Oficina de Modelagem de e P r P o r ces e s s o s s s de e N e N g e ó g cio i

Transcrição

1 Oficina de Modelagem de Processos de Negócio

2 AGENDA Gestão por Processos Modelagem de Processos Notações Exercícios Introdução à Modelagem BPMN

3 Apresentação Graduado em controladora gerencial e MBA em Gerenciamento de Projetos pela FGV, certificando PMP em Diretor de Operações e Voluntário no PMI Rio; Gerente de Processos com certificação CBPP e delegado regional na ABPMP. Especializações em mapeamento e modelagem de processos de negócio pela UFRJ e CRM pela ESPM; Docente na pós-graduação de Gerenciamento de Projetos e Gerenciamento de Processos, na UERJ, UFF, UCAM, UCB, UVA, Estácio e cursos específicos de Produção Editorial / Direito Autoral e RH; Trabalhou na implantação do ERP Oracle EBS no estaleiro Rio Grande e demais empresas do grupo com interface em 10 sistemas satélites (XRT; Synchro; LDC; Data Sul; e-comex; Metadados; PCP; HANT); Experiência com mapeamento e modelagem de processos com foco na busca de Gap s e melhoria da operação com redução de custos; Experiência em processos industriais em mercados de óleo e gás, Gráfico, Editorial, Indústria naval e comércio exterior / entreposto aduaneiro. Roberto Paranhos PMP/CBPP

4 ENTENDIMENTO INICIAL Empresas estão estruturadas assim: MAS FUNCIONAM ASSIM: Uma empresa é uma coleção de Processos - Prof. José Ernesto Lima Gonçalvez - FGV

5 Estrutura Funcional e Processos Empresa Vendas Administração Produção Logística Regional 1 Compras Fábrica 1 Centro de Distribuição Processo Regional 2 Financeiro Fábrica 2 Contabilidade Função BPM CBOK, 2010

6 Empresas são coleções de processos Comercial Industrial Financeira Desenvolvimento de Produto Elaboração de Propostas de Vendas Planejamento Aquisição, Recebimento e Estoque Produção, Armazenamento e Expedição Contas a Pagar, Contas a Receber, Controles

7 ENTENDIMENTO INICIAL Assim, processos são importantes por quê: Refletem a missão, visão e valores da empresa - materializam a estratégia organizacional; Produzem os serviços/produtos para os clientes; São preciosos ativos da organização; São o que o cliente enxerga (não enxergam departamentos); Atendem as necessidades dos clientes / mercado;

8 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT BPM é uma abordagem metodológica para identificar, desenhar, executar, documentar, medir, monitorar e controlar processos automatizados ou não para alcançar resultados consistentes e alinhados com os objetivos estratégicos. Permite a melhoria tanto das atividades de uma determinada área, entre áreas ou entre organizações BPM CBOK v.2

9 Ciclo de Gestão de Processos Fonte: BPM CBoK - figura 2.1

10 ENTENDIMENTO INICIAL PROCESSO é a organização lógica de pessoas, energia, equipamentos e procedimentos em atividades projetadas para produzir um resultado final PROCESSO Pessoas Ferramentas e Equipamentos Procedimentos e Métodos

11 Descoberta de Processos A maioria das empresas não tem uma ideia clara ou não tem nenhuma ideia como suas atividades são realizadas. O conhecimento dos processos é tácito. Cada departamento tem uma visão local do seu processo. Poucas pessoas têm uma visão ponta-aponta dos processos. O primeiro passo na melhoria de processos é o levantamento e entendimento dos processos.

12 O que é Modelagem de Processos?...é um conjunto de atividades envolvidas na criação de representações de um processo de negócio existente ou proposto... Provê uma perspectiva ponta a ponta de processos primários, de suporte e de gerenciamento de uma organização Item 3.1 do BPM CBOK. Fonte: BPM CBoK ABPMP Brasil

13 Usos da Modelagem de Processos Documentar claramente um processo existente Utilizar como suporte de treinamento Utilizar como uma avaliação versus padrões e conformidades requeridas Entender como um processo se comportará em diferentes situações ou em resposta a alguma mudança antecipada Servir como base para a análise na identificação de oportunidades de melhoria Desenhar um novo processo ou uma nova abordagem para um processo existente Fornecer uma base para comunicação e discussão Descrever requisitos para uma nova operação do negócio

14 Detalhamento de Processos

15 Notações de Mercado IDEF 0 LOVEM E SIPOC

16 System Dynamics Notações de Mercado Value Stream Mapping Cadeia de Valor

17 Notações de Mercado Fluxograma Event Driven Process Chain BPMN

18 Notação Básica e Universal Símbolos universais que atendem a modelagens simples Atividades Decisões

19 Captação de Informações Documentação Existente Entrevistas Questionário Observação JAD Dados Estatísticos

20 Técnicas e Ferramentas de Modelagem Quadro Branco e Flip Charts Papéis Adesivos Softwares de Modelagem

21 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones - Sorocaba

22 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Serve refeições em um tempo curto - Problema

23 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Passo 1 Garçon pega o pedido

24 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Passo 2 - Buffet de saladas e acompanhamentos

25 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Passo 3 Cliente almoça saladas e acompanhamentos

26 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Passo 4 É servida a carne

27 Caso #1 Churrascaria Kostela do Japones Sorocaba Passo 5 sobremessa e café

28 Caso #2 Demonstração de Processos Operacionais em uma Editora de Grande Porte Processo de Produção Editorial Como cada fase do processo participa do negócio P R O C E S S O T R A N S V E R S A L Processo de Produção Editorial Prospecção Avaliação Contrato de Edição Produção Editorial Pré Lançamento Planejamento Operacional Produção de Marketing Produção Gráfica Imprensa (Cliping) Lançamento Biblioteca Nacional Comercial Direito Autoral

29 Caso #2 Processo de Produção Editorial Como cada fase do processo participa do negócio P R O C E S S O T R A N S V E R S A L Processo de Produção Editorial Prospecção Avaliação Contrato de Edição Produção Editorial Pré Lançamento Planejamento Operacional Produção de Marketing Produção Gráfica Imprensa (Cliping) Lançamento Biblioteca Nacional Comercial Direito Autoral Leitura Crítica Conselho Editorial Decisão de Editar Neg. C/Ag. Literário Aprov. Jurídico Cadastro Contrato Previsão De Pag. Prever Estrutura Contratar Serv.de terceiros Etapas De Prod. Pedir Coletar Infor. Orç. Gráfica Estudo Textos Do MKT Folder AntecipadoReunião Pré Venda De Viabilidade De Tiragem Preço Verba MKT Ações de Marketing Mídias Contratar Serv.de terceiros Pesq. Promot Conf. Estrutura Envio PDF Conf. Plotter Acomp. Impressão Acabamento Matérias Nas Mídias Mailing Cota Novidade Envio de Cota de Autor Envio de Cota de Colaborador Cadastro Do Livro Depósito Legal Reposição Acerto Cons. Prov DA Apur. DA Carta Banco Central Venc. Contrato Aprovar Contratar Receber Lib.para Pagamento Envio de Recibos Cadastro Do Preço De Capa Pedir Aprovar Contratar Receber Lib.para Pagamento Envio OC

30 Aplicações em Projetos O PMBOK é um processo de gerenciamento de Projetos

31 Aplicações em Projetos O PMBOK é um processo de gerenciamento de Projetos Fluxo de processos de gestão de Projetos da ProjectLAB

32 Implantação de um PMO Aplicações em Projetos

33 Dentro de um Projeto, um processo recorrente Aplicações em Projetos

34 Dentro de um Projeto, um processo recorrente Aplicações em Projetos

35 Aplicações em Projetos Para entender e criticar um processo operacional envolvido no projeto

36 Aplicações em Projetos Projetos de melhoria operacional Rildo Santos

37 Exercício Com base no exposto nos dividiremos em grupos e realizaremos 2 casos Nessa apresentação o grupo deve mostrar: Um processo com base no que for apresentado em cada exercício Sua avaliação do processo mapeado Sugestões de melhoria

38 Exercício #1 Um analista de processos descreveu desta forma um processo de atendimento de pedido em uma pizzaria Telefonista atende chamada Identifica cliente pelo número do telefone Confirma dados de entrega Identifica sabor da pizza e tamanho Identifica bebida Identifica sobremesa Identifica forma de pagamento Passa pedido para pizzaiolo Pizzaiolo faz pizza Passa pizza para o supervisor de logística Supervisor de logística passa pedido para motoboy Motoboy entrega pizza Motoboy realiza pagamento.

39 O que está faltando? 5W2H Exercício #1 Que passos estão faltando? Caminhos felizes Passos intermediários

40 Exercício #1 Telefonista atende chamada; Identifica cliente pelo número do telefone no banco de dados do sistema Confirma dados de entrega. Se dados forem diferentes alterar banco de dados. Identifica sabor da pizza e tamanho. Identifica bebida e registra no sistema. Identifica sobremesa Identifica forma de pagamento. Se for pagamento em dinheiro Passa pedido para pizzaiolo Pizzaiolo faz pizza Pizzaiolo monta pedido com bebida e sobremesa, conforme o caso.

41 Exercício #1 Passa pedido para o supervisor de logística Supervisor de logística passa pedido para motoboy com dinheiro ou troco, conforme o caso Motoboy entrega pizza ao cliente Motoboy realiza pagamento. Motoboy volta para pizzaria e entrega dinheiro para supervisor de logística. Supervisor de logística entrega dinheiro para o caixa. Caixa registra pagamento do pedido no sistema.

42 Exercício #2 Modelagem do processo Contratação de recurso humano Solicitação de Contratação Seleção de Candidato Contratação do Candidato Selecionado Solicitação Aprovada Candidato Selecionado Candidato Contratado

43 Exercício #2 Subprocesso Solicitação de Contratação : Gerente solicita novo funcionário ao Setor de RH via formulário. Analista de RH recebe formulário e verifica se está com todas as informações e se estas estão corretas. Se não estiver devolve ao Gerente Solicitante pedindo correção. Se estiver completo e correto verifica se é substituição ou contratação nova. Se for contratação nova, envia o formulário para o solicitante pedindo autorização ao Diretor do Gerente solicitante. Se não for, inicia o subprocesso de recrutamento e seleção. Se o Diretor não aprovar, devolve ao analista de RH o formulário justificando a não aprovação. O Analista de RH avisa ao Gerente Solicitante a não aprovação da Contratação.

44 Business Process Modeling Notation

45 BPMN Core Elements Elemento Descrição Notação Evento Atividades É algo que acontece durante um processo do negócio. Estes eventos afetam o fluxo do processo e têm geralmente uma causa (trigger) ou um impacto (result). Existem 3 tipos de eventos (baseados sobre quando afetam o fluxo): início (start), intermediário (intermediate) e fim (end). É um termo genérico para um trabalho executado. A atividade pode ser atômica ou não-atômica (composta).podem ser dos seguintes tipos: Subprocessos e Tarefas. A tarefa é a unidade atômica de um processo e geralmente é executada por uma pessoa ou por um sistema. TAREFA SUBPROCESSO 45

46 BPMN - Objetos de Fluxo Elemento Descrição Notação Fluxo de Sequência Fluxo de Mensagem Associação É usado para mostrar a ordem (sequência) com que as atividades serão executadas em um processo. É usado para mostrar o fluxo das mensagens entre dois participantes diferentes que os enviam e recebem mensagens. É usada para associar dados, texto e outros artefatos como objetos de fluxo. As associações são usadas para mostrar as entradas e as saídas das atividades. 46

47 BPMN - Gatways Elemento Descrição Notação Gateway É usado para controlar a divergência e/ou a convergência da sequência de um fluxo. Assim, determinará decisões tradicionais, como unir ou dividir trajetos. 47

48 Oficina de Modelagem de Processos de Negócio Roberto Paranhos PMP/CBPP 48