Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class. Direitos autorais OBJETIVO DO MÓDULO

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1 Gerenciamento de Projetos PMP-Prep Master Class Modulo 08 Comunicações do Projeto Gerhard Tekes, PMP, OPM3-CC PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 1 Direitos autorais PTA Tekes e Associados Serviços Gerenciais Ltda. Aviso: Esta Apostilha é protegida por leis de direitos autorais. A reprodução ou distribuição não autorizada desta apostilha ou de qualquer parte dela, poderá resultar em severas punições civis e criminais. Todos os direitos reservados. Nenhuma parte deste apostilha poderá ser reproduzida, transmitida e gravada, por qualquer meio eletrônico, mecânico, por fotocópia e outros, sem a prévia autorização, por escrita, do autor. Varias Marcas Registradas aparecem no decorrer desta apostilha. Mais do que simplesmente listar esses nomes e informar quem possui seus direitos de exploração, ou ainda imprimir os logotipos das mesmas, o autor declara estar utilizando tais nomes apenas para fins editorais, em beneficio exclusivo do dono da Marca Registrada, sem intenção de infringir as regras de sua utilização PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 2 OBJETIVO DO MÓDULO Este módulo tem por objetivo apresentar as 9 áreas de conhecimento requeridas na Gestão de Projetos: seus requisitos, seus produtos, suas ferramentas, suas técnicas e seus relacionamentos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 3 1

2 As Áreas de Conhecimento Pessoas Aquisições Integração Comunicação Custo Tempo Riscos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 4 Gerenciamento das Comunicações do Projeto O Gerenciamento das Comunicações do Projeto inclui os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. Uma comunicação eficaz cria uma ponte entre as diversas partes interessadas envolvidas no projeto, conectando vários ambientes culturais e organizacionais, diferentes níveis de conhecimento, e diversas perspectivas e interesses na execução ou nos resultados do projeto. Comunicação PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 5 Comunicar Significa compartilhar, tornar comum. É um esforço bidirecional que envolve a transmissão de informações utilizando conjuntos de símbolos de entendimento comum para uma ou mais pessoas, através de mecanismos adequados, e o posterior recebimento de feed back pelo emissor PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 6 2

3 Gerenciamento das Comunicações do Projeto A comunicação é um contexto amplo e envolve um corpo de conhecimento substancial que não é único para o contexto de projeto. Por exemplo: Modelo emissor-receptor Escolha do meio de comunicação Estilo de redação Técnicas de apresentação Técnicas de gerenciamento de reuniões PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 7 Gerenciamento das Comunicações do Projeto A comunicação é um processo pelo qual a informação é transferida entre os indivíduos através de símbolos, sinais e outros. É um processo de duas vias, onde participam ativamente o emissor e o receptor da informação PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 8 Principais Barreiras Falta de canais de comunicação claros; Distância física entre o emissor e o receptor; Uso inadequado de linguagem técnica; Fatores ambientais de distração; Atitudes prejudiciais (hostilidade, preconceitos, etc); Excesso de Informação; Falta de conhecimento; Diferenças culturais. Orientado numa apresentação de: Francisco Carlos Ruga, Luciano Nobre, Lealdo Leite e Ronaldo Mansur PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 9 3

4 Comunicação com a Equipe Ser um comunicador efetivo Ser um facilitador de comunicações Evitar bloqueadores de comunicação Manter o time próximo Ter uma sala de guerra para o time Conduzir reuniões eficazes Orientado numa apresentação de: Francisco Carlos Ruga, Luciano Nobre, Lealdo Leite e Ronaldo Mansur PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 10 Gerenciamento das Comunicações do Projeto Iniciação Planejamento Execução Controle Encerramento 10.1 Identificar as partes interessadas 10.2 Planejar as Comunicações 10.3 Distribuir as Informações 10.4 Gerenciar as Expectativas das partes interessadas 10.5 Reportar o desempenho PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 11 Gerenciamento das Comunicações do Projeto 10.1 Identificar as partes interessadas - O processo de identificação de todas as pessoas ou organizações que podem ser afetadas pelo projeto e de documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto Planejar as comunicações - O processo de determinação das necessidades de informação das partes interessadas no projeto e definição de uma abordagem de comunicação Distribuir as informações - O processo de colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto, conforme planejado Gerenciar as expectativas das partes interessadas - O processo de comunicação e interação com as partes interessadas para atender às suas necessidades e solucionar as questões à medida que ocorrerem Reportar o desempenho - O processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho, incluindo relatórios de andamento, medições do progresso e previsões PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 12 4

5 Dimensões da Comunicação Comunicação Verbal Oral Eficaz e rápida. Possibilita um processo de feed back durante a transmissão Escrita Utilizada para explicar temas mais complexos ou quando exige formalização Mais organizada Comunicação Não Verbal Linguagem corporal Sons ou qualidade de voz que acompanha a fala IMPACTO Tom de voz 38% Expressões 55% Palavras 7% PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 13 Dimensões da Comunicação Comunicação Formal Conjuntos de regras a serem seguidos Procedimento Formatos Protocolo Comunicação Informal Comunicação livre Sem regras Comunicação oral Orientado numa apresentação de: Francisco Carlos Ruga, Luciano Nobre, Lealdo Leite e Ronaldo Mansur PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 14 Dimensões da Comunicação Comunicação Interna vs. Externa Confidencialidade da Informação Comunicação Vertical vs. Horizontal Canais formais Peer - Reviews Comunicação Oficial vs. Não Oficial Boletins, Relatório anual Comunicação confidencial PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 15 5

6 Habilidades de Comunicação Ouvir ativamente e eficaz Perguntar, investigar, garantir entendimento Educar, Aumentar conhecimento Levantar fatos Definir e administrar expectativas Persuadir Negociar Solucionar Conflitos Resumir, recapitular e identificar o próximo passo PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 16 Identificar as partes Interessadas Entradas 1 Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa 4 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Análise das partes interessadas 2 Opinião especializada Saídas 1 Registro das parte interessadas 2 Estratégia para gerenciamento das partes interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 17 Identificar as partes Interessadas 1. Identificar as Partes Interessadas a. Os Gerentes, Patrocinador, Clientes b. Quem tem poder de influenciar o seu projeto c. Pede indicações em entrevistas 2. Identificar Impacto e Apoio potencial PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 18 6

7 Identificar as partes Interessadas Baixo Poder Alto Manter Satisfeito Monitorar Gerenciar de perto Manter informado Baixo Interesse Alto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 19 Identificar as partes Interessadas Opinião especializada Alta Administração Outras unidades organizacionais Principais partes interessadas identificadas Gerentes de outros projetos da mesma área (direitamente ou Lições) Especialistas do assunto (negócio ou projeto) Grupos e Consultores do Setor Associações técnicas e profissionais PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 20 Identificar as partes Interessadas Registro das partes interessadas Informações de identificação Nome, posição, local, papel, contato,... Informações de avaliação Requisitos, expectativas, influencia, fase de maior interesse,... Classificação Interna / externa Apoiador / neutra / resistente /... Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Principais partes interessadas de impacto Nível de participação desejado Grupos e sua administração como grupo PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 21 7

8 Matriz de análise das partes interessadas ID Nome Status Cargo formal Respons. da função Orga Dept. Endereço Telefone Celular FAX 1 John Smith Interview Assistant Manager Reviews all orders, responsbile for daily tasks and personnel ABC Company supervision. Customer Service Oak Drive, Somewhere, IL jsmith@abc.com Atitude Influência Influenciado Preocupações Indicações Atitude necessário a quem? por quem? Poder Nível Plano de ação Data limite Quem deve agir Worried about the impacts to his Jane Doe, Customer Service, group's headcount, worried abouting Bob Smith, Finance and John looking foolish for current situation. Doe in Sales 3 4 Influences all of Shirley Jones in Customer customer service plus Service and Stuart Little in John Doe in Sales Sales Formal 4 Take John, Shirly and Mr. Sponsor out to lunch to discuss the project. 31/12/2004 Gerente do Projeto Status Attitude Poder Nível de Poder Entrevistar 1 Formal 1 Rever 2 Informal 2 Incluir 3 Ambos 3 Excluir 4 4 Pendente 5 5 Urgente PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 22 Planejar Comunicações Entradas 1 Registro das parte interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Fatores ambientais da empresa 3 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Análise dos requisitos de comunicação 2 Tecnologia das comunicações 3 Modelos de comunicações 4 Métodos de comunicação Saídas 1 Plano de gerenciamento de comunicações 2 Atualizações nos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 23 Planejar Comunicações O planejamento da comunicação envolve determinar as informações e comunicações necessárias para os interessados: quem necessita de qual informação, quando e de que forma. Embora todos os projetos compartilhem a necessidade de comunicar informações, as necessidades e os métodos de distribuição variam amplamente. Identificar as necessidades de informação dos interessados e determinar uma forma para atender a essas necessidades, é fator importante para o sucesso do projeto. O plano de comunicações permite que o gerente de projetos documente a abordagem para uma comunicação mais eficiente e eficaz com as partes interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 24 8

9 Análise dos Requisitos da Comunicação X = N(N - 1) / 2 Organogramas Organização e Relação das responsabilidades Disciplinas e Departamentos envolvidos Logística Necessidades internas Necessidades externas Informações sobre as partes interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 25 Tecnologia das Comunicações Urgência? Disponibilidade? Capacidade do pessoal? Duração do projeto? Ambiente do projeto? PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 26 Modelos de Comunicações Emissor ou transmissor de onde se origina a mensagem Codificar Traduzir pensamentos em linguagem Mensagem pensamentos, sentimentos ou idéias Meio- mecanismo usado para encaminhar a mensagem Ruído Interferências, p. expl. Distancia, preconceitos,... Receptor aquele para o qual a mensagem é destinada Orientado numa apresentação de: Francisco Carlos Ruga, Luciano Nobre, Lealdo Leite e Ronaldo Mansur PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 27 9

10 Modelos de Comunicações Modelo básico de comunicação Anteparo de Personalidade do Emissor Anteparo de Percepção do Receptor Dados de Origem Processamento pelo Emissor Informação sob a ótica do Emissor Decodificação pelo Receptor Feedback sob a ótica do Receptor Informação sob a ótica do Receptor Anteparo de Percepção do Emissor Anteparo de Personalidade do Receptor PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 28 Métodos de Comunicação Comunicação interativa Duas ou mais partes Multidirecional Eficiente Reuniões, telefonemas, videoconferências,... Comunicação ativa (push) Envio sem garantia de leitura ou entendimento cartas, memorandos, relatórios, , faz, correio de voz,imprensa,... Comunicação passiva (pull) Mira grandes grupos de pessoas Destinatário precisa acessar a informação Intranet, e-learning, repositórios, PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 29 Canais de Comunicação Rico RIQUEZA DE CANAIS Presença Física (Face a Face) Canais Interativos (Telefone, Chat) Canais Pessoais Estáticos ( , Memorandos, Cartas) Canais Impessoais Estáticos (Comunicados Escritos, boletins, Relatórios Computador, Gerais) Pobre PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 30 10

11 Canais de Comunicação Orientações para utilização dos canais Envie mensagens complexas, não rotineiras através de canais ricos, de preferência pessoalmente Envie mensagens rotineiras através de canais pobres Utilize canais ricos para aumentar sua presença no ambiente do projeto Utilize canais ricos para implementar planos do projeto Não utilize um canal pobre na coleta de informações sobre questões cruciais gerente face-a-face Não se limite a utilizar apenas um canal PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 31 Identificação de grupos de audiência (partes interessadas); Informações a serem comunicadas (formato, conteúdo e nível de detalhes); Motivo daquela distribuição; Freqüência da comunicação; Responsável pela comunicação; Responsável por liberar informação confidencial; Pessoa ou grupo de pessoas que receberão as informações; Métodos ou tecnologias para transmitir as informações; Recursos alocados; Processo de encaminhamento (prazos, cadeia); Método de atualização do plano; Glossário de terminologia comum; Fluxogramas; Restrições (leis, normas,tecnologias,políticas,...) Plano de gerenciamento das comunicações PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 32 Plano de gerenciamento das comunicações # Canal / Evento {informar o {informar o conteúdo da mensagem {informar os canal de com seu objetivo claramente receptores / informação expresso} destinatários da a ser mensagem} utilizado} 1 Status do Projeto / Reuniões de Status Objetivo / Conteúdo da Mensagem Grupos de Audiência Periodicidade Responsável Meio de Acesso - Informar:. atividades em progresso. próximos passos. problemas e riscos. Mudanças 2 Status - Fornecer uma visão macro do Consolidado/ andamento das frentes (principais Reuniões de atividades e marcos) Comitês - Apresentar principais problemas e riscos - Apresentar principais decisões e definições necessárias 3 Site do Projeto - Disponibilizar:. Termo de Abertura. Declaração de Escopo. Plano do Projeto. Status Consolidado. Comunicados Gerais - Gerente do Projeto - Equipe (Líderes de Frente de Trabalho) - PMO - Diretores e gerentes funcionais envolvidos - Gerentes de Projeto - PMO {informar a {informar o periodicidade em que responsável pela deve ocorrer a comunicação} comunicação} PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 33 {informar o local onde a informação será disponibilizada} Semanal Gerente do Projeto Site do Projeto Semanal PMO Site do Projeto - Público em geral Semanal Equipe de Change Management Intranet 11

12 Distribuir as Informações Entradas 1 Plano de gerenciamento de projeto Relatório de desempenho Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Métodos de Comunicação 2 Ferramentas de distribuição de informações Saídas 1 Atualizações nos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 34 Distribuir as Informações A distribuição das informações envolve disponibilizar as informações necessárias para os interessados do projeto de forma conveniente. Isto inclui implementar um plano de gestão da comunicação bem como responder aos registros não esperados de informações. Utilização de reuniões como ponto de comprometimento Utilização de reuniões de Kick Off Reuniões objetivas e focadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 35 Distribuir as Informações Modelos de emissor-receptor Realimentações de feedback e barreiras à comunicação. Escolha dos meios de comunicação escrito ou oralmente, memorando informal ou um relatório formal comunicar pessoalmente ou por . Estilo de redação Voz ativa ou passiva, estrutura das frases e escolha de palavras. Técnicas de gerenciamento de reuniões Preparação de uma agenda e tratamento de conflitos. Técnicas de apresentação. Linguagem corporal e planejamento de apoios visuais. Técnicas de facilitação Obtenção de consenso e superação de obstáculos PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 36 12

13 Distribuir as Informações Métodos de Comunicação Reuniões, individuais ou em grupos, Conferencia de Vídeo e Áudio, Conversas por computador, Outros métodos de comunicações remotas Ferramentas de Distribuição de informações Distribuição de documentos impressos sistemas manuais de arquivamento comunicados de imprensa bancos de dados com acesso compartilhado Ferramentas eletrônicas de conferencia e comunicação , Fax, correio de voz, telefone, videoconferências,... Ferramentas eletrônicos de gerenciamento de projetos Interface web para software de gerenciamento de projetos e elaboração de cronogramas Software de apoio a reuniões e escritórios virtuais Portais e ferramentas colaborativas de gerenciamento de trabalho PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 37 Distribuir as Informações Atualizações em Ativos de Processos organizacionais Notificações das partes interessadas; Relatórios do projeto; Apresentações do projeto; Registros do projeto; Feedback das partes interessadas; Documentação das lições aprendidas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 38 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas Entradas 1 Registro das parte interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento de projeto Registro das questões Registro das mudanças 5 Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Métodos de Comunicação 2 Habilidades interpessoais 3 Habilidades de gerenciamento Saídas 1 Atualizações em ativos de processos organizacionais 2 Solicitações de mudanças 3 Atualizações no plano de gerenciamento do projeto 4 Atualizações nos documentos do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 39 13

14 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas Atividades de comunicação dirigidas às partes interessadas para influenciar suas expectativas, abordar as preocupações e solucionar as questões. Gerenciar ativamente as expectativas das partes interessadas Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões Esclarecer e solucionar as questões que foram identificadas Ajuda aumentar probabilidade de Sucesso Garante compreensão dos Riscos e Benefícios Permite apoio ativo e avaliação dos riscos das escolhas Responsabilidade do Gerente do Projeto e pode reduzir risco de desvios e interrupções, aumentando sinergias PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 40 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 41 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas O gerenciamento das partes interessadas se baseia no Plano de Gerenciamento das Partes Interessadas Identificação Análise do envolvimento Desenvolvimento de ações / comunicações Monitoramento e Controle do Plano Gerenciamento das Partes Interessadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 42 14

15 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas Métodos de comunicação Especifico para cada parte interessada Habilidades interpessoais Estabelecimento de confiança; Solução de conflitos; Escuta ativa e Superação da resistência à mudança. Habilidades de gerenciamento Habilidades de apresentação; Negociação; Habilidades de redação e Capacidade de falar em público PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 43 Gerenciar as Expectativas das Partes interessadas Atualizações em ativos de processos organizacionais As causas das questões; Os motivos por trás das ações corretivas escolhidas e As lições aprendidas com o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento do projeto plano de gerenciamento das comunicações Atualizações nos documentos do projeto Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Registro das partes interessadas Registro das questões PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 44 Reportar o Desempenho Entradas 1 Plano de gerenciamento de projeto Informações sobre o desempenho do trabalho Medições de desempenho do trabalho , , Previsões de orçamento Ativos de processos organizacionais Ferramentas e Técnicas 1 Análise da Variação 2 Métodos de previsão 3 Métodos de comunicação 4 Sistemas de distribuição de informações Saídas 1 Relatório de desempenho 2 Atualizações em ativos de processos organizacionais 3 Solicitações de mudanças PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 45 15

16 Reportar o Desempenho O relatório de desempenho envolve coletar e disseminar informações de desempenho para fornecer aos interessados informações sobre como os recursos estão sendo utilizados para alcançar os objetivos do projeto. Este processo inclui: Medição de Progresso- descrevem a posição atual do projeto (Informações sobre o desempenho do trabalho); Relatórios de Andamento - descrevem o que a equipe do projeto tem conseguido; Previsões - predizem a futura situação e progresso do projeto (Técnica de Valor Agregado) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 46 Reportar o Desempenho Relatório de andamento simples percentual completo, painéis de indicadores da situação de escopo, cronograma, custo e qualidade Relatórios mais elaborados Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período; Resultados da análise da variação; Término previsto do projeto (incluindo tempo e custo) e Outras informações relevantes que devem ser revistas e analisadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 47 Reportar o Desempenho Entradas Plano de gerenciamento do projeto Linha de base de medição do desempenho: escopo, cronograma e custos do projeto, mas também pode incluir parâmetros técnicos e de qualidade. Informações sobre o desempenho do trabalho Andamento das entregas, Progresso do cronograma e Custos incorridos. Medições de desempenho do trabalho Desempenho do cronograma planejado em relação ao real; Desempenho dos custos planejados em relação aos reais e Desempenho técnico planejado em relação ao real. Previsões de orçamentos Ativos de processos organizacionais Modelos de relatórios; Políticas e procedimentos Limites de variação definidos para toda a organização PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 48 16

17 Reportar o Desempenho Ferramentas e Técnicas Análise da variação Verificar a qualidade das informações (Dignas de crédito?) Determinar as variações Determinar o impacto das Métodos de previsão Métodos de séries temporais valor agregado, média móvel, extrapolação, previsão linear, estimativa de tendências e curva de crescimento. Métodos causais/econométricos. análise de regressão linear ou não-linear, média móvel autorregressiva (ARMA) e Econometria PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 49 Reportar o Desempenho Ferramentas e Técnicas Métodos de previsão (Continuação) Métodos subjetivos Intuições, opiniões e provavelmente, estimativas previsões compostas, pesquisas de opinião, método Delphi, criação de cenários, previsão tecnológica e previsão por analogia. Outros métodos. simulação, previsão probabilística e previsões por conjunto. Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações Um sistema de distribuição de informações fornece uma ferramenta padrão para que o gerente de projetos possa coletar, armazenar e distribuir informações para as partes interessadas sobre os custos, o andamento do cronograma e o desempenho do projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 50 Reportar o Desempenho Saídas Relatório de andamento simples percentual completo, painéis de indicadores da situação de escopo, cronograma, custo e qualidade Relatórios mais elaborados Análise do desempenho anterior; Situação atual dos riscos e questões; Trabalho concluído durante o período; Trabalho a ser concluído no próximo período; Resumo das mudanças aprovadas no período; Resultados da análise da variação; Término previsto do projeto (incluindo tempo e custo) e Outras informações relevantes que devem ser revistas e analisadas PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 51 17

18 Reportar o Desempenho Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças São processadas por meio de Realizar o controle integrado de mudanças As ações corretivas recomendadas incluem mudanças que alinhem o desempenho futuro esperado com o plano de gerenciamento do projeto e As ações preventivas recomendadas podem reduzir a probabilidade de ocorrência de um desempenho negativo futuro para o projeto PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 52 RELATÓRIO DE DESEMPENHO (VPR / VP) PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 53 Aplique, Aperfeiçõe e Multiplique Uma pessoa que não quer ler não tem nenhuma vantagem sobre uma pessoa que não pode ler. Mark Twain PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 54 18

19 OBRIGADO Contato: 3PTA Fone: Skype: pm-3pta Contato: Gerhard Tekes Fone: MSN: Skype: gerhardtekes PTA Tekes e Associados Serv. Gerenciais Ltda., cursos@3pta.com.br, (71) Slide 55 19