Melhoria de Processos. Adoção do Lean Office

Transcrição

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2 Melhoria de Processos Adoção do Lean Office

3 Planejamento, Estrutura e Operação de Vendas Mapa Estratégico. Indicadores. Processos Lean. Força de Vendas

4 O que vocês pensam sobre melhoria de processos? Quais são as oportunidades?

5 Sua equipe está preparada para atingir os resultados?

6 Leitura

7 otimização promove mudanças MBA GESTÃO COMERCIAL PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E OPERAÇÃO DE VENDAS Lean O que é aprimoramento contínuo fluxo contínuo maximizar valor É um conjunto de conceitos, orientados princípios para e resultados ferramentas usados para maximizar perspectiva valor sob do a cliente perspectiva do cliente, consumindo o mínimo de recursos e utilizando ao máximo o conhecimento e a habilidade atitude e disciplina das pessoas envolvidas com o trabalho. planejamento

8 Filosofia Especificar valor sob a ótica do cliente VALOR Alinhar na melhor sequência as atividades que criam valor FLUXO DE VALOR Realizar essas atividades sem interrupção FLUXO CONTÍNUO Sempre que alguém as solicita SISTEMA PUXADO De maneira cada vez mais eficaz PERFEIÇÃO

9 Princípios Lean Resolver Problemas (Sistêmicos ou Pontuais) Cliente sempre define o que é Valor Reduzir Desperdícios Distinguir Ações e Etapas que criam Valor Gerar Evolução e Aprendizado

10 Decisão Pílula Vermelha Realidade

11 Selecione Problemas da área Comercial

12 Atividade

13 Atividade Iniciativas 1. Reúnam-se em Grupos. 2. Liste os problemas existentes na área Comercial 3. Discuta e Selecione 3 principais problemas

14 Como Resolver

15 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

16 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

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18 Definir Escopo Qual é o problema que se pretende resolver? Quais são as áreas e pessoas envolvidas? Qual a relação com o Negócio? Qual a colheita esperada?

19 Definir Escopo Escopo Justificativa Descrever a situação indesejada de um determinado processo. Toda Justificativa deve descrever um cenário ruim e todo Projeto deve ser de melhoria. Objetivo É a ponte entre a situação indesejada para desejada. Deve sintetizar a ideia, específica, mensurável, alcançável, realista e delimitado no tempo. Benefícios Coisas Boas. Geração de Valor. Razão da existência do Projeto.

20 Definir Escopo - Exemplo Escopo Justificativa Perda do prazo de envio Ausência de Follow up Falta de SLA entre as áreas Ausência de template padrão Problemas de precificação Objetivo Melhorar processo de geração de propostas Benefícios Controle de Pendências Aumento da taxa de conversão Criar Acordos internos Construção de Template padrão Aumento de Receita

21 Atividade

22 Atividade Escopo 1. Reúnam-se em Grupos. 2. Selecione um dos Principais Problemas 3. Monte o Escopo conforme template

23 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

24 Mapa do Estado Atual

25 Mapa do Estado Atual Uma análise profunda e abrangente, levando em conta fatos e dados, de forma bem organizada e articulada, assistida por técnicas e ferramentas. Entender como as coisas realmente funcionam. Isso será a base para o Estado Futuro.

26 Mapa do Estado Atual

27 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

28 Mapa do Estado Atual Dividir-se em grupos Selecionar Pessoas que contribuam no Mapeamento para: - Desenvolvimento da Consciência Crítica - Construção Coletiva do Saber - Percepção do Todo e das Partes Envolvidas - Engajamento do Grupo na Melhoria

29 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

30 Mapa do Estado Atual Ir ao Gemba Escute as Pessoas de Forma Apropriada Esquecer sua Posição/Cargo Controle seu Ego Entender Outras Visões Identificar Oportunidades Faça as Perguntas Certas Para Obter Informação Para Entender Ponto de Vista Para Fazer Conexões sobre Questões Para Promover Ideias Para Influenciar Decisões ou Ações

31 Mapa do Estado Atual Ir ao Gemba Vivenciar Processos Chaves do Problema

32 Mapa do Estado Atual Ir ao Gemba Vá ao GEMBA James Womack

33 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

34 Mapa do Estado Atual Compartilhar Experiências - Discutir Visões do Processo vivenciado - Entender as Interações do Processo - Reunir Informações para Estado Atual

35 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Compartilhar Experiências Dividir-se em Grupos Multidisciplinares Ir ao GEMBA Anotar tudo que achar importante Entender Detalhes

36 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Identifique os outputs do processo, quem é o cliente final e quais suas necessidades (volume e variedade); Identifique os inputs do processo (fornecedores fundamentais) Identifique as principais etapas do processo e as desenhe na ordem em que são executadas; Represente com cuidado o fluxo de programação; Adicione as métricas para cada etapa; Identifique regras de priorização; Calcule as métricas do fluxo de valor

37 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo Tempo de Espera Tempo de Processamento Programação Tempo de Interrupção % Completo e Correto

38 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo Cada etapa do fluxo de valor é representada por uma caixa, que representa AÇÃO a ser realizada.

39 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Caixa de Processo - Exemplo Receber e Organizar Documentos Analista Manual

40 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Espera Tempo consumido ENTRE etapas do processo. Ex.: Aguardando em uma fila ou em caixa de entrada ou aguardando aprovação.

41 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo % Completo e Correto Porcentagem de vezes que o conteúdo de trabalho CHEGA à etapa cliente completo e correto. Ex.: Faltando informação, com erro, impreciso. Ausência da especificação técnica.

42 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Processamento Tempo REALMENTE utilizado para executar a etapa do processo. Ex.: Tempo mão-na-massa, duração líquida da execução. Tempo executando uma cotação.

43 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Tempo de Interrupção Tempo consumido DURANTE a etapa, mas não associado ao processamento. Ex.: Aguardando informação ou decisão, ter o trabalho interrompido por um telefonema, mudança de foco, etc.

44 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Programação Como a etapa é programada? Como as informações a respeito do que fazer e quando chegam até a etapa? Ex: Envio por de informações, por atividade, etc.

45 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Pessoas Equivalentes Capacidade de trabalho DEDICADA à realização da etapa do processo. Exemplos: PE = % tempo (qtde pessoas) PE = 1 (1) - 1 pessoa trabalha tempo integral naquela etapa PE = 1 (2) - 2 pessoas dedicam 50% de seu tempo PE = 1 (20) - 20 pessoas dedicam 5% de seu tempo PE = ¼ (1) - 1 pessoa dedica 25% do seu tempo PE = 5 (5) - 5 pessoas trabalham tempo integral

46 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Lead Time Tempo total, do INÍCIO AO FIM, de determinada etapa. Ex.: Duração bruta da execução. Tempo Total da atividade de cotação.

47 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Ícones para desenhar

48 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Exemplo

49 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Exemplo

50 Mapa do Estado Atual Desenhar Processo Magic Pills Mexa-se

51 Atividade

52 Atividade Mapa do Estado Atual 1. Reúnam-se em Grupos 2. Desenvolva o Mapa do Estado Atual do Problema escolhido 3. Apresente Mapa do Estado Atual

53 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

54 Análise

55 MBA GESTÃO COMERCIAL PLANEJAMENTO, ESTRUTURA E OPERAÇÃO DE VENDAS Análise de Desperdícios O alvo máximo do Lean é a total eliminação dos desperdícios. É qualquer coisa que adicione custo ou tempo sem acrescentar valor. O primeiro passo é reconhecê-los no Mapa do Estado Atual.

56 Análise

57 Análise de Desperdícios

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59 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

60 Estado Futuro KAIKAKU Redesenho Radical Muitas Etapas Críticas Mudança Disruptiva KAIZEN Aprimoramento Constante Poucas Etapas Críticas Passo a Passo (KATA)

61 Estado Futuro Tipos de Melhoria Melhoria Sistêmica Processo como um todo, do início ao fim, como unidade de análise Foco nas conexões entre etapas. Melhoria Pontual Cada etapa, individualmente, como unidade de análise; Foco nas atividades desempenhadas dentro de cada etapa.

62 Estado Futuro Quem é o responsável

63 Estado Futuro Ícones para desenhar

64 Estado Futuro Compreendendo Lean Institute

65 Estado Futuro - Exemplo

66 Estado Futuro - Exemplo

67 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

68 Plano de Ação Resultado documentado do processo de planejamento. Deve conter:

69 Plano de Ação Que resultados podem ser estimados? Que benefícios para o cliente, para a empresa e para as pessoas que executam o trabalho a implementação do estado futuro pode trazer?

70 ESCOPO ESTADO FUTURO MAPA DO ESTADO ATUAL PLANO DE AÇÃO ANÁLISE FOLLOW UP

71 Follow Up Como saber se as ações tomadas estão causando o impacto planejado?

72 Atividade

73 Atividade Estado Futuro + Plano de Ação + Follow Up 1. Reúnam-se em Grupos 2. Liste Desperdícios 3. Desenhe Estado Futuro 4. Apresente o A3 completo

74 Obrigado