Gerenciamento de projetos (Project Management). A gestão de projetos é uma das áreas fundamentais de qualquer departamento de sistemas de informação, estando hoje em dia amplamente difundido dentro das organizações, independente se o projeto é technology driven ou não. A implementação de novos métodos de controle e gestão de projetos permite garantir os melhores resultados neste processo. Da mesma forma que hoje em dia já não gerenciamos os recursos dos nossos departamentos como há dez ou quinze anos atrás, também não podemos pretender gerenciar os projetos da mesma forma, seja porque a tecnologia evolui, seja porque as áreas de influência e os cenários de negócio ou tecnológicos são também diferentes. A aplicação dos conhecimentos requer a adoção eficaz de processos apropriados e cada área de conhecimento abrange diversos processos no gerenciamento de projetos. O Gerenciamento de projetos (GP) é uma área de atuação e conhecimento que tem conseguido, cada vez mais, reconhecimento e importância. Um dos principais difusores do gerenciamento de projetos e da profissionalização do gerente de projetos é o Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI - Project Management Institute). Uma das principais iniciativas do PMI na comunicação do conhecimento em gerenciamento de projetos foi na publicação de um Guia do Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos (PMBOK - Project Management Body of Knowledge). O Guia PMBOK, editado em forma de livro, está em sua quarta edição de 2008 (as anteriores são de 1996, 2000 e 2004) e traduzido para diversos idiomas, incluindo o português do Brasil. O PMBOK formaliza diversos conceitos em gerenciamento de projetos, como a própria definição de projeto e do seu ciclo de vida, identificando na comunidade de gerenciamento de projetos um conjunto de conhecimentos amplamente reconhecido como boa prática e aplicável à maioria dos projetos na maior parte do tempo. Estes conhecimentos estão categorizados em nove áreas de conhecimento e os processos relacionados são organizados em cinco grupos 1
de processos ao longo do ciclo de vida do projeto. Projeto é um esforço temporário (Figura 9) para criar um serviço ou produto ou resultado exclusivo. Para tal, necessita de objetivos claros, parâmetros de medição (o que não se pode medir, não se pode melhorar), datas de início e término que atendam os requisitos das partes interessadas (stakeholders). Para que uma empresa desenvolva a capacidade de gerenciar projetos de forma efetiva, é fundamental que ela defina um procedimento padronizado, ou seja, uma metodologia de gerenciamento de projetos, para obter: Apropriada estrutura de governança; Planejamento adequado de projetos, portfólio e programas; Padronização e integração de processos; Métricas de desempenho; Processos de controle e melhoria contínua; Compromisso com o gerenciamento de projetos; Priorização de projetos e seu alinhamento com a estratégia organizacional; Competências organizacionais no gerenciamento de projetos, programas e portfólio; Alocação adequada de recursos a projetos; Trabalho em equipe. 2
Figura 9 Segundo o PMBOK, um processo é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas que são executadas para alcançar um objetivo. Cada processo é caracterizado por suas entradas, as ferramentas e as técnicas que podem ser aplicadas, e as saídas resultantes. Os cinco grupos de processos de gerenciamento de projetos são: 1. Iniciação. 2. Planejamento. 3. Execução. 4. Monitoramento e Controle. 5. Encerramento. Os grupos de processos de gerenciamento de projetos têm grande correspondência com o conceito do ciclo PDCA (Plan - Do - Check - Act): Planejar, Fazer, Verificar e Agir (corrigir e melhorar). O grupo de Planejamento corresponde ao Planejar; Execução, ao Fazer; e Monitoramento e controle englobam Verificar e Agir. E como a natureza dos projetos é finita, o PMBOK ainda caracteriza os grupos de processos que iniciam (Iniciação) e finalizam (Encerramento) um projeto (Figura 10). 3
Figura 10 Além de conceituar os aspectos básicos do gerenciamento de projetos, promovendo um vocabulário de fácil acesso e comum dentro dessa profissão, o Guia PMBOK documenta (define e descreve) processos de gerenciamento de projetos e os apresenta didaticamente, organizados em um capítulo por área de conhecimento. Em cada processo, são abordadas suas entradas e saídas, suas características, bem como as atividades, técnicas e ferramentas envolvidas. As nove áreas de conhecimento (Figura 11) caracterizam os principais aspectos envolvidos em um projeto e no seu gerenciamento: Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos humanos, Comunicações, Riscos e Aquisições. 4
Figura 11 Escopo, Tempo, Custos e Qualidade são os principais determinantes para o objetivo de um projeto: entregar um resultado de acordo com o escopo, no prazo e no custo definidos, com qualidade adequada. Em outras palavras, o que, quando, quanto e como. Recursos Humanos e Aquisições são os insumos para produzir o trabalho do projeto. Comunicações e Riscos devem ser continuamente abordados para manter as expectativas e as incertezas sob controle, assim como o projeto no rumo certo. Integração abrange a orquestração de todos estes aspectos. Um projeto consiste nisso: pessoas (e máquinas) que utilizam tempo, materiais e dinheiro realizando trabalho para atingir determinado objetivo. O diagrama, representado na Figura 12, relaciona de forma gráfica e sintética todos os 42 processos de gerenciamento de um projeto (na edição número 3 eram 44 processos) descritos no PMBOK, 4ª Edição, indicando também 5
os cinco grupos em que os processos se distribuem e as respectivas áreas de conhecimento associadas a cada um. Figura 12 A matriz a seguir (Figura 13) provê uma visão quantitativa de sua distribuição pelas áreas de conhecimento e pelos grupos de processos. 6
Figura 13 Pela figura anterior, é fácil perceber algumas características lógicas dos processos de gerenciamento de um projeto: Praticamente todas as áreas de conhecimento são abordadas nas atividades de Planejamento (definir, estimar e planejar cada aspecto) e de Monitoramento e Controle (controlar) no PMBOK 4ª edição, o processo de Gerenciar a equipe passou ao grupo de Execução, deixando apenas a área de RH sem processos no grupo de Controle; Quanto a Execução, os aspectos envolvidos mais ativamente são a equipe (RH) e as aquisições, as comunicações e a garantia da qualidade; A Integração se faz presente em todos os momentos do projeto. Na Figura 14 (com as descrições), os grupos de processos representam os tipos de atividades, as áreas de conhecimento caracterizam os assuntos, e seu cruzamento induz, de forma bastante intuitiva, os respectivos verbos (definir, planejar, estimar, gerenciar, monitorar, controlar, encerrar, etc) e substantivos que descrevem os processos de gerenciamento relacionados. 7
Isso mostra que os conceitos e melhores práticas que o PMBOK reuniu, organizou e formalizou, estão naturalmente presentes na essência do gerenciamento de qualquer bom projeto. Figura 14 8