UNIVERSIDADE SÃO JUDAS CIÊNCIAS CONTÁBEIS CONTABILIDADE GERENCIAL

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1 UNIVERSIDADE SÃO JUDAS CIÊNCIAS CONTÁBEIS CONTABILIDADE GERENCIAL 1 CONCEITO DE SISTEMA Conforme Bios (apud CATELLI, 2001:37) sistema é um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. Os sistemas devem possuir as seguintes características: - compõem-se de partes ou elementos que se relacionam de forma a constituir um todo; - possuem um objetivo ou uma razão que integra e justifica a reunião de suas partes; - delimitam-se em determinado contexto, apesar da possibilidade de serem decompostos ou compostos de forma a permitir o estudo de suas interações com elementos externos ou entre elementos internos. (in CATELLI, 1999:37) A chamada abordagem sistêmica permite uma visão mais abrangente de determinado objeto do que se ele for considerado isoladamente, permitindo também a sua delimitação, ajudando no seu estudo em determinado contexto. 1.1 Classificação dos sistemas Os sistemas podem ser classificados de duas formas: a) Em relação a sua capacidade de interação com o ambiente: a. Abertos: tem a capacidade de influenciar e ser influenciado pelo seu ambiente; b. Fechados: não realizam transações de trocas com o seu ambiente; A transformação dos inputs extraídos do ambiente em que se insere o sistema, e a produção de outputs, que retornam ao ambiente, são os fatores que diferenciam os sistemas abertos dos sistemas fechados.

2 b) Em relação a capacidade de modificar suas características por meio de realização de atividades; a. Estáticos: não realizam atividades e, portanto, não modificam suas características ou estruturas e independem da ocorrência de eventos. Exemplo: Casa. b. Dinâmicos: realizam atividades e, portanto, têm as suas características alteradas conforme a ocorrência de eventos. Esses eventos tanto podem decorrer de atividades realizadas internamente quanto de suas interações com o ambiente. Exemplo: animais. c. Homeostáticos: dispõem de um mecanismo que os caracteriza como estáticos em relação a seu ambiente externo, mas dinâmico em relação ao seu funcionamento. Exemplo: Geladeira. 2 A EMPRESA COMO UM SISTEMA ABERTO Utilizando os conceitos da Teoria dos Sistemas pode-se dizer que uma empresa é na verdade um sistema aberto e dinâmico, o que significa que ela se encontra em constante troca de informações com o ambiente em que está inserida, influenciando e sendo influenciada pelo mesmo. A empresa recebe inputs do seu ambiente externo (Recursos Materiais, Humanos, Tecnológicos e Financeiros) processa-os em seu ambiente interno e gera outputs para o ambiente externo na forma de Produtos ou Serviços. Figura 1 - A Empresa como Um Sistema Aberto Ambiente Externo Ambiente Interno Recursos Recursos Materiais Materiais Recursos Recursos Humanos Humanos Recursos Recursos Tecnológicos Recursos Recursos Financeiros Financeiros Processamento Produtos Produtos Serviços Serviços Fonte: NAKAGAWA, Massayuki Pág 24

3 Existem atividades realizadas internamente na empresa visando atender as necessidades externas da empresa, e também atividades realizadas para atender as necessidades internas, ou seja, produtos ou serviços que são necessários para o desenvolvimento de outros produtos ou serviços de uma determinada atividade podem gerar recursos para o desenvolvimento de outra atividade da empresa. A empresa está sujeita às diversas pressões do se ambiente externo, estando aberta à concorrência, globalização, desenvolvimento tecnológico, normas governamentais, condições econômicas, comportamento dos consumidores e dos fornecedores entre outros, que influenciam diretamente nas decisões a serem tomadas dentro da empresa. Esses fatores exigem respostas dos gestores que devem se atentar para as mudanças. Essas respostas podem ser benéficas ou não para a organização. Portanto, para garantir a sua continuidade a empresa deve adaptar-se à turbulência do seu ambiente externo. O ambiente externo de uma empresa compõem-se de um conjunto de entidades que, direta ou indiretamente, impactam ou são impactados por sua atuação, através de troca de produtos/recursos, dinheiro, informação, tecnologia ou pela influência das variáveis políticas, sociais, econômicas, ecológicas e regulatórias. O ambiente externo pode ser dividido em: a) Ambiente Remoto: compõem-se de entidades que, embora possam não se relacionar diretamente com a empresa, possuem autoridade, domínio ou outra influência suficientes para definir variáveis conjunturais, regulamentares e outras condicionantes de sua atuação. Exemplo: governo, entidades de classe, associações empresariais, governos de outros países, entre outros Essas variáveis em sua maioria não são controláveis pela empresa, porém impactam atividades sob controle da organização. Essas variáveis causam modificações no cenário que a empresa atua. As variáveis que podem ser destacadas no Ambiente Remoto são as seguintes: Variáveis Políticas: Regime de Governo, Relacionamento com outros países; Variáveis Econômicas: PIB, Inflação, Taxas de Juros; Variáveis Sociais: Mercado de Trabalho, Capacitação Técnica; Variáveis Tecnológicas: Tecnologia de Produção, Tecnologia de Transportes, Tecnologia de Informática; Variáveis Ecológicas: Restrições de Exploração; Variáveis Regulatórias: Tributos, Incentivos Fiscais.

4 b) Ambiente Próximo: compõem-se de entidades que fazem parte do segmento em que a empresa atua e compete, tais como: fornecedores, concorrentes, clientes e consumidores. Essas entidades possuem variáveis como preços, volumes, qualidade, prazos de entrega, taxas de financiamento, entre outras. Os segmentos formam o que se conhece como Ciclo Econômico que é o período que abrange desde a captação de recursos necessários à esse ciclo até o consumo final dos produtos gerados. Um ciclo econômico é feito de diversos segmentos que muitas vezes se transformam em fornecedores/consumidores uns dos outros, formando uma cadeia de relacionamentos. Portanto a eficácia de um Ciclo Econômico depende da eficácia de cada um de seus segmentos. A satisfação dos consumidores é que garante a continuidade do ciclo econômico, pois estes continuando a consumir, fazem com que todos os segmentos continuem atuando para se chegar a um objetivo final. 3 MISSÃO, CRENÇA E VALORES Todo o sistema tem um objetivo, e isso não é diferente com as empresas. As empresas possuem diferentes objetivos, alguns a curto prazo, outros a longo prazo. Alguns relacionados a determinadas atividades, outros relacionados com a empresa como um todo. Porém, toda a empresa deve ter um objetivo principal, que é a verdadeira razão de ser da empresa, direcionando e caracterizando a sua atuação no mercado, independente do ambiente em que está inserida, assumindo caráter permanente na empresa. Esse objetivo principal e fundamental é a Missão da empresa, e decorre do papel que deseja desempenhar no cenário social e das crenças e valores das pessoas que a dirigem, e segundo Guerreiro (1989:156), deve contemplar os seguintes passos: Valores Fundamentais da entidade; Produtos e serviços oferecidos; Mercados de atuação; Clientela a ser atendida; A missão de uma empresa deve ser adequadamente explicitada e deve ser capaz de orientar a definição de outros objetivos mais específicos da empresa, como os sociais e econômicos. Algumas empresas confundem a utilidade da Missão e dizem que a sua é fabricar produtos ou serviços, porém Missão é muito mais que isso, pois este tipo de explicitação pode ser tornar

5 obsoleta à partir do momento que estes produtos não são mais aceitos pelo mercado, visto que estão sujeitos à modificações constantes no mercado cada vez mais competitivo. A missão da empresa deve espelhar as crenças e valores de seus fundadores e proprietários/responsáveis, e também de seus administradores. No mundo atual, considerações de meio ambiente, de qualidade, de ética no relacionamento com clientes e fornecedores, de respeito aos funcionários, de responsabilidade para com a comunidade e órgãos públicos estão presentes em todas as decisões. Certamente estas crenças acabam por influenciar todas as operações futuras da empresa e traz reflexo em todos os níveis. Pode-se dizer que elas determinam a própria estrutura organizacional da empresa. Estas crenças muitas vezes não são explícitas, o que naturalmente dificulta sua plena compreensão dentro da empresa, podendo inclusive levar à condução de ações estratégicas conflitantes com tais valores. Neste caso, a coerência com o que se acredita e o efetivamente praticado relaciona-se ao valor atribuído a essas crenças, tanto pelo proprietário quanto pela sociedade em geral. 4 SUBSISTEMAS EMPRESARIAIS Até aqui verificou-se que a empresa é um sistema aberto e dinâmico e que tem um grande objetivo para alcançar denominado Missão. Para que a empresa consiga atingir o seu objetivo final ela possui alguns subsistemas que interagem entre si e ajudam no alcance da missão. Esses subsistemas podem variar de uma empresa para outra mas os subsistemas que podem ser encontrados em qualquer empresa são: Subsistema Institucional, Subsistema Físico, Subsistema Social, Subsistema Formal, Subsistema de Informação e o Subsistema de Gestão. 4.1 Subsistema Institucional Tem como objetivo direcionar a empresa frente ao ambiente externo e a partir das crenças e valores de seus gestores, formando a missão, crenças e valores da empresa. Esse conjunto de crenças, valores e expectativas converte-se em diretrizes que orientam todos os demais componentes do sistema empresa aos resultados e referem-se aos princípios que norteiam o comportamento diante dos seus clientes, fornecedores, empregados, comunidade, governo, entre outros.

6 Sua importância releva-se ao tempo em que influencia todos os subsistemas da empresa e condiciona a interação da empresa com os demais sistemas que compõem o seu ambiente externo. Apresenta os seguintes requisitos básicos: Ser definido a partir de crenças e valores dos gestores; Ser formalizado pela empresa em um documento para nortear o conjunto de diretrizes básicas; Ser validado pela sociedade compreendendo o exercício de atividades lícitas e que satisfaçam às necessidades do ambiente; Ser divulgado, interna e externamente, possibilitando o conhecimento das diretrizes institucionais da empresa. 4.2 Subsistema Físico Compreende a parte física do sistema empresa como: imóveis, instalações, máquinas, veículos, entre outros. Abrange todos os elementos concretos e palpáveis da empresa com exceção das pessoas. Corresponde a todos os recursos físicos necessários de serem utilizados para se alcançar os objetivos finais. 4.3 Subsistema Social Este subsistema diz respeito ao conjunto de pessoas da empresa, incluindo-se todas as necessidades associadas ao indivíduo como por exemplo: criatividade, objetivos pessoais, motivação, liderança, treinamento, entre outros. 4.4 Subsistema Formal Refere-se a organização formal da empresa, ou seja, a forma como são agrupadas suas atividades, seus departamentos, o grau de descentralização, de delegação de poder e autoridade, níveis hierárquicos.

7 4.5 Subsistema de Informação Diz respeito a atividade de obtenção, processamento e geração de informações necessárias à execução e gestão das atividades da empresa, incluindo informações ambientais, operacionais e econômico-financeiras. Deve atender alguns requisitos básicos, como: Ser supridor das necessidades decisoriais dos gestores, mostrando informações relevantes, tempestivas e confiáveis; Ser formalizado e integrado ao processo de gestão; Evidenciar o impacto das variáveis internas e externas; Permitir avaliações de desempenho global e analítico. 4.6 Subsistema de Gestão Este subsistema depende do subsistema institucional e do modelo de gestão. Enquanto o subsistema institucional norteia o processo de gestão através do dimensionamento da missão da empresa, determinando onde deve chegar o processo de gestão, o subsistema de gestão indica como alcançar a situação objetivada. A existência do subsistema de gestão é justificada pela intenção dos gestores em conduzir a empresa a uma situação prevista à partir da situação atual. Todos os subsistemas devem interagir para que a empresa possa alcançar os seus objetivos. Guerreiro (1989:154) demonstra a integração explicando: (...) as pessoas (subsistema social), condicionadas por determinados princípios (subsistema institucional), ocupando determinados postos com autoridade e responsabilidade pré-definidas (subsistema formal), tomam decisões (subsistema de gestão) sobre recursos (subsistema físico) utilizando informações (subsistema de informação), para que a empresa alcance seus objetivos.

8 Figura 2 A integração entre os subsistemas empresariais Ambiente Externo Político Social Econômico Ecológico Outros SISTEMA INSTITUCIONAL Missão, Crenças e Valores Sistema de Informação Sistema Formal Sistema de Gestão Sistema Social Sistema Físico 5 BIBLIOGRAFIA CATELLI, Armando (coordenador) Controladoria: Uma Abordagem da Gestão Econômica GECON São Paulo Ed Atlas 1999 GUERREIRO, Reinaldo Modelo Conceitual de Sistema de Informação para Gestão Econômica: uma Contribuição à Teoria da Comunicação da Contabilidade São Paulo 1989 Tese de Doutorado Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade da Universidade de São Paulo NAKAGAWA, Masayuki Introdução à Controladoria: Conceitos, Sistemas, Implementação São Paulo Ed Atlas 1996.