PLANEJAMENTO & GESTÃO Pensando estrategicamente...
Situações capazes de provocar mudanças crises e incertezas; novas oportunidades; novas diretrizes internas ou externas.
Pensar e Agir Estrategicamente Saber trabalhar com as turbulências ambientais Ter uma visão sistêmica da organização Estar voltado para o processo de inovação
Componentes do Ambiente AMBIENTE EXTERNO Cultura Política Fornecedores Tecnologia Macroambiente Economia Públicos Pessoas Clientes Organização Concorrência e/ouparcerias Natureza Demografia Política Econômica AMBIENTE INTERNO: MICROAMBIENTE ou ambiente próximo
Análise Ambiental É o processo de identificação de Ameaças, Oportunidades (ambiente externo); Forças e Fraquezas (ambiente interno) que afetam a organização no cumprimento de sua Missão
MUDANÇA DE PARADIGMAS PLANEJAMENTO NORMATIVO Estabilidade, previsibilidade Necessidade de certeza Comando e controle de cima para baixo Rigidez organizacional Controle por meio de regras e hierarquia Orientado para o processo Foco na organização interna PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Apostas e Propostas em consenso Mediação entre o Conhecimento e a Ação: Liderança e delegação de autoridade Flexibilidade,adequação ao ambiente Controle por meio de visão e princípios Orientado para os resultados Foco no contexto
Planejamento estratégico É um processo gerencial, unificado e integrador, que: Declara o propósito organizacional em termos de Valores,Visão, Missão, Objetivos, Estratégias, Metas e Ações; Delimita a área de atuação da Instituição; Descreve as condições internas de resposta ao ambiente externo e a forma de modificá-las, com vistas ao fortalecimento da Instituição; Engaja todos os níveis da Instituição para a consecução dos fins maiores.
Etapas da construção do Plano de Gestão
Conceitos básicos Valores São idéias fundamentais em torno das quais se constrói a organização. Representam as convicções dominantes, as crenças básicas, aquilo em que a maioria das pessoas da organização acredita. São elementos motivadores que direcionam as ações das pessoas na organização, contribuindo para a unidade e coerência do trabalho. Sinalizam o que se persegue em termos de padrão de comportamento de toda a equipe na busca da excelência. Exemplo: Excelência, consciência ética, transparência, comprometimento social, pluralidade, respeito pelo indivíduo, integração, igualdade, responsabilidade, democracia, cidadania.
Conceitos básicos cont. Missão A missão é uma declaração sobre o que a organização é, sobre sua razão de ser. A definição de missão serve como norte para orientar a tomada de decisões, para eleger diretrizes e auxiliar na escolha dos objetivos estratégicos. A missão poderá ser repensada para acompanhar as mudanças ambientais, indicadas em análise de cenários. Exemplo: Petrobrás Atuar de forma segura e rentável, com responsabilidade social e ambiental, nas atividades da indústria de óleo, gás e energia, nos mercados nacional e internacional, fornecendo produtos e serviços adequados às necessidades dos seus clientes e contribuindo para o desenvolvimento do Brasil e dos países onde atua.
Conceitos Básicos Cont. Visão de Futuro A visão de futuro define o que a organização pretende ser no futuro. Expressa um sonho com base no qual deverá ser definida a direção a ser seguida. Identifica as aspirações da organização, criando um clima de envolvimento e comprometimento com seu futuro. A definição de onde se pretende chegar permite entender com clareza o que é preciso mudar na organização ou como ela precisa mudar para que a visão seja concretizada. Uma visão compartilhada une e impulsiona as pessoas para buscarem seus objetivos, apesar de todas as dificuldades. Uma organização sem visão é uma organização sem direção. Petrobrás Exemplo de visão de futuro: A Petrobrás será uma empresa integrada de energia com forte presença internacional e líder na América Latina, atuando com foco na rentabilidade e na responsabilidade social e ambiental.
Conceitos Básicos cont. Prioridades: devem ser definidas com base nos Objetivos Estratégicos da instituição, na busca do alcance da Missão Institucional; Objetivo: refere-se ao alvo ou situação que se pretende atingir, em determinado período de tempo. Deve expressar o resultado desejado, entendendo que o alcance do objetivo contribuirá efetivamente com o cumprimento da Missão Institucional; Meta: É a mensuração do objetivo, resultado que se pretende alcançar, devendo ser necessariamente quantificável. A meta deve ser relevante e exeqüível. Ações: elenco programado de providências técnico administrativas,articuladas entre si. (o que fazer) Etapas:É um conjunto de operações necessárias a execução da ação ( como fazer)
Princípios metodológicos do PE Tem foco no problema e não no objetivo. Planejar a partir de problemas. Fixa objetivos como apostas e propostas; O Planejamento constitui uma atividade em permanente processo de elaboração, sendo instrumentos indispensáveis neste contexto, o monitoramento e a avaliação. Ação planejar engloba planejamento, execução, monitoramento e avaliação; O Planejamento é composto de momentos que interagem entre si e se repetem continuamente, porém não como fases que se sucedem cronologicamente.
O Planejamento Estratégico e as Dimensões Organizacionais PLANEJAMENTO Planejamento Institucional IMPLEMENTAÇÃO Organizar dados Analisar os dados CONTROLE Mensurar os resultados Avaliar os resultados Implantar decisões Adotar ações corretivas
Vantagens do Planejamento Estratégico Estrutura flexível e auto-ajustável ao ambiente Amplia noções de eficácia, eficiência e efetividade Aumenta a capacidade gerencial para tomar decisões Promove uma consciência coletiva Proporciona uma visão de conjunto Maior delegação Direção única para todos Orienta Programas de Qualidade Melhora o relacionamento da Organização com seu ambiente interno e externo
Planejamento Operacional É o detalhamento, no nível de operação, das ações e atividades necessárias para atingir os objetivos e metas fixadas pelos níveis hierarquicamente superiores e pactuadas com demais níveis de gestão. Deve apresentar informações sobre recursos necessários, os procedimentos básicos a serem adotados, os produtos esperados, os prazos e os responsáveis pela execução de cada projeto ou ação.
O que é Plano de Ação? Também chamado de Plano de Negócios ou Plano Operacional, é o instrumento de gestão onde estão estabelecidas as ações,objetivos, metas e etapas propostas para um determinado período a fim de contribuir com o efetivo cumprimento dos Objetivos Estratégicos Institucionais. É o desdobramento do Planejamento Estratégico ou Plano de Gestão, dando maior visibilidade institucional e resultados de impacto
Aspectos vitais para o pleno êxito do Plano: Gestão executada de forma colegiada; Caráter participativo do Plano; Grau de detalhamento dos projetos; Análise de viabilidade das ações antes de sua implementação; Capacitação envolvendo treinamento gerencial e o desenvolvimento de habilidades técnicas específicas para a gestão; Negociação interna e externa, na busca de adesão ao que está sendo proposto e, conseqüentemente, ao sucesso do Plano.
Monitoramento do Plano de Ação Monitoramento é uma atividade que se realiza durante o período de execução e operação de um Plano. Sua aplicação visa apresentar aos gestores, de maneira continuada, a situação do desenvolvimento das ações, metas e etapas, em relação ao planejado, permitindo a identificação de desvios e suas causas, a fim de que os centros decisórios, no momento oportuno, tomem as decisões pertinentes e realizem os ajustes necessários para o alcance dos resultados pretendidos.
Avaliação do Plano de Ação Conceitua-se como avaliação o processo de obter, identificar e proporcionar informação útil e descritiva acerca do valor e do mérito das metas, do planejamento, da realização e do impacto dos objetivos propostos, com a finalidade de auxiliar na tomada de decisão, solucionar problemas e promover a compreensão dos fenômenos implicados.
Avaliando o Plano de Ação O que prometemos fazer? (Planejado) O que foi realmente feito? (Realizado) Por que foi feito de modo diferente? (Análise de desvio) O que foi feito para corrigir erros? (Medidas de ajustes adotadas) O que ainda precisa ser feito para corrigir erros/ desvios, cujas causas estão fora da nossa governabilidade? Quais os nossos compromissos e metas para o próximo período? (Atualização do Plano)
Leituras sugeridas 1. CHIAVENATO, Idalberto. Planejamento estratregico: fundamento e aplicações. Rio de Janeiro:Campus, 2003. 2. MATUS, Carlos. O método PES: roteiro de análise teórica. São Paulo: FUNDAP, 1997. 3.. Política, planejamento e governo. Brasília:IPEA, 1996