Modelagem de Processos de Negócio Prof. Msc. Paulo Alipio Alves de Oliveira
Modelagem de Processos de Negócio Análise e modelagem de processos de negócios, quando feitas corretamente, evitam que a empresa perca o foco do negócio, tentando administrar o caos.
Modelagem de Processos de Negócio Sem que o processo esteja estruturado, as pessoas não sabem o que fazer, com quem interagir, qual o grau de autonomia de sua função e como tratar as exceções durante a operação no dia-a-dia.
Modelagem de Processos de Negócio A análise e modelagem de um processo de negócio permitem a introdução segura de regras, tempos, rotas e papéis funcionais no ambiente organizacional.
Modelagem de Processos de Negócio Quer o processo já exista de forma desestruturada, quer seja um novo processo necessário para suportar um novo negócio, sua análise e modelagem garantem o compartilhamento do conhecimento na sua implantação e a gerência desse mesmo conhecimento na operacionalização.
Objetivos Dotar a administração e os técnicos da empresa do conhecimento e do ferramental para, de uma maneira ordenada e prática, ter a capacidade de identificar e estruturar os processos da empresa.
Objetivos Demonstrar a importância do envolvimento do usuário do processo na sua evolução, mostrando a sua presença na identificação das necessidades e restrições;
Objetivos Evidenciar os passos adotados na condução, identificação e estruturação, dentro de um critério de precedência.
Objetivos Mostrar, mesmo para empresas que não adotam os critérios da norma ISO9000, a necessidade de um processo formal e documentado de trabalho.
O que é um Processo? É o mais alto nível da definição de um negócio. Existem para atingir os objetivos gerais do negócio e atender requisitos do cliente.
Performance do Negócio Sofre influências» Perspectiva global: novas fontes de competição, barreiras sobre o produto» Pressões financeiras: pressão $, orçamentos menores» Comportamento Organizacional: Incentivos e competição interna.» Diferenciação: produtos e serviços, reponsabilidade/entrega
Performance do Negócio Por que Medir a performance?» Para saber o que foi ganho» Para definir onde e o que melhorar» Para criar/desenvolver conceitos» Para justificar mudanças
Modelagem de Processo
O que é Modelagem de Processo? É uma técnica que fornece meios para comunicar complexas funções de negócios de maneira que possam ser entendidas facilmente pelas pessoas
Vantagens Possibilita o entendimento de como a organização funciona Permite a formalização dos processos para que estes sejam desempenhados de forma padronizada Exibe de forma fácil, através de diagramas as atividades de um negócio e a sequência em que elas ocorrem, além dos valores produzidos por cada uma delas. Facilita muito a especificação de sistemas computacionais para automatizar tarefas
Por que modelar processos
Modelagem Com a modelagem pode-se entender e identificar oportunidadades para melhoria do processo.» Diferenciação no negócio: vantagem competitiva descobrindo o COMO mudar» Tecnologia : Suporta processos e cruza naturalmente fronteiras funcionais e organizacionais» Pressões Financeiras: custos reduzidos, melhores saídas
Como Modelar o processo
Passos para modelar processo 1. Definir o escopo e a visão 2. Entender 3. Medir 4. Desenhar 5. Validar e Analisar 6. Renovar 7. Validar o processo renovado 8. Implantar
1. Visão e Escopo do Processo Visão: Explicitar em que situação ou quando estarei satisfeito com o processo. Escopo: Identificar e definir qual as fronteiras para o mapeamento
2. Entender o Processo Definir as técnicas de entrevista (individual ou workshop) Identificar as possibilidades de melhoria Identificar os componentes IGOES (INPUT, GUIDE, OUTPUT, ENABLERS) INPUT (Entradas): qualquer coisa que seja usada, consumida ou transformada GUIDES (Guias): políticas, padrões, regras OUTPUT (Saídas): produto de entrada consumido e transformado ENABLERS ( ): Recursos Humanos, Ferramentas, Equipamentos, Sistemas, Instalações
2.1 Entender o processo Identificar as regras de negócios Idenfificar o dono do processo Verificar indicadores de performance» satisfação do cliente» entrega no prazo» qualidade
3. Medir o Processo Porque medir?» Para saber se o processo é eficaz Medidas de qualidade: satisfação do cliente, qualidade, defeitos, custo de não-conformidade, preço, lucrabilidade. Medidas de eficiência: custo, tempo do ciclo, tempo de espera, perda, disperdício. Medidas de Adaptabilidade: variabilidade de produto e serviço, satisfação no trabalho, habilidade de suportar requisitos, força de trabalho mais capaz, pessoa mais flexível, capacidade do equipamento
4. Desenhar o Processo Consolidar as informações levantadas em fluxogramas ou outras formas de modelagem» Traduzindo as informações levantadas em IGOES» Determinando as interfaces iniciais
5. Validar e Analisar A validação do processo deve ser realizada em conjunto com o cliente/dono do processo (Workshops)» Análise de valor agregado» Análise de problemas e simplificação de tarefas complexas» Examinar o modelo do processo para identificar passos não relacionados com o objetivo determinado» Passos repetidos, redundantes em diferentes partes da organização
7. Renovar o processo Renovar o processo para atender as metas estabelecidas Desenvolver a estratégia de transformação / implantação» Visar a satisfação do clientes» Ferramentas de controle e gestão do processo de negócio» Eliminar atividades que não agreguem valor» Reduzir número de exceções» Melhorar a confiabilidade de entrega» Fazer conexões de idéias de forma a produzir idéias inovadoras
8. Implantar Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário
Tempo Análise do Processo Atual As-Is Design do Modelo Desejado To-Be Implantação do Piloto Implementação As oportunidades para melhorar este processo são identificadas nesta etapa. Atividades: Mapeamento da situação atual; Identificação de indicadores de performance; Medições da situação atual. Diferente opções para melhoria de eficiencia do processo são apresentadas nesta fase para aprovação. Novas medidas de performance; Novos modelos e ferramentas para execução; Comparativos Antes- Depois Implantação de áreas piloto, testes das novas tecnologias, políticas e da aceitação do usuário. Esta etapa é opcional e nem sempre necessária A implantação é definida e executada nesta etapa. Novas tecnologias e ferramentas são disponbilizadas aos usuários.
Conclusão Um processo de negócio é peça fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento. É até mesmo muito comum, que por comodidade, pressa ou desconhecimento, as empresas relegarem a um segundo plano a modelagem do processo que dará forma e conteúdo ao negócio. Esse erro é fatal!