Manual Notas Fiscais Gestor - Versão 11.2 (PAF) atualização

Manual Notas Fiscais Gestor - Versão 11.2 (PAF) atualização 30.09.11

Este manual apresenta como cadastrar e registrar Notas Fiscais no sistema Gestor. Desta forma, é possível realizar um controle sobre as informações fiscais da loja de forma mais detalhada e completa, além de cumprir com as obrigações legais. 1. Como acessar a tela de Notas Fiscais 03 2. Tela inicial de Notas Fiscais 04 3. Visualizando uma Nota Fiscal 06 4. Analisando a Nota Fiscal 07 4.1. Itens da Nota Fiscal 08 4.2. Aba Faturamento 08 4.3. Aba Cálculo do Imposto/Dados Adicionais 08 4.4. Documentos Fiscais Referenciais 08 4.5. Divergências NF 09 5. Cancelando a Nota Fiscal 11 6. Como Reimprimir Etiquetas 11 7. Como Imprimir Documentos 12 8. Inserindo uma Nova Nota Fiscal 13 9. Exemplo de como Inserir Nota Fiscal 13 9.1. Inserindo itens: botão <Bipar Produtos> 14 9.2. Inserindo itens: botão <Importar Itens> 15 9.3. Inserindo itens: botão <Novo Item> 16 10. Notas Fiscais Eletrônicas 19 10.1. Inserindo uma NF-e 20 10.2. Consultar o Retorno de uma Nota Fiscal Eletrônica 23 10.3. Cancelando uma Nota Fiscal Eletrônica 24 10.4. Inutilizando uma NF-e 25 10.5. Botão Cert. Digital Versão DLL 25 11. Importando XML NF-e 25 www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades

3 1. Como acessar a tela de Notas Fiscais Primeiro clique em <Movimentação de Estoque>. Em seguida, clique em <Notas Fiscais>. O sistema solicitará sua identificação. Digite seu usuário e senha. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 3

4 Desta forma, terá acesso à tela de notas fiscais. 2. Tela inicial de Notas Fiscais Na parte superior da tela, temos diversas formas de busca para Notas Fiscais. São filtros que o ajudam na pesquisa da(s) nota(s). Basta selecionar o filtro específico e clicar em <Procurar>. O primeiro filtro é o do Número da Nota Fiscal. Você pode buscar uma nota específica digitando o número da nota no respectivo campo e clicando em <Procurar>. Outro método de pesquisa é determinar o período de busca. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 4

5 Você também pode realizar sua busca por loja. A selecão é obrigatória. Caso não selecione, o Gestor não conseguirá efetuar a busca. Também pode determinar o tipo de operação que a nota se refere. Por exemplo: Entrada Estadual, Entrada Interestadual, Transferência Estadual e etc.. Uma outra forma de pesquisa de suas notas é por emitente, isto é, quem enviou a nota para a loja. Por exemplo, o fornecedor. Você tem cinco caixas de marcação na opção de busca Situação, que são Confirmada, Cancelada, Em Cadastro, Remeter para Loja e Aguardando Confirmação. Sugerimos que sempre deixe todas as opções marcadas, com exceção de Cancelada, para que o sistema mostre todas as notas que se enquadram no filtro utilizado. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 5

6 E ainda pode determinar se a nota fiscal se trata de uma nota de Entrada ou de Saída. Verifique sempre qual das opções está marcada, pois se estiver procurando uma Transferência enviada por outra loja, deve estar marcado Entrada. Já se quiser pesquisar uma nota que sua loja enviou para outra, deverá marcar Saída. Ao iniciar a busca, a parte central da tela é preenchida com informações das notas fiscais. Ao clicar no ícone de edição, ao lado do número da nota fiscal, a nota poderá ser visualizada na tela. 3. Visualizando uma Nota Fiscal Na parte superior estarão todos os dados de sua nota já cadastrada. As informações são: - Loja; - Operação; - Número de nota; - Série da nota; - Tipo de Nota Fiscal: se de entrada ou saída; - CFOP, Código Fiscal de Operação e Prestação: usado sempre em transações de notas fiscais, cujo código determina a operação; - Nome/Razão Social; - CPF/CNPJ Emitente. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 6

7 Ao lado, você visualiza a data de Emissão, a Data/ Hora do Cadastro, Data/Hora da Entrada e Data/Hora do cancelamento do pedido, se for o caso. Na parte central, os itens da nota: produto, referência, descrição do produto, quantidade, valores. 4. Analisando a Nota Fiscal Observe que existem 5 (cinco) abas na tela de uma Nota Fiscal. As abas são: - Itens da Nota Fiscal; - Faturamento; - Cálculo do Imposto/Dados Adicionais; - Documentos Fiscais Referenciais; - Divergências NF. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 7

8 4.1 Itens da Nota Fiscal Esta é a aba de abertura da tela. Sempre que você abre uma nota, abre nesta aba. Esta aba apresenta todos os produtos relacionados à nota fiscal. Bem como as referências, descrições, modelos, O CSOSN (Código de Situação da Operação no Simples Nacional), a quantidade do produto, o valor unitário, o valor total, a base de cálculo para ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços), valor do ICMS, valor do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), Alíquota do ICMS e Alíquota do IPI de cada produto registrado na nota fiscal. 4.2 Aba Faturamento Na aba Faturamento é possível visualizar o tipo de condição em que foi realizado o pagamento da nota fiscal. O valor do pagamento e a forma de pagamento também é possível de ser consultada na tela disponível nesta aba. 4.3 Aba Cálculo do Imposto/Dados Adicionais Nesta aba é possível visualizar todas as bases de cálculos dos impostos atribuídos à nota fiscal em questão. Também visualiza-se os dados da transportadora. Informações adicionais, também, poderão ser visualizadas nesta aba. O campo de Informações adicionais inalteráveis deve ser preenchida previamente nas operações cadastradas em retaguarda. 4.4 Documentos Fiscais Referenciais Esta aba permite que você visualize as notas ou cupons fiscais que foram anexados a esta nota, para o caso de translado da nota para outro estado ou caso esteja cadastrando os mesmos itens já utilizados em outra nota. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 8

9 4.5 Divergências NF Nesta aba você visualiza o registro da ocorrência de divergências de sobras ou faltas que por ventura ocorreram quando do registro da nota fiscal. Ainda observando a tela de Notas Fiscais, note que existem dois ícones na parte esquerda da tela, na listagem dos itens da nota. O primeiro é o ícone de edição (lápis), e o outro é o ícone de exclusão (lixeira). No ícone de exclusão, você exclui a nota. Neste caso, como ela já está confirmada, não é possível a exclusão e o sistema indica com uma mensagem. Notas Fiscais de fábrica não podem ser excluídas. Para consultar os itens da nota e visualizar as informações fiscais, clique no ícone de edição. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 9

10 Como o status da nota é Confirmada, esta tela tem a finalidade de consulta. Você pode visualizar a referência do produto, a descrição, tamanho, quantidade, o valor unitário, valor com desconto, valor total, o valor do ICMS, IPI, Pis, Cofins, a Ordem de Compra, CFOP, CST, o percentual de ICMS e os percentuais de IPI, Pis e Cofins. Clique em <Cancelar> para voltar. A utilização da Ordem de Compra é parametrizada pela franqueadora. Ainda na tela de Notas Fiscais, observe que temos, botões no menu lateral. Se a nota já estiver confirmada, visualiza-se três botões. São eles: <Cancelar Nota Fiscal>; <Reimprimir Etiquetas>; <Imprimir Documento>. Vamos analisar cada um desses botões e suas respectivas funcionalidades a seguir. Se for uma nota fiscal Em Cadastro, aparecerão dois botões: <Confirmar Nota Fiscal> e <Excluir Nota Fiscal>. Estes dois botões serão estudados mais adiante, quando estivermos abordando o cadastro de notas fiscais no sistema. Primeiro começaremos estudando as notas que já estão cadastradas. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 10

11 5. Cancelando a Nota Fiscal Ao clicar em <Cancelar Nota Fiscal>, o Gestor informa que o procedimento não é possível. A menos que você ainda não tenha fechado o caixa do dia. Neste caso, a nota passará de Confirmada para Em Cadastro e poderá ser editada. Caso o caixa não tenha sido fechado, ao clicar em <Cancelar Nota Fiscal>, você não excluirá a nota do sistema, apenas cancelará a entrada de produtos no estoque. Este procedimento só poderá ser realizado antes do fechamento do caixa do dia da confirmação. 6. Como Reimprimir Etiquetas No menu lateral temos também o botão <Reimprimir Etiquetas>. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 11

12 Nesta opção, você vai poder reimprimir a etiqueta de seus produtos da Nota Fiscal. Para conhecer todas as funcionalidades desta opção, confira o Manual de Etiquetas de Produtos. 7. Como Imprimir Documentos Para imprimir um espelho da Nota Fiscal, basta clicar no botão <Imprimir Documento>. Para salvar o arquivo em seu computador, clique no primeiro ícone. E para imprimir, clique no ícone de impressão. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 12

13 8. Inserindo uma Nova Nota Fiscal Primeiro clique em <Movimentação de Estoque>. Em seguida, clique em <Notas Fiscais>. Desta forma, vamos retornar à tela inicial de Cadastro de Notas Fiscais. Clique em <Inserir Nota Fiscal>. Ao clicar esta tela aparecerá. Na parte superior esquerda, temos o identificador da Loja, Operação que estaremos registrando, Número da Nota, Série, Tipo de Nota (Entrada ou Saída), CFOP, Nome/ Razão Social e CPF/CNPJ Emitente. Ao lado, você determina a Data de Emissão e consegue verificar a Data de Cadastro. As demais datas não estão preenchidas, já que você ainda está cadastrando a nota. Quando confirmar a nota, as demais datas se preencherão automaticamente. Após o preenchimento, clique em <Inserir Itens>. 9. Exemplo de como Inserir Nota Fiscal Vamos inserir uma nota de Entrada Interestadual. Clique na seta ao lado do campo Operação e selecione a opção desejada. Neste caso, Entrada Nota Fiscal Interestadual. Preencha o número da Nota Fiscal. O número do CFOP e a descrição são preenchidos automaticamente. Selecione o fornecedor conforme está registrado em sua nota fiscal física. O CNPJ/CPF será preenchido automaticamente. Selecione a data de emissão. Após preencher todos os dados do cabeçalho, clique em <Inserir Itens>. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 13

14 Esta tela aparecerá. Você poderá inserir itens de três maneiras: clicando em <Bipar Produtos>, ou clicando no botão <Importar Produtos>; ou, ainda, clicando em <Novo Item>. 9.1 Inserindo itens: botão <Bipar Produtos> Após clicar, você vai poder bipar ou digitar as referências dos produtos desejados para a nota fiscal. Feito isso, basta clicar em <Importar Referências>. O sistema vai mostrar na tela central os produtos bipados. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 14

15 Após inserir, vamos editar a nota, clicando no ícone de edição. A tela abrirá na aba Itens da Nota Fiscal as demais abas estão indisponíveis. Visualiza-se qual o produto, a referência e demais informações ficais, as quais vêm preenchidas conforme cadastrado no sistema. Se você não possuir estas informações, por favor, consulte seu contador. As informações fiscais podem ser editadas, com exceção de uma nota fiscal vinda de fábrica ou importada via XML. Clique em <Salvar Item> para finalizar a edição. 9.2 Inserindo itens: botão <Importar Itens> Clique no botão <Importar Itens>. Abrirá a tela para importar itens de uma nota já lançada. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 15

16 No cabeçalho da tela você preenche as informações que deseja utilizar como filtro da sua busca para pesquisar a nota e, desta, importar os produtos que serão inseridos nesta nova nota que você está cadastrando. Depois de selecionados seus filtros de busca, clique em <Procurar>. Aparecerão as notas fiscais relacionadas à sua busca. Para selecionar uma nota para a importação dos itens, clique no ícone a esquerda. Na tela abaixo, selecione os itens que deseja que sejam importados. Clique em <Importar Itens>. E você retornará para tela da nota fiscal que está em cadastro. 9.3 Inserindo itens: botão <Novo Item> Clique no botão <Novo Item>. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 16

17 A tela abrirá na aba Itens da Nota Fiscal. No campo Buscar por, selecione por qual critério você deseja pesquisar os produtos que serão inseridos na nota. Neste exemplo, selecionamos por código de barras e digitamos o mesmo. Ao teclar o TAB do teclado, a descrição do produto, quantidades e as informações fiscais tornam-se disponíveis para edição na tela. Clique em <Salvar Item> para finalizar o registro do produto na nota, ou abra a aba Faturamento para seguir cadastrando a nota fiscal. Agora vamos analisar a aba Faturamento. Nesta aba você decide como a nota será paga pela loja. As formas de pagamento. Basta preencher os campos necessários. Se for um parcelamento, defina o intervalo entre as parcelas. Clique na aba Cálculo do Imposto/Dados Adicionais. Nesta aba você registra as informações fiscais, você encontra essas informações na sua nota física. Em caso de dúvida consulte seu contador. Nesta aba você preenche também as informações sobre o frete. E pode, ainda, descrever informações adicionais, se for o caso. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 17

18 Na aba Documentos Fiscais Referenciados, aparecerá o vínculo que foi feito à nota fiscal, se for o caso, no momento da importação do item. Nesta aba você insere os itens que deseja vincular à nota. Retorne à aba Itens da Nota Fiscal e clique em <Salvar Item>. Você retorna à tela de cadastro de nota fiscal. Clique em <Confirmar Nota fiscal> para confirmar a nota ou em <Voltar> para retornar à tela inicial e manter a nota com status Em Cadastro. Ao clicar em <Confirmar Nota fiscal> aparece uma mensagem confirmando a ação. Basta clicar em <Sim> e o procedimento estará concluído. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 18

19 Você receberá na tela o número da nota fiscal e sua série para verificação. Clique em <Ok> caso esteja correto, para finalizar e receber a confirmação do registro na tela. E você voltará para a tela inicial de Notas Fiscais. 10. Notas Fiscais Eletrônicas Se seu contador lhe orientou a emitir notas fiscais eletrônicas, você deve providenciar o certificado digital. O certificado digital pode ser no formato de um arquivo ou de um cartão, conectado ao micro através de uma entrada USB. Para saber como adquirir a certificação, contate seu contador. Com seu certificado digital, contate o atendimento online da Gestor para que possamos providenciar os recursos necessários de sistema. Algumas informações são necessárias, tais como: CNPJ e razão social da loja; e se a loja é participante do Regime Tributário Simples Nacional. Além disso, seu contador deve habilitar a loja junto a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) para o envio da NF-e. A loja pode ter a NF-e em dois status: em Homologação ou Em Produção. Alguns estados exigem que para passar para Em Produção a loja deve ter emitido notas de algumas operações fiscais definidas pelo próprio estado. - Homologação: sistema de teste, sem validade junto a SEFAZ. - Em Produção: sistema de nota fiscal eletrônica ativo na loja. Ao solicitar a liberação de NF-e Em Produção, você deve solicitar a DLL ao Help Desk da Gestor. Após estar em produção a loja não poderá mais voltar a utilizar o bloco manual de notas. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 19

20 Se a loja for participante do Regime Tributário Simples Nacional, deixará de utilizar a configuração do CST que utilizava até o momento, e terá um novo Código de Situação da Operação no Simples Nacional (CSOSN ). Esta nova tributação deve ser informada por seu contador. Com o seu CSOSN, procure o atendimento da Gestor para ajustar o Grupo de ICMS da loja. Além disso, você precisará ter cadastrado no sistema, o seu código NCM (Nomenclatura Comum Mercosul). Em caso de dúvidas, consulte seu contador ou franqueadora. 10.1 Inserindo uma NF-e Para dar entrada em uma nota fiscal eletrônica, o procedimento é o mesmo de uma nota fiscal regular, conforme apresentado no item 7 deste manual. Basta acessar a tela de Cadastro de Notas Fiscais e clicar em <Inserir Nota Fiscal>. Observe que por ser uma nota fiscal eletrônica, possui dois status no sistema: Em Cadastro ou Confirmada ; e Homologação ou Produção. Antes de sua loja operar com notas fiscais, geralmente você testará a funcionalidade e seu certificado digital será de Homologação, que é este ambiente de teste. Quando você estiver efetivamente produzindo NF-e, o status de suas notas passarão para Produção. Assim como vimos no item 7 deste manual, preencha o cabeçalho da nota fiscal. Ao finalizar, clique em <Inserir Itens>. Selecione o modo como você vai inserir os itens à sua nota, se através do botão <Bipar Produtos>, <Importar Itens> ou <Novo Item>. Vamos observar um exemplo em que clicamos no botão <Novo Item>. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 20

21 Assim como apresentado no item 9.3 deste manual, a tela abrirá na aba Itens da Nota Fiscal. O procedimento será o mesmo, conforme explicado anteriormente. Sendo assim, para finalizar, clique em <Salvar Item>. E você retornará para a tela da nota fiscal que está Em Cadastro. Para enviar a nota fiscal eletronicamente e finalizar o cadastro da mesma no sistema, clique em <Confirmar NF-e>. Ao prosseguir aparecerá uma nova tela, para envio da NF-e. Clique em <Enviar NF-e>. O botão de <Enviar NF-e> somente aparece disponível quando for nota fiscal eletrônica de saída. Notas de entrada não são enviadas eletronicamente para a Secretaria da Fazenda. Ao clicar em <Enviar NF-e>, o sistema mostrará a tela para selecionar o certificado digital, após clicar no certificado, basta clicar em OK. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 21

22 O sistema passará para o processo do envio da NF-e. Aparece a mensagem informando a conclusão do envio da nota. Após o envio, aparecem dois botões: <Nota Fiscal> e <Carta de Correção>. Ao clicar em <Carta de Correção>, poderá ser realizada a carta de correção, a fim de sanar erros em campos específicos da NF-e emitida. Para operar este recurso, o sistema Gestor apresenta um descritivo que aparece quando clicado no botão. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 22

23 Ao clicar em <Nota Fiscal>, os dados da nota serão mostrados na tela. Observe, também, que esta tela apresenta outros dois botões: <DANFE> e <XML>. Ao clicar em <DANFE>, será gerado o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica para impressão. Já ao clicar em <XML>, o Gestor apresenta a tela para salvar no seu computador o arquivo XML referente à nota fiscal. Selecione o local em seu computador em que deseja salvar o arquivo. Ao finalizar, aparecerá uma mensagem informando a conclusão. Ainda na tela da nota fiscal, temos alguns outros botões, tais como: <Consultar Retorno>; <Cancelar NFe>; <Inutilizar Número NF-e> e <Cert. Digital Versão DLL>. Vamos conhecê-los a seguir. 10.2 Consultar o Retorno de uma Nota Fiscal Eletrônica Clique em <Consultar Retorno>. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 23

24 O sistema trará informações sobre o status da nota. Clique em OK para finalizar o procedimento. 10.3 Cancelando uma Nota Fiscal Eletrônica Para cancelar uma NF-e, deve-se preencher o motivo do cancelamento, no último campo de preenchimento da tela. Clique no botão <Cancelar NF-e> e o sistema irá apresentar uma mensagem de confirmação. Clique em <Sim> para prosseguir cancelando a nota. E, por fim, aparece uma mensagem da nota cancelada. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 24

25 10.4 Inutilizando uma NF-e Temos o botão <Inutilizar Numero NF-e> para casos em que você necessita inutilizar alguma nota. Por exemplo, você estava dando entrada da nota de número 5 e a próxima nota lançada, por algum motivo, foi a de número 8. Sendo assim, você deve informar a SEFAZ através deste botão que as notas de número 6 e 7 estão inutilizadas. 10.5 Botão Cert. Digital Versão DLL Através desta opção você pode conferir o certificado digital de sua loja e as demais propriedades. Estorno de vendas utilizando NF-e: Lojas emitentes de NF-e quando realizarem estorno, primeiramente devem lançar uma NF-e com operação que não movimente o estoque no sistema, como por exemplo uma devolução de venda. Após dar entrada na nota fiscal, o estorno poderá ser realizado normalmente; e no campo NF DEV. deverá ser preenchido o número correspondente a NF-e de devolução cadastrada no sistema anteriormente. Campo Inalterável: É um campo complementar de informações para as Operações, ou seja, se a operação tiver observações complementares, ela irá aparecer no campo inalterável da NFE. Ex: Documento emitido por ME ou EPP optante pelo simples nacional não gera direito a crédito fiscal de IPI. Caso deseje fazer uso desta funcionalidade, deve ser preenchida previamente nas operações cadastradas em retaguarda. 11. Importando XML NF-e Na tela de inserir nota fiscal tem um botão que facilita o preenchimento de notas fiscais, o <Importar XML NF-e>. O arquivo XML é enviado pelo fornecedor como todos os dados da nota já cadastrados, facilitando assim a entrada da nota pela loja. Clique neste botão. www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 25

26 Selecione o arquivo XML enviado pelo fornecedor e clique em <Abrir>. Clique em <OK> para concluir a importação. Muito bem! Agora você já sabe como cadastrar e registrar suas Notas Fiscais no Gestor. Em caso de dúvidas, contate o Atendimento Online. Boas vendas! www.gestorsa.net - www.gestorsa.net/novidades 26