Gerência de Projetos. Elias Ferreira

Transcrição

1 Gerência de Projetos Elias Ferreira

2 História Surgiu na década de 50, Pentagono, EUA Frederick Winslow Henry Gantt Objetivo: gerenciar pesquisa e desenvolvimento do míssil do submarino Polaris A Gerência de Projeto surgiu como uma disciplina nos Estados Unidos. Seu percussor foi Henry Gantt, especialista em técnicas de planejamento e controle, que utilizou o gráfico de barra como uma ferramenta de gerência do projeto, associado às teorias de Frederick Winslow Taylor da administração científica.

3 A história do Gerenciamento de Projeto Em 1969, o Project Management Institute (PMI) iniciou o desenvolvimento de uma metodologia de gerenciamento para servir aos interesses das mais diversas empresas, da indústria de software à de construção. Em 1981, os diretores do PMI autorizaram o desenvolvimento de um guia de projetos, o Project Management Body of Knowledge, contendo os padrões e as linhas mestras das práticas que passaram a ser amplamente utilizadas PMI: organização sem fins lucrativos que regulamenta padrões de gerenciamento de projetos. Publica o PMBoK

4 PMBOK O Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK ) é uma norma reconhecida para a profissão de gerenciamento de projetos. Um padrão é um documento formal que descreve normas, métodos, processos e práticas estabelecidas. O Guia PMBOK define o gerenciamento de projetos e os conceitos relacionados e descreve o ciclo de vida do gerenciamento de projetos e os processos relacionados.

5 PMBOK Reconhecido significa que o conhecimento e as práticas descritas são aplicáveis à maioria dos projetos na maior parte do tempo Boa prática significa que existe um consenso geral de que a aplicação correta dessas habilidades, ferramentas e técnicas pode aumentar as chances de sucesso em uma ampla gama de projetos. Uma boa prática não significa que o conhecimento descrito deva ser sempre aplicado uniformemente em todos os casos;

6 Benefícios do Gerenciamento de Projetos Melhora da produtividade, fornecendo o caminho mais direto para a solução do problema Aumento de lucros pela redução do desperdício de tempo e de energia em soluções erradas Melhora nas comunicações em todos os níveis nos esforços de trabalho Melhor acompanhamento e controle de trabalho por meio de melhores informações Maior clareza no planejamento do trabalho e no processo de execução

7 O que é Sucesso em Projetos? Ser concluído dentro do tempo previsto Ser concluído dentro do orçamento previsto Ter utilizado os recursos eficientemente e sem desperdícios Ter atingido a qualidade e a performance desejada Ter sido concluído com o mínimo possível de alterações em seu escopo Ter sido empreendido sem que ocorresse interrupção ou prejuízo nas atividades normais da organização Não ter agredido a cultura da organização Um projeto bem sucedido é aquele que é realizado conforme o planejado.

8 Fatores que evidenciam fracasso em projetos Falta de apoio da administração Definição deficiente de autoridade e responsabilidade para a equipe de projetos Má relação com as partes envolvidas no projeto Falta de participação da equipe de projetos na tomada e na execução de decisões Recursos inadequados.

9 Crescimento do gerenciamento de projeto Os motivos principais para o crescimento de técnicas de gerenciamento de projetos são: Complexidade das soluções Necessidade de qualidade Justificativa dos custos Prazos agressivos

10 O que é Projeto? Segundo o PMI, livro [PMBOK 2004] projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo Temporário significa que o projeto possui um início e um fim definidos. Exclusivo significa que o resultado final do projeto é diferente dos resultados de outros já produzidos. Exemplo de projeto: a construção de uma casa Obs: a casa em construção também faz parte do projeto (corresponde à execução do projeto depois de seu planejamento) Outros exemplos: viagem, ganhar muito dinheiro, tornarse famoso, construir um software, etc.

11 O que é Projeto? (Pfeiffer, 2005) um conjunto de atividades ou medidas planejadas para serem executadas com responsabilidade de execução definidas, a fim de alcançar determinados objetivos, dentro de uma abrangência definida, num prazo de tempo limitado, com recursos específicos, e criando algo novo.

12 O que é Projeto? Segundo o PRINCE2, projeto é uma organização temporária criada com o propósito de entregar um ou mais produtos (ou resultados) de negócio de acordo com uma justificativa de negócio acordada

13 Projetos, onde? Os projetos permeiam todas as organizações. Exemplos: Desenvolvimento de software Campanhas promocionais Desenvolvimento de um novo produto Mudança organizacional Implantação de novas normas na organização

14 Projetos Projetos podem envolver desde uma única pessoa a milhares e ter a duração de alguns dias ou vários anos, como é o caso do MarsPathfinder, o projeto de exploração de Marte da NASA Mais uma definição: é um emprendimento único, com ínicio e fim determinados, que utiliza recursos e é conduzido por pessoas, visando atingir objetivos predefinidos.

15 Um projeto pode criar: Um produto que pode ser um item final ou um item componente de outro item; Uma capacidade de realizar um serviço, como funções de negócios que dão suporte à produção ou à distribuição ou Um resultado, como um produto ou um documento (por exemplo, um projeto de pesquisa desenvolve um conhecimento que pode ser usado para determinar se uma tendência está presente ou se um novo processo beneficiará a sociedade).

16 Exemplos de projetos incluem, mas não se limitam a: Desenvolvimento de um novo produto ou serviço; Efetuar uma mudança de estrutura, de pessoal ou de estilo de uma organização; Desenvolvimento ou aquisição de um sistema de informações novo ou modificado; Construção de prédio ou infra-estrutura ou Implementação de um novo procedimento ou processo de negócios.

17 O que é Gerenciamento de Projeto? A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades de projeto a fim de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas (requisitos) O gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos 42 processos agrupados logicamente abrangendo os 5 grupos. (PMBOK, 4ª Edição)

18 Gerencia de projeto inclui: Identificação dos requisitos; Adaptação às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado; Balanceamento das restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam a: Escopo; Qualidade; Cronograma; Orçamento; Recursos e Risco. Restrição tripla

19 O que é Programa? Um programa é um grupo de projetos relacionados e gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios que não poderiam ser alcançados se gerenciados individualmente. Exemplo de programa seria um novo sistema de satélite de comunicação com projetos para o design do satélite e das estações terrestres, construção de cada uma delas, integração do sistema e lançamento do satélite.

20 O que é portfólio? Um portfólio refere-se a um conjunto de projetos ou programas e outros trabalhos, agrupados para facilitar o gerenciamento eficaz desse trabalho a fim de atingir os objetivos de negócios estratégicos. Os projetos ou programas do portfólio podem não ser necessariamente interdependentes ou diretamente relacionados.

21 Relação entre Portfólios x Programas Por exemplo: Uma empresa de infra-estrutura que tenha o objetivo estratégico de maximizar o retorno sobre os seus investimentos pode compor um portfólio que inclua uma mescla de projetos em petróleo e gás, energia, água,estradas, ferrovias e aeroportos. A partir dessa mescla, a empresa pode escolher gerenciar projetos relacionados como um programa. Todos os projetos de energia podem ser agrupados como um programa de energia. Da mesma forma, todos os projetos de água podem ser agrupados como um programa de água.

22 O que é ser Gerente de projeto? É o profissional responsável por integrar todos os assuntos que envolvem o projeto, é responsável por planejar as ações necessárias, para atingir os objetivos definidos, acompanhar a execução do que foi planejado e garantir um encerramento com sucesso. Função do Gerente de Projeto Produzir o produto do projeto no tempo adequado dentro do orçamento, com qualidade e performance exigida. Formar o time de projeto e motivá-los. Gerenciar os riscos, saber negociar, comunicar, etc.

23 O que é ser Gerente de projeto? Pesquisa sobre o profissional ideal: Saber escutar e influenciar ser organizados carisma empatia motivação atitude coerência.: segurança energia visão delegação flexibilidade criatividade paciência experiência conhecimento em projetos

24 Escritório de Projetos A Project Management Office (PMO) é um departamento dentro de uma empresa que define e mantém padrões para gestão de projetos dentro da organização. Unidade organizacional que centraliza e coordena os elementos que compõem o projeto sob seu domínio. Operam desde a forma de treinamento e estabelecimento de políticas e padrões até o efetivo gerenciamento e/ou acompanhamento de projetos. O objetivo principal de um PMO é conseguir sinergia e maximização de recursos, incluindo financeiros e humanos, através da uniformização de políticas de gestão, processos e métodos. Com o tempo, geralmente um PMO passará a ser a fonte de orientação, documentação e métricas relacionadas com as práticas que intervêm na gestão e execução de projetos na organização.

25 Gerenciamento de: projetos x operações As operações são uma função organizacional que realiza a execução contínua de atividades que produzem o mesmo produto ou fornecem um serviço repetitivo. Os projetos exigem um gerenciamento de projetos enquanto que as operações exigem gerenciamento de processos de negócios ou gerenciamento de operações.

26 Fatores ambientais da empresa Referem-se tanto aos fatores ambientais internos quanto externos que cercam ou influenciam o sucesso de um projeto. Os fatores ambientais da empresa podem aumentar ou restringir as opções de gerenciamento de projetos e podem ter uma influência positiva ou negativa no resultado. São considerados como entradas na maioria dos processos

27 Os fatores ambientais da empresa incluem Cultura, estrutura e processos organizacionais; Normas governamentais ou do setor (por exemplo, regulamentos de agências reguladoras, códigos de conduta, padrões de produto, padrões de qualidade e padrões de mão-de-obra); Infra-estrutura (por exemplo, equipamentos e instalações existentes); Tolerância a risco das partes interessadas;... Administração de pessoal (por exemplo, diretrizes de recrutamento, retenção, demissão, análises de desempenho dos funcionários e registros de treinamento, política de horas extras e controle do tempo); Sistemas de autorização do trabalho da empresa; Condições do mercado; Clima político; Canais de comunicação estabelecidos da organização;

28 Ciclo de Vida do Projeto Esta relacionado com as fases de um projeto As fases são determinadas pela área de aplicação em que o projeto será executado. Exemplo: Construção civil: estudo de viabilidade, planejamento, desenho, construção e entrega. Software: análise, projeto, construção, testes e implantação.

29 Ciclo de Vida do Gerenciamento do Projeto Conjunto de processos que devem ser seguidos para que o projeto seja bem gerenciado Os grupos de processos se sobrepõem e interagem de formas diversas trocando informações entre si conforme o andamento do projeto. Segundo o PMBoK (4ª ed.) são classificados em cinco grupos: Iniciação; Planejamento; Execução; Monitoramento/C ontrole; Encerramento.

30 Ciclo de Vida do Gerenciamento do Projeto

31 Ciclo de vida do Gerenciamento do Projeto Iniciação: é reconhecido que um projeto ou fase vai ter início. Planejamento: é feita a identificação e manutenção do plano de trabalho necessário ao alcance dos objetivos propostos pelo projeto Execução: ocorre a coordenação de pessoas e demais recursos para executar o plano. Monitoramento e controle: garante que os objetivos do projeto são balanceados através da monitoração e medição do progresso, bem como através da adoção de medidas corretivas quando necessário Encerramento: ocorre a aceitação formal de realização de uma fase ou projeto.

32 PDCA x Ciclo de Vida do GP

33 Gaste 30% do tempo em planejamento e economize na duração da execução do projeto. O equivalente a 15% do orçamento deve ser gasto em planejamento.

34 RUP e Gerenciamento de Projeto O RUP - Rational Unified Process é uma metodologia completa criada pela Rational para conduzir a grandes projetos de software. O Gerenciamento de Projetos é uma das disciplinas abordadas pelo RUP

35 Partes Interessadas (STAKEHOLDERS) São os indivíduos e organizações ativamente envolvidos ou cujos interesses possam ser positiva ou negativamente influenciados pela execução do projeto ou pela sua conclusão. Os principais são: gerente do projeto o cliente a organização executora membros da equipe do projeto o patrocinador a sociedade em geral equipe o usuário final fornecedores

36 Habilidades da Administração Liderança: relacionada a estabelecer a direção, alinhar a equipe do projeto para alcance dos objetivos do projeto e motivação Comunicação: relacionada com a escolha da melhor forma de comunicação em cada situação: oral, escrita, formal, informal. Solução de problemas: relacionada com a definição do problema seguida da tomada de decisão. Negociação: relacionada com a busca do acordo entre as partes envolvidas.

37 Habilidades da Administração Influência na organização: relacionada com a habilidade em influenciar nas decisões, através do conhecimento do mecanismo de poder e de política da empresa. Motivação: relacionada com o estímulo para que as pessoas dediquem-se ao projeto e alcancem altos níveis de desempenho.

38 Áreas de Conhecimento - Visão Geral O Gerenciamento de Projetos envolve o tratamento de vários aspectos importantes: Gerenciamento do Escopo Gerenciamento do Tempo Gerenciamento do Custo Gerenciamento da Qualidade Gerenciamento de Recursos Humanos Gerenciamento de Comunicações Gerenciamento de Riscos Gerenciamento de Aquisições do Projeto Gerenciamento de Integração entre os elementos do projeto

39 Áreas de Conhecimento - Visão Geral

40 Pessoas Qualidade Escopo Aquisições Integração Comunicação Custo Tempo Riscos

41 Exercícios 1. Que organização definiu os padrões válidos para as técnicas do gerenciamento de projetos? A) PMBOK B) PMO C) PMI D) PMA

42 Exercícios 2. Definir e exemplificar Projeto.

43 Exercícios 3. O vice-presidente de marketing o procura para solicitar que você mude a tela de entrada do Website da empresa, de modo a incluir um nome de usuário com, no mínimo, seis caracteres. Qual das seguinte alternativas representa isso? A) Iniciação do Projeto B) Operações continuadas C) Um projeto D) Execução do projeto

44 Exercícios 7. Carla, patrocinadora do projeto, solicita uma reunião ao Alexandre, gerente do projeto, para verificar o andamento. Alexandre se reúne com sua equipe e solicita uma série de informações. Quais informações terão maior relevância para o patrocinador? A) Prazo do projeto. B) O número de fornecedores C) O custo das máquinas e dos equipamentos necessários para a execução do projeto. D) Se as pessoas estão motivadas com o projeto.

45 9. Responda V ou F Exercícios ( ) O ciclo de vida do produto faz parte do ciclo de vida do projeto ( ) Os processos do gerenciamento do projeto são: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento ( ) Um projeto é um empreendimento temporário e já feito antes ( ) São habilidades do gerente do projeto: liderança, comunicação, negociação, solução de problemas e influência na organização

46 Exercícios 10. Quais dos itens abaixo poderíamos diferenciar como projeto, em vez de trabalho contínuo/operacional? A) Realizados por uma equipe B) Possui uma data para terminar C) Equipe possui uma liderança D) Os custos envolvidos são monitorados pela gerência executiva.

47 Exercícios 11. Uma empresa está iniciando um projeto de instalação de transmissores de sinais de TV digital. Qual item é mais provável estar se fazendo no momento? A) Controlando os custos de execução do projeto B) Terminando o preenchimento das lições aprendidas C) Criando o escopo do projeto D) Fazendo o estudo de viabilidade do projeto

48 Exercícios 12. Quem é o responsável primário se um projeto ultrapassa o orçamento planejado? A) Patrocinador B) Gerente de Projeto C) Equipe como um todo D) Gerente de contrato

49 Exercícios 13. Um projeto é considerado bem-sucedido quando: A) o produto do projeto é fabricado B) o patrocinador do projeto anuncia a conclusão do produto C) seu produto é transferido para área de operações, que cuidará dos aspectos contínuos do projeto D) o projeto atende ou excede as expectativas das partes interessadas.

50 Exercícios 14. Quais os cinco grupos de processos do gerenciamento de projetos, na ordem? A) Iniciação, Execução, Planejamento, Monitoramento e Controle e Encerramento. B) Iniciação, Monitoramento e Controle, Planejamento, Execução e Encerramento. C) Iniciação, Planejamento, Controle, Execução, Monitoramento e Encerramento. D)Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle e Encerramento.

51 Exercícios 15. O ciclo de vida do projeto é composto por qual dos itens? A) Fases B) Marcos C) Estimativas. D) Atividades.

52 17. Projetos são: Exercícios A) Recorrentes B) Acabam em algum momento no tempo C) São elaborados progressivamente D) B e C

53 Exercícios 18. Programa é: A) Um grupo de projetos relacionados B) Equivalente a portfólio de projetos C) Mesmo que projeto D) A e B

54 Referências DINSMORE, P. C. Como se tornar um profissional em Gerenciamento de Projetos. Qualitymark; Heldman, K., Gerência de Projetos. Campus,