyword: Scope of the Project; PMI; Project Management; PMBOK. 1. INTRODUÇÃO Com a grande demanda competitiva do mercado atual, as organizações estão buscando estratégias e metodologias que possibilitem um diferencial. A aplicação de conhecimentos técnicos de profissionais de gerência de projetos aos setores da administração e execução da organização torna maior a capacidade de se alcançar as metas estabelecidas, resultados estipulados e a conquista do diferencial competitivo. Para Barbi (2015), um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo fielmente o escopo do projeto, desde o cronograma até os custos orçados. Ou seja, dadas às metas e restrições de recursos e tempos, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos. Segundo o Guia PMBOK, escopo do projeto é o trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. A partir desta definição podemos dizer que, o escopo é o conjunto de todos os requisitos necessários para entrega completa de um

2 projeto, seja ele produto ou serviço. Sendo assim, é muito importante que o escopo do projeto seja muito bem definido, para que não ocorram impasses ao longo do ciclo de vida do projeto, ou seja, inclusão de novidades que não foram previstas na definição inicial do escopo. A definição do escopo acontece na fase do planejamento e quanto mais detalhado for, melhor será compreendido pelos envolvidos no projeto. Após definido, o escopo precisa ser controlado e gerenciado. Para França (2014), grande parte dos insucessos, não só da área de projetos, está ligada a uma definição incompleta ou até mesmo a inexistência do escopo (o que, acreditem ou não, ainda é prática comum). Dessa forma, criam-se oportunidades para que o cliente considere que o que está pedindo está dentro do projeto e não seja necessária uma mudança de escopo e, lógico, uma cobrança adicional (ou um novo projeto inteiro, se for o caso). Algumas mudanças são realmente necessárias, pois são encontradas no decorrer do projeto necessidades que não foram identificadas no início. Mas mesmo as alterações necessárias devem passar pelos trâmites normais de qualquer mudança (ou solicitação de) no projeto. A definição do escopo do projeto é essencial no processo de definição e planejamento antecipado, já que se não soubermos o que devemos fornecer e quais são os limites do projeto, dificilmente teremos sucesso na conclusão, pois se o escopo não for desenvolvido minuciosamente, o seu gerenciamento e controle ficará praticamente impossível. Este artigo tem como objetivo a importância do escopo na gestão de um projeto, produto e/ou serviço. Bem como sua correta definição para facilitar o controle e o gerenciamento do projeto durante sua execução, garantindo total controle nas entregas parciais e final e, também, o controle orçamentário. 2. PROCESSOS, FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA ELABORAÇÃO E DESENVOLVIMENTO DE UM ESCOPO DE PROJETOS 2.1. GERENCIAMENTO DO ESCOPO NO PROJETO É preciso gerenciamento do Escopo para terminar o projeto com sucesso, estando relacionado todo o trabalho necessário e principalmente a definição e controle na qual está incluso. Para que o resultado seja positivo, e a entrega do produto seja realizada dentro dos prazos e especificações, o gerenciamento do Escopo do Projeto, deve permanecer ativo a todo processo, verificando através do conhecimento do Escopo, ferramentas e técnicas de suporte. Tendo sempre como uma linha base o Escopo do Projeto. Para tal, é necessário um plano de gerenciamento.

3 Segue visão geral do gerenciamento do Escopo do Projeto (Figura 1). Figura 1: Visão geral do gerenciamento do escopo do projeto PLANEJAR O GERENCIAMENTO DO ESCOPO Elaboração de um documento que registra como o tal escopo terá sua definição, validação e controle, criando um plano de gerenciamento do escopo do projeto, que é um componente que tem como objetivo a orientação e instrução sobre as formas de gerenciar ao longo do projeto, bem como entradas, ferramentas e técnicas e saídas, e ainda descrever como será o desenvolvimento, monitoramento, controlando e verificando o gerenciamento do escopo. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 2):

4 Entradas: 1- Plano de gerenciamento do projeto; 2- Termo de abertura do projeto; 3- Fatores ambientais da empresa; 4- Ativos de processos organizacional. Ferramentas e Técnicas: 1- Opinião escpecializada; 2- Reuniões. Saídas: 1- Plano de gerenciamento do escopo; 2- Plano de gerenciamento dos requisitos. Figura 2: Planejar o gerenciamento do escopo: entradas, ferramentas e técnicas, e saidas.

5 O Diagrama do fluxo de dados do processo. Planejar o gerenciamento do escopo, faz parte deste contexto. Abaixo o diagrama (Figura 3). Figura 3: Diagrama do fluxo de dados do processo Planejar o gerenciamento do escopo COLETAR OS REQUISITOS Para atender o objetivo do projeto, é necessária a coleta de requisitos, onde o processo determina, documenta e gerencia as necessidades e requisitos das partes interessadas. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 4). Entradas: 1- Plano de gerenciamento do escopo; 2- Plano de gerenciamento dos requisitos; 3- Plano de gerenciamento das partes interessada; 4- Termos de abertura do projeto; 5- Registros das partes interessada. Ferramentas e técnicas: 1- Entrevistas; 2- Grupos de discussão; 3- Oficinas facilitadas; 4- Técnicas de criatividade em grupo;

6 5- Técnicas de tomada de decisão em grupo; 6- Questionários e pesquisas; 7- Observações; 8- Protótipos; 9- Benchmarking; 10- Diagramas de contexto; 11- Análises dos documentos. Saídas: 1- Documentação dos requisitos; 2- Matrizes de rastreabilidade dos requisitos. Figura 4: Coletar os requisitos: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.

7 O Diagrama do fluxo de dados do processo coletar os requisitos faz parte deste contexto. Abaixo diagrama (Figura 5). Figura 5: Diagrama do fluxo de dados do processo coletar os requisitos Segundo o guia PMBOK, Estes requisitos precisam ser obtidos, analisados e registrados com detalhes suficientes para serem incluídos na linha de base do escopo e medidos uma vez que a execução do projeto se inicie. Requisitos se transformam na fundamentação da EAP. O planejamento do custo, cronograma e da qualidade e às vezes as aquisições são todos construídos com base nestes requisitos. O planejamento dos requisitos começa com uma análise das informações contidas no termo de abertura do projeto, no registro das partes interessadas e no plano de gerenciamento das partes interessadas. (PMBOK, quinta edição, pg 112). Para os atributos relacionados aos requisitos, existem matrizes de rastreabilidade destes, que auxiliam na definição de informações chaves, incluindo atributos associados, como: identificador, descrição textual, argumentos, fonte, posição e data do status atual (cancelado, adiado, aprovado...). Na figura 6, um exemplo de matriz de rastreabilidade.

8 Figura 6: Exemplo de matriz de rastreabilidade de requisitos 2.4 DEFINIR O ESCOPO A definição do escopo é parte do processo onde há uma descrição detalhada do projeto e do produto, tendo como principal benefício à descrição, serviços ou resultados do projeto, a partir dos requisitos coletados verificando quais serão incluídos ou excluídos do escopo do projeto. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 7). Entradas: 1- Plano de gerenciamento do escopo; 2- Termo de abertura do projeto; 3- Documentação dos requisitos; 4- Ativos de processos organizacionais. Ferramentas e técnicas: 1- Opinião especializada; 2- Análise de produto; 3- Geração de alternativas; 4- Oficinas facilitadas. Saídas:

9 1- Declaração do escopo do projeto; 2- Atualizações nos documentos do projeto. Figura 7: Definir o escopo: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas. O Diagrama do fluxo de dados do processo Definir Escopo faz parte deste contexto. Abaixo diagrama (Figura 8). Figura 8: Diagrama do fluxo de dados do processo Definir o escopo

10 2.5 CRIAR A ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO ( EAP) Criar a estrutura analítica do projeto (EAP), é subdividir os processos do trabalho e das entregas do projeto em pacotes ( componentes )menores com mais facilidade para gerenciar, fornecendo uma visão mais estruturada do que deve ser entregue. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 9). Entrada: 1- Plano de gerenciamento do escopo; 2- Declaração do escopo do projeto; 3- Documentação dos requisitos; 4- Fatores ambientais da empresa; 5- Ativos de processo organizacionais. Ferramentas e técnicas: 1- Decomposição; 2- Opinião especializada. Saídas: 1- Linha de base do Escopo; 2- Atualizações nos documentos do projeto. Figura 9:Criar a EAP: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas

11 O Diagrama do fluxo de dados do processo Criar a EAP, faz parte deste contexto. Abaixo diagrama (Figura 10). Figura 10: Diagrama do fluxo do processo.criar a EAP.

12 A figura 11 demonstra a decomposição da EAP em pacotes de trabalho. 2.6 VALIDAR O ESCOPO Figura 11:Decomposição em pacotes de trabalho. Validar o escopo é a formalizar a entrega concluida do projeto e sua aceitação, este processo tem como principal benefício a objetividade, aumentando assim a probabilidade de aceitação final, validando cada entrega, seja do produto, serviço ou resultado. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 12). Entregas: 1- Plano de gerenciamento do projeto; 2- Documentação dos requisitos; 3- Matriz de rastreabilidade dos requisitos; 4- Entregas verificadas; 5- Dados de desempenho do trabalho. Ferramentas e técnicas: 1- Inspeção; 2- Técnicas de tomada de decisão em grupo. Saídas:

13 1- Entregas aceitas; 2- Solicitações de mudança; 3- Informações sobre o desempenho do trabalho; 4- Atualizações nos documentos do projeto. Figura 12: Validar o escopo: entradas, ferrametnas e técnicas, e saída O Diagrama do fluxo de dados do processo Validar o escopo, faz parte deste contexto. Abaixo diagrama (Figura 13). Figura 13: Diagrama do fluxo de dados do processo validar o escopo.

14 2.7 CONTROLAR O ESCOPO Controlar o escopo é monitorar o progresso do escopo do projeto e do produto, gerenciando as possíveis mudanças realizadas na linha de base do escopo, tendo como objetivo principal a permissão de manter a linha de base ao longo de todo o projeto, assegurando que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas sejam Processadas através do processo Realizar o controle integrado de Mudanças. Algum tipo de Mudança ou processo de controle é inevitável para todos os projetos. As entradas, ferramentas e técnicas, e saídas (Figura 14). Entradas: 1- Plano de gerenciamento do projeto; 2- Documentação dos requisitos; 3- Matriz de rastreabilidade dos requisitos; 4- Dados de desempenho do trabalho; 5- Ativos de processos organizacionais. Ferramentas e técnicas : 1- Análise de variação. Saídas: 1- Informações sobre o desempenho do trabalho; 2- Solicitações de mudança; 3- Atualizações no plano de gerenciamento do projeto; 4- Atualizações nos documentos do projeto; 5- Atualizações nos ativos de processos organizacionais. Figura 14: Controlar o escopo: entradas, ferramentas e técnicas, e saídas.

15 O Diagrama do fluxo de dados do processo Controlar o escopo, faz parte deste contexto. Abaixo diagrama (Figura 15). Figura 15: Diagrama do fluxo de dados do processo. Controlar o escopo. Sendo assim, planejar o gerenciamento do escopo, coletar os requisitos, definir o escopo, criar a EAP, validar o escopo e controlar o escopo são processos e ferramentas insubstituíveis e necessárias para elaboração e execução do escopo na gestão de projetos.

16 3. CONCLUSÃO O gerenciamento de projeto é um conjunto de fatores como conhecimento, habilidades e técnicas para realização de projetos de maneira efetiva e eficaz. Dentro desse gerenciamento há várias habilidades, técnicas e processos que são realizados para que obtenha todo sucesso e o alcance dos objetivos. O escopo do projeto é um dos processos de gerenciamento que é muito importante, porque através do escopo do projeto, pode se visualizar como será realizado todo o projeto em desenvolvimento. O escopo é onde é detalhado todo o processo que será realizado, nele são acrescentadas todas as informações necessárias para a realização do processo. Através do escopo é possível a monitoração do projeto, assim possibilitando possíveis mudanças e/ou melhorias no decorrer do mesmo. Um dos principais pontos que o escopo pode ajudar, no controle do cronograma, custo e qualidade. Assim, o escopo auxilia nas tomadas de decisões do gerente de projetos, pois conseguira controlar, monitorar e corrigir possíveis erros, além de manter a equipe envolvida dentro da gestão do projeto e consequentemente aumenta o entendimento do mesmo.

17 4. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS França, Thiago. A importância do escopo no projeto. Artigo técnico. Publicado em 29 maio Disponível em: < Acesso em 25 fev Centro de Informática. Universidade Federal de Pernambuco. Gerência de Projetos: O Modelo PMBOK. Disponível em: < Acesso em 25 fev Xavier, Carlos Magno da S. Metodologia de Gerenciamento de Projetos. Artigo. Disponível em: < ier_2012.pdf>. Acesso em 25 fev Barbi, Fernando C. Os 7 passos do gerenciamento de projetos. Disponível em: < Acesso em 25 fev Researchgate. Implementação de Sistemas da Qualidade: uma visão de projetos. Disponível em: as_da_qualidade_uma_visao_por_projetos/links/55f1d21108ae0af8ee1f83aa/implementacao-de- Sistemas-da-Qualidade-uma-visao-por-projetos.pdf>. Acesso em 25 fev Project Management Institute. O que é gerenciamento de projeto. Disponível em: < Acesso em 21 março Gerenciamento de projetos. I. Project Management Institute II. Título: Guia PMBOK. Quinta Edição.