Gerenciamento do Escopo. O que é escopo? Definição de escopo. alvo mira fim propósito objetivo objeto que se tem em vista desígnio
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- Luís Figueiredo Furtado
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1 Gerenciamento do Escopo O que é escopo? Definição de escopo alvo mira fim propósito objetivo objeto que se tem em vista desígnio
2 Escopo lida Com o que se quer alcançar Com o que não se quer alcançar Quais os limites da solução Definição de fronteira Contexto Na iniciação do projeto há definição de escopo? O que sabemos do escopo ao concluirmos a iniciação? Relembrando o contexto Termo de abertura do projeto: Necessidades Desejos Expectativas do cliente Requisitos gerais do produto, serviço para qual o projeto será realizado
3 Dúvidas Objetivo Características e Requisitos do produto para qual o projeto será realizado Limites do projeto Detalhamento do escopo Contexto Quais as atividades do gerenciamento de escopo? A partir da descrição de alto nível do escopo do projeto fornecida pela fase de iniciação
4 Identificar Definir Amadurecer Controlar O escopo do produto e o escopo do projeto Abordagem de escopo - PMI Escopo do produto Escopo do projeto
5 Escopo do produto Características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado. Escopo do projeto O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. Porque gerenciar escopo? Motivação
6 Para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. Para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso. Para garantir que o projeto inclua todo o trabalho necessário, e somente ele, para terminar o projeto com sucesso.
7 Principalmente para definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto. Principalmente para definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto. Principalmente para definir e controlar o que está e o que não está incluído no projeto.
8 Gerenciamento do escopo Identificar Definir Amadurecer Controlar Identificar o escopo Analisar e compreender o escopo. Critérios Premissas Restrições Requisitos do produto Requisitos do projeto Outras influências relacionadas Identificar o escopo Necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas são analisados e convertidos em requisitos. Premissas e restrições são analisadas para garantir que estejam completas, adicionando-se mais premissas e restrições conforme necessário. A equipe do projeto e outras partes interessadas podem realizar e preparar as análises.
9 Coletar os requisitos Planejamento x escopo Coletar os requisitos - Entradas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto 2. Registro Entradas partes Interessadas Coletar os requisitos Ferramentas e técnicas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto 2. Registro das partes Interessadas Ferramentas e técnicas 1. Entrevistas Ferramentas 2. Dinâmicas e técnicas de grupo 3. Oficinas 4. Técnicas de criatividade em grupo 5. Técnicas de tomada de decisão 6. Questionários e pesquisas 7. Observações 8. Protótipos
10 Detalhar Entrevistas 2. Dinâmicas de grupo 3. Oficinas 4. Técnicas de criatividade em grupo 5. Técnicas de tomada de decisão 6. Questionários e pesquisas 7. Observações 8. Protótipos Coletar os requisitos Saídas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto 2. Registro das partes Interessadas Ferramentas e técnicas 1. Entrevistas Ferramentas 2. Dinâmicas e técnicas de grupo 3. Oficinas 4. Técnicas de criatividade em grupo 5. Técnicas de tomada de decisão 6. Questionários e pesquisas 7. Observações 8. Protótipos Saídas 1. Documentação dos requisitos Saídas 2. Plano de gerenciamento de requisitos 3. Matriz de rastreabilidade de requisitos Requisitos Características Não ambíguos Mensuráveis Passíveis de testes Completos Consistentes Passíveis de aceitação partes interessadas
11 Documentação dos Requisitos Formato De acordo com área de aplicação e complexidade Exemplo Lista categorizada por partes interessadas e prioridades Descrições detalhadas, anexos, representação gráfica Documentação dos Requisitos Consulta saldo bancário Consultar extrato Fácil de usar Confiável Documentação dos Requisitos Elaboração de reforma conforme anexo: Projeto de gesso Projeto hidráulico Lay out
12 Plano de gerenciamento de requisitos O que é Sistemática de gerenciamento O que define Procedimento de análise Procedimento de documentação Método de gerenciamento Alvo requisito Matriz de rastreabilidade de requisitos Resumo para acompanhamento Status do requisito Ativo Cancelado Em aprovação Prioridade Versão Necessidade Identificador único Matriz de rastreabilidade de requisitos Código Requisito Status Versão 001 Consultar saldo bancário A Consultar extrato A Fácil de usar EA 004 Confiável EA
13 Gerenciamento do escopo Identificar Definir Amadurecer Controlar Definir o escopo Definir (detalhar) O quê? O escopo do produto e do projeto Como? Ao longo do ciclo de vida Ciclo de vida do projeto
14 Relembrando características do projeto Objetivo Complexidade Incerteza Natureza temporária Início e fim definidos Concentração temporária de recursos. Limitado no tempo Ciclo de vida Fases Elaboração progressiva Tem início e fim bem determinados Ciclo de vida do projeto Definição Ciclo de vida do projeto é apresentação da vida de um projeto, dividida em fases partes homogêneas e distintas, que conectam o início de um projeto ao seu final.
15 A coletânea das fases é o ciclo de vida do projeto. Ciclo de vida do projeto Motivação O ciclo de vida de um projeto geralmente: Oferece melhor controle gerencial. Adota ligações adequadas com as operações em andamento da organização executora. Melhora o controle do total de recursos gastos para atingir as metas estabelecidas. Possibilita que seja avaliada uma série de similaridades que podem ser encontradas em todos os projetos, independentemente do seu contexto, aplicabilidade ou área de atuação.
16 O ciclo de vida de um projeto geralmente definem: Quem está envolvido em cada fase Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase Como controlar e aprovar cada fase Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada entrega é revisada, verificada e validada O ciclo de vida de um projeto ao final das fase: Dá a oportunidade de avaliar se o projeto deve avançar para a fase seguinte. Permite a identificação de eventuais erros, possibilitando a análise e devidas providências para corrigi-los. Ciclo de vida do projeto Características comuns
17 Características Comuns Os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado. Características Comuns No início do projeto o nível de incerteza é o mais alto e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é maior. A certeza de término geralmente torna-se cada vez maior, conforme o projeto continua. Características Comuns A capacidade das partes interessadas de influenciarem as características finais do produto do projeto e o custo final do projeto é mais alta no início e torna-se cada vez menor conforme o projeto continua.
18 Ciclo de vida do projeto Como definir Como definir Não existe uma única melhor maneira para definir o ciclo de vida ideal do projeto. O número de fases depende da complexidade do projeto e do setor da indústria. As práticas comuns do setor freqüentemente levam ao uso de um ciclo de vida preferencial dentro desse setor. Ciclo de vida do projeto exemplos
19 Projeto de Melhoria do Processo Fase 1: Pesquisa e recomendações Fase 2: Implementação das recomendações aprovadas Fase 3: Avaliação Projeto de Construção de Planta de Processos Fase 1: Projeto do sistema Fase 2: Construção Fase 3: Legalidade e Regulamentos Fase 4: Teste do sistema e iniciação Telecom Fase 1: Conceito e viabilidade Fase 2: Requisitos Fase 3: Decisão Fase 4: Desenvolvimento Fase 5: Teste Fase 6: Implantação Fase 7: Suporte ao ciclo de vida
20 Ciclo de vida do projeto Visão Organizacional Visão organizacional Muitas organizações identificam um conjunto específico de ciclos de vida para serem usados em todos os seus projetos. Outras estabelecem políticas que padronizam todos os projetos com um único ciclo de vida. Outras permitem que a equipe de gerenciamento de projetos escolha o ciclo de vida mais adequado para o seu projeto. Visão organizacional Embora muitos ciclos de vida do projeto possuam nomes de fases semelhantes com entregas semelhantes, poucos ciclos de vida são idênticos. Alguns podem ter quatro ou cinco fases, mas outros podem ter nove ou mais.
21 Fase 1: Requisitos do produto Fase 2: Detalhamento do projeto de software Exemplos Fase de 3: ciclos Construção de do vida sistema Fase 4: Integração e teste Fase 1: Requisitos do produto Fase 2: Detalhamento do projeto arquitetural Fase 3: Detalhamento do projeto de software Fase 4: Construção do sistema Fase 5: Integração e teste "As fases do ciclo de vida de um projeto não são iguais aos grupos de processos de gerenciamento de projetos.." Define o escopo - Entradas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto Entradas 2. Documentação dos requisitos 3.Ativos de processos organizacionais
22 Define o escopo Ferramentas e técnicas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto 2. Documentação dos requisitos 3.Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializada Ferramentas e técnicas 2. Análise do produto 3.Identificação de alternativas 4.Oficinas Análise do produto O que faz Técnica usada para transformar os requisitos em entregas verificáveis. Como faz Cada área de aplicação possui um ou mais métodos Análise do produto Algumas técnicas Decomposição do produto Análise de sistemas Análise de valor Análise funcional
23 Identificação de alternativas O que faz Técnica usada para gerar diferentes abordagens para executar e realizar o trabalho do projeto. Algumas técnicas Brainstorming Pensamento lateral Define o escopo Saídas Entradas 1. Termo de abertura do Projeto 2. Documentação dos requisitos 3.Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas 1. Opinião especializada Ferramentas e técnicas 2. Análise do produto 3.Identificação de alternativas 4.Oficinas Saídas 1. Declaração do escopo do projeto 2. Atualizações Saídas dos documentos do projeto Declaração do escopo do projeto Descreve, em detalhes, as entregas do projeto e o trabalho necessário para criar essas entregas. Fornece um entendimento comum do escopo do projeto a todas as partes interessadas no projeto Permite que a equipe do projeto realize um planejamento mais detalhado
24 Declaração do escopo do projeto Orienta o trabalho da equipe do projeto durante a execução Fornece uma linha de base para avaliar solicitações de mudanças ou trabalho adicional e verificar se estão contidos dentro ou fora dos limites do projeto. Declaração do escopo do projeto Conteúdo Descrição do escopo do produto Critérios de aceitação do produto Entregas do projeto Exclusões do projeto (requisito negativo) Restrições do projeto Premissas do projeto Gerenciamento do escopo Identificar Definir Amadurecer Controlar
25 Amadurecer o escopo Amadurecer Detalhando mais ainda Amadurecer o escopo Decomposição das fases em entidades mais detalhadas: Entrega (deliverables) Sub-projetos Pacotes de trabalho Entrega (deliverables) Definição É qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável, e que devem ser produzidos e fornecidos para terminar o projeto.
26 Entrega (deliverables) Características As entregas são identificadas na documentação do plano de gerenciamento do projeto. Embora os produtos, serviços ou resultados do projeto estejam frequentemente na forma de entregas tangíveis, também podem ser fornecidas entregas intangíveis Entregas exemplos Casa
27 Rótulo Entrega (deliverables) Treinamento Sub-projetos Definição Componentes do projeto que podem ser gerenciados como tal, em geral são divisões do projeto mais facilmente gerenciáveis e são normalmente contratados de uma empresa externa ou de outra unidade funcional na organização executora.
28 Sub-projetos exemplos Testes automatizados Projeto arquitetônico
29 Pacotes de trabalho Definição Uma entrega ou componente de trabalho do projeto no nível mais baixo de cada ramo da Estrutura Analítica do Projeto (EAP). O pacote de trabalho inclui as atividades do cronograma e o marcos do cronograma necessários para terminar a entrega do pacote de trabalho ou o componente do trabalho do projeto. Pacotes de Trabalho exemplos Reunião de kickoff
30 Aprovação de requisitos de hardware Hierarquia no detalhamento EAP visão inicial Hierarquia no detalhamento Fase Entrega Entrega Pacote de trabalho
31 Hierarquia no detalhamento Entrega Entrega Sub-projeto Pacote de trabalho Hierarquia no detalhamento Sub-projeto Entrega pacote de trabalho Representação da EAP
32 Representação Gráfica Representação Textual Projeto 1. Fase 1 2. Fase 2 3. Fase 3 4. Sub-Projeto 4 Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 4. Teste Representação Textual Projeto 1. Fase 1 2. Fase 2 3. Fase Entrega Entrega Entrega Entrega Sub-Projeto 4 Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 3.1 Seleção de materiais 3.2 Elementos mecânicos 3.3 Elementos eletro-eletrônicos 3.4 Montagem 4. Teste
33 Projeto 1. Fase 1 2. Fase 2 3. Fase 3 Representação Textual 3.1 Entrega Entrega Entrega Entrega Pacote de Trabalho Pacote de Trabalho Pacote de Trabalho 4. Sub-Projeto 4 Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 3.1 Seleção de materiais 3.2 Elementos mecânicos 3.3 Elementos eletro-eletrônicos 3.4 Montagem Base montada Elementos eletroeletrônicos instalados Ajustes 4. Teste Hierarquia no detalhamento Elaboração progressiva do escopo Elaboração progressiva do escopo Os resultados são identificados ao longo do ciclo de vida do projeto. A decomposição de uma entrega ou sub-projeto que será realizado em um futuro distante talvez não seja possível. A equipe de gerenciamento de projetos normalmente espera até que a entrega ou o sub-projeto estejam esclarecidos para poder desenvolver seu detalhamento. Planejamento em ondas sucessivas (rolling wave)
34 Elaboração progressiva do escopo Cria a EAP - Entradas Entradas
35 Estrutura Analítica do Projeto Work Breakdown Structure WBS Estrutura Analítica do Projeto Definição Estrutura Analítica do Projeto Algo organizado em um padrão definido pela organização.
36 Estrutura Analítica do Projeto Divisão em partes ou categorias para separar em sub-instâncias mais simples Estrutura Analítica do Projeto Trabalho do projeto: esforço mental ou físico suficiente para remover obstáculos e alcançar um objetivo ou resultado; uma atividade específica, algo produzido ou algo alcançado pelo esforço, empenho ou exercício de uma habilidade. Organização do trabalho do projeto decomposto analiticamente em partes ou categorias. A EAP organiza e define o escopo total do projeto.
37 Cria a EAP - Entradas Entradas 1. Declaração do escopo do projeto Entradas 2. Documentação dos requisitos 3. Ativos de processos organizacionais Cria a EAP Ferramentas e técnicas Entradas 1. Declaração do escopo do projeto 2. Documentação dos requisitos Ferramentas e técnicas 1. Decomposição Ferramentas e técnicas 3. Ativos de processos organizacionais Decompor O que faz Decompor entregas principais para um nível de detalhamento apropriado para gerenciamento e controle integrados.
38 Decomposição Como faz Identificar produto Definir entregas principais Decompor Refinar decomposição Identificar o produto Revisar os documentos de escopo do projeto: Declaração do trabalho (SOW) Documentos de requisitos técnicos Outros Identificar o(s) produto(s) final(is) do projeto Entregas para que o projeto atinja o sucesso. Assegurar consistência entre EAP e requisitos do projeto. Definir entregas principais Entregas de alto nível Em geral são predecessores das entregas necessárias para o projeto, mas que em si mesmo não satisfazem a necessidade do negócio (especificação do projeto)
39 Entregas de alto nível Projeto 1. Fase 1 2. Fase 2 3. Fase 3 4. Sub-Projeto 4 Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 4. Teste Refinar decomposição Rever e refinar a EAP Até que os interessados do projeto acordem que o planejamento do projeto pode ser concluído com sucesso e que a execução e controle irão produzir com sucesso os resultados desejados. Até que Nível Decompor?
40 Até que Nível Decompor? Nível que alcance e proporcione informações necessárias para um efetivo gerenciamento. Até que Nível Decompor? Melhorar a precisão de estimativas de duração e custo dos elementos da EAP. Existir riscos específicos que requeiram uma atenção especial numa porção de um elemento da EAP. Quando não há entendimento claro e completo para satisfazer o Gerente de Projeto, o time, o cliente e outros interessados. Até que Nível Decompor? Existir mais de um indivíduo ou grupo responsável por um elemento da EAP Existir elementos que contém mais de uma entrega. Quando a porção do trabalho a ser realizado dentro de um elemento pode ser encarado como uma unidade.
41 Cria a EAP Saídas Entradas 1. Declaração do escopo do projeto 2. Documentação dos requisitos 3. Ativos de processos organizacionais Ferramentas e técnicas 1. Decomposição Ferramentas e técnicas Saídas 1. EAP 2. Dicionário de EAP Saídas 3. Linha de base de escopo 4. Atualizações de documentos do projeto Características EAP Características da WBS Representa o trabalho de uma atividade. Esse trabalho tem um resultado verificável. Está organizada numa estrutura hierárquica. Tem um objetivo ou resultado verificável, que é referido como uma entrega.
42 Como construir uma EAP? Níveis da EAP Elementos de Alto Nível Projeto 1. Fase 1 2. Fase 2 3. Entrega 3 4. Sub-Projeto 4
43 Elementos de Alto Nível Refletem as entregas principais das áreas de trabalho do projeto ou fases no ciclo de vida do projeto. Provêem pontos de resumo lógicos para avaliar o desempenho alcançado: Do escopo Do custo Do cronograma Entregas de alto nível Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 4. Teste Resumo lógico: escopo, custo e cronograma Elementos de Alto Nível Em geral podem ser desenvolvidos ainda no estágio conceitual do projeto. Projeto definido e especificações preparadas, um maior detalhamento da EAP pode ser desenvolvido.
44 A EAP inicial pode ser criada com informação de escopo limitado. No entanto, isto irá requerer re-trabalho quando informações adicionais sobre o escopo forem desenvolvidas ou uma análise do trabalho do projeto mais completa, tornar novas informações disponíveis. A EAP inicial pode ser criada com informação de escopo limitado. No entanto, isto irá requerer re-trabalho quando informações adicionais sobre o escopo forem desenvolvidas ou uma análise do trabalho do projeto mais completa, tornar novas informações disponíveis. A EAP inicial pode ser criada com informação de escopo limitado. No entanto, isto irá requerer re-trabalho quando informações adicionais sobre o escopo forem desenvolvidas ou uma análise do trabalho do projeto mais completa, tornar novas informações disponíveis.
45 A EAP inicial pode ser criada com informação de escopo limitado. No entanto, isto irá requerer re-trabalho quando informações adicionais sobre o escopo forem desenvolvidas ou uma análise do trabalho do projeto mais completa, tornar novas informações disponíveis. Elementos de Baixo Nível Elementos de Baixo Nível Provêem focos apropriados para desenvolver escopo, custo e tempo. Estruturam o trabalho Facilitam a identificação Esclarecem os objetivos
46 Representação Textual Construção de equipamento industrial 1. Definição 2. Projeto 3. Construção 3.1 Seleção de materiais 3.2 Elementos mecânicos 3.3 Elementos eletro-eletrônicos 3.4 Montagem Base montada Elementos eletroeletrônicos instalados Ajustes 4. Teste Estruturam o trabalho Facilitam a identificação Esclarecem os objetivos Premissas Básicas Construindo a EAP Elementos da EAP Cada elemento da EAP Deve representar uma única entrega verificável Deve representar uma agregação de todos elementos subordinados imediatamente abaixo dele Subordinado deve pertencer a um e somente a um elemento pai ou superior 1. Definição 2. Construção (parte 1) 3. Teste (parte 1) 4. Construção (parte 2) 5. Teste (parte 2)
47 Todos os elementos da EAP devem ser compatíveis com a organização e estruturas de responsabilidade. As Entregas Devem: Ser únicas e distintas dos seus pares Estarem claramente definidas para eliminar duplicação de esforço. 1. Definição 2. Marketing As Entregas Devem estar logicamente decompostas até um nível de detalhamento que: Seja possível representar como elas serão produzidas. Seja necessário para planejar e gerenciar o trabalho para obtê-la ou criá-la.
48 As entregas devem ser limitadas num tamanho e definição para controle efetivo. Não tão pequeno que faça o custo e o controle excessivo. Não tão grande que faça com que um item não consiga ser gerenciado ou tenha um risco inaceitável. Todas as entregas estarão explícitas, incluindo a EAP. Construção de equipamento industrial 1. Gerenciamento de projetos 1.1 Reunião de abertura do projeto 1.2 Plano de projeto 2. Definição 3. Projeto 4. Construção 4.1 Seleção de materiais 4.2 Elementos mecânicos 4.3 Elementos eletro-eletrônicos 4.4 Montagem Base montada Elementos eletro-eletrônicos instalados Ajustes 5. Teste
49 Elaborar EAP Finalidade Para que serve Apoiar os interessados do projeto, de forma que desenvolvam uma visão clara do produto final do projeto e os processos pelos quais irão ser criados. Para que serve
50 Para que serve Apoiar o gerenciamento do projeto de forma efetiva Base para estabelecer Esforço e custo a ser gasto no apoio aos processos e a criação das entregas Responsabilidade alocada para completar e coordenar o trabalho. Inserir figura de previsão de custo, cronograma, responsabilidade Comunicação entre os interessados Identificar de maneira clara o nível de detalhamento requerido para gerenciar e controlar o projeto. Para que serve Para que serve Define as entregas de forma hierárquica Apóia a definição de todo trabalho necessário para alcançar um objetivo final ou entrega. Concepção Projeto Casa de Praia Projeto Construção arquitetônico Acabamento
51 Para que serve Provê um gráfico textual do escopo do projeto Provê uma estrutura para todas entregas ao longo do ciclo de vida do projeto Concepção Projeto arquitetônico Projeto Casa de Praia 1. Projeto Casa de Praia 1.1 Concepção 1.2 Projeto Arquitetônico 1.3 Construção 1.4 Acabamento Construção Acabamento Provê um veículo para integração e avaliação do desempenho de custo e cronograma Facilita o relato e análise do progresso do projeto e dados de status. Provê uma estrutura para especificação de objetivos de desempenho. Para que serve Por que usar?
52 Para Assegurar O projeto inclui todo o trabalho necessário Se o trabalho necessário for omitido, o projeto irá certamente atrasar e os custos irão estar acima do previsto. O projeto não inclui trabalho que não é necessário. Se o trabalho não necessário for feito, o dinheiro e o tempo do cliente será gasto. Reuso de Modelos EAP Reuso de Modelo de EAP A EAP pode ser criada ou ter seus componentes reusados de outras EAP s.
53 Reuso de Modelo de EAP Os elementos da EAP, quando aplicamos reuso, podem vir: De projetos similares prévios De modelos de projetos padrões - melhores práticas. Desafios Construindo a EAP Desafios Balancear aspectos de definição do projeto de uma EAP com os dados coletados e requisitos relatados.
54 Desafios Assegurar o desenvolvimento e utilização da EAP. Omitir o desenvolvimento da WBS e prosseguir diretamente para o diagrama de rede (diagrama de gantt ou diagrama de precedência) pode conduzir a dificuldades inesperadas, incluindo atraso no projeto. Desafios Desenvolver uma EAP que defina relacionamentos lógicos entre todos os componentes do projeto. Esses relacionamentos lógicos serão esclarecidos através do uso de uma rede de dependência no cronograma do projeto. Desafios Evitar a criação de elementos da EAP cujo foco não é uma entrega Ex. estruturar a WBS estritamente por processos ou organizações Elementos da WBS que não são direcionados a entregas podem levar o projeto a falhar.
55 Desafios Prevenir o uso de elementos da EAP que definam sobreposição de responsabilidade para criação de uma das entregas. Cada elemento da WBS deve ter uma pessoa que é claramente responsável pelo seu complemento.
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