Gestão da Comunicação do Projeto A comunicação é um dos pontos mais críticos de um projeto Estudos demonstram que: 90% do tempo de um Gerente de Projetos é gasto na comunicação Grande parte dos erros e atrasos em um projeto se deve às falhas na comunicação
O processo de Comunicação
Habilidades do Gerente de Projeto em Comunicação Dominar as formas de comunicação (planos, relatórios, normas, reuniões e tecnologia) Entender e praticar diferentes formas de expressão (verbal, não verbal, expressões corporais) Mediar discussões utilizando bom senso e justiça Sintetizar ou expandir a comunicação (dependendo do público) Elaborar o planejamento da comunicação (planos de reunião, relatos de desempenho, cronograma de eventos) Conhecer as expectativas dos stakeholders, emissores e receptores Conhecer os canais disponíveis
Principais processos comunicacionais de acordo com o PMBOK 1. Identificar as partes interessadas 2. Planejar as comunicações 3. Distribuir as informações 4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas 5. Reportar o desempenho Vamos compreender cada uma delas...
1. Identificação dos stakeholders Stakeholder é qualquer pessoa (grupo, corporação) que possa ser afetada pelo projeto, ou mesmo afetá-lo. Dois grupos de stakeholders: Primários: diretamente ligados ao projetos Ex: gestores, trabalhadores, clientes, sponsors, etc. Secundários: atores indiretamente interessados no projeto Ex: governo, ambientalistas, sindicatos, a sociedade etc.
MIP: Matriz Interesse x Poder Exemplo de stakeholders: A: Cliente B: Sponsor C: Trabalhadores D: Governo E: Jornais OBS: a MIP deve ser avaliada caso a caso, conforme o projeto
2. Planejamento das Comunicações Principal ferramenta: Plano de Comunicações É por meio dele que se planeja que informações devem ser fornecidas a quais stakeholders e com qual periodicidade. Há diversos modelos de Planos de Comunicações, que define: Tipo de comunicação Objetivo Mídia ou meio Frequência Audiência ou público-alvo Responsável Prazo
3. Distribuição das Comunicações Todos os stakeholders precisam receber informações sobre o andamento do projeto A escolha certa dos métodos e das ferramentas corretas de comunicação é fundamental, ex.: Reuniões (individuais ou em grupos) Conferências (áudio ou vídeo) Distribuição de documentos Comunicados à imprensa (press releases) Diversos meios: e-mail, telefone, web, sistemas internos etc.
4. Gerenciamento das expectativas É o processo de interação com os stakeholders para atender às suas necessidades e solucionar problemas à medida que ocorrerem Faz com que os stakeholders sintam que suas preocupações e necessidades estão sendo consideradas para a continuidade do projeto Possibilita para o gerente do projeto explicar aos interessados qual rumo o projeto está tomando Evita que os interessados tenham expectativas irreais Minimiza a possibilidade de problemas futuros
5. Reportar o desempenho Feito por meio de Relatórios de Desempenho: resumidos e distribuídos conforme a hierarquia Objetivos são: Comunicar o estado atual do projeto para toda a equipe, Abrir espaço para que todos que estejam envolvidos ou comprometidos participem Coletar soluções e ajustes caso necessário. Crítico, pois pode mostrar a fragilidade de um grupo ou a expertise de outros. Importante expor indicadores do projeto sem inferir, mostrar culpados ou exagerar nos elogios de outros. Seja duro com os problemas e suave com as pessoas Ex: a etapa no. 3 está atrasada três dias o que é possível fazer? Permite a tomada de decisão a tempo pelo gerente e demais stakeholders.
O que deve conter um Relatório de Desempenho Gráficos de indicadores do projeto: custo, tempo, alocação de recursos etc. Projeções futuras: custo, tempo, finalização etc. Indicação dos problemas a serem solucionados Identificação de soluções a serem providenciadas
O que deve conter um Relatório de Desempenho Atualmente, a maioria dos sistemas de gestão de projeto trabalha com Painéis de Indicadores (dashboards) Ao final, deve-se consolidar um Relatório de Encerramento de Projetos, que deve conter: Demandas iniciais do cliente Descrição do projeto Mudanças de escopo (se houver) Nível de atendimento do projeto Benefícios gerados ao cliente Lista de todas as entregas Documentos de aceitação pelo cliente (parcial ou final)
Dúvidas?
Exercício bimestral: elaborar o Plano de Comunicação de seu TCC Considere os seguintes stakeholders: (1) integrantes do grupo, (2) coordenador do grupo, (3) professor orientador, (4) professores da banca e (5) famílias e amigos O plano deve incluir: Uma EAP do projeto Mapa de Stakeholders (veja p. 202) Matriz de informações (p. 202) Lista de indicadores Entregar impresso ao professor até a 2ª. Semana de novembro Incluir capa com nomes completos em ordem alfabética, RA, curso, série Mínimo de 8 e máximo de 15 integrantes por grupo Vale até 2.000 pontos