Reembolso Automático de Bilhetes

Transcrição

1 Reembolso Automático de Bilhetes 22 de Junho de 2006 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 1/18

2 Elaboração: Revisão: Aprovação: Versão José Mauro Toledo Maria de Fátima S. Salgado (Marina) Maria de Fátima S. Salgado (Marina) 2.2 (primeira revisão) Data: 22 / 06 / /18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

3 Sumario 1. Introdução Caracteristicas Solicitando Reembolso de Bilhetes Reembolso total de Bilhete de Papel ou Eletrônico Reembolso Parcial de Bilhete de Papel ou Eletrônico Descrição de um Registro de Reembolso e Registro de Taxas Confirmando ou Ignorando o Processo de Reembolso Parcial Reembolsando Somente as Taxas de Embarque Opçoes Adicionais Para um Reembolso Parcial Cancelando um Reembolso Automático Bilhete Reembolsando no Relatório Contábil Dúvidas e Soluções...17 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 3/18

4 1. Introdução O reembolso de bilhete automático via Sistema Amadeus permite que você reembolse bilhetes de papel ou eletrônicos de forma rápida e fácil. Os reembolsos automáticos através do sistema são incluídos no relatório contábil (TJQ) e reportados automaticamente para o BSP. Com isso, o processo de reembolso de bilhete eletrônico, por exemplo, é acelerado, pois elimina a necessidade da emissão do documento REA, até então necessário para solicitar tais reembolsos. 2. Caracteristicas O reembolso automático pelo sistema Amadeus traz muitos benefícios para o dia-a-dia da agência de viagens. Reembolso automático de bilhetes de papel. Reembolso automático interativo de bilhetes eletrônicos. Utilização da máscara de bilhetes armazenada para retirar os dados para o registro de reembolso. Possibilidade de reembolso total. Possibilidade de reembolso parcial. Campos para especificar multas de cancelamento. Possibilidade de calcular comissão sobre as multas de cancelamento. Geração da informação automaticamente para o relatório contábil. Geração automática de registro do AIR para o sistema de Back Office da agência Impressão do comprovante de reembolso. 4/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

5 3. Solicitando Reembolso de Bilhetes Você pode iniciar um reembolso através do número do bilhete ou a partir do elemento FA / FH do PNR ou a partir do relatório contábil. Quando o reembolso é solicitado, o sistema procura pelas informações de venda da emissão original que ficam armazenadas no sistema central Amadeus. Estas informações ficam armazenadas por um mínimo de 06 meses para bilhete de papel e 12 meses para bilhete eletrônico e são utilizadas automaticamente para preencher o registro de reembolso. Caso o reembolso do bilhete seja total, ou seja, o passageiro não tenha utilizado nenhum cupom de vôo, através de uma única entrada o reembolso pode ser registrado no sistema, reportado automaticamente para o BSP e o comprovante de reembolso automático impresso. Antes de efetuar qualquer reembolso, é de total responsabilidade do agente verificar os cupons e valores disponíveis, se a regra tarifária aplicada no bilhete permite reembolso ou se existe alguma multa para tal procedimento. O sistema Amadeus não faz esse tipo de verificação automaticamente e qualquer reembolso efetuado a partir de um bilhete com uma tarifa não reembolsável ou que tenha multa, pode gerar uma nota de débito para a agência Reembolso Total de Bilhete Papel ou Eletrônico Um reembolso total é efetuado quando nenhum cupom foi utilizado pelo passageiro. Através do número do bilhete: /FULL Número do bilhete (SEJA PAPEL OU ELETRÔNICO). FULL Indicação de reembolso total sem nenhuma alteração por parte do agente. A partir do elemento FA / FH do PNR: /L6 /FULL /L6 Barra seguida do indicador L e número da linha do elemento FA ou FH (neste caso, linha 6 do PNR). FULL Indicação de reembolso total sem nenhuma alteração por parte do agente. A partir do relatório contábil: /I-121 FULL /I-121 /FULL Barra seguida do indicador I, hífen e seqüência numérica no relatório contábil (neste caso, 121 corresponde ao documento da exibição). Indicação de reembolso total sem nenhuma alteração por parte do agente. Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 5/18

6 RESPOSTA DO SISTEMA PARA UMA DAS ENTRADAS ANTERIORES: >/I-121/FULL OK - REEMBOLSO PROCESSADO (Quando esse for um bilhete de papel) >/I-121/FULL OK REGISTRO ETKT ATUALIZADO SAC OK REEMBOLSO PROCESSADO (Quando esse for um bilhete eletrônico) O comprovante de solicitação de reembolso e o comprovante de reembolso automático serão impressos na impressora de papel. Esses documentos inicialmente não precisarão ser enviados para o BSP, mas devem ser guardados caso a empresa aérea solicite-os posteriormente Reembolso Parcial de Bilhete Papel ou Eletrônico Quando o passageiro já tiver utilizado um ou mais cupons de vôo, alguns campos devem ser alterados no registro de reembolso antes da finalização do processo. Nestes casos, o processo de reembolso se dará em três etapas, a primeira será a exibição do registro de reembolso, seguida das alterações necessárias e confirmação do processo. Seguem as entradas para início do reembolso parcial. Através do número do bilhete: Número do bilhete (SEJA PAPEL OU ELETRÔNICO) A partir do elemento FA / FH do PNR: /L6 /L6 Barra seguida do indicador L e número da linha do elemento FA ou FH (neste caso, linha 6 do PNR). A partir do relatório contábil: /I-121 /I-121 Barra seguida do indicador I, hífen e seqüência numérica no relatório contábil (neste caso, 121 corresponde ao documento da exibição). Dentro do registro de reembolso, você pode verificar e/ou atualizar o registro das taxas que estão sendo reembolsadas, quando necessário. Para acessar o registro de todas as taxas relacionadas, basta aplicar T no registro de reembolso. Se o registro contiver mais de uma taxa a ser reembolsada com o mesmo código, a indicação XT é exibida com o somatório de todos os valores. O sistema Amadeus aceita e processa até 30 taxas. DICA: Se você acessar alguma outra exibição ou limpar a tela e quiser retornar ao registro de reembolso, basta aplicar. 6/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

7 3.3. Descrição de um Registro de Reembolso e Registro de Taxas Exemplo de um registro de reembolso de um bilhete de papel: REFUND RECORD AGT LS/29APR05 F TKT-Y NM NAME LARANGEIRA/PAULOMR I ISSUED 28APR05 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID BRL U FARE USED 0.00 FARE REFUND BR TAX REFUND >T REFUND TOTAL FM COMMISSION 9.00P FP1 INV S ITINERARY DOMESTIC REFUND RECORD REFUND RECORD AGT LS/29APR05 F TKT-Y Número do registro de reembolso (neste caso, o registro ainda não foi finalizado e por isso o campo está sem informação). AGT LS/29APR05 F TKT-Y Número IATA ( ), os dois últimos caracteres da assinatura (LS) e a data da solicitação do reembolso (29APR05). Indicador do tipo de registro. Os seguintes tipos podem ser exibidos: F Informações recebidas automaticamente do banco de dados de bilhetes e processadas sem intervenção manual. L Informações recebidas automaticamente do banco de dados de bilhetes e alteradas manualmente, por exemplo, um reembolso parcial. Indica se o documento está disponível para reembolso ou não (neste caso, o processo de reembolso ainda não foi confirmado e o bilhete ainda está disponível para reembolso). Y o processo de reembolso ainda não foi confirmado. N o processo de reembolso já está confirmado. NM NAME LARANGEIRA/PAULOMR O nome do passageiro no bilhete. I ISSUED 28APR05 A data da emissão do bilhete. Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 7/18

8 D1 DOCUMENT CPNS 1200 D1 DOCUMENT Número do bilhete que está sendo reembolsado. CPNS 1200 Números dos cupons que estão sendo reembolsados (neste caso, cupons 1 e 2). F FARE PAID BRL Tarifa paga no bilhete (neste caso, BRL ). U FARE USED 0.00 Tarifa que corresponde aos cupons utilizados (neste caso, nenhum cupom foi utilizado pelo passageiro). FARE REFUND Tarifa a ser reembolsada. BR TAX REFUND >T BR TAX REFUND Somatório das taxas que serão reembolsadas (neste caso, BRL 23.10). >T Entrada utilizada para visualizar todas as taxas que serão reembolsadas. REFUND TOTAL Total a ser reembolsado, tarifa mais taxas (neste caso, BRL ). FM COMMISSION 9.00P Comissão aplicada no bilhete a ser reembolsado. FP1 INV Forma de pagamento do bilhete que está sendo reembolsado. 8/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

9 S ITINERARY DOMESTIC Tipo de viagem emitida no bilhete (doméstica ou internacional). Verifique abaixo um exemplo de um registro de taxas: ENTRADA APLICADA: T RESPOSTA DO SISTEMA: REFUNDABLE TAXES LARANGEIRA/PAULOMR UNUSED TAXES T BR REFUNDABLE TAX TOTAL BRL XT LARANGEIRA/PAULOMR O nome do passageiro no bilhete Número do bilhete que está sendo reembolsado. UNUSED TAXES T BR Taxas cobradas no bilhete (neste caso, somente um tipo de taxa BR, no valor de BRL23.10). Caberá ao agente retirar manualmente as taxas já utilizadas. Veremos as entradas para ajuste das taxas no próximo tópico. REFUNDABLE TAX TOTAL BRL Somatório das taxas reembolsáveis XT Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 9/18

10 Veja um exemplo de um registro de reembolso de uma tarifa internacional, onde o agente deve fazer as alterações na tarifa e taxas atualizadas através da entrada U. ENTRADA APLICADA PARA ATUALIZAÇÃO DA TARIFA UTILIZADA: U/U (onde é o valor da tarifa utilizada pelo passageiro) RESPOSTA DO SISTEMA: REFUND RECORD AGT LS/06MAY05 L TKT-Y NM NAME MARTINS/ANAMRS I ISSUED 06MAY05 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID BRL U FARE USED FARE REFUND XT TAX REFUND >T REFUND TOTAL FM COMMISSION 9.00P FP1 INV S ITINERARY INTERNATIONAL AA AUTHORISATION A tarifa a ser reembolsada é calculada automaticamente pelo sistema. Para excluir as taxas já utilizadas pelo passageiro, o agente deve acessar o registro de taxas. ENTRADA APLICADA: T RESPOSTA DOS SISTEMA: REFUNDABLE TAXES MARTINS/ANAMRS UNUSED TAXES T BR T QX T YQ T FR T FR REFUNDABLE TAX TOTAL BRL XT 10/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

11 A taxa BR foi utilizada pelo passageiro e deve ser excluída com a entrada U. ENTRADA APLICADA PARA EXCLUSÃO DA TAXA UTILIZADA: U/ TX 1 (onde 1 corresponde a 1ª. taxa) RESPOSTA DO SISTEMA: REFUNDABLE TAXES MARTINS/ANAMRS UNUSED TAXES T QX T YQ T FR T FR REFUNDABLE TAX TOTAL BRL XT A taxa utilizada foi excluída e o valor total de taxas a ser reembolsado é calculado automaticamente pelo sistema. As informações alteradas no registro de taxas são geradas para o registro de reembolso. Para retornar ao registro de reembolso, aplique. REFUND RECORD AGT LS/06MAY05 L TKT-Y NM NAME MARTINS/ANAMRS I ISSUED 06MAY05 D1 DOCUMENT CPNS 1200 F FARE PAID BRL U FARE USED FARE REFUND XT TAX REFUND >T REFUND TOTAL FM COMMISSION 9.00P FP1 INV S ITINERARY INTERNATIONAL AA AUTHORISATION * O próximo passo é confirmar e/ou ignorar o processo parcial de reembolso. Veja o tópico 3.4 na página seguinte. Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 11/18

12 3.4. Confirmando ou Ignorando o Processo de Reembolso Parcial Para que o registro de reembolso parcial seja processado, reportado e o comprovante de reembolso automático seja impresso, você precisa confirmar o processo. Veja a entrada e a resposta abaixo: P >P OK - REEMBOLSO PROCESSADO (Quando esse for um bilhete de papel) >P OK REGISTRO ETKT ATUALIZADO SAC OK REEMBOLSO PROCESSADO (Quando esse for um bilhete eletrônico) O comprovante de reembolso automático será impresso na impressora de papel. Esse documento inicialmente, não precisará ser enviado para o BSP, mas deve ser guardado caso a empresa aérea solicite-o posteriormente. Caso seja necessário reimprimir o comprovante de reembolso, basta aplicar a entrada P com o endereço da impressora. ENTRADA APLICADA: PBE6692 (onde P é o identificador de transação e BE6692 é o endereço da impressora de papel) RESPOSTA DO SISTEMA: >PBE6692 OK - REEMBOLSO REIMPRESSO O registro de reembolso parcial pode ser ignorado a qualquer momento antes da confirmação do processo (P). Veja a entrada e a resposta abaixo: IG A seguinte resposta será exibida confirmando que o processo de reembolso foi ignorado. >IG REEMBOLSO AUTOMATICO IGNORADO 12/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

13 3.5. Reembolsando Somente as Taxas de Embarque É muito comum a utilização do reembolso automático nos casos onde somente as taxas de embarque podem ser reembolsadas, como, por exemplo, as tarifas que não são reembolsáveis. Seguem as entradas para início no processo onde somente as taxas serão reembolsadas. Através do número do bilhete: /TAX Número do bilhete (SEJA PAPEL OU ELETRÔNICO). TAX Indicador de reembolso de taxas. A partir do elemento FA / FH do PNR: /L6 /TAX /L6 Barra seguida do indicador L e número da linha do elemento FA ou FH (neste caso, linha 6 do PNR). TAX Indicador de reembolso de taxas. A partir do relatório contábil: /I-121 TAX /I-121 /TAX Barra seguida do indicador I, hífen e seqüência numérica no relatório contábil (neste caso, 121 corresponde ao documento da exibição). Indicador de reembolso de taxas. Nas entradas acima, o registro de reembolso já é exibido com o campo tarifa usada, igual ao campo de tarifa paga, assim, o campo de tarifa reembolsada exibe o valor igual a zero. Caso exista somente uma forma de pagamento no registro original, essa é usada para o reembolso de todas as taxas, mas caso exista mais de uma, essas podem ser atualizadas, juntamente com os valores associados. Após o ajuste, caso seja necessário, basta aplicar o comando para confirmar o processo de reembolso (P). Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 13/18

14 3.6. Opções Adicionais Para um Reembolso Parcial Quando a solicitação de reembolso referir-se a um bilhete que já foi utilizado parcialmente, será necessário alterar algumas informações dentro do registro de reembolso. Seguem as entradas que devem ser utilizadas: 1 2 Excluindo número de bilhete (neste caso, primeiro bilhete do registro) Excluindo os números dos cupons utilizados pelo passageiro e que não devem ser reembolsados (neste caso, DX2 corresponde ao bilhete no registro e C12 corresponde aos cupons 1 e 2). Informando a tarifa que foi utilizada pelo passageiro sem taxas (neste caso, R$ ) Inserindo multa de reembolso, caso aplicável. Pelo valor (neste caso, R$ 50.00) Pela porcentagem (neste caso, 10%) U/DX 1 U/DX 2C12 U/U U/CP 50.00A U/CP 10P *3 Atualizando forma de pagamento. (onde FP é o campo identificador, 1 é o número da forma de pagamento) U/FP1CASH U/FP2CCVI *4 Atualizando o valor a ser reembolsado para uma forma de pagamento específica. (onde FP é o campo identificador, A é o indicador de quantidade, 1 é o número da forma de pagamento, é o valor. U/FPA No caso de bilhetes conjugados, em que os cupons do primeiro bilhete foram todos utilizados. 2 Sempre adicione no final da entrada uma letra A quando corresponder ao valor e P quando for porcentagem. *2 Quando utilizado valor, após a entrada o sistema converterá automaticamente o mesmo em porcentagem. *3 Podem ser adicionadas até três formas de pagamentos. *4 Os valores são usados em Real. 14/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

15 *5 6 7 Inserindo comissão aplicável a multa de reembolso, caso haja (neste caso, 6%) Excluindo taxa que foi utilizada pelo passageiro (neste caso, 6 corresponde a taxa da linha 6) Atualizando o valor da taxa a ser reembolsada (neste caso, 2 corresponde a 2ª. taxa do registro e ao valor a ser reembolsado) U/CM 6P U/TX 6 U/TU Para atualizar as taxas, o registro de taxas deve ser acessado antes através da entrada T. Quando uma taxa é excluída, o sistema não aceita a sua inclusão novamente. Nestes casos, o registro de reembolso deve ser ignorado com IG e processado novamente. Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 15/18

16 4. Cancelando um Reembolso Automático O cancelamento de um reembolso é feito através da entrada TRDC, diretamente no sistema de relatório contábil da agência. Um reembolso automático somente pode ser cancelado no mesmo dia em que foi solicitado. A partir do Relatório Contábil: TRDC/2035 (onde 2035 é o número de seqüência do bilhete no Relatório Contábil) RESPOSTA DO SISTEMA: >TRDC/2035 OK - DOCUMENTO(S) CANCELADO(S) IMPORTANTE: No caso de um cancelamento de um registro referente a um bilhete eletrônico, antes de processar o cancelamento, a empresa aérea deve ser contatada, pois, apesar do cancelamento ser processado no Sistema de Relatório Contábil, o status do e-tkt NÃO é modificado, permanecendo com o status de reembolsado (R). 16/18 Treinamento e Documentação Amadeus Brasil

17 5. Bilhete Reembolsado no Relatório Contábil Todos os bilhetes reembolsados automaticamente no Sistema Amadeus serão gerados para o Relatório Contábil e reportados para o BSP. AGY NO QUERY REPORT 06MAY CURRENCY BRL OFFICE - RIOB22906 SELECTION: AGENT - ALL 06 MAY SEQ NO A/L DOC NUMBER TOTAL DOC TAX COMM FP PAX NAME AS RLOC TRNC * CA OLIVEIRA/J LS Z8GUN3 TKTT CANN * CA OLIVEIRA/J LS Z8GWLW TKTT * CA MATOS/REGI LS Z8G8E3 TKTT * CA MATOS/MARC LS Z8G8E3 TKTT * CA MATOS/CARL LS Z8G8E3 TKTT CANN * CA MARTINS/AN LS Z8HITT TKTT CA OLIVEIRA/J LS Z8GWLW RFNX CA MARTINS/AN LS Z8HITT RFND Na coluna que indica a condição em que o bilhete emitido foi reportado para o BSP, dois novos códigos podem aparecer com o reembolso automático. São eles: RFND bilhete reembolsado automaticamente. RFNX reembolso cancelado no mesmo dia da solicitação. 6. Dúvidas e Soluções Em caso de dúvidas, não hesite em contatar o nosso Help Desk: Acesse entre no link chat help desk. FAX: FILA: QE/SAO1A0981/97 Telefone: Treinamento e Documentação Amadeus Brasil 17/18