eficaz - Aula 18 Utilizar os diferentes conhecimentos adquiridos até aqui em de para planejar e implantar um modelo de gestão eficaz. OBJETIVO NESTA AULA Conhecimento científico A universidade que queremos O que é uma universidade Modos de conhecer o mundo
Até agora, falamos dos conceitos de eficácia e eficiência aplicados ao cumprimento de metas e à utilização de recursos. Os dois termos parecem sinônimos, duas maneiras de se dizer a mesma coisa e que estão diretamente relacionados. Conforme o Portal da Educação (2013), Constata-se que tudo o que é feito dentro de uma organização, a ação em si, está associado ao conceito de eficiên-
cia, enquanto que aquilo que é alcançado, o resultado, está relacionado à eficácia. Eficiência significa fazer corretamente, empregando do melhor modo os recursos disponíveis. Eficácia, por sua vez, é mais simples: significa atingir os objetivos desejados. Por isso que as organizações necessitam de uma estrutura formal, que requer autoridade de certas pessoas no controle. Essas pessoas fixam as formas de utilização dos recursos, a divisão do trabalho e as relações formais entre os funcionários. Para se entender os ambientes organizacionais, é necessário pensar em dois tipos: Macroambiente, que compreende aspectos mais amplos que incluem a maioria das empresas; Microambiente, que corresponde a sistemas que interagem diretamente com uma empresa em particular.
QUESTÃO: Como planejar e implantar uma gestão eficaz? As empresas usam o planejamento para implantar processos eficientes; contudo, planejamento necessita controle. A de Projetos pode ser uma ferramenta para implantar processos, sistemas de informação e a criação de produtos e serviços, garantindo prazo e qualidade esperados. Conforme Bruzzi (2008), é preciso que se tenha habilidade para gerenciar o que se conhece muito, o que se conhece pouco e o que é desconhecido.
Projeto é um empreendimento não repetitivo, caracterizado por uma sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir um objetivo claro e definido, sendo conduzido por pessoas dentro de parâmetros pré-definidos de tempo, custo e recursos envolvidos com qualidade. A gestão eficaz deve ter várias ferramentas de apoio para que as equipes envolvidas no projeto gerenciem desde um simples produto (o lançamento de um detergente) até aquele mais sofisticado (lançamento de uma nave espacial). Todos os projetos, por terem começo, meio e fim, são considerados temporários. Assim todo projeto acaba quando os resultados são ou não atingidos. Os projetos também devem ser elaborados em módulos (progressivamente), porque o conhecimento avança conforme o projeto se desenvolve. O escopo ou abrangência do projeto é definido em seu início, mas os detalhes de sua evolução vão sendo incorporados à medida que os planos são mais bem entendidos por todos da equipe em questão. O projeto cria um produto ou serviço específico, com características diferentes dos demais projetos pode-se dizer que o desenvolvimento de um projeto é uma tarefa única. Isto significa que, normalmente, os projetos são efetuados fora do curso normal de operações da empresa.
Os projetos são formados por vários motivos, entre eles: o avanço tecnológico; novas demandas do mercado; necessidades organizacionais; mudanças nos produtos e serviços em virtude de regulamentações; e até mesmo pedidos de clientes. A gestão de projetos engloba a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas por parte do gestor para atingir os objetivos programados. Tanto o gestor quanto sua equipe de trabalho são responsáveis pelo sucesso ou pelo fracasso de um projeto. Para que todas as fases do projeto sejam satisfeitas conforme projetado, o gestor tem de: Identificar necessidades; Estabelecer objetivos claros e atingíveis; Equilibrar demandas que conflitem, por qualquer razão, em qualidade, escopo, tempo, recursos e custos; Saber adaptar as especificações e planos.
A equipe envolvida no projeto deve ter em mente a compreensão do macroambiente para determinar o ciclo de vida dos projetos, bem como as ferramentas, técnicas e processos neles incluídos. Portanto, precisamos conhecer as fases de início, meio e fim dos projetos: Levantamento dos requisitos (escopo); Desenho da solução; Desenvolvimento; Testes; Homologação; Implantação; Fechamento do projeto.
Em cada uma dessas fases, teremos que levantar outras informações essenciais para o projeto: Qual o escopo do projeto? Isto é, qual objetivo a ser atingido e qual o limite de atuação dele. Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase? Quais as tarefas que devem ser realizadas em cada fase? Qual o prazo de cada tarefa? Quais tarefas são interdependentes? Quais os recursos que utilizaremos em cada fase? Isto é, recurso financeiro, humano e tecnológico. Quais os controles que deverão ser gerados para garantir o cumprimento de cada tarefa? Quais os indicadores que serão utilizados como medição? Quais são as áreas da empresa envolvidas em cada tarefa? Quais são os gestores envolvidos no projeto como um todo?
Lembre-se que este Curso possui uma visão holística, ou seja, de fornece uma visão generalista, completa e detalhada da administração de uma empresa. Para que o planejado se transforme em realizado, todas as questões anteriores devem ser respondidas. VEJAMOS OS PROCESSOS NECESSÁRIOS: PROCESSO DE PLANEJAMENTO DO PROJETO Desenvolvimento do plano de gerenciamento de projeto define, prepara, integra e coordena os planos auxiliares em um documento único denominado plano de gerenciamento de projeto.
Planejamento do escopo cria um plano de gerenciamento do escopo do projeto, em que o escopo é definido e a partir do qual é verificado e controlado. Definição do escopo cria a declaração do escopo do projeto. Criação de estrutura analítica do projeto subdivide as principais entregas do projeto em componentes menores e mais bem gerenciáveis. Definição da atividade identifica as atividades específicas a serem realizadas para produzir o produto do projeto. Sequenciamento das atividades identifica e documenta as dependências entre as atividades do cronograma. Estimativa de recursos da atividade estima o tipo e a quantidade de recursos necessários para cada atividade do cronograma. Estimativa de duração da atividade estima o tempo de trabalho de cada tarefa.
Desenvolvimento de cronograma analisa os recursos necessários, as restrições do cronograma, durações e sequências de atividades para criar o cronograma do projeto. Estimativa de custos desenvolve os custos aproximados dos recursos necessários para as atividades do cronograma do projeto. Orçamento agrega os custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha base de custos. Planejamento da qualidade identifica os padrões de qualidade do projeto e determina como satisfazê-los. Planejamento de recursos humanos identifica, documenta funções, responsabilidades e relações hierárquicas do projeto e cria o plano de gerenciamento pessoal. Planejamento das comunicações determina as necessidades de informação e comunicação das partes interessadas no projeto.
Planejamento do gerenciamento de riscos decide como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos do projeto. Identificação de riscos determina os riscos que podem afetar o projeto e documenta suas características. Análise qualitativa dos riscos prioriza os riscos para análise ou ação adicional por meio da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência com o impacto causado. Análise quantitativa dos riscos analisa numericamente o efeito dos riscos identificados no projeto. Planejamento de respostas a riscos desenvolve opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos dos projetos. Planejamento de compras e aquisições planeja o que comprar ou adquirir e como / quando fazê-lo. Planejamento de contratações documenta os requisitos de produtos, serviços e resultados e identifica fornecedores.
PROCESSO DE EXECUÇÃO DO PROJETO Orientação e gerenciamento da execução do projeto orienta as diversas interfaces técnicas e organizacionais, garantindo a execução do trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto. Realização da garantia da qualidade aplica as atividades de qualidade planejadas e sistematizadas para garantir que o projeto use todos os processos necessários para atender aos requisitos de qualidade. Contratação ou mobilização da equipe de projeto obtém os recursos humanos necessários para a realização do projeto. Desenvolvimento da equipe de projeto melhora as competências e a interação de membros da equipe para aprimorar o desempenho do projeto. Distribuição de informações colocam no momento certo as informações à disposição das partes interessadas no projeto.
Solicitação de respostas de fornecedores obtém informações, cotações, licitações, ofertas ou propostas dos fornecedores. Seleção de fornecedores revisa ofertas, escolhe entre possíveis fornecedores e negocia um contrato por escrito com o fornecedor. PROCESSO DE MONITORAMENTO E CONTROLE DO PROJETO O monitoramento e controle de um projeto são processos usados para observar a execução dele, identificando possíveis problemas no momento certo para, quando necessário, tomar ações corretivas a tempo. O desempenho deve ser medido regularmente, identificando variações em relação ao plano de gerenciamento do projeto.
Além do monitoramento e controle do projeto, há um item muito importante: o controle da mudança, solicitada normalmente pelo cliente, aquele que trouxe a necessidade e justificativa de o projeto ser criado. Esse tende a acrescentar objetivos sem prévio aviso, atrapalhando o cumprimento do cronograma do projeto. No processo de monitoramento e controle deve-se: Monitorar e controlar o trabalho do projeto coletar, medir e disseminar informações sobre o desempenho do trabalho do projeto e avaliar as mediações e as tendências, melhorando o processo.
Controlar integralmente as mudanças garantir que as mudanças propostas serão realmente executadas. Verificar o escopo formalizar a aceitação das entregas e determinar se ocorreu alguma mudança. Controlar o escopo controlar as mudanças feitas no escopo do projeto e os impactos delas; replanejar, executar ações corretivas e documentar as lições aprendidas. Controlar cronograma controlar mudanças e seus impactos, medir a performance do cronograma (planejado x realizado), executar ações recomendadas. Controlar custos garantir o cumprimento do orçamento, gerenciar mudanças e necessidades não previstas inicialmente. Realizar controle da qualidade monitorar resultados específicos, executar inspeções periódicas, garantir que processos estão sendo seguidos, tomar decisões relativas a aceitar ou recusar uma tarefa executada, avaliar a efetividade das ações corretivas.
Gerenciar a equipe do projeto acompanhar o desempenho de membros da equipe, fornecer feedback, resolver problemas e coordenar mudanças para melhorar o desempenho do projeto e atualizar o plano de gerenciamento de equipe. Elaborar relatório de desempenho coletar e distribuir informações sobre o desempenho, com relatórios de andamento, medição de progresso e previsão. Identificar /ou analisar tendências e variações. Gerenciar partes interessadas gerenciar a comunicação de forma a satisfazer os requisitos das partes interessadas no projeto e resolver problemas com elas. Monitorar e controlar riscos acompanhar os riscos e monitorá-los, executar planos de resposta aos riscos identificados. Administrar contratos gerenciar contratos com os fornecedores. Não se esqueça! No final do projeto, existe o processo de encerramento formal entregar o produto ou serviço pronto!
Não se esqueça! No final do projeto, existe o processo de encerramento formal entregar o produto ou serviço pronto! REFERÊNCIAS BRUZZI, Demerval Guilarducci. Gerência de Projetos. Brasília: SENAC, 2008. PORTAL EDUCAÇÃO. Eficiência e Eficácia Organizacional: O que são?, 2013. Disponível em: http://www.portaleducacao.com.br/educacao/ artigos/32615/eficiencia-e-eficacia-organizacional-o-que-sao