Gerenciamento de Riscos em Projetos
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- Manoela Mendonça Soares
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1 Gerenciamento de Riscos em Projetos Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Aula 3 27/05/14 1 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Conteúdo Programático Aula 3 27/05/14 do projeto; Exercícios sobre o tema; Trabalho do projeto escolhido na dinâmica 1. 2 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 1
2 do projeto 3 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 2
3 Conceito Processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. O principal benefício desse processo é a documentação dos riscos existentes e o conhecimento e a capacidade que ele fornece à equipe do projeto de antecipar os eventos. 5 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Participantes Gerente do projeto; Membros da equipe do projeto, Equipe de gerenciamento dos riscos (se for designada), Clientes; Especialistas no assunto externos à equipe do projeto; Usuários finais; Outros gerentes de projetos; Partes interessadas; Especialistas em gerenciamento de riscos 6 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 3
4 Participantes Os participantes devem: Reconhecer os efeitos e as implicações dos riscos e a necessidade de gerenciar riscos de maneira eficaz; usando diversas ferramentas e técnicas; Desenvolver uma listagem de riscos para um projeto. 7 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Fontes ESCOPO INTEGRAÇÃO COMUNICAÇÃO QUALIDADE Expectativas, Ciclo de vida e Variáveis Ambientais Ideias, Diretrizes, Praticabilidade Precisão das informações Requerimentos Padrões RISCO Disponibilidade Produtividade RH Objetivos de Tempo, Restrições TEMPO Objetivos de Custo, Restrições CUSTO Serviços, Plantas, Materiais: Performance AQUISIÇÕES 8 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 4
5 Fluxo do processo 9 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento (Guia PMBOK, 2013) Entradas, Ferramentas e Técnicas, Saídas (Guia PMBOK, 2013) 10 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 5
6 Entradas 1. Plano de gerenciamento dos riscos; A provisão para atividades de gerenciamento dos riscos no orçamento e no cronograma, e as categorias de riscos que às vezes são expressas em uma estrutura analítica dos riscos. 2. Plano de gerenciamento dos custos; Fornece processos e controles que podem ser usados para identificar os riscos em todo o projeto. 11 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Entradas 3. Plano de gerenciamento do cronograma; Objetivos e expectativas de prazo/cronograma do projeto que podem ser impactados pelos riscos (conhecidos e não conhecidos). 4. Plano de gerenciamento da qualidade; Fornece uma linha de base de medidas e métricas da qualidade para uso na identificação dos riscos. 12 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 6
7 Entradas 5. Plano de gerenciamento dos recursos humanos; Orientação sobre como os RH do projeto devem ser identificados, mobilizados, gerenciados e, por fim, liberados e responsabilidades. 6. Linha de base do escopo; Avaliar as premissas... A EAP é uma entrada essencial para a identificação de riscos. 13 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Entradas 7. Estimativas dos custos das atividades; Fornecem uma avaliação quantitativa do custo provável para concluir as atividades programadas e, idealmente, são expressas como um intervalo que indica o(s) grau(s) de risco. 8. Estimativas de durações das atividades; Intervalo de estimativas que indica o(s) grau(s) relativo(s) de risco. 14 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 7
8 Entradas 9. Registro das partes interessadas; Garantem que as principais partes interessadas, especialmente a parte interessada, o patrocinador e o cliente sejam entrevistados ou, de outra forma, participem do processo. 10. Documentos do projeto; Termo de abertura do projeto / Cronograma do projeto / Diagramas de rede do cronograma / Registro das questões / Lista de verificação da qualidade / outras informações consideradas úteis. 15 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Entradas 11. Documentos de aquisição; Acomplexidadeeoníveldedetalhedos documentos de aquisição devem ser consistentes com o valor e os riscos associados com a aquisição planejada. 12. Fatores ambientais da empresa; Informações publicadas, incluindo bancos de dados comerciais / Estudos acadêmicos / Listas de verificação publicadas / Benchmarking / Estudos do setor, e atitudes em relação ao risco. 16 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 8
9 Entradas 13. Ativos de processos organizacionais; Arquivos do projeto, incluindo dados reais, Controles organizacionais e de processo do projeto, Modelos de especificação de riscos, e Lições aprendidas. 17 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Ferramentas e técnicas 1. Revisões de documentação; Revisão estruturada da documentação do projeto, incluindo planos, premissas, arquivos de projetos anteriores, acordos e outras informações. A qualidade dos planos, assim como a consistência entre esses planos e os requisitos e as premissas do projeto, podem ser indicadores de riscos no projeto. 18 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 9
10 Ferramentas e técnicas 2. Técnicas de coletas de informações; Brainstorming; Técnica Delphi; Entrevistas; Técnica do Grupo Nominal (NGT); Slip de Crawford; Analise da causa principal; Método da analogia; Checklists, questionários, modelos. 19 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Quando Usar: Stakeholders: Processo: Brainstorming Identificação de grande volume de Riscos. Equipe disponível. Processo altamente criativo e sinérgico. Gerente do Projeto Equipe do Projeto Clientes 1.Selecionar Facilitador e Secretário 2.Identificar participantes 3.Agendar sessão 4.Regra 1: Não ao Não 5.Regra 2: Não existe outra regra 6.Secretário documenta Riscos identificados 7.Facilitador revê lista de Riscos e transcreve para Ferramenta Lista de Riscos 8. Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 20 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 10
11 Quando Usar: Delphi Entrevistas anônimas. Dificuldade de juntar participantes em uma sessão. Brainstorming remoto. Stakeholders: Gerente do Projeto Equipe do Projeto Processo: Clientes 1.Selecionar Facilitador e Identificar participantes 2.Selecionar e distribuir informações aos participantes 3.Participantes geram Lista de Riscos, a partir das informações recebidas, individual e anonimamente 4.Participantes enviam Listas de Riscos para Facilitador 5.Facilitador consolida Lista de Riscos 6.Facilitador distribui lista de Riscos para os participantes revisarem/ complementarem 7. Facilitador finaliza lista de Riscos e transcreve para Lista de Riscos 8.Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 21 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Entrevistas com especialistas Quando Usar: Questões/ Dúvidas/ Características técnicas específicas, não cobertas pela equipe do projeto Stakeholders: Especialistas externos à equipe e/ ou organização Consultores Equipe do Projeto Processo: 1. Preparar questionário 2. Identificar potenciais entrevistados/ selecionar 3. Selecionar entrevistador(es) 4. Agendar entrevista(s) 5. Realizar entrevista(s) 6. Consolidar informações obtidas - gerar lista de Riscos 7. Transcrever lista de Riscos para Ferramenta Lista de Riscos 8. Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 22 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 11
12 Quando Usar: Stakeholders: Técnica do Grupo Nominal Brainstorming indiv., com registro em grupo e priorização. Gerente do Projeto / Equipe do Projeto / Clientes Processo: 1.Selecionar Facilitador, Identificar participantes e agendar sessão 2.Selecionar e distribuir informações aos participantes 3.Participantes geram Lista de Riscos, a partir das informações recebidas, individualmente, classificando-os em termos de importância 4.Facilitador pede os Riscos de cada participante, por ordem de importância e registra em flip-chart 5.Facilitador consolida Lista de Riscos 6.Facilitador distribui a lista de Riscos para os participantes revisarem/ complementarem 7. Facilitador finaliza lista de Riscos e transcreve para Lista de Riscos 8.Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 23 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Quando Usar: Slip de Crawford Brainstorming individual, com consolidação de Riscos identificados. Stakeholders: Gerente do Projeto / Equipe do Projeto / Clientes Processo: 1.Selecionar Facilitador, Identificar participantes e agenda sessão 2.Facilitador define regras e determina o numero de Riscos a serem gerados por participante (10) 4.Cada Participantes gera 1 Risco por minuto em um post-it 4.Facilitador recolhe os post-its e encerra a sessão 5.Facilitador consolida todos os Riscos identificados em 1 única lista 6.Facilitador distribui lista de Riscos para os participantes revisarem/ complementarem 7. Facilitador finaliza lista de Riscos e transcreve para Lista de Riscos 8.Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 24 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 12
13 Processos de Analogia Quando Usar: Stakeholders: Quando existe documentação de projetos similares/ históricos. Gerente do Projeto / Equipe do Projeto / Clientes Processo: 1.Identificar dados do projeto necessários à identificação de Riscos 2.Identificar projetos similares e analisar dados históricos 3.Compilar dados históricos obtidos 4.Criar/ atualizar lista de Riscos para o seu projeto 5. Distribuir a lista de Riscos para os membros da equipe para análise 7. Finalizar a lista de Riscos e transcreve para Ferramenta Lista de Riscos 8.Revisão da Lista de Riscos com a equipe do projeto 25 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Checklists, questionários e modelos Quando Usar: Quando existem dados históricos/ estudos de entidades/ outras organizações. Nenhum projeto novo representa um conjunto de riscos totalmente novos. Usado para refinar sua lista de Riscos. Stakeholders: Gerente do Projeto / Equipe do Projeto / Entidades / Outras Organizações Características: 1.Um lista de Riscos que ocorrem em outros projetos 2.Examine as listas para aguçar a imaginação e identificar Riscos para o seu projeto. Algumas Fontes: 1.Software Engeneering Institute (SEI) 2.Software Program Managers Network Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 13
14 Ferramentas e técnicas 3. Análise de listas de verificação; Desenvolvidas com base nas informações históricas e no conhecimento acumulado, a partir de projetos anteriores semelhantes e outras fontes de informações. O nível mais baixo da EAR também pode ser usado como uma lista de verificação de riscos; É impossível criar uma lista completa, e deve ser tomado todo o cuidado para assegurar que a lista de verificação não seja usada para evitar o esforço de identificação adequada dos riscos. 27 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Ferramentas e técnicas 4. Análise das premissas; Todos os projetos e seus planos são concebidos e desenvolvidos com base em um conjunto de hipóteses, cenários ou premissas. A análise de premissas explora a validade das premissas em relação ao projeto. Ela identifica os riscos do projeto decorrentes do caráter inexato, instável, inconsistente ou incompleto das premissas. 28 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 14
15 Ferramentas e técnicas 5. Técnicas de diagramas; As técnicas de diagramas de riscos podem incluir: Diagramas de causa e efeito. Também são conhecidos como diagramas de Ishikawa ou de espinha de peixe e são úteis para identificar as causas dos riscos. Diagramas de sistema ou fluxogramas. Mostram como os vários elementos de um sistema se inter-relacionam, e o mecanismo de causalidade. Diagramas de influência. Situações que mostram influências causais, ordem dos eventos no tempo e outras relações entre variáveis e resultados. 29 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Diagrama de causa e efeito CAUSA EFEITO 30 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento (Tadeu Cruz, 2002) 15
16 Diagrama de causa e efeito (DinsmoreCompass, 2014) 31 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Diagrama de causa e efeito 5. Técnicas de diagramas; Etapas sugeridas para construção do diagrama: Definir o resultado (efeito) claramente e objetivamente; Realizar uma seção de brainstorming, para levantar as causas do problema; Identificar as categorias principais de causas ou as etapas do processo e dentro de cada categoria identificar as causas especificas; Pesquisar as causas básicas de problema; Realize verificações para confirmar as causas identificadas; Estabeleça ações adequadas aos propósitos. 32 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 16
17 Fluxograma de processo (DinsmoreCompass, 2014) 33 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Diagrama de influência (DinsmoreCompass, 2014) 34 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 17
18 Ferramentas e técnicas 6. Análise SWOT; Essa técnica examina o projeto do ponto de vista de suas forças e fraquezas, oportunidades e ameaças (SWOT), a fim de aumentar a abrangência dos riscos identificados, incluindo os riscos gerados internamente: Identificação das forças e fraquezas da organização, enfatizando a organização do projeto, ou a área de negócio em geral. Em seguida, a análise SWOT identifica as oportunidades do projeto resultantes das forças da organização, assim como as ameaças decorrentes das fraquezas. 35 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Ferramentas e técnicas 7. Opinião especializada; Os riscos podem ser identificados diretamente por especialistas com experiência relevante em projetos ou áreas de negócios semelhantes. Esses especialistas devem ser identificados pelo gerente do projeto e convidados a considerar todos os aspectos do projeto, além de sugerir os riscos possíveis com base na sua experiência anterior e nas áreas de especialização. A parcialidade dos especialistas deve ser levada em consideração nesse processo. 36 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 18
19 Ferramentas A identificação completa de potenciais eventos de risco, utilizando uma abordagem estruturada; A redução da ambiguidade; A descrição do evento de risco. Identificar Ferramentas Identificar Riscos Revisar Riscos contra a WBS Concluir Lista de Riscos Dados de entrada Técnicas de identificação de riscos n WBS Entrevistas com especialistas n Requisitos contratuais (demonstrativo do trabalho) Brainstorming n Estimativas de custo e cronograma Técnica Delphi n Equipe Técnica do Grupo Nominal n Experiências passadas documentadas Analogia n Demonstrativo do escopo O Slip de Crawford n Descrição de produtos ou resultados Checklists, questionários, modelos 37 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Dicas Assegure-se que os eventos de riscos estejam definidos de forma específica e completa. Exemplo: poderão ocorrer problemas durante o teste final em função da disponibilidade de infraestrutura, causando assim um impacto no cronograma. Use a EAP como base para identificação de riscos; Desenvolva uma lista de riscos, a mais extensa e realista possível. 38 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 19
20 Dicas Execute as tarefas de identificação de riscos em equipe ou em grupos compostos por membros da equipe; Ainda não analise os riscos neste momento. 39 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Saídas 1. Registro dos riscos; O principal resultado do processo é a entrada inicial no registro dos riscos. O registro dos riscos é o documento em que os resultados da análise dos riscos e o planejamento das respostas aos riscos são registrados. Ele contém os resultados dos outros processos de gerenciamento dos riscos, conforme são conduzidos, resultando em um aumento no nível e no tipo de informações contidas no registro dos riscos ao longo do tempo. 40 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 20
21 Saídas 1. Registro dos riscos; Começa no processo com as informações a seguir e, então, fica disponível para outros processos de gerenciamento do projeto e de gerenciamento dos riscos do projeto: Lista dos riscos identificados. Os riscos identificados são descritos com o maior número de detalhes possível. Pode-se usar uma estrutura para a descrição dos riscos usando as especificações de riscos como, por exemplo, o EVENTO pode ocorrer, causando o IMPACTO, ou Se UMA CAUSA existe, o EVENTO pode ocorrer, levando ao EFEITO. 41 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Saídas 1. Registro dos riscos; Lista de respostas potenciais. As respostas potenciais a um risco às vezes podem ser identificadas durante o processo. Essas respostas, se identificadas nesse processo, podem ser úteis como entradas para o processo Planejar as respostas aos riscos. 42 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 21
22 Lista dos riscos - Dicas Para criar listas de riscos: Seja especifico, claro e escreva descrições completas Não inclua perguntas Não inclua itens de ação Formas: Formule o texto do risco E o impacto potencial... pode ocorrer durante... causando assim um impacto em... Se... ocorrer durante..., então um impacto em... irá ocorrer Exemplos: A documentação inicial para o projeto está incompleta, o que impactará o plano e custo negociados. Nova tecnologia utilizada limita a capacidade de alocação de recursos técnicos para o desenvolvimento, podendo ocasionar atraso no cronograma em função de curva de aprendizado. 43 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Categorização dos riscos Externos: Fora do controle da equipe INTERNOS À ORGANIZAÇÃO Processo Decisório Luta de Poder Resistências/ Pressões Mudanças Estratégicas/ Políticas... EXTERNOS À ORGANIZAÇÃO Políticos Econômicos Mercadológicos Tecnológicos Instabilidade do Ambiente Legais... É um grupamento lógico dos Riscos listados. Internos: Dentro do controle da equipe INERENTES AO PROJETO Qualidade do Diagnóstico ou da Solução Tamanho e Complexidade do Projeto Quantidade/ Qualidade dos Recursos Alocados Experiência e Motivação da Equipe Capacidade e Experiência do Gerente do Projeto Financeiros Técnicos Cronograma... Auxiliam na identificação de Riscos Adicionais Variam por projeto 44 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 22
23 Vamos refletir... Você é um GP de um projeto que está na fase de desenvolvimento. Um dos líderes lhe comunica que identificou um novo risco. Como deve ser tratado? 45 Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento Dinâmica do projeto escolhido na Dinâmica Gerenciamento de Riscos em Projetos - Prof. Sérgio Ricardo do Nascimento 23
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