Núcleo de Pós Graduação Pitágoras MBA em Gestão Estratégica de Projetos e Negócios Disciplina: Gestão Estratégica da Informação, do Conhecimento e Gerenciamento da Comunicação Aula - Gerenciamento da Comunicação Professor: Fernando Zaidan 2014 Nivelamento de Conceitos: 1
Nivelamento de Conceitos: Para relacionarmos Pessoas com Pessoas, Pessoas com Negócios, Negócios entre si... e para inserirmos um elemento numa sociedade (de pessoas ou negócios) é necessário: COMUNICAÇÃO. Nivelamento de Conceitos: Comunicação vem do latim communicatione, que significa ato ou efeito de emitir, transmitir e receber mensagens por meio dos métodos e/ou processos convencionais, quer através de linguagem falada ou escrita, quer de outros sinais, signos ou símbolos, quer de aparelhamento técnico, sonoro e/ou visual. Nivelamento de Conceitos: Elementos da Comunicação Código Emissor Mensagem Receptor Não esqueça: - Ruído - Feedback - Redundância - Segurança (criptografia) Canal 2
Gerenciando Stakeholders No ambiente de projetos, costuma-se dizer que uma das principais funções do gerente é a gestão dos chamados stakeholders. Fonte: VARGENS, 2013. Stakeholders são pessoas e organizações ativamente envolvidas no Projetos ou cujos interesses podem ser afetados como resultado da execução ou do término do Projeto. Ex.: Gerente de Projetos; Consumidor (usuário final e seu cliente); Parceiros; Equipe; Patrocinador; Concorrente PMO. Fonte: VARGENS, 2013. O eficiente levantamento dos envolvidos no projeto é essencial para o seu sucesso. Ele será referência para o planejamento das comunicações e interesses das partes envolvidas no projeto: Fonte: VARGENS, 2013. 3
Pode-se utilizar uma matriz gráfica para mapear os stakeholders do seu projeto: Fonte: VARGENS, 2013. Conflito de Interesses O gerente de um departamento que solicitou um novo sistema de informações de gerenciamento pode desejar baixo custo, o arquiteto do sistema pode enfatizar a excelência técnica e a empresa de programação contratada pode estar mais interessada em maximizar seu lucro. O vice-presidente de pesquisa em uma empresa de software pode definir o sucesso de um novo produto como tecnologia de ponta, o vice-presidente de produção pode defini-lo como práticas de classe mundial e o vice-presidente de marketing pode estar interessado principalmente no número de novos recursos.. Fonte: VARGENS, 2013. 4
Gerenciando as Comunicações Uma vez realizada a análise dos stakeholders, o gerente do projeto deve dedicar algum tempo para o planejamento das comunicações. Essa é uma atividade de fundamental importância para o sucesso do projeto e pode colocá-lo em risco se não for bem gerenciada. Fonte: VARGENS, 2013. Gerenciando as Comunicações O gerenciamento das comunicações do projeto inclui os processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira oportuna e apropriada. Fonte: VARGENS, 2013. 5
Os processos de gerenciamento das comunicações incluem: identificar as ; planejar as comunicações; distribuir as informações; gerenciar as expectativas das ; reportar o desempenho. Fonte: VARGENS, 2013. Gerenciamento das comunicações do projeto Identificar as Determinação das pessoas e organizações que afetam, influem ou contribuem para o sucesso ou fracasso do projeto. Gerenciamento das comunicações do projeto Determinação das necessidades e forma de comunicação das informações a coletar e fornecer para as no projeto. 6
Gerenciamento das comunicações do projeto Distribuir as informações Colocação das informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto no momento adequado. Gerenciamento das comunicações do projeto Gerenciar as expectativas das partes interessadas Gerenciamento das comunicações e interações para satisfazer os requisitos das no projeto e resolver seus problemas à medida em que acontecem. Gerenciamento das comunicações do projeto Reportar o desempenho Coleta e distribuição das informações sobre o desempenho. Isso inclui o relatório de andamento, medição do progresso e previsões. 7
Identificar as Partes Interessadas.1 Termo de abertura do projeto.2 Documentos de aquisição (contratos).3 Fatores ambientais da empresa Identificar as Partes Interessadas Saídas Registro das Identificação, avaliação, classificação, acesso Estratégia para o seu gerenciamento Listados os interesses, medidas a tomar para ampliar oportunidades ou reduzir efeitos de ataques, estabelecer parcerias, prioridades e demais itens de relacionamento. O planejamento das comunicações determina as necessidades de informações e comunicações das identificadas; quem precisa de qual informação, quando será requerida, como será fornecida, periodicidade, meio de transporte e por quem. 8
Os requisitos de comunicação das As informações que serão comunicadas, inclusive o formato, conteúdo e nível de detalhes A pessoa responsável pela comunicação das informações A pessoa ou os grupos que receberão as informações Os métodos ou tecnologias usados para transmitir as informações, como memorandos, e-mail e/ou comunicados à imprensa A frequência da comunicação. Os prazos para identificar processos para aumentar o nível e a cadeia gerencial (nomes) para levar para níveis mais altos problemas que não podem ser resolvidos em um nível hierárquico mais baixo O método para atualizar e refinar o plano de gerenciamento das comunicações conforme o projeto se desenvolve e avança Glossário da terminologia comum. Item de comunicações. As informações que serão distribuídas às. Objetivo. A razão da distribuição dessas informações. Freqüência. A frequência de distribuição dessas informações. Datas de início / conclusão. O prazo para a distribuição das informações. Formato / meio físico. O layout das informações e o método de transmissão. Responsabilidade. O membro da equipe encarregado da distribuição das informações. 9
(são as saídas do processo anterior).1 Registro das.2 Estratégia para o seu gerenciamento.3 Fatores ambientais da empresa Ferramentas e técnicas Análise dos requisitos da comunicação Organogramas, volumes, tecnologia, distribuição geográfica, hierarquia, responsabilidades e segurança de acesso a dados... Ferramentas e técnicas Tecnologia e metodologia das comunicações As metodologias podem variar significativamente. Por exemplo, uma equipe de gerenciamento de projetos pode incluir desde conversas breves até reuniões demoradas ou incluir como métodos de comunicação desde simples documentos por escrito até itens que podem ser acessados online (como cronogramas e bancos de dados). 10
Modelos das comunicações Modelos emissor-receptor. Escolha dos meios de comunicação. Estilo de redação. Técnicas de apresentação. Técnicas de gerenciamento de reuniões. Codificação, Mensagem. Ruído. Meio físico. Decodificação ou compreensão. Modelos das comunicações Restrições. As restrições são fatores que podem limitar as opções da equipe de gerenciamento de projetos. Exemplos de restrições incluem membros da equipe em locais geográficos diferentes, versões incompatíveis de software de comunicação ou capacidades técnicas de transmissão ou divulgação limitadas. 11
Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação interativa reuniões, telefonemas, visitas passiva (pull nós mandamos) cartas, memos, relatórios, e-mails, comunicados pela imprensa, correio ativa (push eles buscam) o destinatário tem acesso à informação sites, assinaturas... Saídas.1 Plano de gerenciamento das comunicações Inclui diretrizes para reuniões de andamento do projeto, da equipe do projeto, eletrônicas e e-mails..2 Atualizações nos documentos do projeto Distribuir informações Envolve colocar as informações à disposição das no projeto no momento oportuno. Implementar o plano de comunicações Responder a solicitações de informações não previstas 12
Distribuir informações Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Documentação das lições aprendidas. A documentação inclui as causas dos problemas, as razões que motivaram as ações corretivas escolhidas e outros tipos de lições aprendidas sobre a distribuição das informações. As lições aprendidas são documentadas de forma que integrem o banco de dados histórico tanto para este projeto como para a organização executora. Distribuir informações Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Registros do projeto. Incluem correspondências, memorandos e documentos que descrevem o projeto; conforme possível e adequado, mantidas de uma forma organizada. Os membros da equipe podem também manter registros em um diário do projeto. Distribuir informações Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Relatórios do projeto. Os relatórios formais e informais do projeto detalham o andamento do projeto e incluem lições aprendidas, registros de problemas, relatórios de encerramento do projeto e saídas de outras áreas de conhecimento Apresentações do projeto. A equipe do projeto fornece informações, formal ou informalmente, a algumas ou a todas as no projeto. Essas informações são relevantes para as necessidades da audiência e o método de apresentação é adequado. 13
Distribuir informações Saídas Ativos de processos organizacionais (atualizações) Feedback das. As informações recebidas das relativas às operações do projeto podem ser distribuídas e usadas para modificar ou melhorar o desempenho futuro do projeto. Notificações das. É possível fornecer informações às partes interessadas sobre problemas resolvidos, mudanças aprovadas e andamento geral do projeto. Registro das Lista de participantes visando sua inclusão nas comunicações do projeto. Estratégia para gerenciamento das Os requisitos e expectativas das propiciam um entendimento das suas metas, objetivos e nível de comunicação durante o projeto. 14
Plano de gerenciamento do projeto No que diz respeito ao plano de comunicações durante o projeto. 44/61 Registros de questões Um registro de problemas ou um registro de itens de ação são ferramentas que podem ser usadas para documentar e monitorar a resolução de problemas. Em geral, os problemas não chegam a ter a importância de um projeto ou atividade, mas normalmente são abordados para manter bons relacionamentos construtivos de trabalho entre as várias partes interessadas, inclusive os membros da equipe. Registros de mudanças Um registro de mudanças documenta as alterações e permite comunicar as consequencias aos interessados a respeito dos impactos em tempo, custo e risco. 15
Ativos de processos organizacionais Conforme aparecem problemas no projeto, o gerente de projetos deve abordar e resolver esses problemas juntamente com as partes interessadas no projeto adequadas. Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação As reuniões presenciais dos membros são os meios mais eficazes de comunicação e resolução de problemas com as. Ferramentas e técnicas Habilidades interpessoais Estabelecimento de confiança Solução de conflitos Escuta ativa Superação das resistências à mudança 16
Ferramentas e técnicas Habilidades gerenciais Habilidades de apresentação Negociação Habilidades de redação Capacidade de falar em público Saídas Problemas resolvidos Conforme os requisitos das partes interessadas são identificados e resolvidos, o registro de problemas irá documentar as questões que foram abordadas e encerradas. Documentos do projeto (atualizações) Ações corretivas incluem mudanças para fazer com que o desempenho futuro esperado do projeto fique de acordo com o plano de gerenciamento do projeto. Registros das Registros das questões etc 17
Reportar o desempenho O processo de reportar o desempenho envolve a coleta de todos os dados de linha de base e a distribuição das informações sobre o desempenho às. O relatório de desempenho deve normalmente fornecer informações sobre escopo, cronograma, custo e qualidade. Reportar o desempenho Plano de gerenciamento do projeto O plano de gerenciamento do projeto fornece informações sobre a linha de base e suas variações. Reportar o desempenho Informações sobre o desempenho do trabalho Situação atual das entregas, e sobre o que foi realizado, coletadas como parte da execução do projeto como andamento, progresso e custos incorridos. 18
Reportar o desempenho Medições de desempenho do trabalho Os valores calculados da variação de datas de início e fim, do índice de desempenho de prazos, custos e técnicos. Reportar o desempenho Previsão de orçamento Um valor de Estimativa de Prazo e Custos calculado fornecido pela organização executora é documentado e o valor é comunicado às partes interessadas. Reportar o desempenho Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação As informações podem ser coletadas e compiladas a partir de diversos meios como nos processos anteriores. Sistemas de distribuição de informações Os pacotes de software que incluem relatórios de tabelas, análise de planilhas, apresentações ou capacidades gráficas podem ser usados para criar imagens de qualidade para a apresentação dos dados de desempenho do projeto. 19
Reportar o desempenho Saídas Relatórios de desempenho informações coletadas organizadas e sintetizadas, apresentam os resultados de qualquer análise comparados com a linha de base da medição de desempenho. Solicitações de mudanças 58/61 Obrigado e bom trabalho, Zaidan. www.fernandozaidan.com.br fernandozaidan@fernandozaidan.com.br "Todo o bem que eu puder fazer, toda a ternura que eu puder demonstrar a qualquer ser humano, que eu os faça agora, que não os adie ou esqueça, pois não passarei duas vezes pelo mesmo caminho." (James Greene) 20