ESCOPO DO PROJETO: ESTRUTURA BÁSICA E DETALHAMENTO DE SUA UTILIZAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS

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1 ESCOPO DO PROJETO: ESTRUTURA BÁSICA E DETALHAMENTO DE SUA UTILIZAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS SCOPE OF THE PROJECT: BASIC STRUCTURE AND DETAILING OF ITS USE IN PROJECT MANAGEMENT Thainan Talhaire Rangel 1, Thaís Corrêa Cardoso 2, Ana Paula Garrido de Queiroga 3, Eduardo Meireles 4 1 Graduando em Engenharia de Produção, UNILAGO, thainan.rangel@hotmail.com 2 Graduanda em Engenharia de Produção, UNILAGO, thais_correa01@hotmail.com 3 Docente do Curso de Engenharia de Produção, UNILAGO - anaproj.eng@gmail.com 4 Coordenador do Curso de Engenharia Civil e Engenharia de Produção, UNILAGO - eduardome@terra.com.br RESUMO: O escopo do projeto é um planejamento e documentação que lista os objetivos específicos, sejam as entregas, tarefas, custos e prazos. O escopo relata o limite de um projeto, estabelece responsabilidade de cada membro da equipe e aponta-os tanto para a realização quanto para a verificação e a aprovação, assim fornecendo as diretrizes para a tomada de decisões sobre mudanças durante a realização. Sem a definição do escopo não se pode estimar o custo e o tempo demandado pelo projeto. Palavras Chave: Escopo; Gerenciamento de escopo; EAP; Controle do Escopo. ABSTRACT: The scope of the project is a planning and documentation that lists the specific objectives, be they deliveries, tasks, costs and deadlines. The scope reports the boundary of a project, establishes accountability of each team member, and points them both to achievement and verification and approval, thus providing the guidelines for making decisions about changes during the project. Without the definition of the scope one can not estimate the cost and time required by the project. Keywords: Scope, Scope Management, EAP; Scope Control. 1. INTRODUÇÃO Devido ao mercado competitivo, as empresas estão sempre inovando e buscando estratégias novas para se destacarem e alavancarem das demais empresas. Mas para isto é necessário obter equipes qualificadas, principalmente à equipe de projeto que junto aos outros setores envolvidos vem a alcançar os resultados e metas estabelecidas e a conquista do diferencial competitivo. De acordo com o PMI (2008), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. No gerenciamento envolve várias atividades sendo elas, a análise de informações geral, desenvolvimento do escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e riscos. Ao desenvolver um escopo é necessário realizar uma descrição detalhada para não comprometer atividades futuras, e vim acarretar em problemas como o aumento de custos, afetar a qualidade, atrasar o prazo de entrega, entre outros fatores. Ou seja, um escopo bem definido é de fundamental importância, pois servirá de base para futuras decisões dentro do projeto sendo essencial para o sucesso. 2. OBJETIVO O principal objetivo deste artigo é relatar a importância de se ter um bom gerenciamento de escopo, com o auxilio das ferramentas e do conhecimento da equipe envolvida no projeto. Com o

2 detalhamento das informações envolvidas no escopo a equipe consegue realizar um cronograma, assim gerenciando e monitorando cada etapa do processo a fim de evitar os riscos e realizando as tomadas de decisões para atingir os objetivos do projeto. 3. DEFINIÇÃO DO ESCOPO O escopo é o processo de desenvolvimento de uma descrição detalhada do projeto e do produto, assim descrevendo os limites do projeto, serviços ou requisitos a serem incluídos ou excluídos do escopo. Nem todas as informações estarão inclusas, o processo definir escopo seleciona apenas os requisitos finais a partir da documentação entregue durante o processo, coletar requisito. Em seguida é realizado um detalhamento do projeto e produto, do serviço e resultado. O detalhamento específico do escopo contribui para o seu sucesso e se basea nas entregas principais, premissas e restrições que são documentadas durante a iniciação do projeto. A figura 1 a seguir ilustra o processo para a definição do escopo. FIGURA 1: Diagrama de fluxo de processo FONTE: PMBOK (2013, p. 120) 3.1 ENTRADAS DO PROCESSO Termo de Abertura do Projeto É a descrição em alto nível do projeto e das suas características e contém os requisitos de aprovação do projeto. Pois é um documento que relata quem é o responsável por conduzir o projeto e quais são os seus objetivos Documentação dos Requisitos É um documento que seleciona os requisitos mensuráveis, investigáveis, consistentes e aceitáveis e que será incluso para atender as necessidades do projeto Ativos de Processo Organizacional De acordo como PMBOK, os ativos de processo organizacional influenciam na definição do escopo. Os exemplos incluem, mas estão limitados, a: Políticas, procedimentos e modelos para uma declaração do escopo do projeto; Arquivos de projetos anteriores, e Lições aprendidas em fases ou projetos anteriores. 3.2 DEFINIR ESCOPO: FERRAMENTAS E TÉCNICAS Opinião Especializada

3 É usada para analisar as informações necessárias para desenvolver a especificação do escopo do projeto. A especificação é oferecida para qualquer pessoa ou grupo com conhecimento, sendo: Outras unidades dentro da organização; Consultores; Partes interessadas, inclusive clientes ou patrocinadores; Setores da indústria; Associações profissionais e técnicas, e Especialistas no assunto Análise do Produto Utilizadas para projetos que têm um produto de entrega. Onde cada área de aplicação usa suas ferramentas aplicáveis seja a análise de requisitos, análise de valor, análise de sistemas, entre outras, para transformar as descrições em alto nível do produto em entregas tangíveis Geração de Alternativas É uma técnica que a equipe de projeto usa para desenvolver o maior número de idéias para identificar diversas abordagens de execução e desenvolvimento do projeto. Uma técnica muito utilizada é o brainstorming Oficinas Facilitadas Com a participação e conhecimento especializados da equipe ajuda a alcançar uma compreensão multidisciplinar e comum dos objetivos e limites do projeto. 3.3 SAÍDAS Declaração do Escopo do Projeto É a descrição do escopo, das principais entregas, premissas e restrições. Onde documenta todo o escopo, incluindo o escopo do projeto e do produto. A declaração fornece um entendimento comum do escopo do projeto e o trabalho para criá-la, e também contém o entendimento do escopo do projeto. É utilizado para a equipe de projeto desenvolver um planejamento mais detalhado, orienta o trabalho durante a execução e analisa se as possíveis alterações estão contidas no escopo. De acordo como PMBOK (2013) o grau e nível de detalhe no qual a declaração do escopo do projeto define o trabalho que será executado e o que será excluído pode ajudar a determinar a capacidade da equipe de gerenciamento do projeto de controlar o escopo geral do mesmo. As especificações do projeto são: Prescrição do escopo do produto: processo de elaboração das características do produto, serviço ou resultado descrito no termo de abertura do projeto e na documentação dos requisitos; Critérios de aceitação: São as condições a seres satisfeitas antes da aceitação das entregas; Entrega: São os relatórios e documentação de gerenciamento do projeto que incluem os resultados auxiliares, seja qualquer produto, resultado e capacidade para realizar um serviço único e verificável que na sua execução conclui um processo, uma fase ou um projeto; Exclusão do projeto: É a identificação do que é excluído do projeto. Declarar o que está fora do escopo do projeto ajuda no gerenciamento. Restrições: Listam e descrevem as restrições ou limitações externas associadas com o escopo do projeto e que podem influenciar na sua execução, seja o orçamento, o cronograma comunicado

4 pelo cliente, datas. Quando um projeto é feito sob contrato, as cláusulas serão as restrições, caso não haja a restrição será listado na declaração do escopo ou registro separado; Premissas: Um fator do processo de planejamento classificado como verdadeiro real ou certo desprovido de prova ou demonstração, assim descrevendo o impacto potencial desses fatores se considerados como falso. As equipes do projeto identificam, documentam e validam as premissas como parte do se processo de planejamento Atualização nos Documentos do Projeto. Os documentos do projeto que podem ser atualizados obtêm registros das partes interessadas, matriz de rastreabilidade de requisitos e a documentação, sendo que esses documentos são os únicos que tem a possibilidade de ser atualizados. 4. GERENCIAMENTO DO ESCOPO O gerenciamento do escopo do projeto é onde documenta como tal será definido, validado e controlado. Para que isso ocorra é necessário obter orientações e instruções de como será gerenciado ao longo do projeto. O plano de gerenciamento do escopo descreve como será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado. Onde de início terá o detalhamento das informações em relação ao projeto, em relação ao objetivo, a meta, o que a empresa e o cliente esperam quais os possíveis riscos e problemas, quais as soluções e entre outras informações que envolvem a gestão de todos os processos do projeto. O planejamento é importante para evitar qualquer problema que um projeto possa enfrentar principalmente o desempenho nas atividades e a perda do controle dos requisitos, assim não alterando o custo e o cronograma e não causando a perda de recursos financeiros e tempo. O detalhamento do escopo é fundamental para a satisfação do cliente, e podendo garantir a eficiência do trabalho a ser realizado. 5. ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO (EAP) A estrutura analítica do projeto (EAP) é uma expressão da língua portuguesa para WBS (work breakdow structure), onde segundo o PMBOK (2013, p. 126), é a decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe do projeto a fim de alcançar os objetivos e criar as entregas requeridas. A estrutura analítica do projeto é uma estrutura similar a um organograma, onde se permite detalhar todo o projeto e o que deverá ser entregue. Segundo Sotille, 2009 relata que a organização a partir das entregas por meio EAP vem sendo fortemente utilizada em projetos de sucesso, de modo que permite o total esclarecimento à equipe do projeto, desde clientes, fornecedores e demais interessados ao resultado final do projeto. O EAP pode ser utilizado na fase do ciclo de vida com objetivo de possuir maior controle aos custos do projeto. 5.1 CRIAR A EAP: ENTRADA Plano de Gerenciamento do Projeto O plano de gerenciamento do escopo determina como criar um EAP, onde a partir da declaração detalhada do projeto e como será mantida e aprovada Especificação do Projeto

5 A especificação do escopo do projeto determina como o trabalho será executado e o que será excluído e também lista restrições e implicações interna e externa detalhadamente que se pode afetar no desenvolvimento do projeto Documentação dos Requisitos O detalhamento do documento de requisito é essencial para a comparação do que precisa ser produzido e o que precisa ser feito com o objetivo de entregar o projeto e os seus produtos finais Fatores Ambientais da Empresa A partir dos padrões de EAP específicos do setor relevante à natureza do projeto, podem servir como referência externa a criação do EAP Ativos de Processos Organizacionais Os processos organizacionais que podem influenciar no processo de criação do EAP incluem, mas não estão limitados, a: Política, procedimentos e modelos para a EAP, Arquivos de projetos anteriores, e Lições aprendidas de projetos anteriores. 5.2 CRIAR A EAP: FERRAMENTAS E TÉCNICAS Decomposição Decomposição é uma técnica utilizada para dividir e subdividir o escopo em partes menores e de fácil gerenciamento. O nível de composição é guiado pelo grau de controle necessário para realizar o gerenciamento do projeto em pacotes por meios mais eficazes. A decomposição do projeto em pacotes de trabalhos, freqüentemente envolve as seguintes atividades: Identificar e analisar as entregas e seus trabalhos relacionados; Estruturação e organização da EAP; Decomposição dos níveis mais altos da EAP em itens mais detalhados em menores níveis; e Verificar se o grau de decomposição das entregas é apropriado Opinião Especializada A opinião especializada é utilizada como forma de auxilio para decompor as entregas do projeto em componentes menores a fim de criar uma EAP eficaz, opiniões e conhecimentos especializados são utilizados e aplicados aos detalhes do escopo. O conhecimento pode ser resultado da experiência adquirida em projetos semelhantes.

6 FIGURA 2: Amostra de EAP decomposta em pacotes de trabalho FONTE: PMBOK (2013, p. 129) Uma EAP pode ser criada de diversas abordagens, onde alguns métodos incluem uma abordagem descendente, o uso de diretrizes especifica a organização, e dos modelos EAP. Uma estrutura EAP pode ser representada de diversas maneiras, tais como: Usando fases do ciclo de vida, sendo como o segundo nível de decomposição, com o produto inserido no terceiro nível como mostrado na figura 2. Usar entregas principais como nível de decomposição, como mostra a figura 2. Incorpora subcomponentes que pode ser feito por organizações externa, com um trabalho contratado, assim o fornecedor desenvolve uma estrutura analítica do projeto como apoio contratado como parte do trabalho. FIGURA 3: Exemplo da EAP organizada por fases

7 FONTE: PMBOK (2013, p. 130) FIGURA 4: Exemplo de EAD com entregas principais FONTE: PMBOK (2013, p. 130) Segundo o PMBOK (2013, p. 131), a EAP representa todo produto e trabalho do projeto, inclusive o trabalho de gerenciamento do mesmo, todo trabalho nos níveis mais baixos deve ser associado aos níveis mais altos para que nada seja omitido e nenhum trabalho extra seja executado. 5.3 CRIAR A EAP: SAÍDA Linha Base do Escopo A linha de base do escopo é a versão final e aprovada do escopo do projeto, com uma estrutura analítica do projeto (EAP) e seu dicionário EAP associados, onde só se podem sofrer alterações de procedimentos de controle formais, que é utilizado de base de comparação. Os componentes da linha de base do escopo incluem: Especificação do Projeto A especificação do escopo inclui descrição desde entregas principais, premissas e restrições Dicionário da EAP O dicionário da EAP é um documento que fornece informações detalhadas de todos componentes da estrutura analítica do projeto (EAP), o dicionário tem como funcionalidade dar suporte à EAP. No dicionário incluem, mas não estão limitadas a: Código de identificador da conta, Descrição do trabalho, Premissas e restrições, Organização responsável, Marcos do cronograma,

8 Atividades do cronograma associados, Recursos necessários, Estimativas de custo, Referências técnicas, e Informações sobre acordos. 6. CONTROLE DO ESCOPO O controle do escopo é o processo de monitoramento do progresso do escopo, analisando possíveis mudanças que possa ocorrer no desenvolvimento do projeto, a principal finalidade do controle do escopo é permitir que a linha de base do escopo seja mantida. A figura 5 ilustra o diagrama de dados do projeto. FIGURA 5: Controlar o escopo entrada FONTE: PMBOK (2013, p. 136) FIGURA 6: Diagrama do fluxo de dados do processos controlar o escopo FONTE: PMBOK (2013, p. 137)

9 Segundo PMBOK (2014, p. 137), O controle do projeto assegura que todas as mudanças solicitadas e ações corretivas ou preventivas recomendadas sejam processadas através do processo de realizar controle integrado de mudança. O controle do escopo tem como finalidade gerenciar as mudanças no decorrer do projeto. A mudança se torna inevitável desde a elaboração ao desenvolvimento do projeto, sendo assim se torna obrigatório o uso de algum tipo de método para o controle do escopo. 6.1 CONSTROLAR ESCOPO: ENTRADA Plano de Gerenciamento do Projeto O trabalho do projeto é influenciado por fatores ambientais da empresa, onde a partir dessas informações são utilizadas para controlar o escopo: Linha de base do escopo. A linha de base do escopo é utilizada para comparar aos resultados reais com o objetivo de determinar se a mudança se torna uma ação corretiva ou preventiva é necessária. Plano de gerenciamento do escopo. Tem como finalidade descrever como o projeto será monitorado e controlado. Planejamento de gerenciamento de mudança. Define como gerenciar as mudanças decorrentes aos processos. Planejamento de gerenciamentos da configuração. Possui a finalidade de definir os itens que são configuráveis e precisa ter um controle formal de mudanças e processo com o objetivo de controlar esses itens. Plano de gerenciamento de requisitos. Os requisitos devem ser inequívocos (mensuráveis e passiveis de teste), onde os requisitos solicitados ao projeto deveram ser analisados, documentados e gerenciados. A partir da elaboração de requisitos se utilizam a matriz de rastreabilidade como auxilio para detectar o impacto de qualquer mudança ou desvios em relação ao escopo do projeto. È utilizado uma analise de variação a fim de determina o grau de diferença entre a base do escopo e o desempenho real, as medições são realizadas para analisar essa variação, aspectos importantes desta análise pode-se determina a causa e grau de variação e assim escolher a decisão sobre se ações corretivas ou preventivas são necessárias. 6.2 CONTROLAR ESCOPO: SAÍDA Informações sobre Desempenho de Trabalho As informações geradas sobre o desempenho do projeto envolvem informações correlacionadas ao escopo do projeto em comparação à linha de base do escopo. Essas informações podem incluir possíveis mudanças, variação e quais impactos podem causa no cronograma ou custo, estas informações servem como base para tomada de decisão relacionada ao escopo. A partir disso pode se fazer uma analise que possa resultar em uma solicitação de mudança no escopo do projeto, essas possíveis mudanças são processadas para revisão e distribuição, com o objetivo de obter controle integrado à mudanças Atualização no plano de gerenciamento Atualização na linha de base do escopo. A partir das solicitações de mudanças aprovadas pode ocorrer de afetar o escopo do projeto, então é necessário rever a EAP e o dicionário EAP serão

10 revisados e publicados novamente, a fim de refletir as mudanças aprovadas no projeto com o intuito de manter o controle. Outras atualizações na linha de base. A partir das solicitações de mudanças aprovadas podem ocorrer de afetar além do escopo do projeto, as linhas de base dos custos e do cronograma serão revisadas e publicadas novamente a fim de refletir as mudanças no projeto Atualização nos documentos do projeto Os documentos do projeto podem sofrer alterações que incluem, mas não estão limitados a: Documentação dos requisitos, e Matriz de rastreabilidade dos requisitos Atualização nos ativos de processos organizacionais Os ativos de processos organizacionais podem sofrer atualizações que incluem, mas não estão limitados a: Causa das variações Ação corretiva escolhida e suas razões, e Outros tipos de lições aprendidas a partir do controle do escopo do projeto. 7. OS DESAFIOS NA DEFINIÇAO DO ESCOPO DO PROJETO Durante a definição e documentação do escopo do projeto surgem vários problemas, é preciso estar atento e saber solucionar para que não venha interferir no desenvolvimento do escopo. 7.1 AMBIGUIDADE Ao definir um escopo, pode ocorrer um erro ao diferenciar o conceito de tarefa e de produto. As tarefas são as atividades e ações que resultam em um produto. Por isso é de extrema importância elaborar um escopo preciso e claro. 7.2 DEFINIÇÃO INCOMPLETA Não oferecer o detalhamento completo prejudica o mapeamento eficaz de tarefa, do tempo e custo para realizar as atividades. 7.3 TRANSITORIEDADE Escopos transitórios são aqueles que sofrem constantes alterações, por isso é necessário que o documento seja finalizado constantemente com todas as informações possíveis para evitar alterações no meio do processo e não alterando o cronograma ou até mesmo o custo e tempo. 7.4 FALTA DE COMUNICAÇÃO E COLABORAÇÃO A falta de comunicação de todos os departamentos relacionados à realização do escopo pode ocasionar falhas de colaboração. Ou seja, um escopo que não é elaborado de forma colaborativa pode gerar interpretações erradas, por isso é importante compartilhar todas as informações e partes interessadas para toda a equipe do projeto. 7.5 IGNORAR OS RISCOS NO ESCOPO Gerenciar os riscos é o caminho para realizar um projeto bem-sucedido.

11 Na realização do projeto o gestor tem que analisar as possíveis ameaças que podem impactar nas etapas do projeto, e assim tomar decisões preventivas de forma a minimizar ou eliminar os riscos. 8. CONSIDERAÇÕES FINAIS Com a competitividade no mercado, as empresas precisam se empenhar e obtiver estratégias para se alavancarem e ganharem destaque, principalmente ao realizarem o projeto do produto. Para um projeto ser eficiente é necessário a utilização do escopo que tem a funcionalidade de detalhar todas as etapas que irá conter no projeto, ou seja, o que será incluído e excluído. E com a junção da ferramenta EAP é possível uma melhor visualização das informações contidas no escopo e aos seus respectivos riscos, assim podendo realizar as tomadas de decisões a fim de eliminar ou reduzir os possíveis riscos e que não venha atrapalhar no prazo de entrega do projeto e também não tendo um aumento no custo para a elaboração, e assim garantindo o sucesso do projeto e a satisfação do cliente. E a partir da elaboração do escopo juntamente com a decomposição hierarquia (EAP), é possível realizar o gerenciamento e controle do escopo, onde irá documentar como tal será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado, para não afetar o desempenho das atividades e a perda de controle. Logo garantindo que venha alcançar a meta e os resultados estabelecidos.

12 9. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS Um guia do conhecimento em gerenciamento de projeto (guia PMBK), quinta edição, 2013 MEDEIROS, Aline Alves. Processo de definição do Escopo do projeto segundo o PMBOK Revista de Ciências Gerenciais, Vol nº 21, Ano SOTILLE, Mauro A et. Al Gerenciamento do escopo em projetos 2 ed. Rio de Janeiro, Fundação Getúlio Vargas, 2009 Como definir o escopo do projeto e quatro processos de entrada fundamental Disponível em de Maio de 2017