Emissão de Reembolso via BSPLink

Transcrição

1 Emissão de Reembolso via BSPLink A- REEMBOLSO INDIRETO (Refund Application): Menu Principal do BSPlink: Tradução 1. Abra a opção REFUND APPLICATIONS no menu do BSPlink. 2. Verifique se a empresa aérea aceita a modalidade de reembolso indireto, na opção RA Airline Permission. 3. Para abrir o formulário em branco, escolha a opção RA Issue. 4. Preencha o formulário conforme instruções das páginas seguintes. Função - Emissão de reembolso indireto Abre o formulário em branco - Pesquisa de reembolso indireto Abre opções de consulta - Pesquisa de reembolso indireto por período Abre opção de consulta por período de processamento - Supervisão de reembolso indireto Opção não utilizada - Empresas Aéreas permitidas para Lista de Empresas Aéreas que reembolso indireto aceitam reembolso indireto 5. Após emitido o reembolso, o BSPlink irá numerá-lo, possibilitando à agência a sua impressão. O status ficará Pending, que significa pendente de análise pela Empresa Aérea. 6. Consultas de reembolsos REJEITADOS: Caso o reembolso em questão não seja localizado na opção de consulta (RA Query), ele pode ter sido rejeitado no processamento. Acesse a opção DOCUMENT QUERIES e selecione o item Rejected Documents. Em seguida selecione o período que o processo de reembolso foi emitido. Caso tenha sido rejeitado no processamento, será exibido o motivo. Neste caso, contatar a respectiva Empresa Aérea para devidos ajustes. 7. Cancelamento e alteração/inclusão de arquivo de reembolso indireto: O reembolso indireto pode ser alterado/inserido arquivo ou cancelado desde que o status esteja Pending. Acesse a opção RA Query, Refund by Number, digite o número do reembolso e Query. Selecione o reembolso e no rodapé da página clique em: - DELETE para cancelamento - MODIFY para alteração (abrirá o formulário em forma editável) - ATTACH FILES para anexar arquivos (limite de três arquivos por documento) 1

2 Formulário de Reembolso Indireto (RA Issue): 2

3 Preenchimento dos campos e dicas (RA Issue): Legenda Nome do Campo Tradução do Campo 1 TO Para 2 STAT PASSENGER NAME Passenger Details REASONS FOR REFUND Tipo de Tráfego Nome do Passageiro Detalhes Passageiro Razões para Reembolso 6 Dados do documento para reembolso 6-a Document Enquiry Consulta de documento Preenchimento Código numérico da Empresa Aérea para a qual se solicita o reembolso Define se é Doméstico ou Internacional SOBRENOME/NOME do Passageiro para o qual se solicita o reembolso Número do vôo, trecho, data, etc. Campo livre (não usar caracteres exclusivos da língua portuguesa). Quando for o caso, informar código GR. Exibe a máscara do documento informado no campo 6-b. Obrigatório 6-b Airline Empresa Aérea Código numérico da Empresa Aérea 6-c Form Serial Nº and Número e série do documento 6-d Cpns Cupons 6-e Date of Issue (DDMMMYY) 6-f Waiver code Data de emissão isenção 7 Dados da emissão original (bilhete) 7-a Airline Serial nº 7-b Issuing Agent 7-c 7-d Date (DDMMMYY) Place code) (city Código Cia Aérea e série Documento Agência Emissora Data Local (Código da Cidade) Número do Documento a ser reembolsado (10 dígitos) Cupons (trechos) a serem reembolsados. Em caso de trecho VOID, não selecionar. Em caso de vmpd, selecionar apenas o cupom 1. Dia de emissão do documento informado. Por ex. 18AUG10 (ex. AUG = mês em inglês, em maiúsculo) Código para isenção de multa, quando informado pela Empresa Aérea Código numérico da Empresa Aérea e número do documento /bilhete (10 dígitos) Código IATA da Agência (8 dígitos). O nome aparecerá automaticamente. Dia de emissão do Documento original. Por ex. 09AUG10 (ex. AUG = mês em inglês, em maiúsculo) Código da cidade da emissão original (ex. SAO) 8 Forma de Pagamento 8-a Cash À vista Selecionar quando a forma de pagamento do documento a reembolsar foi à vista. Ativará campo 8-c 8-b CC Cartão de Crédito Selecionar quando a forma de pagamento do documento a reembolsar foi cartão. Ativará campos 8-d/e/f 8-c Cash Amount Valor à vista 8-d Card Type Tipo do Cartão Informar valor líquido tarifa+taxa para reembolso à vista (mesmo do campo REFUND TO PASSENGER) Informar a bandeira do cartão de crédito para reembolso (código de 2 letras) 3

4 8-e Credit Number Card Número Cartão de Crédito 8-f Amount Valor Informar número do cartão de crédito para reembolso, lembrando que apenas um cartão pode ser utilizado. Informar valor líquido tarifa+taxa para reembolso no cartão (mesmo do campo REFUND TO PASSENGER) Obs1: No caso de reembolso com duas formas de pagamento (à vista = campo 8-c) + (cartão = campo 8-f), a soma dos dois (campo TOTAL Cash & Credit) deve ser igual ao campo REFUND TO PASSENGER. Neste caso, o valor à vista (campo 8-c) deve ser superior à soma das taxas. Obs2: Quando a forma de pagamento for GR-Órgãos Governamentais, selecionar opção Cash (campo 8-a) e informar em Reason for Refund (campo 5) a forma de pagamento, seguido do número da requisição GR e Órgão do Governo (Ex.: FOP GR REQ FUNAI). 9 Partial Refund 10 Tour Code 11 Customer ref. 12 Electronic Ticket Auth Code Reembolso parcial acordo Informações adicionais do cliente autorização e- TKT Selecionar quando o reembolso for parcial. Ativará campo 14. Informe o Tour Code existente no Documento ou o código do acordo utilizado para crédito de Incentivos Preencher somente se houver instrução da Empresa Aérea Informar o código REA ou SAC quando da mudança do status do e-tkt de O (open) para R (refunded). Caso seu sistema não gere, digitar Code not Known 13 GROSS FARE Tarifa Informar o valor total da tarifa (sem taxa) 14 Less Gross Fare Used Menos tarifa utilizada Informar o valor da tarifa que já foi utilizada e será descontada (campo 9 deve estar selecionado). 15 Commission Comissão Clicar no campo Comm% em seguida informar o percentual de comissão (mesmo do documento) 4

5 16 Tax Taxa Na coluna da esquerda, informar o código da taxa, normalmente composto de duas letras (ex. BR, IT, etc.). Na coluna da direita, o valor de cada respectiva taxa em reais. Exceção1: Taxa XF deve ser lançada com código do aeroporto e valor em USD no mesmo campo. Ex. XFMIA4 onde MIA = código do aeroporto e 4 = valor em USD). Exceção2: XT não é taxa, mas consolidação de várias taxas. Esta só poderá ser usada após todos os outros campos de taxas estarem preenchidos, no último campo 17 (XT Tax Detail) 17 XT Tax Detail Detalhes da XT 18 Cancellation Penalty Tela campo 17 Multa / Taxa de serviço (CP) Digitar XT no campo de duas letras para taxa e clicar sobre XT Tax Detail. Abrirá uma nova janela para informar cada taxa. O Bloqueador de Pop up deve estar desativado. Vide tela abaixo. Inserir o valor da Multa / Taxa de Serviço conforme regra tarifária. Este valor será automaticamente abatido do reembolso. 5

6 B- REEMBOLSO DIRETO (Refund Notice) Menu Principal do BSPlink: Tradução 1. Abra a opção REFUND NOTICES no menu do BSPlink. 2. Verifique se a empresa aérea aceita a modalidade de reembolso direto, na opção RN Airline Permission. 3. Para abrir o formulário em branco, escolha a opção RN Issue. 4. Preencha o formulário conforme instruções das páginas seguintes. Função - Emissão de reembolso direto Abre o formulário em branco - Pesquisa de reembolso direto Abre opções de consulta - Pesquisa de reembolso direto por período Abre opção de consulta por período de processamento - Supervisão de reembolso direto Opção não utilizada - Empresas Aéreas permitidas para Lista de Empresas Aéreas que reembolso direto aceitam reembolso indireto 5. Após emitido o reembolso, o BSPlink irá numerá-lo, possibilitando à agência a sua impressão. O reembolso direto não passa pela análise da Empresa Aérea e segue automaticamente para processamento. 6. Consultas de reembolsos REJEITADOS: Caso o reembolso em questão não seja localizado na opção de consulta (RA Query), ele pode ter sido rejeitado no processamento. Acesse a opção DOCUMENT QUERIES e selecione o item Rejected Documents. Em seguida selecione o período que o processo de reembolso foi emitido. Caso tenha sido rejeitado no processamento será exibido o motivo. Neste caso, contatar a respectiva Empresa Aérea para devidos ajustes. 7. Cancelamento e alteração de reembolso direto: O reembolso direto pode ser cancelado ou modificado pela Agência somente no mesmo dia de sua emissão. Para alteração: Acesse a opção RN Query, Refund by Number, digite o número do reembolso e Query. Em seguida clique sobre o número do reembolso e no rodapé no campo MODIFY. O formulário do reembolso direto será aberto para edição. Para cancelamento: Acesse a opção RN Query, Refund by Number, digite o número do reembolso e Query. Em seguida clique no final da linha no campo DELETE e confirme a ação. 6

7 Formulário de Reembolso Direto (RN Issue) (1) Moeda (automático) Data emissão (automático) Código IATA (automático) (2) (8) (c) (a) (b) (d) (e) (9) (3) Total do reembolso (automático) (4) (5) (10) (7) (11) (12) (6) (13) Preenchimento dos campos e dicas (RN Issue) Legendas Tradução do Nome do Nome do Instruções/Dicas/Comentários para o preenchimento do Campo Obrigatório Campo no Campo no no Formulário (S/N) Formulário Formulário 1 FARE Tarifa Valor da Tarifa a ser reembolsada 2 Tax Taxa Na coluna da esquerda, informar o código da taxa, normalmente composto de duas letras (ex. BR, IT, etc.). Na coluna da direita, o valor de cada taxa em reais. Exceção1: Taxa XF deve ser lançada com código do aeroporto e valor em USD no mesmo campo (ex. XFMIA4). Exceção2: XT não é taxa, mas consolidação de várias taxas. Esta só poderá ser usada após todos os outros campos de taxas estarem preenchidos, no último campo. Ao digitar XT na coluna da esquerda e o valor à direita, abrirá uma tela para detalhamento do valor (código da taxa à esquerda e valor à direita). O Bloqueador de Pop up deve estar desativado. Vide modelo de tela no final do documento. 7

8 Tela quando usado código XT: 3 4 Penalty Charge Commission Amount Multa / Taxa de Serviço (CP) Valor da Comissão 5 Net Remit Incentivo 6 Tour Code 7 Stat 8 Passenger Name Incentivo Tipo de tráfego Nome do Passageiro 9 Dados do documento para reembolso 9-a Airline Code 9-b Form & Serial Number (s) Código da Empresa Aérea Número do bilhete 9-c Coupons Cupons 9-d Date of Issue Refunded Document 9-e Waiver Code Credit Amount 12 Entity Credit Card Number Data de emissão do bihete isenção Valor a crédito Número Cartão de Crédito Entidade do Cartão 13 Remarks Observações Inserir o valor da Multa / Taxa de Serviço conforme regra tarifária. Este valor será automaticamente abatido do reembolso. Clicar no campo % em seguida informar o percentual de comissão (mesmo do documento) Marcar este campo caso tenha recebido algum incentivo para o tkt a reembolsar. O campo 6 será ativado. Informe o Tour Code existente no Documento ou o código do acordo utilizado para crédito de Incentivos Define se é Doméstico ou Internacional SOBRENOME/NOME do Passageiro para o qual se solicita o reembolso Informar o código de 3 números da Empresa Aérea Informar o nº do bilhete com 10 dígitos Cupons (trechos) a serem reembolsados. Em caso de trecho VOID, não selecionar. Em caso de vmpd, selecionar apenas o cupom 1. Informar a data de emissão do bilhete. Formato DD/MM/AAAA (ex. 30/12/2009) Código para isenção de multa, quando informado pela Empresa Aérea Informar valor líquido tarifa+taxa para reembolso no cartão (quando aplicável). Ativará campos 11 e 12. Caso o reembolso seja apenas à vista, este campo deve permanecer zero (0). Caso seja com duas formas de pagamento (cash+cartão), a diferença do valor deste campo com o campo 1 (FARE) será automaticamente considerada à vista. Informar nº cartão de crédito para reembolso Informar a bandeira do cartão de crédito (código de 2 letras) Campo livre (não usar caracteres exclusivos da língua portuguesa). Quando for o caso, informar código GR. 8