Curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública. Ciclo de vida e organização do projeto

Transcrição

1 Curso Superior de Tecnologia em Gestão Pública Ciclo de vida e organização do projeto

2 Áreas de especialização

3 Ciclo de vida e organização do projeto Os projetos e o gerenciamento de projetos são executados em um ambiente mais amplo que o do projeto propriamente dito. Aqui vamos debater alguns aspectos importantes do contexto de gerenciamento de projetos. O ciclo de vida do projeto Partes interessadas no projeto Influências organizacionais

4 Ciclo de vida A organização ou os gerentes de projetos podem dividir projetos em fases para oferecer melhor controle gerencial com ligações adequadas com as operações em andamento da organização executora. Coletivamente, essas fases são conhecidas como o ciclo de vida do projeto.

5 Ciclo de vida O primeiro passo para começar um projeto é fazer um estudo de viabilidade. Quando o resultado desse esforço preliminar não é claramente identificável, é melhor tratar esses esforços como um projeto separado. A transição de uma fase para a outra dentro do ciclo de vida de um projeto em geral envolve e normalmente é definida por alguma forma de transferência técnica ou entrega. As entregas de uma fase geralmente são revisadas, para garantir que estejam completas e exatas, e aprovadas antes que o trabalho seja iniciado na próxima fase.

6 Ciclo de vida No entanto, não é incomum que uma fase seja iniciada antes da aprovação das entregas da fase anterior, quando os riscos envolvidos são considerados aceitáveis. Essa prática de sobreposição de fases, normalmente feita em sequência, é um exemplo da aplicação da técnica de compressão do cronograma denominada paralelismo.

7 Ciclo de vida Os ciclos de vida do projeto geralmente definem: Que trabalho técnico deve ser realizado em cada fase (por exemplo, em qual fase deve ser realizado o trabalho do arquiteto?) Quando as entregas devem ser geradas em cada fase e como cada entrega é revisada, verificada e validada Quem está envolvido em cada fase (por exemplo, a engenharia simultânea exige que os implementadores estejam envolvidos com os requisitos e o projeto) Como controlar e aprovar cada fase.

8 Características das fases do projeto O término e a aprovação de um ou mais produtos caracteriza uma fase do projeto. Produto - o resultado mensurável e verificável do trabalho, como uma especificação, um relatório de estudo de viabilidade, um documento de projeto detalhado ou um protótipo. Os produtos e, portanto, as fases fazem parte de um processo geralmente sequencial criado para garantir o controle adequado do projeto e para conseguir o produto ou serviço desejado, que é o objetivo do projeto.

9 Ciclo de vida A maioria dos ciclos de vida do projeto compartilha diversas características comuns: As fases geralmente são sequenciais e normalmente são definidas por algum formulário de transferência de informações técnicas ou de entrega de componentes técnicos. Os níveis de custos e de pessoal são baixos no início, atingem o valor máximo durante as fases intermediárias e caem rapidamente conforme o projeto é finalizado.

10 Ciclo de vida O nível de incertezas é o mais alto e, portanto, o risco de não atingir os objetivos é o maior no início do projeto. A certeza de término geralmente se torna cada vez maior conforme o projeto continua. A capacidade das partes interessadas de influenciarem as características finais do produto do projeto e o custo final do projeto é mais alta no início e torna-se cada vez menor conforme o projeto continua. Contribui muito para esse fenômeno o fato de que o custo das mudanças e da correção de erros geralmente aumenta conforme o projeto continua.

11 Ciclo de vida Um projeto é desenvolvido a partir de uma ideia, progredindo para um plano, que por sua vez é executado e concluído. Cada fase do projeto é caracterizada pela entrega, ou finalização, de um determinado trabalho.

12 Ciclo de vida Importante: uma fase pode ser encerrada sem a decisão de iniciar outras fases. Por exemplo, o projeto terminou ou o risco é considerado grande demais para que sua continuação seja permitida.

13 Relação entre o produto e os ciclos de vida do projeto Em algumas áreas de aplicação, como desenvolvimento de novos produtos ou desenvolvimento de software, as organizações consideram o ciclo de vida do projeto parte do ciclo de vida do produto.

14 Partes interessadas no projeto A equipe de gerenciamento de projetos precisa identificar as partes interessadas, determinar suas necessidades e expectativas e, na medida do possível, gerenciar sua influência em relação aos requisitos para garantir um projeto bem-sucedido.

15 Gerenciamento das expectativas das Partes interessadas no projeto Pode ser difícil pois elas em geral têm objetivos muito diferentes ou conflitantes. Por exemplo: O gerente de um departamento que solicitou um novo sistema de informações de gerenciamento, pode desejar baixo custo, o arquiteto do sistema pode enfatizar a excelência técnica e a empresa de programação contratada pode estar mais interessada em maximizar seu lucro...

16 Gerenciamento das expectativas das Partes interessadas no projeto Parte X Interesses de x Expectativas x Parte Z Interesses de z Expectativas z Gerenciar as expectativas das partes envolvidas pode ser uma tarefa difícil, devido aos interesses individuais de cada parte. Os interesses, objetivos das diversas partes podem entrar em conflito. Gerente do Projeto Parte W Interesses de w Expectativas w Soluções Parte Y Interesses de y Expectativas y Encontrar soluções apropriadas para tais divergência é um desafio para o gerente. Cliente

17 Fatores ambientais da empresa Os fatores ambientais da empresa referem-se tanto aos internos quanto externos que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto. Eles podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e podem ter uma influência positiva ou negativa no resultado. São considerados como entradas na maioria dos processos de planejamento

18 Os fatores ambientais da empresa incluem mas não se limitam a... Cultura, estrutura e processos organizacionais; Normas governamentais ou do setor (regulamentos de agências reguladoras, códigos de conduta, padrões de produto, padrões de qualidade e padrões de mão-de-obra); Infraestrutura (equipamentos e instalações existentes); Recursos humanos existentes (habilidades, disciplinas e conhecimento, tais como projeto, desenvolvimento, departamento jurídico, contratação e compras); Administração de pessoal (por exemplo, diretrizes de recrutamento, retenção, demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento, política de horas extras e controle do tempo);

19 Os fatores ambientais da empresa incluem mas não se limitam a... Sistemas de autorização do trabalho da empresa; Condições do mercado; Tolerância a risco das partes interessadas; Clima político; Canais de comunicação estabelecidos da organização; Bancos de dados comerciais (dados padronizados de estimativa de custos, informações sobre estudos de risco do setor e bancos de dados de riscos) Sistemas de informações do gerenciamento de projetos (uma ferramenta automatizada, como software para elaboração de cronogramas, um sistema de gerenciamento de configuração, um sistema de coleta e distribuição de informações ou interfaces Web para outros sistemas online automatizados).

20 Influências organizacionais A maturidade da organização em relação ao seu sistema de gerenciamento de projetos, sua cultura, seu estilo, sua estrutura organizacional e seu escritório de projetos também pode influenciar o projeto.

21 Subprojetos Os projetos são frequentemente divididos em componentes mais facilmente gerenciáveis ou subprojetos; Os subprojetos individuais podem ser chamados de projetos e gerenciados como tal. Subprojetos podem ainda ser divididos em etapas, fases, módulos...

22 Subprojetos Os subprojetos podem ser contratados de uma empresa externa ou de outra unidade funcional na organização executora, também são chamados de pacotes de trabalho.

23 Governança do projeto ao longo do ciclo de vida A governança de projetos oferece um método abrangente e consistente de controle e garantia de sucesso do projeto. A governança de projeto deve ser descrita no plano de gerenciamento do projeto. A governança do projeto deve se adequar ao contexto mais amplo do programa ou da organização patrocinadora.

24 Governança do projeto ao longo do ciclo de vida Consideradas tais restrições e as limitações adicionais de tempo e orçamento, cabe ao gerente de projetos e à equipe de gerenciamento determinar o método mais apropriado de execução do projeto. Decisões devem ser tomadas sobre quais pessoas serão envolvidas, quais recursos serão necessários e qual a abordagem geral adotada para o término do trabalho. Outra consideração importante é se haverá mais de uma fase envolvida e, em caso afirmativo, determinar a estrutura de fases específica do projeto individual.

25 Escritório de Projetos - Objetivos Promover reuniões regulares para governança do portfólio; Facilitar a escolha do mix correto de projetos pelo comitê; Apoiar a priorização corporativa de projetos e seu cumprimento pelas equipes; Desenvolver e manter um sistema de informações gerenciais sobre projetos; Definir e manter uma metodologia de gerenciamento de projetos; Diminuir os tempos de ciclos de projetos;

26 Escritório de Projetos - Objetivos Implementar e gerenciar as ferramentas e software de gerenciamento de projetos; Executar ações corretivas nos principais problemas relacionados a gerenciamento de projetos; Ajudar projetos em dificuldades; Prover treinamento, tutoria e suporte em gerenciamento de projetos; Ser um ponto central de arquivamento de lições aprendidas e documentação sobre projetos; Realizar o marketing interno sobre o escritório de projetos.

27 Frases para refletir A maioria das pessoas não planeja fracassar, fracassa por não planejar. (John L. Beckley) A diferença entre um chefe e um líder: um chefe diz, Vá! um líder diz, Vamos! (E. M. Kelly) Para ser um líder, você tem que fazer as pessoas quererem te seguir, e ninguém quer seguir alguém que não sabe onde está indo. (Joe Namath)